estructura del seguimiento y control del plan

ESTRUCTURA DEL
SEGUIMIENTO Y
CONTROL DEL PLAN
DE
FORTALECIMENTO
INSTITUCIONAL
AUTOR
Ing. Luis Campuzano Castro. Mg. Sc.
Universidad Técnica de Machala
ESTRUCTURA DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL
“Lo que no se puede medir, no se puede gestionar”
Simón González de la Riva
INTRODUCCIÓN
La Universidad Técnica de Machala (UTMACH) como resultado de la evaluación
institucional realizada por el Consejo de Evaluación Acreditación y
Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior (CEAACES) fue
categorizada “D” por lo que de acuerdo al reglamento respectivo tiene que realizar
un Plan de Fortalecimiento Institucional (PFI), que debe ser cumplido en doce
meses, el mismo que para su cumplimiento debe tener un seguimiento y control.
La Comisión de elaboración del PFI se plantea la formulación de este
complemento adoptando la metodología del tablero de comando1 que va a permitir
tomar las acciones suficientes y necesarias para enrumbar al Plan de
Fortalecimiento Institucional a un cumplimiento total.
La Universidad Técnica de Machala, cuenta con una Planificación Estratégica,
que se la realizó con la participación de la comunidad universitaria y los sectores
representativos de su entorno, en este instrumento están plasmados propósitos de
largo alcance que van a afectar a la institución positivamente si se toman las
decisiones en forma sistemática. Pero no se ha adoptado una metodología para su
seguimiento y control que permita anticipar decisiones que deben tomarse en el
presente para considerar implicaciones futuras. Hoy con la necesidad de llevar
adelante el Plan de Fortalecimiento Institucional cuya aplicación es ahora, se tiene
que generar un seguimiento y control eficiente que permita cumplir en este corto
tiempo objetivos estratégicos urgentes con la toma de decisiones importantes para
obtener resultados efectivos.
La Universidad Técnica de Machala está en una fase de reestructuración en virtud
de la reciente aprobación de su Estatuto por parte del Consejo de Educación
Superior, por lo que su estructura interna está siendo acoplada a este instrumento
legal, por ello se está implementado una gestión por procesos, la que va tomando
forma en todos los estamentos capaz de lograr los objetivos propuestos y que
ahora constituyen su prioridad aquellos considerados en el Plan de
Fortalecimiento Institucional.
El seguimiento y control se convierte en una herramienta muy necesaria para
lograr el cumplimiento de los objetivos estratégicos planificados ya que es
importante ir tomando los correctivos necesarios y urgentes para superar las metas
1
Vogel Mario Héctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN IBEROAMÉRICA, Club Tablero de
Comando, Creative Commons Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina.
1
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
planteadas. La UTMACH ha acogido para este cometido utilizar una metodología
práctica y efectiva que permite visualizar permanentemente el progreso de las
acciones que realizan diferentes actores de la institución y tomar los correctivos
inmediatos que demande aquellas acciones que frenan la correcta marcha del Plan.
OBJETIVOS
Realizar el seguimiento permanente de las tareas y acciones que deben realizar
cada uno de los responsables de las mismas y relacionarlos con los objetivos
tácticos y estratégicos del Plan de Fortalecimiento Institucional para su
asesoramiento y retroalimentación.
Controlar los plazos, presupuestos y resultados que permitan cumplir
eficientemente las tareas, acciones, objetivos tácticos y objetivos estratégicos
planteados en el Plan de Fortalecimiento Institucional.
Informar oportunamente a los responsables de las tareas y a las autoridades de la
UTMACH los cumplimientos y desfases, para implementar los correctivos
inmediatos y lograr el cumplimiento de los objetivos del Plan de Fortalecimiento
Institucional.
PERIODICIDAD
El seguimiento y control del Plan de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de
Machala internamente será semanal y mensual y trimestral externamente
(informes al CEAACES)
Los responsables de las acciones y tareas realizarán el seguimiento y control
semanalmente y el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad lo hará
mensualmente y trimestralmente, emitiendo informes mensuales a las autoridades
de la Universidad y trimestralmente al CEAACES.
