Manual LEO

MANUAL
LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES
FECHA DE APROBACIÓN:
Versión
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MANUAL ELECTRÓNICO DE
ÓRDENES
(LEO)
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MANUAL ELECTRÓNICO DE
ÓRDENES
(LEO)
ELABORÓ
REVISÓ
Fernando González López
Liliana Acevedo González
Analista de Procesos
Director Operaciones y
Procesos
APROBÓ
Beatriz Diaz Saldarriaga/
Catalina Chica
Gerente
Administrativo
Financiero/ Director de Riesgos
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y
MANUAL
LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES
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2
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .................................................................................................................................. 6
1.
OBJETIVO GENERAL ..................................................................................................................... 6
2.
OBJETIVOS ESPECIFICOS .............................................................................................................. 6
3.
PRINCIPIOS .................................................................................................................................. 7
4.
OBLIGATORIEDAD DEL MANUAL.................................................................................................. 7
5.
ALCANCE ..................................................................................................................................... 7
6.
MARCO NORMATIVO................................................................................................................... 8
7.
DEFINICIONES.............................................................................................................................. 9
8.
POLITICAS INTERNAS ................................................................................................................. 13
9.
CONTROL INTERNO ................................................................................................................... 14
10. PUBLICIDAD............................................................................................................................... 16
11. CONTENIDO DE LAS ÓRDENES ................................................................................................... 16
12. ETAPAS PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES ........................................................................... 18
13. RECEPCIÓN DE ÓRDENES A TRAVÉS DE UN MEDIO VERIFICABLE ................................................ 20
14. NORMAS GENERALES SOBRE EL LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES ........................................... 20
15. CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE ÓRDENES .............................................................................. 23
17. PERSONAS FACULTADAS PARA INGRESAR LAS ÓRDENES EN EL SISTEMA DE NEGOCIACIÓN: ...... 24
18. CONFIRMACIÓN DE LA ORDEN POR PARTE DEL CLIENTE ............................................................ 25
19. TRANSMISIÓN DE ÓRDENES DE MANERA ERRÓNEA POR PARTE DE HELM COMISIONISTA DE
BOLSA S.A. ........................................................................................................................................ 25
20. ETAPAS OPERATIVAS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN ................................................................. 25
21. DEBER DE ABSTENCIÓN ............................................................................................................. 26
Anexo 1-Guión para confirmación y cierre de operaciones con clientes de Helm Comisionista de Bolsa
S.A. 27
Anexo 2. Formato Cierre de Operaciones por Chat y Mensajería Automática Persona Jurídica HC1312. ................................................................................................................................................ 29
Anexo 3- Formato Carta- Orden de Operación por Parte del Cliente................................................. 31
Anexo 4 “Libreto cierre de negociación derivados” ........................................................................... 32
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Anexo 5 “Formato Orden de Derivados” ........................................................................................... 33
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CONTROLDEVERSIONES
FECHA
VERSIÓN
MAYO DE 2009
1
CAMBIOS
N/A
Se cambia en el objetivo específico b., los términos:
Recibida, Lanzada y Complementada
Se adiciona el numeral 4. Obligatoriedad del Manual.
Se adiciona el numeral 6. Marco Normativo.
Se adiciona el numeral 7. Definiciones.
Se cambia numeral 5.c.
Se elimina el numeral 5.d.
Se elimina el numeral 6.b.
SPETIEMBRE 2012
2
Se cambia el numeral 8.
Se agrega el numeral 12.c.
Se adiciona el numeral 13e.
Se adiciona el numeral 14.h.5.
Se agrega el numeral 16. Tarifas.
Se elimina el numeral 17.
Se anexan 3 documentos.
Se reemplaza en todo el documento la palabra Helm
Securities por Helm Comisionista de Bolsa S.A.
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INTRODUCCIÓN
El presente manual se establece como medio de conocimiento acerca del Libro Electrónico de
Ordenes (LEO), siendo este una nueva herramienta definida por Helm Comisionista de Bolsa S.A. para
el manejo electrónico de la generación y procesamiento de las ordenes de operación.
De esta manera el manual contendrá las Políticas, Principios, Controles, Normas Generales y demás
información sobre la cual se basa el funcionamiento de la herramienta desde el momento en que el
Front Office (Área Comercial) realiza el registro e ingreso de las Ordenes de Operación en el LEO,
hasta que el Back Office (Unidad Liquidadora de Fondos) realiza el cumplimiento de las Ordenes de
Operación.
1. OBJETIVO GENERAL
Describir los Procedimientos, Políticas y Lineamientos del Libro Electrónico de Ordenes (LEO) como
una herramienta de gran eficiencia, que permite el manejo electrónico, controlable y seguro de las
operaciones ejecutadas durante el día a través de la firma, según las ordenes de operación
previamente recibidas.
2. OBJETIVOS ESPECIFICOS
a. Reducir tiempos de operación gracias al manejo en línea de las Ordenes de Operación a través del
Libro Electrónico de Ordenes, en donde participan los diferentes entes involucrados en la ejecución
de operaciones; tales como el Área Comercial, Asistentes de Mesa y Back Office.
b. Controlar las Órdenes de Operación generadas, dependiendo del estado en que estas están siendo
procesadas para su completa ejecución y desarrollo, tales como: “Recibida”, “Lanzada”
”Complementada”.
c. Obtener mayor información de las órdenes de operación generadas en el día, gracias al registro y
grabación de estas en el Libro Electrónico Ordenes (LEO).
d. Obtener en medio digital y seguro, el registro de las Órdenes de Operación en el LEO; siendo estas
un soporte de las órdenes dadas por el cliente, así como de las operaciones hechas por la firma
durante el día.
e. Generar un ahorro en la utilización de papel, debido al manejo digital de las Órdenes de Operación
durante todas las etapas de su procesamiento; contrario a la impresión y manejo físico que se
realizaba
anteriormente
con
las
Órdenes
de
Operación.
