3 UNIDAD DIRECCIÓN Y CONTROL Dirección

3 UNIDAD
DIRECCIÓN Y CONTROL
Dirección
Constituye la tercera función administrativa y hace referencia a la ejecución de
los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los
esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la
supervisión son la tarea de la dirección.
La dirección coordina el esfuerzo común de los subordinados, para alcanzar las
metas de la organización.
La dirección se relaciona con la acción ,cómo poner en marcha, y tiene mucho que
ver con las personas: se halla ligada de modo directo con la actuación sobre los
recursos humanos de la empresa.
Importancia de la Dirección
La función de dirección se relaciona directamente con la manera de alcanzar los
objetivos a través de las personas que conforman la organización. La dirección es
la función administrativa que se refiere a las relaciones interpersonales de los
administradores en todos los niveles de la organización, y de sus respectivos
subordinados
Para dirigir a los subordinados, el administrador debe comunicar, liderar y motivar.
Dado que no existen empresas sin personas, la dirección constituye una de las
más complejas funciones administrativas porque implica orientar, ayudar a la
ejecución, comunicar, liderar, motivar, entre otros.
Tipos de Dirección
La dirección puede presentarse en tres niveles distintos:
1. Nivel global: abarca la empresa como totalidad; es la dirección propiamente
dicha. Concierne al presidente de la empresa y a cada director en su área
respectiva. Corresponde al nivel estratégico de la empresa.
2. Nivel departamental: abarca cada departamento o unidad de la empresa. Es
la denominada gerencia. Involucra al personal de mandos medios, es decir, la
mitad del organigrama. Corresponde al nivel táctico de la empresa.
3. Nivel operacional: abarca cada grupo de personas o de tareas. Se
denomina supervisión. Incluye el personal de base del organigrama.
Corresponde al nivel operativo de la empresa
Características de la Dirección
Unidad de mando:
Este principio hace énfasis en que cada subordinado debe rendir cuentas a un
solo superior y se denomina principio de autoridad única, y es bastante valioso
para el esclarecimiento de las relaciones de autoridad y responsabilidad.
La delegación:
Para que el agrupamiento de funciones de una organización sea lógico y
armonioso, es necesario que todas las funciones requeridas para la consecución
de los objetivos de la empresa sean delegadas al nivel organizacional que pueda
ejecutarlas bien.
El proceso de delegación abarca asignación de tareas, delegación de autoridad y
exigencia de responsabilidad para ejecutarlas. Dado que la responsabilidad no
puede delegarse, quien la delega no tiene otra alternativa que exigir
responsabilidad a sus subordinados en el cumplimiento de las obligaciones.
Existen ciertas actitudes
fuertemente la delegación:





personales
del
administrador
que
condicionan
Receptividad: El administrador que va a delegar autoridad debe tener una
disposición sincera a aceptar las ideas y sugerencias de otras personas.
Disposición para delegar: El administrador que delega autoridad debe estar
dispuesto a transferir el poder de tomar decisiones a sus subordinados.
Disposición para tolerar los errores ajenos: Los errores graves o repetidos
pueden evitarse, sin dejar de delegar o perjudicar el desarrollo de un
subordinado.
Disposición para confiar en sus subordinados: Dado que la delegación
implica un acto de confianza mutua, los administradores no tienen otra
alternativa que confiar en los subordinados.
Disposición para establecer y utilizar controles amplios: dado que el
administrador no puede delegar su responsabilidad por el desempeño, no debe
delegar autoridad, a menos que esté dispuesto a encontrar medios suficientes
CONTROL
Es el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y
pasados, en relación con los esperados con el fin de saber si se ha obtenido lo
que se esperaba, a fin de corregir y mejorar y además para formular nuevos
planes.
El administrador debe cerciorarse de que las acciones de los miembros de la
organización la lleven a la obtención de sus metas.
El control facilita el cumplimiento de los planes; Las actividades del control suelen
relacionarse con la medición de los logros.
Finalidad del Control






