procedimiento - Pontificia Universidad Javeriana

VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN GENERAL FINANCIERA
OFICINA DE CONTABILIDAD
CÓDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
REVISADO POR
APROBADO POR
Jefe Oficina de Contabilidad
Coordinador Oficina de Contabilidad
Directora General Financiera
PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
CÓDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
1. OBJETIVO
Realizar las conciliaciones bancarias, correspondientes a las cuentas bancarias de la
Pontificia Universidad Javeriana mediante el análisis de la información de estas,
garantizando así la razonabilidad de las cifras en los estados financieros.
2. ALCANCE
Inicia con la solicitud por parte de la Oficina de Tesorería para que le sean enviados
los conceptos de movimiento correspondientes a las cuentas bancarias de la
Universidad y termina con el archivo de
la documentación que soporta
la
realización de las conciliaciones bancarias.
3. DEFINICIONES
•
Conciliación Bancaria: Es el proceso mediante el cual se relacionan todas las
operaciones registradas por el banco, con la información registrada por la
Universidad en el Sistema Finanzas Plus: lo anterior da como resultado las
partidas inconsistentes que son objeto de análisis.
•
Partidas Conciliatorias: Son todas aquellas diferencias que se identifican en el
proceso de conciliación bancaria, y que son objeto de análisis.
eLABORA
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PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
CÓDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
4. CONDICIONES GENERALES
•
Las Unidades encargadas de remitir a la Oficina de Contabilidad los extractos
bancarios correspondientes a las cuentas bancarias de la Universidad son la
Oficina de Tesorería y la Unidad de Gestión Regional, labor que deberá ser
realizada los primeros cinco días hábiles de cada mes.
•
Es responsabilidad de la Oficina de Contabilidad realizar mensualmente las
conciliaciones bancarias correspondientes a las cuentas bancarias y financieras
de la Pontifica Universidad Javeriana.
•
Los extractos bancarios correspondientes a las cuentas de la Universidad son
enviados por los diferentes bancos a la Oficina de Tesorería y a la Unidad de
Gestión Regional a través de dos medios: extracto físico y en medios magnéticos
(archivo plano).
•
Las únicas personas autorizadas para manejar el módulo de conciliaciones
bancarias dentro del Sistema Finanzas Plus y de realizar modificaciones en este,
son el Coordinador de Conciliaciones Bancarias, los Auxiliares de Conciliaciones
Bancarias de la Oficina de Contabilidad, el Coordinador de Egresos y el
Coordinador de Ingresos de la Oficina de Tesorería.
•
Cada uno de los ajustes requeridos para el cruce manual de las partidas
conciliatorias deberán ser autorizados por parte de la Jefe de la Oficina de
Contabilidad.
•
El registro de Notas Débito y Notas Crédito por concepto de gastos bancarios e
ingresos financieros, serán elaboradas por parte de la Oficina de Contabilidad y
verificadas por parte de la Oficina de Tesorería.
•
Los movimientos financieros que se registran en el módulo de tesorería deben
reflejar la realidad del hecho económico en los bancos, lo cual permite que el
proceso de conciliación sea de forma automática.
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REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
CÓDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
5.1 REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
No.
DESCRIPCIÓN
1
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Solicita a los diferentes bancos enviar los
conceptos de movimiento correspondientes a
las cuentas bancarias de la Universidad.
Oficina de Tesorería
Coordinador de
Egresos
2
Envía a la Oficina de Contabilidad los
conceptos de movimiento recibidos por parte
de los Bancos.
Oficina de Tesorería
Coordinador de
Egresos
3
Ingresa manualmente en el Sistema Finanzas
Plus los conceptos de movimiento enviados
por los diferentes bancos, a través de la
forma “MCME”
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
4
Radica a través de correo físico los extractos
bancarios correspondientes a las cuentas de
la Universidad en la Oficina de Contabilidad.
Unidad de Gestión
Regional /Oficina de
Tesorería
Coordinador
Unidad de
Gestión Regional
/Coordinador de
Egresos
5
Verifica que se encuentren todos los
extractos bancarios de la cuentas de la
Universidad.
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias/ Auxiliar
de Conciliaciones
Bancarias -
eLABORA
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REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
No.
DESCRIPCIÓN
•
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VERSIÓN: 1
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RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
Si la información correspondiente a los
extractos bancarios se encuentra en
medios magnéticos:
Realiza la parametrización correspondiente al
archivo plano enviado por el banco en el
Sistema Finanzas Plus a través de la forma
“MFEX”.
6
Remítase a la actividad 7.
•
Si la información de los extractos
bancarios no se encuentra en medios
magnéticos:
Digita partida por partida, la información del
extracto en el Sistema Finanzas Plus a través
de la forma “BMEX”.
Remítase a la actividad 9.
7
Importa la información que se encuentra en
medios magnéticos al Sistema Finanzas Plus
a través de la forma “BIEB”.