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3. PRINCIPIOS
a. Trazabilidad: Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de sus sistemas de información y medios
definidos para recibir órdenes realizará la verificación y auditoría con relación a las condiciones en las
cuales se surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.
b. Equidad: Helm Comisionista de Bolsa S.A. recibirá y ejecutará las órdenes impartidas por sus
clientes de forma equitativa (Primero en entrar, primero en salir).
c. Revelación del sistema para el procesamiento de órdenes: Helm Comisionista de Bolsa S.A.
informará a cada uno de sus clientes a través de la fuerza comercial y su página Web el contenido del
manual con respecto al sistema de procesamiento y registro de órdenes.
d. Integridad y seguridad en el manejo de documentación: Helm Comisionista de Bolsa S.A.
propenderá por la integridad, veracidad y seguridad de la documentación institucional en materia de
órdenes.
e. Protección: Proteger los intereses de la firma y de los clientes, garantizando que las órdenes
impartidas son entendidas, registradas y ejecutadas de acuerdo a las instrucciones dadas.
4. OBLIGATORIEDAD DEL MANUAL
Helm Comisionista de Bolsa S.A. contará con manuales actualizados sobre su LEO y sus sistemas de
procesamiento de órdenes, de acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento AMV.
Las personas Naturales Vinculadas a la Comisionista deben conocer éste Manual, aplicarlo, y recurrir
a él como material de consulta y herramienta de trabajo, generándose la Cultura de Cumplimiento.
Cuando cualquier empleado de la Comisionista, se encuentre con hechos, circunstancias, situaciones
o casos que no se ajusten a lo consagrado en el presente Manual, deben acudir a la Presidencia de la
Comisionista, para que sea ésta quien determine los pasos a seguir.
Ningún empleado tiene autorización y/o atribuciones para apartarse de las políticas y procedimientos
contemplados en éste Manual y en aquellos documentos que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.
Las conductas contrarias o no sujetas a lo contemplado en este Manual, se sujetarán a lo
contemplado en el Código Corporativo de Ética y Conducta.
5. ALCANCE
El uso del Libro Electrónico de Órdenes, así como lo escrito en el presente manual es de aplicación
obligatoria para las Áreas del Front Office (Área Comercial), Middle Office (Asistentes de Mesa) y Back
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Office (Unidad Liquidadora de Fondos); con el fin de dar cumplimiento al Decreto 1120 de 2008,
expedido por el Ministerio de Hacienda.
Todas las políticas y procedimientos relacionadas con el Libro electrónico de órdenes son aplicables a
operaciones realizadas en renta fija, acciones y derivados.
El no acatamiento de lo aquí escrito, acarreará las sanciones administrativas a que haya lugar, así
como las sanciones que establezca el AMV (Autorregulador del Mercado de Valores).
6. MARCO NORMATIVO
El presente manual se diseñó teniendo en cuenta las disposiciones que regulan las operaciones del
mercado de valores.
La promulgación de la normatividad sobre el mercado de valores que ha emitido el Gobierno
Nacional a través del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, debe ser reglamentada por los
organismos de vigilancia y control como lo es la Superintendencia Financiera de Colombia y de
autorregulación como lo es el Autorregulador del Mercado de Valores AMV.
Estas normas propenden por el adecuado y dinámico desarrollo del mercado de capitales.
La firma Comisionista consciente de las responsabilidades que le atañe como miembro del sector
bursátil vigilado y auto regulado acoge esta normatividad para desempeñar un papel acorde con las
actividades de comercio y las concernientes al mercado de capitales.
Para la firma Comisionista el Manual LEO, tiene el siguiente marco normativo principal:
CódigodeComercio,Artículo23Ley222de1995
Establece el deber de los administradores quienes deben obrar de buena fe, con lealtad y con la
diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad,
teniendo en cuenta los intereses de sus asociados.
Ley964de2005
Mediante la cual el Gobierno Nacional reglamenta su intervención y ordena el mercado de valores.
El artículo 24 consagra la autorregulación del mercado y su disciplina.
Decreto1120de2008delMinisteriodeHaciendayCréditoPúblico
Reglamenta los sistemas de negociación y registro de operaciones sobre valores, entre otros.
Decreto1121de2008delMinisteriodeHaciendayCréditoPúblico
Reglamenta la actividad de intermediación en el mercado de valores.
Decreto2555de2010delMinisteriodeHaciendayCréditoPúblico
Por el cual se recogen y reexpiden las normas en materia del sector financiero, asegurador y del
mercado de valores y se dictan otras disposiciones.
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CircularBásicaJurídica007de1996delaSuperintendencia FinancieradeColombia
Reglamenta mediante el Capítulo IX la intermediación en el mercado de valores.
7. DEFINICIONES
Activo subyacente: Es el activo financiero que es objeto de un contrato negociado en el
mercado de futuros.
AMV: Autorregulador del Mercado de Valores.
Asesoría: Es la formulación de recomendaciones o el suministro de explicaciones sobre las
ventajas o desventajas de una o varias alternativas de inversión relacionadas con valores,
derivados financieros o vehículos de administración de recursos de terceros teniendo en
cuenta el perfil de riesgo de una persona.
Bolsa de Valores de Colombia o BVC: Entidad encargada de administrar los sistemas de
negociación de Renta Fija y Renta Variable, a los cuales tiene acceso la Sociedad Comisionista
de Bolsa.
