la utilidad de la cuenta de explotación (ce)

Área: Cuadernos de Gestión
Circular: QG-11.010
Fecha: Sabadell, 30 de noviembre de 2011
LA UTILIDAD DE LA CUENTA
DE EXPLOTACIÓN (CE)
El actual Plan General Contable la denomina Cuenta de Pérdidas y Ganancias. También se le conoce como
cuenta de Resultados. Pero en este cuaderno utilizaremos el término Cuenta de Explotación (CE) considerando
que pone de manifiesto los resultados económicos propios de la explotación del negocio.
En cualquiera caso, la fuente de los datos de los que se alimenta la CE proceden de la Contabilidad, por lo que
obligatoriamente deberá presentarse como ordena el citado Plan General Contable, pero desde un punto de
vista interno permite conocer una serie de datos imprescindibles que ponen en evidencia la evolución del
negocio siendo de indispensable ayuda para la toma de decisiones especialmente cuando los resultados no
son los deseables.
LA IMPORTANCIA DE LA CE
Desde un punto de vista económico, conseguir beneficio, es la primera y principal meta de toda empresa. Se
calcula y conoce a través de la Cuenta de Explotación (CE). Los principios para extraer el máximo rendimiento
de la CE son:
a) Cuando se habla de resultados, se debe considerar :
La CE puede calcularse y presentarse de diversas formas. Lo importante es que el empresario entienda las
cifras de los resultados y su génesis, y se centre en el seguimiento y gestión de los elementos que
considere más importantes.
b) Debe seguirse un criterio homogéneo y constante:
La calidad de una CE depende de un buen trabajo contable.
Los tres principios contables básicos son: 1) correlación de ingresos y gastos, 2) uniformidad de criterios y,
3) contabilización en el momento del devengo, no del pago.
c) La CE lo refleja todo.
Refleja lo bueno y lo más y lo menos positivo de la empresa. De ahí la importancia de una CE bien confeccionada y presentada, que permita ser analizada en detalle y, por tanto, gestionada eficazmente.
d) Debe controlarse la evolución de la CE:
Si es posible debe realizarse un seguimiento mensual, ya que cuanto antes se conocen los resultados,
antes podrán tomarse medidas para reconducirlos. Si no es posible, como mínimo, cada trimestre, pero lo
que carece de lógica es una vez al año ya que en este caso es imposible la toma de decisiones para ese
A diferencia del Balance de Situación, la CE es una representación dinámica de la realidad de la empresa ya
que no recoge los elementos de su Patrimonio en un momento dado, sino el proceso por el que se ha formado
el resultado del negocio a lo largo del periodo de referencia.
En la cuenta de explotación quedan reflejados ordenadamente el conjunto de ingresos y gastos generados por
la actividad propia de la empresa (de ahí su denominación) De esta forma se evidencia la manera en que se ha
conseguido una ganancia o una pérdida a lo largo de un período preestablecido.
ESTRUCTURA DE LA CE
Se puede ordenar y clasificar de muchas maneras los ingresos y los gastos que integran la CE. Sin embargo,
resulta evidente que se precisa trabajar sobre un modelo que las agrupe de forma significativa y, sobre todo,
que resulte que facilite una correcta información de su contenido.
La forma más adecuada para el posterior tratamiento de la información aportada por la CE es la conocida como
vertical o estratificada, en la que mediante simples operaciones de adición, sustracción y cálculo del tanto por
ciento se puede determinar cuál ha sido la estructura del gasto y la importancia relativa de éste respecto de los
Ingresos, además de la cuantificación en valores absolutos y relativos del Margen Bruto y del Resultado Neto
obtenidos durante el período de referencia.
