Tema 2. Comunicación Objetivos Al finalizar la

Tema 2. Comunicación
Objetivos
Al finalizar la unidad el alumno comprenderá la importancia que tiene la
Comunicación, como lo son: La técnica de la Ventana de Johari, sus Principios,
Procesos. Tipos, las Barreras más significativas y sus Aplicaciones en general,
para garantizar el logro de los resultados.
2.1. La Ventana de la Comunicación
Ventana de Johari
La comunicación humana puede ser interpretada desde varios puntos de vista que nos
pueden ayudar en múltiples situaciones prácticas. Tanto nos puede servir para mejorar
nuestra comunicación pública, como la atención a nuestros clientes. Una de las teorías
más extendidas es la ventana de Johari. Según esta teoría, cada persona puede ser
considerada como una superficie cuadrada que se divide en una serie de cuadrantes
en función del nivel de conocimientos que sobre esa persona posee ella misma y
poseen también los demás. Dicha teoría puede describirse gráficamente de la
siguiente forma:
Los demás
Conocido
Acción Libre
Punto Ciego
Desconocido
Área de lo Secreto
Inconsciente
Uno mismo
Conocido
Desconocido
Acción Libre: El cuadrante más deseable, al ser todos los comportamientos
conocidos no tenemos que aparentar nada y comunicamos lo mismo a través de
los diferentes niveles -verbal, no verbal, para verbal - que intervienen en la
comunicación. Sería el nivel donde se produce la comunicación persuasiva.
Punto Ciego: Aquellos comportamientos conocidos por los demás, pero
desconocidos por nosotros mismos. En el caso por ejemplo, cuando escuchamos
por primera vez nuestra voz reproducida por una cinta de cassette. Ello es debido
a que estamos acostumbrados a percibir el sonido de nuestra voz a través de las
vibraciones de los huesos del cráneo, mientras que cuando lo hacemos mediante
el reproductor de cassette, lo hacemos directamente a través del oído. Por ello
comunicarnos desde el punto ciego causa mensajes contradictorios entre los
diferentes elementos de comunicación empleados, dado que los elementos no
verbales y para verbales usados en la comunicación, muchas veces no se
corresponden con lo que estamos expresando mediante los elementos verbales.
La causa es que no somos conscientes de este hecho y creemos que nuestro
mensaje es ajustado.
Área de lo Secreto: Los comportamientos conocidos por nosotros y desconocidos
por los demás. Conductas que voluntariamente ocultamos a los otros.
Inconsciente: Comportamientos desconocidos para nosotros como para los
demás.
El cuadrante donde comunicamos mejor y en el que resulta más deseable que se
produzca la comunicación es en el área de la acción libre, y por tanto nos interesa
que este cuadrante sea lo más grande posible con relación al resto. Y esto lo
podemos conseguir aumentando el área de acción libre, disminuyendo el punto
ciego, reduciendo el área de lo secreto, o una combinación de ambas
posibilidades.
(1) Paraverbales; lo que rodea al mensaje verbal emitido por el sujeto, son las
expresiones faciales, tonos de voz, movimientos de manos, posición del cuerpo
frente a su interlocutor.
A continuación, es posible analizar las comunicaciones de la Empresa del
ejemplo mediante la utilización de un sistema gráfico, con la ya descrita
Ventana de Johari, ideada por sus autores, en principio, para ser utilizada en
sesiones psicológicas de grupos. Sin embargo, su concepto es muy útil para
nuestro análisis. El nombre surgió de las iniciales de los que la dieron a conocer,
Joseph Luft y Harry Ingham. Se trata de un sistema teórico compuesto por una
tabla de dos filas y dos columnas que representan la propia Ventana de
Johari,
que
graficamos
a
continuación
con
el
título
de:
CUADRANTE DE SITUACIÓN.
La primera columna corresponde a todo lo que uno
La
segunda
columna
indica
lo
que
uno
no
La
primera
fila
corresponde
a
lo
que
todos
La segunda fila indica lo que nadie conoce.