Canales de recepción de órdenes: Personas o sistemas con los cuales el cliente interactúa al
momento de impartir una orden y que comparten unas características comunes de acuerdo
con los procedimientos de cada miembro.
Cierre: La aceptación de los elementos de la operación que conllevan a la celebración de una
operación de valores entre las partes.
Cliente: Se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación de
intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores. Sólo se considerará
que un intermediario es cliente de otro intermediario cuando éste último actúe en desarrollo
del contrato de comisión para la adquisición o enajenación de valores inscritos en el Registro
Nacional de Valores y Emisores – RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local
de cotizaciones de valores extranjeros.
Igualmente se consideran clientes los afiliados, inversionistas y suscriptores de vehículos de
administración de recursos de terceros.
Confirmación: Registro mediante el cual una contraparte realiza el pre-ingreso de
información relativa a la ejecución de una operación y la otra la confirma.
Complementación: Corresponde a la información que el administrador del sistema de registro
requiera
con
posterioridad
a
la
del
pre-ingreso
de
información.
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Consultor de Negocios: Funcionario designado y capacitado que suministra asesoría en
productos o servicios relacionados con la intermediación de valores y la celebración de
operaciones de derivados financieros incluyendo carteras colectivas.
Contrapartes: Corresponde a las personas que cierran de manera directa la operación.
Deber de mejor ejecución: Deber de buscar el mejor resultado posible para el cliente de
conformidad con sus instrucciones, el cual se encuentra regulado en el numeral 7 del artículo
1.5.3.2 de la Resolución 400 de 1995.
Derivados: Producto financiero que cubren el riesgo (normalmente derivado de los cambios
de precio) de un activo principal (denominado activo subyacente), que puede ser acciones
cotizadas, tipos de interés, tipos de cambio de divisas, índices bursátiles, bonos y obligaciones
cotizados en renta fija, etc.
Digitador / Asistente de Mesa: Es la persona que opera en cualquier sistema de negociación,
circunscribiendo su actividad exclusivamente a ingresar ofertas, demandas y posturas,
siguiendo instrucciones de operadores y sin discrecionalidad para tomar decisiones
diferentes a aquellas relacionadas con la operación misma del sistema. El digitador no tiene
ningún tipo de contacto con clientes.
Ejecución de Operaciones: Una operación se ejecuta en el momento en que las partes
involucradas cotizan, cierran y ratifican, por un medio verificable, las condiciones del negocio
suficientes para calcular el valor en pesos de la respectiva operación. La hora de ejecución de
una operación corresponde al momento inmediatamente posterior al de ratificación.
Emisores de Valores: Las entidades que tengan valores inscritos en el Registro Nacional de
Valores y Emisores -RNVE.
Fecha de Liquidación: Día en que se liquida el Contrato de Futuro o de Opción. La Fecha de
Liquidación vendrá establecida en las Condiciones Generales de cada Contrato.
Fecha de Vencimiento: Es el último día en que un Contrato de Opción o de Futuro puede ser
registrado en el Mercado. La fecha de vencimiento vendrá establecida en las Condiciones
Generales de cada contrato.
Futuro: Es una obligación de comprar o vender cierto activo subyacente, en una fecha futura
previamente especificada por la bolsa, y a un precio fijado el día de la negociación.
Liquidación Diaria de Pérdidas y Ganancias: Liquidación diaria en efectivo de las diferencias
entre el Precio de Futuro pactado en los Futuros negociados el mismo día de cálculo y el
Precio de Liquidación Diaria del día anterior y el día de cálculo para los Futuros que ya
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estuviesen abiertos al inicio del día del cálculo. Tras este proceso, todos los Contratos de
Futuros, se consideran pactadas al Precio de Liquidación Diaria.
Libro electrónico de órdenes (LEO): Sistema electrónico en el que todas las órdenes de
compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro actuando por
cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas cronológicamente.
Manual del libro electrónico de órdenes: Conjunto de normas adoptadas por el miembro para
regular el sistema de registro y procesamiento de órdenes.
Medio verificable: Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el registro
confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes recibidas las
negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho relevante. Este medio
será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios escritos o medios de
intercambio electrónico de datos (IED).
Mesa de Negociación: Son las mesas de negociación de Helm Comisionista de Bolsa S.A. en
las cuales los Operadores estructuran, ejecutan o realizan operaciones sobre Valores (Tal
como se definen en la Resolución 400 de 1995 de la Superintendencia de Valores), de otros
activos financieros, y operaciones de derivados financieros ya sea por cuenta propia, o en los
cuales reciban órdenes o instrucciones para celebrar tales operaciones en nombre de
terceros, teniendo acceso a información de sistemas de negociación y/o de registro de
operaciones a través de pantallas, ya sean éstas activas o pasivas.
Miembro Liquidador: Clase de Miembro que tiene acceso directo a la Cámara, a través del
cual ésta acreditará y debitará las Cuentas respectivas con el propósito de compensar,
liquidar y garantizar ante la Cámara las operaciones aceptadas que se compensen y liquiden
por su intermedio y que se hayan celebrado en una bolsa, un sistema de negociación en el
Mercado Mostrador o cualquier otro mecanismo autorizado por el Reglamento de la Cámara.
Un Miembro Liquidador podrá participar por su propia cuenta, esto es, en relación con sus
propias Operaciones, por cuenta de Miembros No Liquidadores o por cuenta de Terceros.
o Miembro Liquidador General: Miembro que actúa por cuenta propia, por cuenta de
Terceros, o por uno o varios Miembros Liquidadores.
o Miembro Liquidador Individual: Miembro que actúa por cuenta propia o por cuenta
de Terceros.