8
Registra las notas débito (gastos bancarios) y
las notas crédito (rendimientos financieros)
enviadas por los bancos, una vez ingresadas
las envía a la Oficina de Tesorería para su
correspondiente verificación.
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias/Coordin
ador de
Conciliaciones
Bancarias
9
Verifica que toda la información de los
extractos bancarios se encuentre en el
Sistema Finanzas Plus y que los saldos
correspondan a los extractos bancarios.
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
eLABORA
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REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
No.
DESCRIPCIÓN
•
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VERSIÓN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
Si toda la información de los extractos
bancarios se encuentra en el Sistema
Finanzas Plus:
Realiza el proceso de conciliación bancaria
mediante el cruce de cuentas en el sistema.
10
•
Si toda la información de los extractos
bancarios no se encuentra en el Sistema
Finanzas Plus:
Incluye o corrige la información faltante de
los extractos digitados manualmente.
Remítase a la actividad 5.
11
Analiza las diferencias que se identifican en
el proceso de conciliación bancaria (partidas
conciliatorias).
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
12
Envía comunicados a la Oficina de Tesorería
a través de correo electrónico para que se
realicen los ajustes que se requieran en las
partidas conciliatorias.
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
13
Realiza los ajustes correspondientes a las
partidas conciliatorias de las cuales se tiene
soporte, una vez realizados estos ajustes lo
informa al Coordinador de Conciliaciones
Bancarias de la Oficina de Contabilidad.
Oficina de Tesorería
Coordinador de
Egresos/Coordina
dor de Ingresos
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
14
Revisa y verifica las partidas conciliatorias
que fueron corregidas por parte de la Oficina
de Tesorería y realiza el cruce de las partidas
que corresponda.
eLABORA
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PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
No.
DESCRIPCIÓN
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VERSIÓN: 1
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RESPONSABLES
UNIDAD
CARGO
15
Realiza los ajustes requeridos para el cruce
manual de las partidas conciliatorias, con
previa autorización del Jefe de la Oficina de
Contabilidad.
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
16
Imprime los reportes correspondientes a las
cuentas que fueron conciliadas.
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
17
Envía a la Oficina de Tesorería y a la Unidad
de Gestión Regional a través de correo físico
un memorando para que sean ajustadas las
cuentas que no pudieron ser conciliadas.
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
Oficina de Tesorería
/Unidad de Gestión
Regional
Coordinador de
Egresos/Coordina
dor Unidad de
Gestión Regional
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
•
Para el caso de la Oficina de Tesorería:
Realiza las correcciones a las cuentas que no
fueron conciliadas y las ingresa en el Sistema
Finanzas Plus.
Remítase a la actividad 20.
18
•
Para el caso de la Unidad de Gestión
Regional:
Realiza las correcciones a las cuentas que no
fueron conciliadas y las envía nuevamente a
la Oficina de Contabilidad.
Remítase a la actividad 19.
19
Ingresa en el Sistema Finanzas Plus la
información que fue corregida por parte de la
Unidad de Gestión Regional y realiza el cruce
de las partidas que corresponda.
eLABORA
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REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
No.
20
Si existen
conciliadas:
cuentas
que
no
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UNIDAD
CARGO
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
fueron
Solicita
al
banco
la
aclaración
de
movimientos conciliatorios de los cuales no
se tiene soporte y realiza la corrección de las
mismas en el Sistema.
•
VERSIÓN: 1
RESPONSABLES
DESCRIPCIÓN
•
CÓDIGO: DGF-OCON-PC-PR01
Si todas las cuentas fueron conciliadas:
Remítase a la actividad 21.
21
Imprime el reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.
22
Solicita al Jefe de la Oficina de Contabilidad
la firma del reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
23
Elabora el reporte “Informe general de
partidas conciliatorias” y lo envía a la Jefe de
la Oficina de Contabilidad y la Jefe de la
Oficina de Tesorería.
Oficina de
Contabilidad
Coordinador de
Conciliaciones
Bancarias
Oficina de
Contabilidad
Auxiliar de
Conciliaciones
Bancarias
24
Archiva la documentación que soporta la
realización de las Conciliaciones Bancarias
(Extractos bancarios, memorandos, notas de
ajuste, reporte definitivo firmado).
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REALIZACIÓN DE
CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
A continuación se presenta el diagrama de flujo que describe en forma general el
procedimiento “Realización de Conciliaciones Bancarias” Las convenciones utilizadas
en este diagrama son las siguientes:
SÍMBOLO
NOMBRE
Terminal
Indica el inicio y fin del procedimiento.
Conector de
rutina
Permite dar continuidad a las actividades, evitando la intersección de líneas.
Representa una conexión entre actividades del procedimiento de la misma página
o entre páginas.
Conector de
página
Representa el enlace entre la última actividad de una página y la primera de la
siguiente.
Operación
Describe en forma general cada una de las actividades que se desarrollan dentro
del procedimiento.
Decisión o
alternativa
Indica un punto dentro del procedimiento en dónde surgen posibles caminos
alternativos.
Documento
Representa cualquier tipo de documento asociado al procedimiento.