Las autoridades de la universidad tienen acceso permanente al seguimiento y
control del Plan y estarán monitoreando cada una de las tareas que se ejecuten o se
atrasen.
METODOLOGÍA DE SEGUIMIENTO Y CONTROL
Mediante la aplicación de un sistema informático de control y seguimiento
denominado tablero de comando se alimentará la información sobre el avance de
las tareas planificadas, previo a su aplicación se proporcionará una capacitación
exhaustiva a todos los responsables de las tareas y a las autoridades de la
UTMACH.
2
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
El tablero de comando es una metodología que emplea los datos del Plan de
Fortalecimiento Institucional desglosado por tareas y por responsables con el
registro del tiempo de inicio y finalización de la tarea.
Al tablero de comando tienen acceso los responsables de cada tarea planificada,
mediante una ventana dedicada. El responsable de la tarea tiene que ir registrando
los avances semanales de su tarea, tanto en tiempo, como en procesos realizados,
resultados conseguidos y evidencias requeridas.
El sistema va procesando la información y la incorpora al tablero de comando
general que es administrado por el Director de Evaluación Interna y Gestión de la
Calidad, quien revisa semanalmente los avances y los reporta al sistema para
retroalimentación de los responsables de las tareas. Al tablero de comando general
tienen acceso permanente las autoridades de la universidad (Rector, Vicerrectora
Académica, Vicerrector Administrativo).
Además, como mecanismo de retroalimentación de las autoridades acerca de los
avances de plan, se implementará un Procedimiento de Revisión por la Dirección
(Anexo 1), de acuerdo a lo que estipula el apartado 5.6 de la norma internacional
ISO 9001:2008. Este procedimiento se realizará con una periodicidad trimestral y
extraordinariamente cuando lo soliciten las autoridades de la universidad. La
Revisión por la Dirección permitirá analizar y llevar un registro de los avances
logrados en la ejecución del plan, adoptar medidas que contribuyan a su eficacia.
Para garantizar la eliminación de no conformidades provocadas por el eventual
incumplimiento de estrategias, objetivos, acciones y tareas del Plan de
Fortalecimiento se implementará un Procedimiento de Acciones Correctivas
(Anexos 2, 3 y 4) de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma
internacional ISO 9001:2008, de manera que se adopten medidas que permitan la
eliminación de las causas de no conformidades detectadas, la conformidad con los
requisitos y la evaluación de la efectividad de tales medidas.
Trimestralmente se realizarán resúmenes de los avances y cumplimientos logrados
para presentar los informes al CEAACES y retroalimentar los procesos que lo
ameriten.
ORGANIZACIÓN
En el Estatuto de la Universidad Técnica de Machala se determina que:
“Art. 14.- Estructura Organizacional.- La estructura organizacional de la
Universidad Técnica de Machala, para el ejercicio de cogobierno y adecuado
funcionamiento, es la siguiente:
3
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
PROCESO GOBERNANTE
Nivel Directivo
 Consejo Universitario
Nivel Ejecutivo
 Rectorado
 Vicerrectorado Académico
 Vicerrectorado Administrativo
PROCESO DE ASESORÍA
 Consejo Académico Universitario
 Procuraduría General
 Dirección Académica
 Dirección de Planificación Institucional
 Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad
 Dirección de Comunicación
 Auditoría Interna
 Comité Consultivo de Graduados
PROCESO HABILITANTE DE APOYO
 Secretaría General
 Dirección Administrativa
 Dirección Financiera
 Dirección de Talento Humano
 Dirección de Tecnologías de la Información
 Dirección de Cultura y Arte
 Dirección de Vinculación, Cooperación, Pasantías y Prácticas
 Dirección de Nivelación y Admisión
PROCESO AGREGADORES DE VALOR
 Unidades Académicas
 Centro de Postgrados
 Centro de Investigaciones
 Centro de Educación Continua
 Empresas Públicas o Mixtas”2
Considerando esta estructura, la UTMACH está construyendo su mapa de
procesos, el mismo que se visualiza de la siguiente forma:
2
Estatuto de la Universidad Técnica de Machala. Resolución RPC-SO-48-No.-517-2013 del
Consejo de Educación Superior.