Miembro no Liquidador: Clase de Miembro que tiene acceso directo a la Cámara cuyas
liquidaciones con la misma se hacen a través de un Miembro Liquidador. Un Miembro no
Liquidador podrá acudir a un Miembro Liquidador General por su propia cuenta, esto es, en
relación con sus propias Operaciones o por cuenta de Terceros.
Operaciones de Signo Contrario: Dos operaciones son de signo contrario entre sí, cuando una
de ellas es una compra y la otra es una venta, y se refieren a valores de la misma especie y
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con el mismo plazo de vencimiento en caso de que aplique. No se considera que las
transferencias de propiedad resultantes de la celebración de una operación repo, simultánea
o TTV, sea contraria a la operación inicialmente efectuada cuando dicha operación esté
pendiente de su cumplimiento.
Operador con acceso directo: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el
Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita ingresar las órdenes
de manera directa a un sistema de negociación.
Operador sin acceso directo: Quien cumpla las funciones de operador de acuerdo con el
Reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita ingresar las
órdenes de manera directa a un sistema de negociación.
Operador por Cuenta de Terceros: Es aquella persona que ejecuta las órdenes o toma
decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen los vehículos de
administración de recursos de terceros.
Operador por Cuenta Propia: Es aquella persona que discrecionalmente toma decisiones de
inversión a nombre de la entidad y con los recursos propios de ésta, teniendo la posibilidad
de asumir posiciones abiertas.
Orden: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.
Orden con condiciones determinables por el mercado: Orden impartida por un cliente, cuyo
momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por funciones algorítmicas
aplicadas a las variables del mercado de valores que son identificadas expresamente por un
cliente.
Orden con límite: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio mínimo o
máximo, según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser ejecutada la
orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto, siempre y cuando
esto represente mejores condiciones para el cliente.
Orden condicionada: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio específico
o rango de precio que es condición para la ejecución de la orden.
Orden de mercado: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al mejor
precio que se obtenga en el mercado en el momento que es ejecutada la operación.
Ordenante: Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre de este
último.
Órdenes de grandes montos: Aquellas que el miembro considere de manera razonable que
por su tamaño pueden llegar a afectar materialmente la cotización de un valor.
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Personas Naturales Vinculadas: Los Administradores y demás funcionarios vinculados a Helm
Comisionista de Bolsa S.A., independientemente del tipo de relación contractual, en cuanto
participen, directa o indirectamente en la realización de actividades propias de la
intermediación de valores y a la gestión de riesgos y de control interno asociada a dicha
Comisionista, estén o no inscritas en el Registro Nacional del Profesionales del Mercado de
Valores o ante AMV.
Pre-ingreso de información: Consiste en toda la información que el administrador del sistema
de registro, que opera mediante confirmación, solicita al afiliado que inicia el proceso de
registro y que aún no ha sido confirmada por la contraparte.
Productos: Comprende los activos financieros del mercado de valores ofrecidos por Helm
Comisionista de Bolsa S.A. como intermediario a sus clientes. Estos productos son:
-Acciones
-Renta fija
-Simultaneas.
-Repos.
-Carteras Colectivas.
-Derivados
-Divisas.
8.
POLITICAS INTERNAS
Se tendrán los siguientes LEO:
- Libro de Órdenes.
- Libro de Órdenes Derivados.
a. Todas las órdenes de operación ingresadas en el Sistema de Negociación correspondiente, deben
haberse registrado previamente en el LEO (Libro Electrónico de Órdenes).
b. Consultor de Negocios es el responsable de registrar la información básica de las ordenes de
operación (Ver Contenido de las Ordenes, numeral 11).
c. Consultor de Negocios está en la facultad de solicitar al Asistente de Mesa, la cancelación de una
orden impartida previamente por el cliente, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:
la operación no haya calzado en los sistemas transaccionales, tenga la previa solicitud del cliente y
realicen
la
solicitud
de
cancelación
por
el
sistema
LEO.
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9. CONTROL INTERNO
a. El sistema Electrónico de Órdenes guardará un archivo histórico (Reporte Libro Electrónico de
Ordenes LEO) en donde se puede verificar en cualquier momento cada una de las etapas del
procesamiento de una orden. Ésta información podrá ser consultada directamente en la pantalla del
aplicativo consultando una orden en particular.
b. El aplicativo lleva un registro con la información del funcionario que cancela o modifica una
operación con su respectiva fecha y hora. Esta información se puede identificar de dos maneras:
-
Reporte Libro Electrónico de Ordenes LEO
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-
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Directamente en la pantalla del aplicativo
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Las órdenes con versión diferente a “cero” son las órdenes modificadas.
Las órdenes con versión “cero” son las definitivas y las cumplidas.
10. PUBLICIDAD
a. Helm Comisionista de Bolsa S.A. Informará al cliente, en el momento de la vinculación, de manera
integral y clara sobre las características más importantes contenidas en el manual del Libro
Electrónico de Ordenes.
b. Helm Comisionista de Bolsa S.A. Informará al cliente, en el momento de la vinculación, que el sitio
oficial para la publicación y consulta permanente del manual del Libro Electrónico de Órdenes es la
página Web de Helm Comisionista de Bolsa S.A..
c. Helm Comisionista de Bolsa S.A. Informará al cliente, a través de la página Web de Helm
Comisionista de Bolsa S.A., los cambios y/o modificaciones que se realicen al manual del Libro
Electrónico de Órdenes.
11. CONTENIDO DE LAS ÓRDENES
Las órdenes recibidas, para los productos: Acciones, Renta Fija, Repos y Simultáneas, por Helm
ComisionistadeBolsaS.A.desusclientesdebencontenerlasiguienteinformación:
a. Fecha, hora y vigencia de la orden.
