La Carta de Gerencia o Carta de Representación

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Contenido
INFORME ESPECIAL
La Carta de Gerencia o Carta de Representación
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ello constituiría una limitación al
alcance del trabajo y, por lo tanto, el
auditor debería emitir una opinión con
salvedad indeterminada o abstenerse
de opinar. En tales casos, el auditor
debe evaluar la confianza que ha depositado en otras representaciones hechas
por la administración durante el curso
de su examen y considerar tal negativa puede tener efectos adicionales
sobre su dictamen.
Por otro lado, la NAGU 3.70 “Carta
de Representación” reconoce también
que el auditor debe obtener una carta
de representación del titular y/o nivel
gerencial competente.
Ficha Técnica
Autor : C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título : La Carta de Gerencia o Carta de Representación
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 166 - Primera
Quincena de Setiembre 2008
1. Aspectos generales
La Carta de Gerencia viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de
Auditoría, a través del cual el titular de
la entidad auditada y/o el nivel gerencial
competente (Gerente General, Gerente
Regional o Gerente Municipal) reconoce
haber puesto a disposición de la comisión
de auditoría toda información requerida,
así como haber obtenido manifestaciones
o cualquier hecho significativo ocurrido durante el período del examen realizado.
• Base legal.- NIA 580. Representaciones de la gerencia
El auditor debe obtener evidencia
respecto de que la dirección del ente
reconoce su responsabilidad sobre la
presentación razonable de los estados
financieros de acuerdo con las normas
contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor
debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya
las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen
los estados financieros, cuando ninguna
otra evidencia apropiada es razonable
pensar que pueda existir. Por ello, esta
carta no sustituye los procedimientos
de auditoría que debe efectuar el auditor. La norma provee un ejemplo de
carta de representación.
• NIA Nº 580.- Representación de
Gerencia, en su numeral 15, señala
lo siguiente:
Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación,
N° 166
2. Importancia
Es importante porque las posibilidades de
interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando
las manifestaciones verbales son confirmadas
por escrito por la administración.
Por otro lado, las manifestaciones vertidas
por la administración o gerencia constituyen
una de las fuentes de evidencia de auditoría
más significativas. Estas manifestaciones
se efectúan verbalmente a lo largo de la
auditoría en respuesta a determinadas
interrogantes y, por escrito al concluirse,
a través de una Carta de Representación
es necesario discutir su contenido con
los funcionarios apropiados con suficiente
tiempo, para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y documentación.
-
-
4. Requisito Formal de la Carta
de Gerencia
La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel
membretado de la entidad y firmada por
funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional,
Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen
pleno conocimiento y son responsables
de los asuntos materia de la carta.
5. ¿Qué debe contener la Carta
de Gerencia?
El alcance y contenido de la Carta de
Gerencia debe reflejar las manifestaciones
reales, debiéndose ajustar a las circunstancias específicas de cada auditoría. Por
lo general, debe contener los siguientes
aspectos:
-
3. Objetivos
-
-
Primera Quincena - Setiembre 2008
Obtener el reconocimiento expreso
de parte de la entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de
que no existan asuntos considerables
o de materialidad que puedan afectar
la razonabilidad de los Estados Financieros.
Confirmar la evidencia corroborativa
de las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad.
Confirmar las aseveraciones orales y
escritas proporcionadas por la entidad examinada.
Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes
con otras evidencias obtenidas incluyendo otras afirmaciones.
Tomar en consideración si las personas que representan a la entidad
pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes
de la auditoría.
Informe Especial
La Carta de Gerencia o Carta de Representación
-
-
Declaración de la administración o
gerencia sobre su responsabilidad
en la preparación de los Estados
Financieros.
Reconocimiento de la disponibilidad
y entrega de todos los registros, documentos y libros de contabilidad.
Declaración formal, que no existan
errores significativos en los Estados
Financieros ni en las transacciones no
registradas.
Declaración de incumplimiento de
parte de la entidad de cualquier conActualidad Empresarial
VIII -1
VIII
Informe Especial
trato que pudiera afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.
Reconocimiento y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores
después del balance.
Declaración de que no existen irregularidades o actos ilegales.
Reconocimiento de inventarios concernientes a bienes obsoletos.
Reconocimiento de otros pasivos
que no estén incluidos en el Balance
General.
Declaración sobre reclamos o juicios
pendientes que los asesores estimen
ser defendibles.
Otros aspectos o cuestiones en las
que el conocimiento de los hechos
se limitan a la entidad o gerencia.
-
2.
Hemos puesto a su disposición
todo(a)s.
manera uniforme con relación al
ejercicio anterior.
-
Las actas de directorio y/o sesiones
de consejo, y;
-
Los registros de contabilidad, la
documentación sustentatoria y la
información respectiva les han sido
facilitadas.
3.
No conocemos la existencia de
saldos, operaciones o contratos de
importancia que no estén razonablemente expuestos o debidamente contabilizados en los registros
contables que amparan los Estados
Financieros.
12. La existencia al 31 diciembre de
……….han sido determinadas en
base a los registros permanentes
de control de la entidad; los cuales
fueron ajustados de acuerdo con los
resultados de los recuentos físicos
efectuados al cierre del ejercicio
por empleados capacitados para
ello, efectuándose las estimaciones
necesarias en cuanto a los inventarios
obsoletos.
