estudios previos de necesidad, conveniencia y oportunidad

ESTUDIOS PREVIOS DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD
PARA LA ADECUACIÓN FISICA DE LA VENTANILLA UNICA DE LA
CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI
1.
DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD.
La Contraloría General de Santiago de Cali, inicia el proceso de atención a la
comunidad en general y servidores públicos internos y externos, en la
Ventanilla Única, donde se reciben toda clase de documentos dirigidos a las
distintas dependencias de la Entidad. Así mismo, desde la Ventanilla Única, se
tramita y envía la correspondencia que va dirigida a los sujetos y puntos de
control, a otras entidades, peticionarios y comunidad en general, formado así,
parte de la cadena de la gestión documental; adicionalmente, es el punto desde
el cual se informa a los funcionarios que son requeridos personalmente.
Para que dicha actividad se realice de forma eficiente y eficaz, se cuenta con
tres funcionarios (dos fijos y un mensajero), equipos electrónicos como:
computadores, teléfono conmutador y scanner, así como el mobiliario
necesario para soportar los mismos y proporcionar comodidad a quienes
laboran en dicho espacio. Para darle cabida tanto al personal, como a todos los
elementos que hacen posible un ambiente de trabajo ideal, se requiere de un
área suficiente que permita no sólo la correcta ubicación de los mismos, sino la
debida custodia de la información que reposa de forma transitoria y
permanente en la aludida dependencia y la movilidad y comodidad de los
servidores públicos.
En la actualidad, la Ventanilla Única, no cuenta con el espacio adecuado
permita una correcta movilidad de los que allí laboran, generando
incomodidades, movimientos inadecuados que crean inconvenientes de orden
físico por la falta de ergonomía de esta oficina, por lo que se hace
indispensable su ampliación, implicando con ello reducir o adecuar la oficina
colindante perteneciente al tesorero. Para dar cumplimiento a esta actividad, se
requiere contratar tal servicio, ya que nuestro organismo de control no cuenta
con personal idóneo para llevarla a cabo.
La necesidad aquí planteada está incluida en el Plan de Compras 2011, dentro
del rubro adecuaciones locativas.
2.
DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR
OBJETO
Contratar la adecuación física de la Oficina del Tesorero y ampliación de la
Ventanilla Única de la Contraloría General de Santiago de Cali.
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La adecuación se hará conforme con las medidas definidas en el siguiente
plano:
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Las actividades a realizar serán las siguientes:
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3.
Desmonte de la puerta de la Oficina del Tesorero.
Corte del muro de panel yeso que divide la Ventanilla Única y la oficina
de Tesorería
Corte del muro de panel yeso anexo a la puerta de entrada de la
Ventanilla Única.
Prolongación del muro de panel yeso (0.40 mts) de la oficina localizada
entre la Ventanilla Única y la oficina del Tesorero.
Instalación de muro en panel yeso que divide la Ventanilla Única y la
oficina de Tesorería.
Instalación de la puerta del Tesorero.
Pintura de muros y cielo rasos de la Ventanilla Única y la Tesorería en
general.
Retiro de escombros.
ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO
Teniendo en cuenta las condiciones anteriormente expuestas, se realizó el
siguiente estudio de precios globales de los insumos y mano de obra, para
determinar el valor máximo estimado a cancelar por estas adecuaciones:
El Valor máximo a presentar por los proponentes es la suma de tres millones
trescientos mil pesos ($3.300.000.) mte.
4.
FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE
SELECCIÓN
Por tratarse de una contratación, cuyo valor no excede el 10% de la menor
cuantía, a la presente contratación le son aplicables las Leyes 80 de 1993,
1150 de 2007, 1474 de 2011 artículo 94 y el Decreto 2516 de 2011, por el cual
se reglamenta la modalidad de selección de Mínima Cuantía, así como las
demás normas concordantes o complementarias; para aquellos aspectos no
regulados en las normas anteriores, se aplican las normas comerciales y civiles
pertinentes, así como las reglas establecidas en esta invitación pública o en las
adendas que se expidan durante el desarrollo de este proceso.
5.
OFERTA MÁS FAVORABLE:
Se aceptará la oferta con el precio más bajo, conforme con lo establecido en el
artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y el Decreto 2516 de 2011, siempre que se
encuentre en condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la
entidad, para lo cual se utilizará el procedimiento en dichas normas aludido.
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Los requisitos mínimos habilitantes serán verificados únicamente al oferente
con el precio mas bajo, en caso de que éste no cumpla con los requisitos
habilitantes exigidos se evaluará a quien haya presentado el segundo menor
precio, en caso de que este tampoco cumpla se verificarán los requisitos
habilitantes de quien presentó el tercer menor precio y así sucesivamente hasta
obtener un oferente habilitado. (En este evento el cronograma se modificará).
En el evento que exista un empate la CONTRALORIA GENERAL SANTIAGO
DE CALI, adjudicará a quien haya entregado primero la oferta entre los
empatados, según el orden de entrega de las mismas, conforme al parágrafo 1
del artículo 4 del Decreto 2516 de 2011.
6.
PRESUPUESTO OFICIAL:
Se estima un valor de TRES MILLONES TRESCIENTOS MIL PESOS
($3.300.000) M/CTE, incluido el IVA., amparado con el Certificado de
Disponibilidad Presupuestal No. 20110131 de julio seis (6) de 2011.
7. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:
Prestar el servicio de conformidad con los criterios establecidos en el punto No.
2 del presente estudio, dentro del término indicado por la Entidad.
Utilizar materiales de primera calidad necesarios para el desarrollo del objeto
del contrato.
El contratista deberá atender con oportunidad los reclamos que se hagan por la
mala prestación del servicio o mala calidad del producto.
Efectuar las respectivas correcciones que sobre el particular efectúe el
supervisor del contrato.
Será responsabilidad del contratista sufragar los gastos de salarios,
prestaciones sociales, riesgos profesionales, así como a las Cajas de
Compensación Familiar, SENA, I.C.B.F y demás erogaciones que se generen
por concepto del personal que vincule el contratista seleccionado para cumplir
con el objeto del contrato, por ende, LA CONTRALORIA GENERAL
SANTIAGO DE CALI no posee ningún vínculo laboral con dicho personal.
8. LUGAR DE EJECUCIÓN:
Séptimo piso de la Torre Alcaldía – CAM, en la ciudad de Santiago de Cali.
9. PLAZO DE EJECUCIÓN:
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Ocho (8) días a partir de la comunicación de la aceptación de la oferta. Así lo
dice la norma.
10. FORMA DE PAGO:
La CONTRALORIA GENERAL SANTIAGO DE CALI, cancelará el valor del
contrato, previa certificación de recibido a satisfacción del supervisor del
contrato, con la presentación de la factura u orden de servicio.
11.
ANÁLISIS DE RIESGO Y EXIGENCIA DE GARANTIAS
Teniendo en cuenta la forma de pago y lo consagrado en el Artículo 8 del
Decreto 4828 de 2008, no se considera necesario exigir garantía alguna.
12.
SUPERVISIÓN DEL CONTRATO:
La supervisión del contrato de obra que se suscriba será realizada por la
Directora Administrativa y Financiera de la Entidad.
CRISTHIAN ZUÑIGA PARDO
Subdirector Administrativo
Contraloría Visible, Cali Transparente
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