Gestión Integrada de Cobro

Plan Operativo Anual
Período 01-09-2014 al 31-08-2015
División Recursos Financieros - Servicio Gestión Integrada de Cobro
Objetivo general
Objetivo específico
1.1
1.2
1.3
Planificar y ejecutar la emisión de
documentos a pagar según el
calendario de distribución.
Distribuir los recibos y relevar las
variantes tributarias.
Controlar el cumplimiento de la
normativa de la cobranza por parte
de los agentes externos
Actividad
Meta
Generar calendario y gestionar la
autorización de la División
1 cronograma mensual
Realizar la reunión con los Servicios
involucrados
2 reuniones al mes
Realizar la emisión
2 emisiones mensuales
Asegurar el pasaje a Imprenta de los
archivos finales controlados
2 emisiones mensuales
Generar los listados de distribución con
las incidencias correspondientes
2 listados con actualización diaria
Armar los lotes de entrega para los
distribuidores y El Correo
Armado diario
Retirar y controlar los documentos de
pago
100% de los documentos
Entregar puerta a puerta
100% de los documentos correctamente emitidos
Devolver los documentos sin entregar
100% de los documentos sin entregar devueltos al
Servicio
Entregar informes de los relevamientos
tributarios detectados en su recorrido
1080 formularios
Realizar los relevamientos solicitados por
otros Servicios con su respectivo informe
3000 relevamientos
Monitorear los cobros ingresados en la
web
Monitoreo diario
Controlar la imputación de pagos
Control diario
Gestionar consultas, dudas,
inconvenientes que tengan los agentes de
pago
100% de las consultas atendidas
Realizar la liquidación de comisiones y
penalizaciones por la cobranza
1 liquidación mensual
Conciliar depósitos y entregar a Tesorería
General
Conciliación diaria
Relevar los procesos y controles que se
realizan
Meta Compromisos de Gestión
Mapeo y descripción de los principales procesos y Realizar un informe que contenga: relevamiento de
controles del Sector Cobranzas y propuestas de
los principales procesos y controles del Sector
mejora.
Cobranza, su descripción y propuestas de mejora.
Fórmula de
Cálculo del
Indicador
Descripción de la unidad de la medida
Cantidad de
informes
Sumatoria
Los procesos que deberá contener son:
imputación, depositos, comisiones,
penalizaciones y revisión normativa.
Indicador
Responsable de los
datos
Referente de la tarea
Informe elevado a la Dirección de la
División con acuse de recibo
Myrna Rosas y Solange
Vega.
Cobranzas
Fuente de los datos
Involucrados
Unidad de
Trabajo
Cierre del
período
Metas del Compromiso de Gestión
Cuatrimestre 2
Cuatrimestre 1
Cuatrimestre 3
Set
Oct
Nov
Dic
Total
Ene
Feb
Mar
Abr
Total
May
Jun
Jul
Ago
Total
Myrna Rosas y
Ultimo día del
Tareas Internas
Federico Lalaina
mes
0
1
0
0
1
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Describir los procesos
1
Gestionar la emisión y
distribución de documentos a
pagar, relativos a los tributos de
la IM, relevar las variantes
tributarias y controlar los
procesos de los agentes
externos de cobranza.
Diseñar e implementar procedimiento de
incidencias
Procedimiento de incidencias
Diseñar el procedimiento de incidencias e
implementación del parte diario.
Cantidad de
procedimientos
Sumatoria
------------------------
Circular de la Dirección del Servicio
Sandra Gianola, Eleonora
Oraison
Secretaría
Funcionarios con
Ultimo día del
Tareas Internas
tareas internas
mes
1
0
0
0
1
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Implementar el parte diario
Generar 211 partes diarios de incidencias en el año
Cantidad de partes
diarios
Sumatoria
------------------------
Formulario de parte diario
Sandra Gianola, Eleonora
Oraison
Secretaría y
Distribución
Funcionarios con
Ultimo día del
Tareas Internas
tareas internas
mes
0
20
20
20
60
19
19
19
15
72
18
20
22
19
79
Generar un informe de resumen mensual de
incidencias e informe de resumen semestral
14 Informes de incidencias en el año
Cantidad de
informes
Sumatoria
Relevamiento y actualización de formularios
Cumplir con los siguientes hitos: Hito 1:
Relevamiento de los formularios de devolución,
corrección de la dirección de envío, corrección de
ruta y secuencia, consulta de cuentas para un
padrón y diseño de los nuevos. Hito 2: Instructivo
de aplicación.