Se forman así cuatro cuadros de doble entrada, de acuerdo al esquema
de carácter general:
conoce.
conoce.
conocen
siguiente,
La explicación es lógica:
El cuadro 1 indica lo que tanto uno como los otros conocen, y la llamamos área
abierta.
El cuadro 2 indica todo lo que uno no conoce, que pero es conocido por todos: es
el área ciega para uno.
El cuadro 3 indica lo que uno sabe pero los otros no conocen; es el área oculta,
donde están las cosas que uno no quiere dar a conocer.
El cuadro 4 es el área desconocida, donde nadie sabe.
A continuación, adaptaremos el anterior caso general a una aplicación común, que
corresponde al ejemplo considerado anteriormente.
CUADRANTE DE SITUACIÓN DEL EJEMPLO (una área de la Empresa)
Se entiende el cuadrante como individual (un
grupo
(todos
En este caso, en cuadro N.1 (el área abierta),
básica para realizar las tareas, relacionarse y
empleado), en representación del
los
empleados).
corresponde a toda la información
comunicarse con libertad. Cuanto
más amplia sea esta zona, tanto mejor funcionará la sección.
El cuadro N. 2, donde el jefe es “ciego”, representa las insatisfacciones del
empleado, sus pensamientos, sus opiniones del Jefe, de su trabajo, de la
Empresa, o sea, de todo lo que no desea comunicar. También puede caber el
conocimiento de cierta tarea cuyo procedimiento no es dominado por el Jefe y que
él quiere reservar (sucede más a menudo de lo que pueda suponerse).
El cuadro N. 3 corresponde a todo lo que oculta el Jefe. Están incluidas sus
opiniones sobre el empleado, como también la evaluación de su desempeño
cuando la oculta por razones desconocidas (no debería hacerlo nunca). También
puede incluir proyectos de cambios en las tareas que no desea participar,
sentimientos, opiniones y conocimientos varios que desea ocultar por su
conveniencia.
El cuadro N. 4 representa contenidos, motivos o conductas de los cuales todos
están sin conocimientos. Por ejemplo, nadie puede prever como reaccionaría un
empleado frente a ciertas situaciones de presión por parte del Jefe o de otro
empleado, o como lo haría el jefe frente a posibles incumplimientos.
Comentarios
y
Posibles
Aplicaciones:
Los cuadros 1,2, y 3 representan exclusivamente INFORMACIÓN, la conocida
en el campo abierto (cuadro 1) y toda lo que se oculta, El conjunto define la
situación del grupo. La Ventana de Johari no es un método analítico, solamente
define el concepto de que el área abierta es la mejor (más eficiencia) y que las
zonas ocultas la reprimen. Esto sugiere la investigación de lo oculto para reducirlo
todo lo posible. Tampoco se puede dibujar una Ventana para un caso determinado,
pues no existen valores.
Al no funcionar correctamente una Sección de una Empresa, se deben investigar
los motivos de su comportamiento ineficiente. Para ello podrá ser útil, como
concepto, el Cuadrante de Información mostrado en el ejemplo. Se supone que el
primer cuadro (Área abierta) debería tener escasa amplitud, pero esta conclusión
es solamente teórica y deberá ser demostrada mediante un correcto análisis de las
circunstancias existentes. Logrados los conocimientos necesarios sobre lo oculto y
tomadas las medidas correspondientes para reducirlo, el área abierta se ampliará
notablemente, recuperando la eficiencia de la Sección. Ofrecemos algunos
conceptos para el análisis:
- El primer punto corresponde a las posibles insatisfacciones del grupo, cuya
información oculta se deduce por hechos comprobables, comenzando por el tipo
de liderazgo del Jefe, que podría ser autoritario explotativo o autoritario
benevolente. En ambos casos, se deberá analizar como repercute en el grupo esa
autoridad y también el tipo de benevolencia ejercido. Podría también existir
distanciamiento entre jefe y empleados por otros motivos. Esto sucede cuando el
Jefe no dedica parte de su tiempo para permitir que sus subordinados se
comuniquen con él. La comunicación fluida en todo el grupo es indispensable.