4.
6. Responsabilidad penal de los
auditores internos y externos
Por otro lado, hoy en día es importante
conservar esta carta ya que constituye
una prueba a favor del auditor, por futuras consecuencias que pudieran ocurrir
a consecuencia de la modificación de los
artículos 198 y 254 del código penal, vigentes a partir del 7 de junio de 2006.
5.
7. Modelo de Carta de Gerencia
o Representación (Elaborado
por la entidad auditada)
6.
Modelo de Carta de Gerencia o Representación (Elaborado por la entidad
auditada)
F Y. L. Asociados S.C. Sociedad de Auditoría.
No existe incumplimiento o:
Violaciones o posibles violaciones
de leyes o regulaciones, cuyos
efectos deben ser considerados en
los Estados Financieros o como una
base de registro de una pérdida
contingente.
8.
Todos los fondos de caja y bancos y
otros bienes y activos de la entidad,
según nuestros conocimientos, han
sido incluidos en los Estados Financieros.
9.
La entidad tiene a su nombre los
correspondientes títulos de propiedad de los activos de gravámenes
y/o garantías de importancia sobre
cualquier activo se exponen en los
anexos o en las notas correspondientes.
Muy señores nuestros:
1.
VIII-2
Reconocemos la responsabilidad de
la administración en cuanto a presentar razonablemente en los Estados
Financieros la situación financiera, los
resultados de las operaciones y los
flujos de efectivo, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados.
Instituto Pacífico
La entidad ha cumplido con todos
los aspectos contractuales que podrían tener un efecto importante
sobre los Estados Financieros.
-
Lima.A nuestro mejor saber y entender, les
confirmamos las siguientes informaciones
y aseveraciones que les suministramos durante el examen de los Estados Financieros
del 01 de enero al 31 de diciembre de
…………; con el propósito de expresar una
opinión sobre si dichos estados presentan
razonablemente la situación financiera,
los resultados de las operaciones y flujos
de efectivo a dicha fecha, de acuerdo a los
Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, y las Normas Internacionales de
Contabilidad para el sector público.
No existen notificaciones de organismos superiores rectores con respecto
al incumplimiento de, o deficiencias
en, la preparación de información
financiera que podrían tener tener
un efecto significativo sobre los
Estados Financieros.
7.
Lima…… de……de…………….
Señores.
Desconocemos la existencia de
irregularidades que involucren la
administración o empleados que
desempeñen roles de importancia
dentro del sistema de control interno
contable o cualquier irregularidad
en que de alguna forma esté involucrado otro personal y que podrían
afectar en forma significativa los
Estados Financieros, o alguna violación o posibles violaciones a leyes o
reglamentos cuyos efectos debieran
ser considerados para su exposición
en los Estados Financieros.
10. Las cuentas por cobrar al 31 de
diciembre de……….por un total de
S/………….representan los ingresos
tributarios y no tributarios u otros
conceptos hasta esa fecha y no están
sujetos a descuentos con excepción
de los pagos en efectivo.
11. Las existencias al 31 de diciembre
de………por un total de S/………….
están valuadas a su costo o valor
neto de realización, el que fuere
menor, sobre la base promedio de
13. No existen deudas, según nuestro entender, al 31 de diciembre de……..
que no estén incluidas en los Estados
Financieros. No existen otros pasivos
de importancia o pérdidas contingentes no previstas o expuestas.
14. Hemos revelado en notas a los EE.FF.
todas las garantías otorgadas a terceros.
15. No existen compromiso de compra
por cantidades y precios que pudieran originar pérdidas para la entidad.
El cumplimiento de los compromisos
contraídos o la imposibilidad de hacerlo no generaran mayores perdidas
que las ya contabilizadas.
16. No existen activos fijos dado en
prenda o garantía.
17. No existen acuerdos formales o informales que comprometen los saldos
por ninguna de nuestras cuentas de
efectivo o inversiones………excepto
por lo revelado en la nota No……..
a los Estados Financieros.
18. Los Estados Financieros y notas adjuntas incluyen todas las exposiciones necesarias para una presentación
razonable de la situación financiera y
los resultados de las operaciones de
la entidad de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente
Aceptados, así como aquellas exposiciones exigidas por la legislación a
las cuales está sujeta la entidad.
19. No conocemos la existencia de acontecimiento producido con posterioridad al cierre y fecha que, pese a no
afectar a los mencionados Estados
Financieros, hayan provocado o es
probable que lo hagan, algún cambio de importancia en la situación
financiera o en los resultados de la
entidad.
20. No tenemos planes que afecten
significativamente la clasificación de
los activos y pasivos.
21. Les confirmamos que los activos totales ascienden a S/…………., los pasivos totales S/…………y el patrimonio
asciende a S/……………, el déficit o
superávit asciende a S/…………,no
existiendo ninguna operación no
registrada que pudiera variar los
referidos saldos.
22. No hay afirmaciones negativas
sobre reclamos informados por
nuestros abogados como probables
aseveraciones que deberían ser
reveladas.
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Primera Quincena - Setiembre 2008