Vigencia de la orden: La vigencia de una orden está determinada por la diferencia entre la fecha de
elaboración y la fecha de vencimiento dada por el cliente u ordenante. En ausencia de instrucción
sobre el lapso en el cual deba cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará
un término máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la misma sea
ingresada al Libro Electrónico de Ordenes.
NOTA: El tiempo máximo de vigencia por el cual el cliente puede colocar la orden será de 30 días;
este podrá ser renovada si así lo desea el cliente, al momento en que la vigencia de la orden termine.
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b. Tipo de orden: Compra, venta, recompra, reventa, repo/ TTV.
c. Tipo de operación: Ordinaria, extraordinaria
d. Características de la orden: Comisión, Tipo límite (Condicionada, mercado), Condiciones de
Negociación, Forma de Pago, Tipo de inversión, ejecución, duración, cantidad mínima, cantidad
visible, precio stop, fecha de duración.
e. Estado de la orden: Pendiente, Modificada, Cumplida, Cancelada.
f. Ubicación del Títulos
g. LEO: Usuario (Asistente de Mesa), Canal de recepción, fecha, hora, medio verificable, extensión
telefónica, Estado (Recibida, Lanzada, Complementada)
h. Nemotécnico, cantidad, saldo, precio inferior, precio.
Las órdenes recibidas, para el producto: Derivados, por Helm Comisionista de Bolsa S.A. de sus clientes
debencontenerlasiguienteinformación:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
k.
Información del cliente: Nombre y número de identificación.
Fecha de la orden: Fecha y hora en la que se ingresa la orden.
Tipo de Operación: Venta, Compra o Time Spread.
Vigencia de la orden: Hasta cancelación, por el día, fecha (Especificar día, mes, año).
Especie: Ecopetrol, PFBCOLO, TRM, TRS, Derivex, TES, TEM, TEL.
Precio de entrada
Vencimiento
Cantidad de contratos
Monto nominal
Observaciones
Nombre del ejecutivo
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Lasórdenesrecibidas,paraelproducto:Divisas,porHelmComisionistadeBolsaS.A.de susclientes deben
contenerlasiguienteinformación:
a.
b.
c.
d.
e.
Código OYD
Nombre del cliente
NIT / Cédula
Fecha y hora de la negociación
Compra o venta: Seleccionar según sea el caso tomando como posición la de Helm Comisionista
de Bolsa S.A.
f. Tipo de Operación: SPOT, Next Day +1, Next Day +2, Next Day +3.
g. Monto USD
h. Monto pesos sin IVA
i. IVA
j. Monto pesos con IVA
k. Comisión SWIFT
l. IVA / Comisión
m. Total: Incluye IVA, SWIFT
n. Base IVA
o. TRM
p. Tasa de cliente
q. Costo SWIFT USD
r. Cantidad SWIFT
s. Costo Total SWIFT USD
t. Tasa todo costo
u. Código OYD Inversión cliente
v. Código OYD Exclusivo Divisas
w. Valor del 4*1000
x. Destino de los recursos: Beneficiario mismo titular o tercero.
y. Observaciones
z. Nombre del ejecutivo
12. ETAPAS PARA EL TRATAMIENTO DE ÓRDENES
Las órdenes recibidas de los clientes tendrán las siguientes etapas para su procesamiento:
a. Recepción de órdenes: Etapa en la que el cliente imparte una orden y el Consultor de Negocios la
recibe a través de cualquiera de los medios verificables establecidos para tal fin.
b. Registro de órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes: Etapa en la que el Consultor de Negocios
registra la orden en su sistema de registro del aplicativo.
.
c. Prelación de órdenes: Todas las órdenes de un mismo LEO deben ser registradas y transmitidas en
el orden en que se reciben, sin perjuicio de la aplicación de las excepciones establecidas.
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d. Personas facultadas para registrar órdenes en el (los) LEO. Están facultados para ingresar órdenes
en el LEO las personas que cuenten con la certificación en la modalidad correspondiente especialidad
según el valor objeto de la orden.
Lo anterior sin perjuicio de que sea el cliente quien directamente ingrese la orden a través de un
sistema electrónico de ruteo de órdenes.
e. Para las órdenes tipo Repo, los Consultores de Negocios deben diligenciar las condiciones del repo
a negociar en un cuadro de control con el propósito de establecer la coincidencia en el mercado por
parte del área Operativa. Posterior a esta etapa, se hará el respectivo registro en el LEO.
El cuadro de control se encuentra en una ruta compartida, con el propósito de edición y actualización
constantemente, ya sea por parte del Consultor o del área Operativa.
En este archivo se relaciona:
- Nombre del cliente
- Emisor
- Comercial
-Plazo
-Tasa
-Especie
- # de folio
- Fecha de registro
f. Transmisión de las órdenes a un sistema de negociación o a diferentes contrapartes cuando se trate
del mercado mostrador: Momento en el cual el funcionario responsable en Helm Comisionista de
Bolsa S.A. ingresa la orden al sistema de negociación o a una contraparte cuando se trate del
mercado mostrador.
g. Ejecución de órdenes: Momento en el cual la orden se cierra con una punta contraria en un
sistema de negociación o con una contraparte en el mercado mostrador y es actualizado en el
sistema de registro del Libro Electrónico de Órdenes.
h. Procesos operativos posteriores a la ejecución: Etapa en la cual se desarrollan todos los procesos
asociados al cumplimiento de la operación. Para órdenes ejecutadas en el mercado mostrador se
refiere además a los procesos relacionados con el registro de las mismas.
i. Informe sobre el procesamiento de la orden: Momento en que Helm Comisionista de Bolsa S.A.
realiza el procedimiento de confirmación al cliente con relación a la operación cumplida identificando
las condiciones en que se ejecutó la orden.