Siguen luego otros análisis, siempre en la búsqueda de un posible problema
"humano" integrado en las áreas ocultas (por ejemplo: Insatisfacción por el sistema
de remuneraciones de la Empresa, horarios inconvenientes, habitar en lugares
lejanos, problemas personales, etcétera).
- El segundo punto para analizar son las normas y procedimientos existentes en el
área, cuya deficiencia genera confusiones y atrasos en las tareas de rutina.
También están reflejadas en las zonas ocultas del cuadrante, como
desconocimientos (problema de organización).
- El tercer punto se refiere a la detección de posibles interferencias de otras áreas
en los resultados de la que se está analizando. Pueden existir atrasos en la
recepción de ciertas informaciones que deben ser elaboradas por el grupo en
tiempos fijos (ineficiencia heredada).
Resultado: cualquiera fuese la razón de la ineficiencia buscada, sería
indudablemente descubierta. La solución depende de como se resuelven las
situaciones negativas alojadas en las zonas ocultas.
Ofrecemos también otro caso de posible aplicación:
En este ejemplo, el análisis es mucho más simple. El caso era muy común en las
épocas no computarizadas, cuando las normas de administración solían diferir en
detalles significativos de las existentes en otras áreas de la misma Empresa, como
por ejemplo Producción, Almacenes y Comercialización. Lo que correspondía, en
estos casos, era la revisión de los procedimientos.
2.2. Principios de la Comunicación
Qué es la Comunicación:
La comunicación es la facultad que tiene el ser vivo de transmitir a otro u otros,
informaciones, sentimientos y vivencias. En toda comunicación tiene que haber un
emisor, un mensaje y un receptor.
Emisor a Mensaje a Receptor
En el momento de recibir el mensaje, el receptor inicia un proceso mental por el
cual lo decodifica y toma una actitud, sea de reacción o de asimilación. Aquí se
inicia la gran diferencia entre el animal y el hombre.
La Carga Emocional:
En todo mensaje, el emisor proyecta una carga emocional, la cual puede ser
considerada como simpática, antipática, apática o empática.
La Percepción:
La gran diferencia entre el animal y el hombre en cuanto a la comunicación se
refiere, es que el ser humano además de recibir la comunicación, la percibe y la
discierne. Es decir, la asimila y, de acuerdo a los estereotipos, prejuicios y cargas
emocionales, crea una actitud frente a ella, después de lo cual proyecta la
respuesta o la retroalimenta. Es la diferencia entre ver y mirar, oír y escuchar o
tocar y palpar.
Los Principios de la Comunicación son:
Los principios de la comunicación nos permitirán conocer más sobre la habilidad
que compartes con los demás hombres:
LA HABILIDAD DE COMUNICARTE
Omnipresente: Todo el mundo se comunica siempre, independientemente
de donde sea y cómo vive.
Inevitable: No se puede no comunicarse. Todo comportamiento humano
tiene significado.
Irreversible: Una vez que comunicas un mensaje, no puede ser borrado.
Predecible: El hombre siempre tiene un objetivo al comunicarse, el
fundamental es obtener algún beneficio, este puede ser físico, económico y
social.
Personal: Cada persona percibe o interpreta una situación de comunicación
de acuerdo con sus principios, intereses, creencias y valores socioculturales
y personales.
Continua: Toda comunicación debe iniciar con “y...”, porque en realidad no
hay ningún inicio, ni ningún fin a una situación de comunicación en
particular. Toda comunicación tiene historia y futuro, es continua.
Dinámica: La comunicación es un proceso, y como tal es dinámica.
EmisorSímbolo
-Mensaje-Canal-Receptor-Ruido Objetivo:
Retroalimentación
Transaccional: Los elementos involucrados en ella, como en todo proceso,
son interdependientes.
Verbal: Se da a través de la voz. (Signos verbales)
No verbal: Se da a través de signos no verbales.
Abarca contenido: Toda comunicación se efectúa dentro de un contexto.
Abarca relaciones interpersonales: La comunicación por su naturaleza se da
entre dos o más personas.
Requiere inteligibilidad: Las personas involucradas en el proceso tienen que
ser capaces de compartir signos y significados semejantes.
