Gestion del Alcance

GESTION OPERATIVA
La gestión deja de ser una tarea aislada para constituirse
en una herramienta que sirve para ejecutar las acciones
necesarias que permitan ordenar, disponer y organizar
los recursos de un proyecto, utilizando procedimientos
específicos y optimizando la relación entre recursos y
resultados.
Objetivos de la gestión: Conocer y hacer el mejor uso posible de los recursos
disponibles para satisfacer de manera óptima los objetivos perseguidos,
teniendo en cuenta las limitaciones que se puedan presentar.
Niveles de gestión
Las labores de gestión abarcan todos los ámbitos de un proyecto, incluyendo
los administrativos e incluso financieros, el alcance y la trascendencia de las
acciones que se ejecuten. En este ámbito se destacan los siguientes niveles:
• Gestión del alcance: Comprende las actividades orientadas a
garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los
objetivos del proyecto.
• Gestión técnica o de proceso: Incluye las actividades necesarias para
garantizar que los resultados del proyecto satisfagan las necesidades y
requerimientos de los gestores o inversionistas.
• Gestión del Tiempo: Comprende las actividades necesarias para
asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los
resultados (producción de bienes o servicios) estén a disposición de los
clientes o consumidores.
• Gestión de costos: Asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de
los rangos económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos
asignados para la actividad correspondiente).
• Gestión de calidad: Tiene que ver con las actividades que aseguran
que el proyecto satisface los requisitos bajo los cuales deben generarse
los resultados.
• Gestión de los recursos: Para que una empresa cumpla su misión, logre sus
objetivos y le entregue resultados favorables a los propietarios, es necesario
que cuente con recursos suficientes para que contribuyan a una gestión
adecuada incrementando la productividad de la empresa.
• Gestión de la comunicación: Permite garantizar que la información
formal e informal, se genere, recopile, almacene y utilice de forma
adecuada.
• Gestión de compras y adquisiciones: Cuando el proyecto es de
cierta complejidad, se hace necesario definir algunos procedimientos que
estén orientados a la correcta selección y obtención de bienes y servicios
que deben ser llevados de fuera de la empresa o del proyecto.
En el desarrollo de este módulo se prefundirá en los siguientes niveles de
gestión:
1.
2.
3.
4.
Gestión del Alcance
Gestión del Tiempo
Gestión de los Recursos
Gestión de los Costos
1. GESTION DEL ALCANCE
Comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las
tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto.
La gestión del alcance del proyecto se relaciona principalmente con la
definición y el control de lo que está y no está incluido en el proyecto.
En el contexto del proyecto, la palabra alcance puede referirse a lo siguiente:
• Alcance del producto. Las características y funciones que caracterizan a un
producto, servicio o resultado.
• Alcance del proyecto. El trabajo que debe realizarse para entregar un
producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas.
PLANIFICACIÓN DEL ALCANCE
El plan de gestión del alcance del proyecto es una herramienta de planificación
que describe cómo el equipo definirá el alcance del proyecto, desarrollará el
enunciado del alcance del proyecto detallado, definirá y desarrollará la
estructura de desglose del trabajo, verificará y controlará el alcance del
proyecto.
Entradas
1. Factores Ambientales de la Empresa
2. Activos de los Procesos de la Organización
3. Acta de Constitución del Proyecto
4. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
5. Plan de Gestión del Proyecto
Herramientas y Técnicas
Juicio de Expertos para desarrollar el plan de gestión del alcance del proyecto.
Plantillas, Formularios, Normas Plantillas de estructura de desglose del trabajo,
plantillas de plan de gestión del alcance y formularios de control de cambios en
el alcance del proyecto.
Salidas
“Plan de Gestión del Alcance del Proyecto “
El plan de gestión del alcance del proyecto proporciona orientación sobre cómo
el equipo de dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará
y controlará el alcance del proyecto.