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13. RECEPCIÓN DE ÓRDENES A TRAVÉS DE UN MEDIO VERIFICABLE
Helm Comisionista de Bolsa S.A. adopta los siguientes medios para recibir órdenes de sus clientes:
a. Línea Telefónica con grabación de llamadas las cuales se pueden verificar en cualquier momento
previa solicitud al funcionario designado para la administración del mismo.
b. Carta de instrucciones original enviada por el cliente a las oficinas de Helm Comisionista de Bolsa
S.A.
c. Instrucciones recibidas por el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. en las oficinas del
cliente, para lo cual se utilizara un formato con las mismas características de la orden, el cual debe
estar totalmente diligenciado y firmado por el cliente.
d. Carta de instrucciones enviada por el cliente a las oficinas de Helm Comisionista de Bolsa S.A. a
través de correo electrónico y/o fax, dirigido al comercial asignado, siempre y cuando se haya
registrado con anterioridad la correspondiente solicitud de inscripción de correos electrónicos y fax,
por escrito, por parte del cliente.
e. Cierre de operaciones por chat: Este tipo de recepción aplica para los clientes institucionales que
quieran usar el chat como medio para cerrar operaciones. El Representante Legal debe firmar el
Anexo 2 “Formato Cierre de Operaciones por Chat y Mensajería Automática Persona Jurídica HC1312” y adicionalmente entregar el Certificado de existencia y Representación con el contrato
correspondiente.
El cliente y/o ordenante deben al momento de la vinculación o en la actualización de datos reportar
los medios digitales a través de los cuales recibirán las órdenes con la dirección respectiva. El área
comercial no podrá recibir órdenes a través de los medios que no estén registrados en el sistema, sin
una confirmación previa con el cliente a través de un medio verificable.
En los casos que el cliente busque impartir órdenes a través de un medio que no está registrado en
Helm Comisionista de Bolsa S.A., se solicita una autorización por escrito para recibir órdenes a través
de otro medio, lo cual deberá quedar registrado en el sistema.
La confirmación de órdenes recibidas por medio digital se puede efectuar a través de un medio
verificable.
14. NORMAS GENERALES SOBRE EL LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES
a. Ninguna orden podrá transmitirse sin haber sido registrada previamente en el Libro Electrónico de
Órdenes.
b. Todas las órdenes deben ser registradas y transmitidas en el orden en que se reciben.
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c. El sistema del Libro Electrónico de Órdenes permite en el momento del registro, verificar en línea
los recursos con los que cuenta el cliente.
d. Los clientes podrán autorizar por escrito y antes de realizar operaciones, a una o varias personas
para que impartan órdenes en su nombre las cuales se registraran en el sistema del Libro Electrónico
de Órdenes.
e. Helm Comisionista de Bolsa S.A. validará en el momento de registro de un ordenante, que éste no
esté facultado para impartir órdenes a más de cinco (5) clientes. Para estos efectos no se tendrán en
cuenta los casos en que el ordenante sea parte relacionada de un cliente.
f. Los funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A., en ningún caso, podrán ser registrados como
ordenantes de un cliente.
h. Helm Comisionista de Bolsa S.A. entiende como recibida una orden impartida por los clientes u
ordenantes así:
1. Orden telefónica: A la hora que quede registrada la llamada en el sistema de grabación.
2. Orden recibida por Fax o Correo electrónico: A la hora que quede registrada en el sistema
de correo electrónico utilizado por la firma.
3. Orden recibida en original con Carta de instrucciones: A la hora que se registre en el
documento físico, bien sea utilizando un medio digital (Reloj) o en forma manual.
4. Instrucciones recibidas por el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. en las oficinas
del cliente: A la hora que el funcionario ingrese a las instalaciones de Helm Comisionista de
Bolsa S.A. y pueda radicar la orden bien sea utilizando un medio digital (Reloj) o en forma
manual.
5. Orden recibida por chat.
i. En caso que Helm Comisionista de Bolsa S.A. reciba del cliente u ordenante órdenes incompletas, el
funcionario contactará de manera inmediata al cliente informando las inconsistencias presentadas.
Adicionalmente debe mencionar que la orden no se entiende recibida hasta tanto no se
complemente la información faltante. Este evento se realizara vía telefónica utilizando el sistema de
grabación de llamadas.
j. Para las órdenes recibidas fuera de los horarios de negociación, éstas serán registradas en el Libro
Electrónico de Órdenes a más tardar a primera hora del día hábil siguiente, respetando la prelación
de orden de llegada.
k. Los operadores con acceso directo podrán transmitir órdenes sin registrarlas en el Libro Electrónico
de Órdenes siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
1. Que la transmisión de la orden al sistema de negociación se haga respetando la prelación
de las órdenes recibidas por el operador de acceso directo en cuestión, y
2. Que la transmisión de la orden se realice inmediatamente después de su recepción.
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l. Las personas facultadas para ingresar órdenes en el Libro Electrónico de Órdenes serán aquellas
que cuenten con la certificación en la modalidad de Directivos, Digitadores (Asistentes de Mesa),
Consultores de Negocio, con la correspondiente especialidad según el valor objeto de la orden.
m. El registro de la orden en el Libro Electrónico de Órdenes deberá incluir, además de la información
contenida en la orden, la identificación de quien recibió la orden y la identificación de quien la
registró en el Libro Electrónico de Órdenes.
n. El Libro Electrónico de Órdenes deberá asignar a cada una de las órdenes registradas un número
consecutivo, de acuerdo con el momento de ingreso de cada orden.
o. La información que se registre en el Libro Electrónico de Órdenes deberá ser consistente con
aquella que conste en el medio verificable a través del cual se recibió la orden.
p. La información ingresada en el Libro Electrónico de Órdenes no podrá modificarse por parte de los
funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A. con excepción de los casos en los cuales el
funcionario detecte errores al ingreso con relación a la orden del cliente, caso en el cual se debe dejar
constancia de las causas del error, adicionalmente el sistema debe tener un registro con la
información de la persona que la realizó, la fecha y hora.