4
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
MAPA DE PROCESOS DE LA UNIVERSIDAD TECNICA DE MACHALA
La Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad es la que administra
el Seguimiento y Control del Plan de Fortalecimiento Institucional. Su estructura
orgánica es la siguiente:
5
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
VICERRECTORADO
ACADÉMICO
DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y
GESTIÓN DE LA CALIDAD (DEIGC)
COMITÉ ASESOR
SECRETARÍA
UNIDAD TÉCNICA
DE EVALUACIÓN INSTITUCIONAL
UTEI
UNIDAD TÉCNICA DE
GESTION DE LA
CALIDAD UTGC
UNIDAD TÉCNICA
DE EVALUACIÓN DE CARRERAS Y
PROGRAMAS - UTECP
COMISIÓN DE EVALUACIÓN Y GESTIÓN DE CALIDAD DE UNIDADES
ACADÉMICAS (CEYGCF)
EVALUACIÓN DE CARRERAS Y
PROGRAMAS
GESTIÓN DE LA CALIDAD DE
CARRERAS Y PROGRAMAS
El Plan de Fortalecimiento Institucional se ha planificado en función de Objetivos
Estratégicos, Estrategias, Objetivos Tácticos, Acciones y Tareas por lo que la
Estructura del Seguimiento y Control se ha organizado de la siguiente forma:
PROCESO DE PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL
PLAN DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
1.-Tareas ejecutadas/ Tareas planificadas
2.- Acciones ejecutadas/Acciones planificadas
3.- Objetivos Tácticos Cumplidos/Objetivos
Tácticos planificados
4.- Estrategias cumplidas/Estrategias
planificados
5.- Objetivos Estratégicos cumplidos/Objetivos
Estratégicos planificados
6
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
1.- TAREAS.- Los responsables de las tareas son los ejecutores de las mismas y
se constituyen en el primer elemento que procesa la información para reportarla al
responsable de la Acción a la que pertenece la tarea. Él debe proporcionar el grado
de cumplimiento, las evidencias generadas, las causas de un eventual atraso, las
acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o sugerencias para superar
cualquier inconveniente que se produzca en la ejecución de la tarea encomendada.
Esta etapa es la fundamental para el cumplimiento del Plan, por lo tanto el
responsable tiene que empoderarse de su tarea y buscar las personas y
mecanismos que le permitan cumplir a cabalidad su tarea. El responsable de la
tarea reporta semanalmente al responsable de la acción.
2.- ACCIONES.- Los responsables de las acciones organizan, supervisan y
controlan cada una de las tareas que tienen que realizar los responsables de las
tareas para cumplir con la acción planificada por lo tanto es el que reporta al
tablero de comando el grado de cumplimiento, las evidencias generadas, las
causas de atraso, las acciones para remediar el atraso, las recomendaciones o
sugerencias para superar cualquier inconveniente que se produzca en la ejecución
de la tarea encomendada. El responsable de las Acciones tiene que solucionar el
atraso de las tareas, en algunos casos el responsable de la Acción es el directo
responsable de la tarea. Los responsables de la Acciones reportan semanalmente
al tablero de comando.
3.- OBJETIVOS TÁCTICOS.- Los objetivos tácticos se cumplen a partir de la
ejecución de las acciones planificadas, por lo tanto van a depender del éxito o
fracaso de las tareas. Para determinar su cumplimiento el Director de Evaluación
es el que revisa, analiza y retroalimenta el grado de cumplimiento de las tareas y
acciones, así como las evidencias que se generan. Informa a las autoridades de la
universidad sobre los avances.