2.3. Comunicación Verbal y No Verbal
Cómo Nos Comunicamos:
Cuando hablamos de seres vivos, no nos referimos tan sólo a los humanos, ya que
desde los insectos hasta los grandes mamíferos tienen dicha facultad, siendo el
hombre el único ser que puede comunicarse por vía oral; mientras que los demás,
lo hacen por sonidos (pájaros, cuadrúpedos, delfines, ballenas) , fricción de
elementos de su cuerpo (grillos, chicharras) o por acción (formación de vuelo de
las abejas, posición del cuerpo de perros o venados, formación de nado de los
peces). Los mamíferos, incluido el hombre, también tienen la característica de
comunicarse por el tacto (contacto corporal).
Tipos de Comunicación
Auditiva: Es la comunicación desarrollada a través de sonidos producidos por el
emisor.
Visual: Consiste en la comunicación que el receptor percibe por la vista.
Táctil: Se considera aquella donde el emisor y el receptor entran el contacto físico.
Formas de Comunicación
Directa: Es la comunicación que se desarrolla entre el emisor y el receptor o
receptores en forma personal, con o sin ayuda de herramientas. Es llamada
también comunicación boca-oído. (Hablar frente a frente, charlas, conferencias,
etc.
Indirecta: Es aquella donde la comunicación está basada en una herramienta o
instrumento ya que el emisor y el perceptor están a distancia. La comunicación
indirecta puede ser personal o colectiva.
Indirecta/personal: Se desarrolla con la ayuda de una herramienta o instrumento
(hablar por teléfono, enviar una comunicación impresa, radioaficionados, correo
electrónico, chat por internet, etc.)
Indirecta/colectiva: El emisor se comunica con un grupo de receptores ayudado por
una herramienta o instrumento (periódicos, televisión, radio, cine, libros, página
web, videos, etc.). Se le conoce también como comunicación social o de masas.
El mensaje: En toda comunicación el emisor proyecta un mensaje que es recibido
por el receptor. Esta es la trilogía de la comunicación.
2.4. La Comunicación Eficiente
Una comunicación eficiente está basada en el establecimiento de un puente donde
el emisor tenga detectado el objeto, el lenguaje y el contenido correcto, conociendo
previamente quién es el perceptor y previendo cuál será su feedback (hacer las
cosas correctas correctamente).
La comunicación corporativa eficiente se basa en dos escenarios fundamentales:
- La estructura de una buena política de comunicación, donde se identifican
los puntos de partida reconocidos, el establecimiento de estándares de
calidad en la proyección y una coordinación para integrar toda la
-
comunicación que se proyecta.
Unas características específicas de la campaña, donde se identifica los
elementos relacionados con el análisis del problema, el desarrollo de la
estrategia comunicacional, los planes de implantación y el cálculo de la
efectividad del programa de comunicación corporativa.
2.5. Las Barreras a la Comunicación y Cómo Salvarlas
Barreras de la Comunicación
Entendemos por barreras impuestas a la comunicación, todos aquellos factores
que la impiden, deformando el mensaje, u obstaculizando el proceso general de
ésta.
Barreras Semánticas. Se refiere al significado de las palabras orales o
escritas. Cuando no precisamos su sentido, estas se presentan a diferentes
interpretaciones y así el receptor entiende no lo que dijo el emisor, sino lo
que su contexto cultural le indica. Por ejemplo; si el emisor dice carta blanca
significando confianza, crédito, puede originarse una barrera al entender el
receptor una cerveza. Otro ejemplo es el término salario. En las discusiones
relativas al contrato colectivo de trabajo la palabra significa conquista del
trabajador, mejor nivel de vida, etc., para una parte; mientras que para la
otra, implica elevación de costos, reducción de utilidades, y así etc.
Barreras Psicológicas. Hay muchos factores mentales que impiden
aceptar o comprender una idea, algunos de ellos son:
• No tener en cuenta el punto de vista de los demás.
• Sospecha o adversión.
• Preocupación o emociones ajenas al trabajo.
• Timidez.
• Explicaciones insuficientes.
• Sobrevaloración de sí mismo.
Algunas de las causas que contribuyan para formar barreras psicológicas son:
• Altos status. (título)
• Poder para emplear o despedir.