Procedimiento
predefinido
Archivo
Rutina de
Sistemas de
Información
eLABORA
DESCRIPCIÓN
Referencia un procedimiento establecido a nivel institucional o al interior de la
Facultad/Dependencia.
Representa el archivo de documentos asociados al procedimiento.
Representa actividades ejecutadas a través de los diferentes Sistemas de
Información.
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PROCEDIMIENTO
REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
VERSIÓN: 1
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
INICIO
Solicitar a los diferentes bancos enviar los
conceptos de movimiento correspondientes a
las cuentas bancarias de la Universidad.
Envíar a la Oficina de Contabilidad los
conceptos de movimiento recibidos por parte
de los Bancos.
Ingresar manualmente en el Sistema
Finanzas Plus los conceptos de
movimiento enviados por los diferentes
bancos, a través de la forma “MCME”
Radicar a través de correo físico los extractos
bancarios correspondientes a las cuentas de la
Universidad en la Oficina de Contabilidad.
Verificar que se encuentren todos los
extractos bancarios de la cuentas de la
Universidad.
La información de los extractos
bancarios se encuentra en medios
magnéticos
Si
Realizar la parametrización
correspondiente al archivo plano enviado
por el banco en el Sistema Finanzas Plus a
través de la forma “MFEX”.
No
1
Digitar partida por partida, la
información del extracto en el Sistema
Finanzas Plus a través de la forma
“BMEX”.
A
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
CÓDIGO:DGF-OC-PC-PR01
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
A
Importar la información que se encuentra
en medios magnéticos al Sistema
Finanzas Plus a través de la forma “BIEB”.
Registrar las notas débito y las notas
crédito enviadas por los bancos y
enviarlas a la Oficina de Tesorería para
su correspondiente verificación.
Verificar que toda la información de los
extractos bancarios se encuentre en el
Sistema Finanzas Plus y que los saldos
correspondan a los extractos bancarios.
1
Toda la información de los extractos se
encuentra en Finanzas Plus
Si
Realizar el proceso de conciliación
bancaria mediante el cruce de cuentas en
el sistema.
No
Incluir o corregir la información faltante
de los extractos digitados manualmente.
Analizar las diferencias que se identifican en el
proceso de conciliación bancaria (partidas
conciliatorias).
B
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
B
Envíar comunicados a la Oficina de Tesorería
a través de correo electrónico para que se
realicen los ajustes que se requieran en las
partidas conciliatorias.
Realizar los ajustes correspondientes a las
partidas conciliatorias de las cuales se tiene
soporte, una vez realizados estos ajustes lo
informar al Coordinador de Conciliaciones
Bancarias de la Oficina de Contabilidad.
Revisar y verificar las partidas conciliatorias
que fueron corregidas por parte de la Oficina
de Tesorería y realizar el cruce de las partidas
que corresponda.
Realizar los ajustes requeridos para el cruce
manual de las partidas conciliatorias, con
previa autorización del Jefe de la Oficina de
Contabilidad.
Imprimir los reportes correspondientes a las
cuentas que fueron conciliadas.
Envíar a la Oficina de Tesorería y a la Unidad
de Gestión Regional a través de correo físico
un memorando para que sean ajustadas las
cuentas que no pudieron ser conciliadas.
C
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BANCARIAS
CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
C
Las cuentas no conciliadas
corresponden a la Oficina de
Tesorería?
Si
Realizar las correcciones a las cuentas que no
fueron conciliadas e ingresarlas en el Sistema
Finanzas Plus.
No
Realizar las correcciones a las cuentas que no
fueron conciliadas y enviarlas nuevamente a
la Oficina de Contabilidad.
Ingresar en el Sistema Finanzas Plus
la información que fue corregida por
parte de la Unidad de Gestión
Regional y realizar el cruce de las
partidas que corresponda.
Existen cuentas que no pudieron ser
conciliadas?
Si
Solicitar al banco la aclaración de
movimientos conciliatorios de los cuales no se
tiene soporte y realizar la corrección de las
mismas en el Sistema.
No
Imprimir el reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.
D
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REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES
BANCARIAS
CÓDIGO: DGF-OC-PC-PR01
VERSIÓN: 1
FECHA: Diciembre de 2006
REALIZACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
D
Solicitar al Jefe de la Oficina de Contabilidad
la firma del reporte definitivo de las cuentas
que fueron conciliadas.
Elaborar el reporte “Informe general de
partidas conciliatorias” y enviarlo al Jefe de la
Oficina de Contabilidad y la Jefe de la Oficina
de Tesorería.
Archivar la documentación que soporta
la realización de las Conciliaciones
Bancarias (Extractos bancarios,
memorandos, notas de ajuste, reporte
definitivo firmado).
FIN
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CONCILIACIACIONES BANCARIAS EN
EL SISTEMA FINANZAS PLUS
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7. RELACIÓN DE REGISTROS
eLABORA
NOMBRE
CÓDIGO
Extractos Bancarios
Sin código asignado
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