SECRETARIA GENERAL La secretaría general se encarga de

SECRETARIA GENERAL
La secretaría general se encarga de organizar y coordinar todas las actividades, es
responsable de proporcionar información correcta y necesaria al cuerpo edilicio, se encarga
también del levantamiento de actas asentando los acuerdos tomados, apoya a los directores
de departamento orientándolos en sus funciones, recabar los informes mensuales para la
integración del informe de gobierno.
FUNCIONES
•
Ser el soporte programático y agendario del cuerpo edilicio, proporcionando la
información correcta y necesaria para que éste emita el acuerdo más acertado.
•
Estar presente en las sesiones del pleno, levantando el acta correspondiente
asentando los acuerdos tomados con un lenguaje claro, conciso y con todos los
documentos necesarios que de forma explícita, ilustre a quien posteriormente
necesite analizar los puntos tratados.
•
Recabar las firmas de los regidores asistentes a la sesión en el acta de cabildo y
autorizarla con su propia firma.
•
Informar en las sesiones del pleno, los resultados de los asuntos turnados a comisión,
los cumplidos en el mes y los pendientes.
•
Armar la glosa anual con las actas levantadas de las sesiones del pleno celebradas,
implementando la anotación de datos, e índices que se hagan necesarios para la
identificación rápida y exacta de las mismas.
•
Expedir y certificar copias, constancias, credenciales y demás documentos que
acuerde el Presidente municipal o el cabildo y que se requieran para el trámite de
asuntos propios del ayuntamiento.
•
Redactar y hacer llegar, circulares, comunicaciones, correspondencia y los
documentos necesarios para el despacho de los asuntos propios del municipio.
•
Archivo de la correspondencia y documentación de la propia Secretaría.
•
Apoyar a todos los directores departamentales en las funciones que les competen, así
como instruirlos sobre los lineamientos generales que determine el Cabildo o el
Presidente Municipal para el mejor funcionamiento del Ayuntamiento.
•
Como fedatario firmar las pólizas de pago de la hacienda Municipal, los títulos de
crédito que emita el Ayuntamiento; esto conjuntamente con el Presidente municipal
y el encargado de la hacienda municipal.
•
Supervisar el buen funcionamiento de la dirección de coordinación de delegaciones y
agencias municipales, asesorando a los delegados y agentes en sus funciones y
actividades que les competen.
•
Llevar un archivo de los acuerdos emitidos por el Presidente municipal.
•
Recabar los informes mensuales de cada departamento y archivarlos para ir
integrando el informe de gobierno.
•
Cumplir las encomiendas que le asigne el pleno o el Presidente municipal y las que a
su cargo establezcan las leyes y reglamentos de aplicación municipal.
OBJETIVO
Lograr el mejor funcionamiento y cumplimiento de las tareas que competen a cada uno de
los departamentos, que conforman el Ayuntamiento, coordinando con los directores de los
mismos sus actividades administrativas y operativas, las ínter-departamentales y las de
organización, servicio y atención a la ciudadanía, buscando que esto se traduzca en
bienestar para todos los sectores de la población.
ESTRATEGIAS
•
Procurar que cada director conozca las funciones del departamento que le ha sido
asignado, que elabore un plan de trabajo, un reglamento interno y un calendario de
actividades mismas que reportará cada determinado tiempo.
•
Por medio de cursos de relaciones humanas sensibilizar a cada servidor público, para
que brinde a la ciudadanía un trato amable y respetuoso, atención rápida y eficiente
y calidad en el servicio que su propio departamento ofrece.
•
Elaborar de forma correcta, precisa y completa las actas de cabildo, minutas y
acuerdos de sesiones, reuniones y más de trabajo que se realicen tanto internas
como externas.
•
Involucrar a la sociedad para trabajar conjuntamente con su gobierno municipal,
para esto es necesario elaborar un padrón confiable de las organizaciones y grupos
existentes y buscar el acercamiento con ellos, para conocer sus objetivos y que el
apoyo sea mutuo.
•
Definir un plan para dar seguimiento a las necesidades de los ciudadanos que se han
acercado a solicitar apoyo en la solución de sus problemas.
LÍNEAS DE ACCIÓN
•
Visitar cada departamento para conocer sus metas, sus logros, sus fallas y sus
necesidades, ofrecer apoyo en lo que sea posible.
•
Programar cursos de capacitación y relaciones humanas.
•
Atender las solicitudes de la ciudadanía para el arreglo oportuno de sus calles, de sus
lámparas de alumbrado público, la recolección de basura, el servicio de agua potable
y demás quejas.
•
Recordar a los directores de departamento llevar al día sus reportes de actividades,
así como poner en práctica su reglamento interno.
•
Usar la tecnología al alcance para asentar de forma confiable las actas de cabildo,
minutas y acuerdos de las sesiones que se realicen.
•
Llevar todos los archivos ordenados para evitar confusiones, pérdida de documentos
y de tiempo.
RECURSOS FINANCIEROS & HUMANOS
Cuenta con un presupuesto de $214,304.00 para el funcionamiento de la misma
Secretaria, se cuenta con mobiliario de esta oficina con 2 escritorios, 4 sillas, 1
librero, 2 archiveros, 1 computadora de escritorio, 1 impresora multi funcional, 1
maza para impresora.
Se cuenta con 2 personas a cargo de la oficina, el Secretario General y Auxiliar de
secretaria general, para atender los temas de la administración y la atención a la
ciudadanía en general.