• Uso de sarcasmo.
• Actitud despótica.
• Crítica punzante.
• Uso de conocimientos precisos y detallados.
• Facilidad en el uso del lenguaje.
• Maneras demasiado formales.
• Apariencia física imponente.
• Interrumpir a los demás cuando hablan.
Barreras Fisiológicas. De este tipo son las que impiden emitir o recibir con
claridad y precisión un mensaje, debido a los defectos fisiológicos del
emisor o receptor. Tales defectos pueden afectar a cualquiera de los
sentidos. Un ciego, un tartamudo, un mudo, un sordo, pueden ser los
ejemplos más claros, pero también debemos considerar a las personas que
sin llegar a esos extremos tienen alguna falla y no ven, no escuchan o no
hablan bien debido a algún defecto orgánico.
Barreras Físicas. La distancia y el exceso de ruido dificultan la
comunicación, así como las interferencias en el radio o el teléfono. Estos
son ejemplos de barreras físicas que debemos tomar en cuenta al
comunicarnos, a fin de eliminarlas lo más posibles.
Barreras Administrativas. Son aquellas causadas por las estructuras
organizacionales, como mala planeación y deficiente operación de los
canales.
Barreras para la Comunicación eficaz en la Organización
La Filtración es la manipulación de la información del emisor para que sea
vista más favorablemente por el receptor. Los intereses personales y las
percepciones de lo que es importante de aquellos que resumen están
presentes en los resultados de la información, lo que hace imposible que los
receptores consigan información objetiva. Mientras más vertical es la
estructura de la organización más posibilidades de filtración habrá.
Percepción Selectiva en el que los receptores ven y escuchan en forma
selectiva basados en sus necesidades, motivaciones, experiencia,
antecedentes lo que no permite que se perciba la realidad y en su lugar se
interprete según el parecer de cada cual.
Defensa. Cuando el receptor se siente amenazado, tiende a reaccionar en
formas que reducen su habilidad para lograr entendimiento mutuo,
respondiendo en formas que retardan la comunicación eficaz
Lenguaje. La edad, la educación y los antecedentes culturales son
variables que influyen en el lenguaje que una persona usa. Las palabras
significan diferentes cosas para diferentes personas lo que crea dificultades
en la comunicación.
Como Salvar estas Barreras
Las siguientes recomendaciones podrían ayudar al administrador a salvar algunos
de los tipos de barreras administrativas.
- Aclaración anticipada de toda idea, antes de comunicarla.
- Interés en retroalimentación; o sea, verificar si el mensaje se recibió bien o
no, o si la reacción del receptor es la deseada.
- Precisar la verdadera finalidad de la información a comunicar.
- Conocimiento del significado preciso de los conceptos, para eliminar malos
entendidos.
- Utilización de lenguaje sencillo y directo.
- Empleo de múltiples canales de comunicación a fin de asegurarse de que la
información llegue hasta donde nos hemos propuesto.
- Aprovechamiento oportuno de las situaciones para transmitir el mensaje,
pues las circunstancias emotivas en las que se encuentre el receptor
pueden alterar el contenido del mensaje.
- Reforzar las palabras con hechos, por lo general, este punto se descuida.
Todos estos factores influyen en la persona que escucha para que acepte o
rechace las ideas que le han sido comunicadas. Para obtener resultados se
necesita algo más que únicamente hablar. A una persona generalmente es
necesario explicarle, convencerla, observar su actuación y también dejarle que ella
le hable a usted. Esto nos trae a nuestro objetivo final: comprender a otros.
Recomendaciones para una Comunicación eficaz en la Organización
El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el
comportamiento, con la noción de que comunicarse con los empleados es
esencial para el logro de las metas de la organización.
Asociar las acciones con las palabras
Comprometerse con la comunicación de dos vías (descendente y
ascendente)
Énfasis en la comunicación cara a cara
Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y
decisiones dentro de la organización
Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias
Diseñar un programa de comunicación para transmitir la información que
cada departamento o empleado necesita
Luchar porque la información fluya continuamente
2.6. Comunicaciones en la Empresa
Principios de la Comunicación Corporativa
La Comunicación Corporativa es el conjunto de mensajes que una institución
(empresa, fundación, universidad, ONG, etc.) proyecta a un público determinado
(Público/target) a fin de dar a conocer su misión y visión, y lograr establecer una
empatía entre ambos.