4.- ESTRATEGIAS.- El Director de Evaluación a partir de los reportes
semanales de los responsables de las acciones, revisa la aplicación de las
estrategias planificadas y las alinea con aquellas acciones que no están
cumpliéndose, de ser el caso propondrá otras estrategias complementarias para
lograr el objetivo táctico correspondiente. Deja constancia de su comprobación en
el tablero de control en forma quincenal.
5.- OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.- El Director de Evaluación presenta a la
Alta Dirección de la Universidad, constituida por el Rector, Vicerrectora
Académica y Vicerrector Administrativo, un reporte mensual del cumplimento de
los objetivos estratégicos. Además, se implementa un Procedimiento de Revisión
por la Dirección con una periodicidad trimestral y extraordinariamente cuando lo
7
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
soliciten las autoridades de la universidad. La Revisión por la Dirección permite
analizar y llevar un registro de los avances logrados en la ejecución del plan, se
implementan los correctivos que permiten superar los inconvenientes y adoptar
medidas que contribuyan a su eficacia.
La Alta Dirección tiene acceso permanente al tablero de comando por tanto puede
ir notificando de las novedades que observa y sugiriendo alternativas de solución
al incumplimiento de tareas.
Para una visualización oportuna y rápida del avance del Plan de Fortalecimiento
se utiliza la siguiente escala cromática:
ACTIVIDAD NO INCIADA
INCUMPLIMIENTO
ESTANCADO
RIESGOS DIFICULTAN
CONTINUAR
EN PROCESO (FUERZA
MAYOR)
FINALIZADO
IMPOSIBILIDAD DE
CONTINUAR. SE
RECOMIENDA ELIMINAR
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Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
EJEMPLO DE VISUALIZACIÓN DE UN TABLERO DE COMANDO
RESPONSABLES
Cada actividad o tarea debe tener un responsable para su ejecución. Las personas
responsables no necesariamente son quienes ejecutan las actividades, pero si
quienes garantizan su cumplimiento dentro de los plazos establecidos, así como la
eficacia y eficiencia de las acciones implementadas. Los responsables deben
proveer las evidencias de realización que se constituyen en los medios de
verificación de las acciones o tareas encomendadas.
El Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad de la UTMACH es el
responsable de dar seguimiento y control del cumplimiento al Plan de
Fortalecimiento Institucional, por ello las autoridades universitarias han dado la
responsabilidad y autoridad suficiente para poder demandar de los responsables el
cumplimiento de las actividades planificadas.
El orden jerárquico de los responsables es:
1.- Responsable de Tareas
2.- Responsable de Acciones
3.- Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad (Responsable del
Seguimiento y control)
4.- Rector (Responsable del Plan de Fortalecimiento Institucional)
9
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
CONCLUSIONES
Toda planificación debe tener un seguimiento y control para lograr sus propósitos.
La planificación requiere de una organización en una de sus partes y éstas deben
estar engranadas entre sí, la planificación estratégica requiere implementar una
estrategia para lograr el resultado esperado, por ello debe poseer una combinación
apropiada de estructura y control. La estructura asigna las tareas y precisa como se
realizan, sin embargo no da la motivación suficiente para que funcione
correctamente la estructura, por lo que surge la necesidad del control, pero ese
control no es suficiente sino se hace un acompañamiento (seguimiento) que
permita ir corrigiendo en el proceso algún desajuste que tenga la tarea.
El tablero de control es una herramienta informática que permite el seguimiento y
control de las tareas de un plan en forma visual, porcentual y de costos mediante
gráficos muy didácticos y de fácil interpretación.
El seguimiento y control del plan garantiza el cumplimiento de los objetivos
propuestos de una forma efectiva lo que se traduce en el éxito de la institución que
lo aplica.
10
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
BIBLIOGRAFÍA
-
CEACES, 2014, GUIA PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN
DE PLANES DE MEJORA Y PLANES DE FORTALECIMIENTO
INSTITUCIONAL, DE LAS INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN
SUPERIOR, Documento de apoyo, Quito – Ecuador.