Estandarizar el desempeño mediante inspecciones, supervisiones,
procedimientos escritos o programas de producción.
Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala
utilización, mediante la exigencia de registros escritos, procedimientos de
auditoría y división de responsabilidades.
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa,
mediante entrenamiento de personal, inspecciones, control estadístico de
calidad y sistemas de incentivos.
Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los
niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y
políticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoría.
Medir y dirigir el desempeño de los empleados mediante sistemas de
evaluación de desempeño del personal, supervisión directa, vigilancia y
registros, incluida la información sobre producción por empleado o sobre
pérdidas por desperdicio por empleado, etc.
Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulación de éstos en la
planeación, puesto que ayudan a definir el propósito apropiado y la dirección
del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados..
Principios del Control
1. Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe proporcionársele el
grado de control correspondiente.
2. De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos,
el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
3. De la oportunidad. El control para que sea eficaz , necesita ser oportuno,
debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible
tomar medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten
en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera
que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las
medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas
reales que este reporte.
6. De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
Etapas del Control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como
modelo, guía o patrón con base en el cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, no son más que los
objetivos definidos de la organización.
Tipos de estándares:
En cuanto al método

Estadísticos

Por apreciación

Técnicamente elaborados
Cuantitativos

Físicos

De costo

De capital

De ingreso

de programas
Cualitativos.

Evaluación de la actuación

Curvas de comportamiento

Perfiles
Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de
unidades de medida que deben ser definidas de acuerdo con los estándares. Esta
etapa se vale primordialmente de los sistemas de información; por lo tanto la
efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información
recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que
mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medición
apropiadas, y fluida ya que debe estar en los canales adecuados de
comunicación.
Corrección
El tomar acción correctiva es una función de carácter ejecutivo, no obstante antes
de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la desviación es un síntoma o una
causa. El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación.
Retroalimentación
Esta etapa es básica en el proceso de control, ya que a través del proceso de
retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al
correr del tiempo.
Implantación de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:

Contar con objetivos y estándares que sean estables.

Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.

Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con
los objetivos.

Evaluar la efectividad de los controles: eliminando aquellos que no sirven,
simplificándolos y combinándolos para perfeccionarlos.
Fases del Control
Características del Control
1. Principio de garantía del objetivo: el control debe contribuir a la consecución
de objetivos mediante la verificación oportuna de las discordancias con los
planes a emprender la acción correctiva. Todas las funciones administrativas
tienen por finalidad alcanzar los objetivos. El control debe localizar e
identificar las fallas o distorsiones existentes en los planes para indicar las
correcciones que deben aplicarse para conseguir los objetivos.
2. Principio de definición de los estándares: el control debe hacerse en
estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La
fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se
establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de
quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control
más fácil y segura.
3. Principio de excepción: este principio fue formulado por Taylor. Cuanto más
concentre un administrador sus esfuerzos de control en desvíos y
excepciones, más eficientes serán los resultados de ese control. El
administrador debe preocuparse más por los desvíos importantes que por las
situaciones relativamente normales.
4. Principio de acción: el control sólo se justifica cuando indica disposiciones
capaces de corregir los desvíos detectados o comprobados, respecto de los
planes. Estas disposiciones deben justificar la acción de control, que
generalmente implica cierta inversión de tiempo, personal y otros elementos
más. Este principio también se halla correlacionado con el costo de control.
Cuando éste es mayor que el costo ocasionado por los desvíos de la
situación controlada, no se justifica el control. El control es una acción
eminentemente utilitaria y pragmática: sólo debe realizarse cuando vale la
pena.
Requisitos previos de un sistema de control







El control debe ser comprendido por todos aquellos que utilizan u obtienen sus
resultados.
Debe anticipar e informar los desvíos a tiempo para emprender la acción
correctiva antes de que ocurran desvíos más graves.
Debe ser suficientemente flexible para que sea compatible con los cambios del
ambiente organizacional.
Debe ser económico para evitar gastos adicionales de mantenimiento del
sistema de control.
Debe indicar la naturaleza de la acción correctiva para que su ejecución
concuerde con el plan.
Debe reducirse a un lenguaje (palabras, diagramas u otros modelos) que
permita una rápida visualización y sea de fácil comprensión.
Debe desarrollarse mediante la participación activa de todos los gerentes
involucrados.
CIBERGRAFIA
http://html.rincondelvago.com/organizacion-empresarial_6.html
http://www.monografias.com/trabajos12/direcon/direcon.shtml
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger/gestiprocesos.htm