La Comunicación Corporativa tiene que ser dinámica, planificada y concreta,
constituyéndose en una herramienta de dirección u orientación sinérgica, basada
en una retroalimentación constante.
La fórmula de Lasswell (5w/h formula).- Toda comunicación responde
prioritariamente a seis preguntas: Quién, Qué, Cuándo, Dónde, Cómo y Por Qué.
La Percepción Comunicacional
En la comunicación corporativa, la percepción que tengan los públicos/target es
uno de los aspectos más importantes, ya que de ello depende la comprensión y la
actitud que tomarán, lo cual repercutirá en la respuesta al mensaje y la forma de
retroalimentación que generará.
Los Paradigmas
Son los elementos de referencia, dados por la visión y la misión de la empresa,
que tienen que conocer todos los trabajadores, desde los niveles de tomas de
decisión hasta los trabajadores de nómina diaria, para comprender cuál es el
objetivo, las metas y las tareas que desarrollan. Para el capitán de un barco, el
objetivo es puerto; el paradigma, el faro que lo conducirá seguro al objetivo.
La Pirámide Comunicacional
Estructuralmente, la empresa se representa como una pirámide. En la cúspide,
está el presidente; en la base, los trabajadores de nómina diaria. A ésta, hay que
sobreponerle la comunicacional, que estaría representada por una pirámide
invertida, ya que la presidencia conoce absolutamente todo de la empresa,
mientras que el trabajador sólo sabe que tiene que barrer el piso. ¿Cómo mejorar
esa comunicación? Estableciendo canales de comunicación de doble vía.
El Público/Target
Es el conjunto de personas a quienes van dirigidos los mensajes. Estos pueden ser
definidos como internos y externos.
- Público Interno: Es el grupo de personas que conforman una institución y
que están directamente vinculada a ella. En el caso de una empresa, el
público interno está conformado por accionistas, directivos, empleados,
trabajadores, contratistas, proveedores, distribuidores, etc.
- Público Externo: El público externo está determinado por las personas que
tienen alguna relación con la institución, sea ésta geográfica, de productos o
servicio.
Tipos de Comunicación Interna
La interrelación personal puede ser catalogada de acuerdo a su tipología en:
- Formal: Es aquella comunicación cuyo contenido está referido a aspectos
laborales. En general, ésta comunicación utiliza la escritura como medio
(Comunicados, memoranda, etc. La velocidad es lenta debido a que tiene
que cumplir todas las formalidades burocráticas.
- Informal: Es aquel tipo de comunicación cuyo contenido, a pesar de ser de
aspectos laborales, utiliza canales no oficiales. (Reunión alrededor del
botellón de agua, encuentros en los pasillos, etc.). Es más veloz que la
formal.
- Vertical: Es aquella comunicación que se genera en las áreas directivas de
la empresa y desciende utilizando los canales oficiales. En una
comunicación corporativa óptima, debería existir la comunicación vertical
ascendente.
- Horizontal: Se desarrolla entre los empleados de un mismo nivel corporativo.
Muy pocas veces utiliza las canales oficiales y es totalmente informal.
También es conocida como comunicación plana.
- Rumores: Es la comunicación informal que recorre la institución sin respetar
canales y a la velocidad de la luz. Se le llama también bolas o "radio
bemba".
2.6.1. Presentaciones
Es importante que la comunicación ascendente sea una manea de estar en
contacto con las necesidades del empleado y una forma eficaz para la toma de
decisiones adecuadas. A continuación se mencionará algunas de las
características que le dan importancia a esta comunicación, de las cuales se
podrá ver su aplicación directa en el rubro de normas de la comunicación
ascendente:
Brinda a los niveles altos de la organización la retroalimentación que
proviene de niveles más bajos acerca de las comunicaciones
descendentes. La comunicación ascendente es el contacto de la gente
con sus superiores para que éstos estén suficiente y oportunamente
informados de la manera en que sus departamentos o áreas de
responsabilidad reciben las comunicaciones descendentes.