-
Chamoun Yamal, 2006, ADMINISTRACIÓN PROFESIONAL DE
PROYECTOS LA GUÍA, UNA GUÍA PRÁCTICA PARA
PROGRAMAR EL ÉXITO DE SUS PROYECTOS Editorial McGRAW –
HILL INTERAMERICANA S.A., EDITORES S.A.DE C.V. México DF.
-
Goodstein L., Nolan T., Pfeiffer W., 2004, PLANEACIÓN
ESTRATÉGICA APLICADA, Cómo desarrollar un plan que realmente
funcione, Editorial McGRAW – HILL INTERAMERICANA S.A.,
Santafé de Bogotá, DC, Colombia.
-
UTMACH, 2013 Estatuto de Universidad Técnica de Machala
(UTMACH), aprobado mediante resolución del Consejo de Educación
Superior RPC – SO – 48 – No.- 517 – 2013 del 18 de Diciembre del 2013
-
UTMACH, 2013 Plan Estratégico de Desarrollo Institucional 2013 – 2017
de la Universidad Técnica de Machala, aprobado mediante resolución del
Consejo Universitario No.- 057-2013 del
-
Vogel Mario Héctor, 2013 TABLERO DE COMANDO EN
IBEROAMÉRICA, Club Tablero de Comando, Creative Commons
Reconocimiento 2.5 Buenos Aires-Argentina.
Machala, mayo del 2014
11
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
ANEXOS
ANEXO 1. PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO PARA LA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH
1. INTRODUCCIÓN
Este procedimiento se refiere a las acciones que se realizan antes y después de la Revisión por la
Alta Dirección al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH, para asegurarse de su eficacia,
adecuación y conveniencia continuas. La Revisión por la Dirección se realizará regularmente con
una periodicidad trimestral, y de forma extraordinaria cuando la solicite la Alta Dirección de la
Universidad, debe levantarse un registro de cada revisión (informe). Este procedimiento se realiza
de acuerdo a lo que establece el apartado 5.6 de la norma internacional ISO 9001:2008.
La información de entrada para la revisión por la dirección incluye:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
Actas de seguimiento de revisiones por la dirección previas
Reportes parciales o informe final del cumplimiento del Plan de Fortalecimiento
Estado de las Acciones Correctivas
Resultados de Auditorías
Los cambios que podrían afectar al Plan de Fortalecimiento de la UTMACH
Las recomendaciones para la mejora.
2. OBJETIVO
Analizar la información relacionada con la ejecución del Plan de Fortalecimiento de la Universidad
Técnica de Machala, para la retroalimentación de las autoridades, la adopción de medidas que
contribuyan a la eficacia del plan y la mejora continua del proceso de evaluación.
3. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a la Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad, la Alta
Dirección e incluye a las áreas y procesos responsables de la ejecución del Plan de
Fortalecimiento de la UTMACH.
4. RESPONSABLES
El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y
mantenido es Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Además, contribuyen a la
ejecución este procedimiento los Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento
de la UTMACH, que son los siguientes:








12
Vicerrectora Académica
Director(a) Académico(a)
Decanos de Unidades Académicas
Director(a) del Centro de Investigaciones de la UTMACH
Director(a) de Vinculación con la Sociedad
Director(a) de Construcciones
Director(a) de Sistemas
Director(a) del Sistema de Bibliotecas
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
5. DEFINICIONES
 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen al más alto nivel una
organización.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del
estado de revisión.
 Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel,
disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de
éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros,
se denominan "documentación".
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
ACTIVIDAD
Solicitar información a las personas responsables de las acciones y
tareas del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH.
Proporcionar información solicitada.
Integrar y procesar la información recibida.
Convocar a Reunión para la Revisión por la Dirección.
Entregar a la Alta Dirección la información de entrada.
Leer el Informe de Revisión por la Dirección.
Valorar la eficacia de las medidas adoptadas en la Revisión por la
Dirección previa, para asegurar la eficacia del Plan y la mejora
continua del proceso de evaluación.