Cantidad de hitos
cumplidos
Sumatoria
------------------------
Procedimiento de gestión de los documentos sin
entregar
Definir el procedimiento de gestión de documentos
sin entregar.
Cantidad de
procedimientos
Sumatoria
El procedimiento incluye las condiciones
para la devolución de documentos y las
gestiones a desarrollar en cada caso.
Copia del procedimiento validado por la
Dirección
Georreferenciación de las rutas actuales
Cumplir con los hitos: Hito 1: Formalizar los límites
de las rutas actuales. Hito 2: Generar solicitud HD
para georeferenciación.
Cantidad de hitos
cumplidos
Sumatoria
------------------------
Cantidad de
propuestas
Sumatoria
Realizar propuesta sobre formulario Web
Cantidad de
propuestas
Cumplir con los siguientes hitos: Hito 1:
Relevamiento. Hito 2: Taller de consulta. Hito 3:
Diseño Versión 1. Hito 4: Capacitación. Hito 5:
Prueba piloto. Hito 6: Evaluación (Identificar nuevo
formularios devueltos). Hito 7: Versión definitiva
Cantidad de hitos
cumplidos
Diseñar e implementar procedimiento de
gestión de los documentos sin entregar
1.4
Revisar, proponer e implantar,
mejoras en los procedimientos
actuales de trabajo
Articulaciones con Tecnología de la
Información
Realizar propuesta sobre facturas que no requieren
Elevar a la Dirección de la División una propuesta
impresión (solicitud por correo electrónico, legajos,
sobre facturas que no requieren impresión.
etc.)
Formulario web
Se realizarán 12 informes
correspondientes a cada mes y 2 informes Informe elevado a la Dirección con acuse Sandra Gianola, Eleonora
en los meses de enero y julio
de recibo
Oraison
correspondientes al semestre anterior
Secretaría
Secretaría
Tareas Internas
Ultimo día del
mes
1
1
1
1
4
2
1
1
1
5
1
1
2
1
5
Distribución
Distribuidores y
Sector Distribución
Transversal
Ultimo día del
mes
0
2
0
0
2
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Sandra Gianola, Eleonora
Oraison
Distribución
Distribuidores y
Sector Distribución
Transversal
Ultimo día del
mes
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
0
0
1
0
1
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
1. Resolución interna del Servicio. 2.
Incidencia Mesa de Ayuda (HD)
Sandra Gianola, Eleonora
Oraison
Distribución y
Secretaría
Distribuidores,
Sector Distribución
y Secretaría
Transversal
Ultimo día del
mes
2
0
0
0
2
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
------------------------
Propuesta elevada a la División con acuse
de recibo
María Dosil y Solange
Vega
Facturación
Funcionarios con
Ultimo día del
Tareas Internas
tareas internas
mes
0
0
0
1
1
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Sumatoria
------------------------
Propuesta elevada a la División con acuse Sandra Gianola, Eleonora
de recibo
Oraison
Dirección
Todo el Servicio
Transversal
Ultimo día del
mes
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
0
0
1
0
1
N/A
N/A
N/A
N/A
N/A
Sumatoria
Prueba piloto: el 75% de los formularios
recibidos por los funcionarios que hicieron
la capacitación están usando el nuevo
formulario.
1: Informe de relevamiento validado por la
Dirección del Servicio, 2: Acta firmada, 3:
Borrador validado por la Dirección del
Sandra Gianola, Eleonora
Servicio, 4: Listas de asistencia, 5 y 6:
Oraison
Informe validado por la Dirección del
Servicio y formularios, 7: Versión definitiva
validada por la Dirección del Servicio.
Distribución
Todo el Servicio
Transversal
Ultimo día del
mes
0
0
2
1
3
0
0
1
1
2
0
1
1
0
2
1. Nuevo formulario diseñado validado por
Sandra Gianola, Eleonora
la Dirección. 2. Instructivo validado por la
Oraison
Dirección.
Articular con Tecnología de la Información la
inclusión de controles automáticos en la generación
de débitos.
Rediseñar el procedimiento de
inspecciones
Rediseñar procedimiento de relevamiento de las
inspecciones y formulario
Rediseño de los respaldos
Realizar un estudio de los expedientes atrasados.
1.5
Mejorar la gestión de respuesta al
contribuyente.
Gestionar los reclamos provenientes de
CCZ, Buzón Ciudadano y Atención al
Contribuyente
Propuesta de trabajo y puesta al día
Protocolo/ Procedimiento de actuación para mejorar
los tiempos de respuesta