Permite la participación de los empleados en la toma de decisiones
mediante la aportación de ideas, basadas en el conocimiento de sus
tareas. Esto, a su vez, impactará positivamente en la motivación del
personal la satisfacción con su tarea y, por lo tanto, abrirá las puertas a
una mayor productividad.
Puede incrementar la aceptación de decisiones ejecutivas, en la medida
en que exista un mayor acercamiento entre los jefes y empleados, se
logrará una mejor aceptación y comprensión en los últimos, de las
decisiones ejecutivas.
Mejora el conocimiento de los subordinados. La habilidad para influir y
motivar los niveles inferiores, tendrá mejores fundamentos y
oportunidades si se saben y comprenden las formas de pensar y sentir
de su personal.
2.6.2. Diagnóstico
• Se permite el diagnóstico de las malas interpretaciones y la prevención
de nuevos problemas cuando se presentan los primeros síntomas de
tensión y dificultades, ya que satisfacen necesidades humanas básicas,
como el sentirse tomado en cuenta
• Además mide el clima imperante en la organización. La comunicación
ascendente crea, además, un canal por el que la administración puede
medir el clima de la empresa y enfrentarse a problemas tales como
quejas o baja productividad, antes de que se conviertan en problemas
graves.
2.6.3. Discusiones
Mensajes que se deben incluir en la comunicación ascendente
- Lo que están haciendo los empleados
- Los problemas laborales no resueltos
- Sugerencias sobre el trabajo que se va a realizar.
- Actitudes y opiniones del trabajo, colegas y la compañía
2.6.4. Ventas
“Siempre que hay comunicación, hay información".
Comunicación Interna:
1. Para actividades no orgánicas (comunicación informal).
2. Para establecer programas. Estos nos permiten llevar adelante los
objetivos de la organización. Es un conjunto de acciones
3. Para suministrar información para activar programas. Transmitir la
información para llevar y dar a conocer los programas.
4. Para motivar a los individuos para que apliquen el programa.
5. Para realimentar el esquema (control)
Comunicación Formal
Una comunicación es formal cuando se relaciona con la Organización.
1) Comunicación verbal (tramo corto)- Filtros formales
2) Comunicación escrita: Memorándums y Cartas.
Los memorándums: se utilizan para transmitir información breve y
concisa. Se aclara quien es el receptor y el emisor. Son de circulación
interna. Generalmente en una organización grande se utilizan para
enviar mensajes entre dos diferentes áreas. Las cartas en cambio, se
utilizan para la relación entre la organización y el medio ambiente. Es
decir, su uso se extiende de la frontera de la misma.
3) Actas e Informes. Formalidades.
Los informes contienen información estandarizada y pre - establecida.
Las actas se escriben en reuniones, entre directivos, en un consejo, etc.
Se transcribe el resultado de la reunión. Firman los participantes al
finalizar la misma.
4) Manuales. Estos establecen los procedimientos a llevar en la
organización ante
una determinada situación. Son muy útiles cuando ingresa personal
nuevo a la organización.
5) Curso de documentos = Expediente: Es un documento que se le va
adicionando información acerca de un tema determinado, del cual se
necesita el consentimiento u opinión de todas las áreas. Cada una de
estas emite su informe para que luego se pueda tomar una decisión
final.
Cultura, Comunicación y Organización
- No existen culturas ni formas comunicativas originales, aisladas y únicas
- Todas son total o parcialmente híbridos e históricos
- En la organización es imprescindible conocer a los valores explícitos
- Los implícitos
- Los héroes organizacionales
- Los rituales
- Las ceremonias
- Las redes formales de comunicación
- Las informales
2.6.5. Manejo de Reuniones.- Prácticas de la Comunicación Ascendente
Reuniones Formales que Recompensan
Política a Puertas Abiertas que Motivan
Transposición de Umbrales que dan Reconocimiento
Cartas y Programas de Preguntas y Satisfacciones
Las Respuestas Involucran:
- Reuniones Informales
- Encuestas de Actitud