Presentar el reporte del avance del Plan de Fortalecimiento a la Alta
Dirección.
Analizar la información presentada y recibida.
Proponer medidas para asegurar la eficacia del Plan de
Fortalecimiento y la mejora continua del proceso de evaluación. De
ser necesario levantar No conformidades (NC) y registrarlas en los
RACs.
11
Elaborar y firmar el Informe de Revisión por la Dirección.
12
Establecer fecha de la próxima Revisión por la Dirección.
13
Asegurarse de que los Informes de Revisión por la Dirección, así
como los documentos y registros relacionados, sean identificados,
archivados, fácilmente recuperables y protegidos de deterioro.
AD:
RTA:
RAC:
D-DEIGG:
13
RESPONSABLES
D-DEIGG
RTA
D-DEIGG
D-DEIGG
D-DEIGG
D-DEIGG
AD
D-DEIGG
AD
AD
D-DEIGG
D-DEIGG
AD
D-DEIGG
AD
D-DEIGG
Alta Dirección
Responsables de tareas y acciones del Plan de Fortalecimiento de la UTMACH
Registro de acciones correctivas
Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad.
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
RTA
DIRECTOR DE EVALUACIÓN INTERNA
Y GESTIÓN DE LA CALIDAD
ALTA DIRECCIÓN
Inicio
Solicitar información a las
personas responsables de las
acciones y tareas del Plan de
Fortalecimiento de la UTMACH.
Proporcionar
información solicitada
Integrar y procesar la
información recibida.
Convocar a Reunión para la
Revisión por la Dirección.
Entregar a la Alta Dirección la
información de entrada.
Leer el Informe previo de
Revisión por la Dirección.
Valorar la eficacia de las medidas
adoptadas en la Revisión por la
Dirección previa, para asegurar la
eficacia del Plan y la mejora
con nua del proceso de evaluación.
Presentar el reporte del avance
del Plan de Fortalecimiento a la
Alta Dirección.
Analizar la información presentada y
recibida.
Proponer medidas para asegurar
la eficacia del Plan de
Fortalecimiento y la mejora
con nua del proceso de
evaluación.
¿Se
levanta
NC?
si
no
Elaborar y firmar el Informe de
Revisión por la Dirección.
Registrar
en el RAC.
Iniciar Procedimiento de
Acciones Correc vas
Registrar y
archivar
Establecer fecha de la próxima
Revisión por la Dirección.
Fin
14
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
ANEXO 2. PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN
DE FORTALECIMIENTO DE LA UTMACH
UNIVERSIDAD TÉCNICA DE MACHALA
DIRECCIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA Y GESTIÓN DE LA CALIDAD
PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DE LA
UTMACH
1. INTRODUCCIÓN
El Procedimiento de Acciones Correctivas utiliza la información proporcionada por los procesos de
evaluación, para eliminar las causas de las no conformidades detectadas y prevenir que vuelvan a
ocurrir. Se aplica después procesos de Revisión por la Dirección, Auditorías internas o externas,
análisis de datos, análisis de quejas y/o sugerencias, identificación de productos no conformes,
Análisis de la eficacia de procesos. En el establecimiento de acciones correctivas se determinan
actores y procedimientos que deben registrarse.
Este procedimiento se realiza de acuerdo a lo que establece el apartado 8.5.2 de la norma
internacional ISO 9001:2008.
2. OBJETIVO
Establecer un procedimiento documentado para la aplicación de acciones correctivas a las no
conformidades detectadas por causa del incumplimiento de objetivos, acciones y tareas del Plan
de Fortalecimiento de la Universidad Técnica de Machala.
3. ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los procesos de la Universidad Técnica de Machala que
tengan relación con su Plan de Fortalecimiento, en los que se detecten no conformidades que
requieran la aplicación de acciones correctivas para lograr la conformidad con los requisitos.