DEFINICIÓN DEL ALCANCE
La
preparación de un enunciado del alcance del proyecto detallado es crítica para
el éxito del proyecto y se construye sobre la base de los principales productos
entregables, asunciones y restricciones que se documentan durante la
iniciación del proyecto en el enunciado del alcance del proyecto preliminar.
Durante la planificación, el alcance del proyecto se define y describe con mayor
especificidad porque se conoce más información acerca del proyecto.
Entradas
1. Activos de los Procesos de la Organización
2. Acta de Constitución del Proyecto
3. Enunciado del Alcance del Proyecto Preliminar
4. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
Herramientas y Técnicas
1. Análisis del Producto Técnicas como desglose del producto, análisis de
sistemas, ingeniería de sistemas, ingeniería del valor, análisis del valor y
análisis funcional.
2. Identificación de Alternativas Las más comunes son la tormenta de ideas
y el pensamiento lateral.
3. Juicio de Expertos
4. Análisis de los Interesados Identifica la influencia y los intereses de los
diversos interesados y documenta sus necesidades, deseos y
expectativas.
Salidas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto El enunciado del alcance del
proyecto describe, en detalle, los productos entregables del proyecto y el
trabajo necesario para crear tales productos entregables.
2. Cambios Solicitados
3. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto (Actualizaciones)
VERIFICACIÓN DEL ALCANCE
La verificación del alcance es el proceso de obtener la
aceptación formal por parte de los interesados del
alcance del proyecto completado y los productos
entregables relacionados. Verificar el alcance del
proyecto incluye revisar los productos entregables para
asegurarse
de
que
cada
uno
se
complete
satisfactoriamente
Si el proyecto se termina antes de lo previsto, el proceso de verificación del
alcance del proyecto debería establecer y documentar el nivel y alcance de lo
completado.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
3. Productos Entregables Los productos entregables son aquellos que se
han completado total o parcialmente, y constituyen una salida del
proceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
Herramientas y Técnicas
1. Inspección Medir, examinar y verificar, a fin de determinar si el trabajo y
los productos entregables cumplen con los requisitos y los criterios de
aceptación del producto.
2. Las inspecciones pueden denominarse revisiones, revisiones de
productos, auditorías y revisiones generales.
Salidas
1. Productos Entregables Aceptados
2. Cambios Solicitados
3. Acciones Correctivas Recomendadas
4.
CONTROL DEL ALCANCE
El control del alcance del proyecto se encarga de influir sobre los factores que
crean cambios en el alcance del proyecto y de controlar el impacto de dichos
cambios.
El control del alcance del proyecto también se usa para gestionar los cambios
reales cuando se producen, y está integrado con los demás procesos de
control. Los cambios no controlados a menudo se denominan corrupción del
alcance del proyecto. Los cambios son inevitables, con lo cual se impone algún
tipo de proceso de control de cambios.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
2. Estructura de Desglose del Trabajo
3. Plan de Gestión del Alcance del Proyecto
4. Informes de Rendimiento Los informes de rendimiento proporcionan
información sobre el rendimiento del trabajo del proyecto, como por
ejemplo los productos entregables intermedios que se han completado.
5. Solicitudes de Cambio Aprobadas
6. Información sobre el Rendimiento del Trabajo
Herramientas y Técnicas
1. Sistema de Control de Cambios Define los procedimientos por los cuales
pueden modificarse el alcance del proyecto y el alcance del producto.
2. Análisis de Variación Las mediciones del rendimiento del proyecto se
usan para evaluar la magnitud de la variación.
3. Replanificación Con las solicitudes de cambio aprobadas que afecten al
alcance del proyecto
4. Sistema de Gestión de la Configuración Proporciona procedimientos
para el estado de situación de los productos entregables
Salidas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto (Actualizaciones)
2. Estructura de Desglose del Trabajo (Actualizaciones)
3. Línea Base del Alcance (Actualizaciones)
4. Cambios Solicitados
5. Acciones Correctivas Recomendadas
6. Activos de los Procesos de la Organización (Actualizaciones)
7. Plan de Gestión del Proyecto (Actualizaciones)