La orden quedara en el Libro Electrónico de Órdenes como no cumplida y se debe ingresar una
nueva.
q. Helm Comisionista de Bolsa S.A. establece como mecanismo de contingencia la utilización de
llamada telefónica, donde informará todas las condiciones a operar. Una vez restablecido el servicio
del Libro Electrónico de Órdenes, se procederá a ingresar cada una de las órdenes conservando la
misma prelación de registro de acuerdo con el formato de orden manual.
r. El cliente u ordenante puede cancelar una orden impartida con anterioridad caso en el cual debe
informar a Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de los medios establecidos para recibir órdenes,
siempre y cuando esta no se haya ejecutado. La orden quedara en el Libro Electrónico de Órdenes
como cancelada por el cliente.
s. El cliente u ordenante puede modificar una orden impartida con anterioridad caso en el cual debe
informar a Helm Comisionista de Bolsa S.A. a través de los medios establecidos para recibir órdenes,
siempre y cuando esta no se haya ejecutado. Para la orden modificada por el cliente, Helm
Comisionista de Bolsa S.A. debe cambiar la prelación con relación a la orden inicial.
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15. CANALES PARA LA RECEPCIÓN DE ÓRDENES
a. Recepción a través de Operador con Acceso Directo: Son los Consultores de Negocios que tienen
contacto directo con los clientes Institucionales y pueden colocar las puntas directamente en los
Sistemas de Negociación de la BVC.
b. Recepción a través de Operador sin Acceso Directo: Son los Consultores de Negocios que tienen
contacto directo con los clientes, pueden ingresar órdenes al LEO, pero no poseen acceso directo al
Sistema de Negociación de la BVC.
16. TARIFAS
Las políticas y procedimientos relacionados con la revelación de tarifas a sus clientes están a cargo de
cada Consultor de Negocios al momento de cerrar la negociación, sujetas cada una al tipo de
producto.
Adicionalmente Helm Comisionista de Bolsa S.A. tiene definida una tarifa mínima de comisión
previamente
publicadas
en
la
página
web
de
la
firma
Comisionista:
https://www.grupohelm.com/grupo/comisionista/helm-comisionista-de-bolsa/
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17. PERSONAS FACULTADAS PARA INGRESAR LAS ÓRDENES EN EL SISTEMA DE
NEGOCIACIÓN:
a. Están facultados para ingresar órdenes a los sistemas de negociación las personas que estén
debidamente inscritos en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores (RNPMV)
para tales efectos.
b. Las personas que directamente o al servicio de un intermediario de valores adelanten las funciones
propias de los cargos o las actividades que se describen a continuación, quienes deben obtener la
certificación en la modalidad correspondiente, con independencia del cargo que ocupen o la
naturaleza de su vinculación contractual:
1.Operador(ConsultordeNegocios):
a. Quien ejecute o imparta instrucciones para la ejecución de órdenes de clientes o terceros
sobre valores, derivados financieros u otros activos financieros.
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b. Quien estructure, ejecute o imparta instrucciones para realizar operaciones de
intermediación de valores o derivados financieros con los recursos de la entidad.
c. Quien tenga acceso a un código de operador en los sistemas de negociación.
d. Funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A. que desarrollen actividades propias de
una mesa de negociación.
2.Digitador(AsistentesdeMesa):
Es la persona que opera en cualquier sistema de negociación, circunscribiendo su actividad
exclusivamente a ingresar ofertas, demandas y posturas, siguiendo instrucciones de
operadores y sin discrecionalidad para tomar decisiones diferentes a aquellas relacionadas
con la operación misma del sistema. El Asistente de Mesa no tiene ningún tipo de contacto
con clientes.
18. CONFIRMACIÓN DE LA ORDEN POR PARTE DEL CLIENTE
Los funcionarios de Helm Comisionista de Bolsa S.A. podrán abstenerse de transmitir la orden a la
mayor brevedad posible cuando razonablemente determine que el inversionista puede verse
materialmente afectado o cuando se presenten hechos que de ser conocidos por el cliente
implicarían que éste modifique la orden. En estos casos, el funcionario deberá comunicarse con el
cliente telefónicamente, utilizando el sistema de grabación de llamadas, a la mayor brevedad posible
para una vez le sean expuestas las razones de la abstención, el cliente expresamente ratifique o no la
orden mediante medio verificable. En caso de que ratifique, el funcionario responsable deberá
procesar inmediatamente la orden.
19. TRANSMISIÓN DE ÓRDENES DE MANERA ERRÓNEA POR PARTE DE HELM
COMISIONISTA DE BOLSA S.A.
Helm Comisionista de Bolsa S.A. asumirá todas las consecuencias que se generen cuando la
información ingresada tanto en el Libro Electrónico de Órdenes como en el sistema transaccional no
corresponda con la orden impartida por el cliente.
20. ETAPAS OPERATIVAS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN
a. Complementación: Helm Comisionista de Bolsa S.A. cuenta con un grupo de personas
especializadas en los procesos de complementación de las operaciones registradas en el Libro
Electrónico
de
Órdenes
y
en
el
sistema
transaccional.