4. RESPONSABLES
El responsable directo de que este procedimiento sea establecido, documentado, implementado y
mantenido es el Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad. Otros responsables de la
ejecución de este procedimiento son:
15

Rector de la Universidad Técnica de Machala

Vicerrectora Académica

Vicerrector Administrativo

Coordinador Técnico de Evaluación Institucional

Coordinador Técnico de Gestión de la Calidad

Integrantes del Comité Asesor de la Dirección de Evaluación Interna y Gestión de la
Calidad.

Responsables de procesos relacionados con el Plan de Fortalecimiento de la UTMACH.
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
5. DEFINICIONES
 No conformidad (NC): incumplimiento de algún requisito.
 Acción Correctiva (AC): acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad
detectada u otra situación indeseable. Puede haber más de una causa para una no
conformidad. La acción correctiva se usa para prevenir que algo vuelva a producirse, mientras
que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda. Existe diferencia entre
corrección y acción correctiva.
 Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección
puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser, por ejemplo, un
reproceso o una reclasificación.
6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
N°
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
1
Revisar las no conformidades detectadas e informar al Director de
Evaluación Interna y Gestión de la Calidad.
RP
UP
2
Analizar la no conformidad (NC) determinar si es necesaria una
corrección o una acción correctiva.
D-DEIGG
RP
En caso de ser necesaria una corrección, el responsable del
3
proceso deberá realizar la corrección y evaluar la efectividad de la
misma.
RP
4
Si la no conformidad fue eliminada termina el PAC, caso contrario
repetir la corrección. Informar al D-DEIGG
RP
5
En caso de ser necesaria una acción correctiva, se debe levantar la
No Conformidad y llenar el RAC.
D-DEIGG
El Director de la DEIGG deberá llenar el RAC correspondiente,
6
7
identificando la fuente.
Establecer las causas principales de la NC. Registrarlas en el RAC.
Determinar el Plan de Acciones Correctivas para eliminar las NC.
8
Incluirlo en el RAC.
D-DEIGG
RP
RP
Aprobar el plan de acciones correctivas.
D-DEIGG
10
Archivar el original del RAC y distribuir copias no controladas a los
responsables de procesos involucrados.
D-DEIGG
11
Ejecutar el Plan de Acciones Correctivas, evaluar su efectividad y
cumplimiento.
RP
12
Evaluar si la NC ha sido eliminada.
RP
13
En caso de que la NC no se haya eliminado, levantar un nuevo
RAC, cerrar el antiguo volver al paso 7.
D-DEIGG
9
En caso de que la NC haya sido eliminada, registrar la eliminación
14
15
PAC:
16
en el RENC.
D-DEIGG
Termina el PAC.
Procedimiento de Acciones Correctivas
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
ANEXO 3. FORMATO DEL REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS
REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS (RAC)
ÁREA O PROCESO
#RAC:
RESPONSABLE DEL ÁREA O PROCESO:
FUENTE NC:
FECHA:
# VECES EN QUE LA NC HA SIDO
LEVANTADA:
NO CONFORMIDAD NC
Acciones correctivas
REFERENTE
CAUSAS DE NC
PLAN DE ACCIONES CORRECTIVAS
Responsables
Plazo
3
Firma Director de DEIGG
Cumplim.
2 1 0
Firma Responsable de Proceso
ELIMINACIÓN DE NC
Se eliminó
No se eliminó
Se elabora nuevo RAC
Fecha:
Firma Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad
17
Firma Responsable de Proceso
Estructura del Seguimiento y Control
Universidad Técnica de Machala
ANEXO 4. FORMATO DE REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE NO
CONFORMIDADES
REGISTRO DE ELIMINACIÓN DE NO CONFORMIDADES (RENC)
ÁREA O PROCESO
#RENC:
FECHA:
RESPONSABLE DEL ÁREA O PROCESO:
FUENTE NC:
# VECES EN QUE LA NC HA SIDO
LEVANTADA:
NO CONFORMIDAD NC
REFERENTE
Firma Director de Evaluación Interna y Gestión de la Calidad
18
FECHA ELIMINACIÓN
Firma Responsable de Proceso
Estructura del Seguimiento y Control