En función de lo expuesto, la Cuenta de Explotación Vertical o Estratificada se puede ajustar al modelo que se
propone a continuación, si bien, cada empresa debe establecer el modelo que le resulte más útil para sus
circunstancias:
Ventas o ingresos netos
- Costes Directos
= Margen Bruto (MB) % sobre la cifra de ventas
- Costes de Estructura
= Beneficio de Explotación (BEX)
+/- Ingresos y costes financieros
- Amortizaciones (*)
+/- Ingresos y Costes Extraordinarios
= Beneficio Antes de Impuestos (BAI)
- Impuesto sobre Sociedades
= Beneficio Neto (BN)
(*) Las Amortizaciones pueden estar incorporadas a los Costes Directos o de Estructura
Para una buena gestión se requiere como mínimo disponer de cuatro cifras: Ventas, Margen Bruto, Beneficio de
Explotación (BEX) y Beneficio Neto (BN).
a) Las Ventas. Se computan como Ventas los ingresos NETOS devengados por todas las líneas de negocio.
b) El objetivo de MB, expresado en valor absoluto y en porcentaje sobre las Ventas, es un dato clave que debe
orientar las decisiones de la empresa en materia de elección de productos, fijación de precios y negociación
con clientes o proveedores. La referencia del porcentaje mínimo sobre el MB permitirá optar por decisiones
importantes, como por ejemplo, abandonar un producto o a un cliente cuya cuenta no aporte ese mínimo.
DEL MARGEN BRUTO AL BENEFICIO NETO
Una vez conocido el MB, el análisis de la CR no ha acabado. Para llegar al Beneficio Neto hay que seguir
varios pasos.
a)
Costes de Estructura o fijos. Que se pueden dividir en :
• Costes de estructura recurrentes. Los derivados del negocio habitual y de las operaciones
realizadas a corto plazo (menos de un año) El total de esos costes no debe se superior al
MB.
• Costes de estructura estratégicos. Los derivados de las decisiones de inversión a medio y
largo plazo, pero prescindibles a corto plazo.
b)
Beneficio de Explotación (BEX). El beneficio de las actividades recurrentes menos los Costes de
Estructura Estratégicos.
c)
Ingresos o Costes Extraordinarios. Son consecuencia de hechos inhabituales y por eso se consideran
independientes del Beneficio Ordinario.
d)
Ingresos y costes financieros. Los producidos por las inversiones financieras o los costes de la
financiación bancaria.
e)
Beneficio antes de Impuestos (BAI). Es la cifra de resultado a partir de la cual se deduce la base
imponible del Impuesto de Sociedades.
f)
Impuesto sobre sociedades. Los que le corresponda abonar a la empresa por los resultados obtenidos
del ejercicio, una vez aplicadas las deducciones que procedan.
g)
Beneficio Neto (BN). Es la cifra que resulta después de deducir del BAI los impuestos, a partir de la
cuál el órgano de administración debe decidir su propuesta de distribución entre Reservas y
Dividendos.
Hasta este punto se han considerado los resultados en cada estrato que representa la CE, pero también resulta
muy útil conocer, con los mismos datos, dispuestos en la forma conveniente para el objetivo pretendido los
distintos flujos económicos que se producen en la empresa y que se pasan a detallar.
Partiendo del MB (margen bruto) visto anteriormente y, disponiendo la información de manera conveniente, tal
como se indica se pueden conocer los siguientes flujos:
MB (MARGEN BRUTO)
- costes operativos totales (excepto amortizaciones y previsiones)
= ebitda (*)
- amortizaciones y provisiones
= BAII o ebit (**)
- cargas financieras
= BAI o ebt (***)
- impuesto de sociedades, sobre beneficios
= BDI (****) o beneficio neto
(Obviamente, el resultado neto es el mismo obtenido en la cuenta de explotación anterior)
(*)
ebitda. (acrónimo de earning before interest, taxes and depretiation) es decir: beneficio antes de cargas financieras,
impuestos y amortización, que equivale a BAII + amortizaciones.
(**) ebit (acrónimo de earning before interest and taxes) ,es decir, beneficio antes de cargas financieras e impuestos, más
conocido como BAII (beneficio antes de intereses e impuestos)
(***) ebt (acrónimo de earning before taxes) es decir, beneficios antes de impuestos, también conocido como BAI.
(****) BDI (Acrónimo de beneficio después de impuestos) equivalente a beneficio neto.
CASH-FLOW ECONÓMICO: beneficio neto + amortizaciones.