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b. Cumplimiento: Helm Comisionista de Bolsa S.A. tiene un Acuerdo de Nivel de Servicio (ANS) con la
Vicepresidencia de Operaciones del Helm Bank, quien cuenta con un grupo de personas idóneas en el
manejo de los diferentes sistemas que intervienen en el cumplimiento de las operaciones a partir de
las ordenes registradas en el Libro Electrónico de Ordenes, las cuales deben coincidir con los registros
del sistema de negociación respectivo. El cumplimiento de las operaciones deberá efectuarse a la
mayor brevedad posible.
21. DEBER DE ABSTENCIÓN
Helm Comisionista de Bolsa S.A. se abstendrá a procesar órdenes recibidas de sus clientes u
ordenantes cuando:
a. Conozca que el cliente u ordenante está involucrado en cualquier tipo de actividad ilícita, o la
orden hace parte de una actividad ilícita, para lo cual utilizara los procedimientos de validación de
listas restrictivas y los demás establecidos en el código de ética y manual de procedimiento SARLAFT.
b. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden haciendo uso de información privilegiada
para lo cual el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. aplicará los lineamientos establecidos
en el código de ética.
c. Conozca que el cliente u ordenante imparten la orden con la intención de manipular el mercado
para lo cual el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. aplicará los lineamientos establecidos
en el código de ética.
d. Conozca que la orden contravenga el régimen de inversiones de las entidades públicas, para lo cual
el funcionario de Helm Comisionista de Bolsa S.A. aplicará los lineamientos establecidos en el manual
para
la
realización
de
inversiones
con
entidades
del
sector
público.
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Anexo 1-Guión para confirmación y cierre de operaciones con clientes de Helm Comisionista de
Bolsa S.A.
Helm Comisionista de Bolsa S.A., con el fin de verificar y certificar la instrucción recibida por el cliente
para la realización de operaciones en Bolsa de Valores (local e internacional) y mercados OTC por
parte de los funcionarios autorizados, ha establecido un guión de ayuda que establece la correcta
recepción de órdenes.
Para ello, y en observancia al artículo 51.6 del reglamento de AMV, el cual establece las reglas
necesarias para el procesamiento de las órdenes, las cuales deben estar formuladas de manera
completa clara y suficiente a través de un medio verificable y deben contar con la información
necesaria para su transmisión a los sistemas transaccionales.
Las condiciones mínimas en los productos: Acciones, Renta fija, -Simultaneas, Repos, Carteras
Colectivas, Divisas, que se deben identificar en la confirmación verbal son:
1. Nombre del operador y de la contraparte (con quién se está negociando).
2. Las características de la especie que permitan su identificación plena.
3. El precio ó tasa.
4. Cantidad negociada.
5. Tipo de operación.
6. Forma de pago.
7. Condiciones de cumplimiento.
8. Beneficiario de la operación.
9. Impuestos y comisiones.
Las condiciones mínimas en Derivados que se deben identificar en la confirmación verbal son:
1. Tipo de Operación: Venta, Compra, Time Spread o Cancelación
2. Vigencia Orden.
3. Especie Subyacente.
4. Precio de entrada.
5. Vencimiento Contrato.
6. Cantidad de Contratos.
7. Monto nominal.
Toda orden impartida debe quedar registrada en un medio verificable.
Cuando el negocio no se concreta, es obligatorio confirmar con el cliente que la operación no se
cerró. A su vez, y como lo establece el reglamento de AMV, antes de la realización de la orden se
debe verificar que el cliente cuenta con los valores o recursos suficientes para cumplir la orden
impartida.
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Cualquier orden que no cumpla con los parámetros mínimos establecidos no se podrá procesar y se
deberá notificar al cliente tan pronto como sea posible sobre la información faltante. Dicha
información faltante deberá ser recibida a través de un medio verificable a la menor brevedad
posible.
Para ello, HCB ha establecido el siguiente guión para el correcto cierre de las operaciones, el cual es
de conocimiento de los promotores comerciales y el cual debe aplicar en su negociación.
Guión:
“Señor(es) CONTRAPARTE, le confirmo la TIPO DE TRANSACCION (Compra/Venta) de MONTO (el
nominal y/o el valor de giro), de TIPO DE TÍTULO/VALOR NEGOCIADO a una TASA/PRECIO, con
cumplimiento DIA (Fecha exacta del cumplimiento de la operación en bolsa). La forma de pago es con
RECURSOS EN CUENTA No. /TRANSFERENCIA/CHEQUE/CONSIGNACIÓN.
¿Acepta Ud. las condiciones de la operación descrita?”
NOTA: Divulgación a la fuerza comercial por medio de la Circular Reglamentaria Interna No. 7.
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Anexo 2. Formato Cierre de Operaciones por Chat y Mensajería Automática Persona Jurídica HC1312.
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Anexo 3- Formato Carta- Orden de Operación por Parte del Cliente
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Anexo 4 “Libreto cierre de negociación derivados”
El Trader de Derivados y Divisas deberá confirmar los siguientes datos al cliente para aceptar la
orden:
Datos de negociación:
- Información del cliente: Nombre, código OYD y Código Terceros.
- Tipo de operación: Compra, venta o time spread.
- Vigencia orden
- Especie Subyacente
- Precio de entrada
- Vencimiento del contrato
- Cantidad de contratos
- Monto nominal
La confirmación de la operación, utilizando este libreto, se debe realizar al final de cada
conversación; si se realiza en un momento diferente al final de la conversación y las
características del negocio cambian, se debe realizar la confirmación utilizando el libreto
nuevamente.
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Anexo 5 “Formato Orden de Derivados HC-1392”
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