Un concepto importante que se obtiene de la cuenta de pérdidas y ganancias, es el EBITDA y se utiliza como
indicador para conocer el resultado antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones. Es muy
utilizado para comparar empresas. Es utilizado como un indicador de la rentabilidad del negocio. Son tres las
ventajas que tiene utilizar este indicador:
•
•
•
Elimina el efecto de la estructura financiera
Elimina el entorno fiscal (impuestos).
Elimina gastos “ficticios” (amortizaciones).
LA CLAVE DE UN NEGOCIO ESTÁ EN EL MB
En primera instancia, se puede saber si un negocio es viable según el % de MB sobre Ventas que obtiene.
% Margen Bruto = Margen Bruto/Ventas
Es un dato que siempre debe tener presente el directivo y del cual ningún empresario puede prescindir. Debe
conocer y seguir la evolución del %MB si quiere gestionarlo adecuadamente y tomar medidas correctivas a
tiempo. Algunas medidas para mejorar el MB:
•
•
•
•
Cambiar el mix de productos.
Cambiar el mix de clientes.
Intervenir sobre los precios de venta.
Intervenir sobre los costes.
ELEMENTOS BÁSICOS QUE SUBYACEN EN LA CE
Detrás de una CE, por compleja que sea, hay cuatro elementos básicos que la explican: las unidades vendidas,
los precios, los costes y la estructura. Los resultados son la consecuencia de restar los importes negativos que
se deducen de los costes y la estructura, a los importes positivos que se deducen de las unidades vendidas y
los precios de venta. Expresado esquemáticamente:
(Unidades x Precios) – Costes – Estructura = Resultados
a)
La actividad. Las unidades vendidas son consecuencia del nivel de actividad que alcance la
empresa. Si una empresa aumenta su actividad se puede beneficiar, a priori, de ventajas tanto
directas como indirectas en relación a sus resultados.
b)
Los precios. Se trata de encontrar el precio óptimo, en función de las características del mercado y
de la competencia y, sobre todo de la estructura de costes fijos que se han diseñado.
c)
Los costes. La tercera cuestión capital de una CR son los costes (entendiéndolos como Costes
Directos). Están influidos por dos factores:
• Los precios de compra. Saber comprar es tan importante como saber vender.
• El nivel de productividad. Se expresa indicando la cantidad de producto que se obtiene
por cada unidad de cualquier factor de producción que se consume.
• La estructura. El directivo de la empresa ha de analizar si el Coste de la Estructura está
en línea con el negocio; es decir, si es proporcional al MB que produce el negocio.
LA CE EN EL PROCESO PRESUPUESTARIO ANUAL
La CR es una pieza clave en la previsión de resultados para el siguiente ejercicio. A la prevista se suele llegar
por la confluencia de dos procesos paralelos:
• Proceso top-down, por el que el personal superior proponen o imponen al personal inferior los objetivos
de Ventas y Beneficios que se desean conseguir.
• Proceso bottom-up, es el proceso inverso al anterior. El personal inferior propone a los directivos qué
objetivos de Ventas y Beneficios podrían conseguir.
COCLUSIÓN
Por último, una observación sobre todo para las PYMES en las cuales el propietario o gerente está siempre tan
atareado que no puede “mirarse las cuentas” porque ya se ocupa de ello su contable o un gestor externo.
Consideran esta tarea como un trámite oficial engorroso y obligatorio de la Administración. Sin embargo,
cuando finalmente descubren que dedicar un tiempo a analizar el Balance y la Cuenta de Explotación les
permite disponer de información indispensable para gestionar su negocio, se preguntan cómo han podido estar
tanto tiempo desconociendo la realidad de su empresa. En muchas ocasiones sucede que el “olfato” del
empresario falla y, si hubiera tenido la disciplina de analizar los resultados de forma periódica, hubiera podido
conocer de antemano lo que a posteriori ya tiene una solución difícil sino imposible.
Eliseu Santandreu
Colaborador del Centre Metal·lúrgic
CENTRE METAL.LÚRGIC, C/Tres Creus, 66 08202 Sabadell, Tel.93.7457810 — www.centrem.cat — [email protected]