Caso de Éxito Zady Gestores

Caso de Éxito:
Zady Gestores, S.L.
Febrero 2012
by Yerbabuena Software
Zady Gestores
se convierte en la
primera
gestoría inteligente de España
“Athento ha significado para Zady Gestores
tiempo y organización. Nos ayuda a
localizar día a día nuestros documentos y
ha automatizado nuestros procesos”
Jesús Javier Díaz Rodríguez
Socio Fundador y Director Comercial
Zady Gestores, S.L.
Foto: Cierre de proyecto.
Jesús J. Díaz Rodríguez, Socio Fundador y Director Comercial
de Zady Gestores, (derecha) y Rubén Lirio, director de Ventas
en Yerbabuena Software (izquierda).
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Zady Gestores, la primera gestoría inteligente de España. Consigue digitalizar más de 3.000 expedientes.
El reto...
Conseguir digitalizar el proceso de gestión de
expedientes de trámites de tráfico para ofrecer a sus
casi 300 clientes un servicio telemático ágil.
Zady es una gestoría administrativa sevillana que cuenta
con más de 16 años de experiencia. La gestoría tiene
una plantilla de 10 empleados que se encargan de la
gestión de trámites administrativos relacionados con
Tráfico, ayuntamientos, Hacienda, Seguridad Social,
Catastro y diversos tipos de registros (mercantiles, de
sociedades, civiles, etc.). Sin embargo, el grueso de su
negocio es la gestión de trámites administrativos de
vehículos nuevos y de ocasión.
Compartir documentos tampoco era eficiente, pues
medios como el e-mail o pen drives duplican la
documentación y no permiten distinguir versiones de
documentos.
Otro aspecto que Zady Gestores quería mejorar era el
servicio. Poder ofrecer más y mejores posibilidades a sus
clientes era un aliciente importante para modernizar los
procesos de la gestoría. En la era del internet, Zady
quería ofrecer a sus clientes la posibilidad de consultar
sus documentos, adjuntar nuevos y recibir avisos cuando
se sube una nómina, un trámite está gestionado o hay
que preparar las declaraciones trimestrales del IVA. Esto
no podía conseguirse sin digitalizar los procesos de la
gestoría.
Como toda gestoría, Zady recibe y genera un gran
número de documentos a diario que debe poner a
disposición de clientes y Administraciones Públicas. Para
gestionar trámites de tráfico, en el caso de vehículos
nuevos (Expedientes VN) la media de documentos por
expediente es de 7 y en el caso de los vehículos de
ocasión (Expedientes VO) se suele trabajar con una
media de 6 documentos, por lo que su gestión significa
para dos empleados de Zady una gran cantidad de trabajo
Todas estas razones impulsaron a la empresa a
buscar una solución a sus problemas que se adaptara
a ciertas características: capaz de soportar un gran
volumen de documentación, fácil de utilizar por
usuarios no informáticos, que no requiriera un
departamento informático para su mantenimiento y,
por último, que fuera una solución al precio de una
PYME.
manual a realizar con documentos como DNIs, permisos
de circulación, permisos de conducir, impuestos de
circulación y otros documentos usados en 9 trámites
distintos.
Hasta hace año y medio, toda esta documentación era
recibida y compartida en papel o mediante correos
electrónicos. Con este volumen de documentos y sin un
sistema de gestión informatizado, encontrar información
era una tarea lenta que no siempre daba resultados.
A pesar de tener un archivo organizado, encontrar
documentos en papel llevaba tiempo y en cuanto a los
documentos digitales, el Explorador de Windows ofrecía
demasiadas limitaciones a la hora de buscar documentos
en los PCs de la empresa.
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Imagen de la situación de los expedientes
documentales con los que trabaja la Gestoría
previa a la implantación de Athento
Zady Gestores, la primera gestoría inteligente de España. Consigue digitalizar más de 3.000 expedientes.
Athento, la solución...
Digitalizar 3104 expedientes de tráfico e implantar
Athento como sistema de gestión documental
inteligente encargado de dar respaldo a los servicios
de su Oficina Virtual.
De esta manera, se garantiza que no se dupliquen los
expedientes y que no haya que pedirle a los clientes la
misma documentación una y otra vez. Athento también
extrae otros datos importantes de los expedientes, como
DNI, nombre y apellidos del propietario del vehículo,
número de bastidor, etc., de manera que podamos buscar
Con un escáner sin especiales características, en Zady
los documentos con sólo escribir alguno de estos datos.
comenzaron a digitalizar los expedientes. Al tratarse de
más de 100 documentos día, era importante que
pudieran escanearse por lotes. Ésta fue una de las
razones por las que escogieron Athento, un sistema de
gestión documental inteligente capaz de identificar el
inicio y el final de un expediente cuando recibe desde el
escáner un lote de ellos.
Zady ofrece a sus clientes el uso de una Oficina Virtual,
que se sirve de los datos proporcionados por Athento, de
manera que la información se mantiene siempre
actualizada y disponible para aquellas personas y
organismos que así lo requieran. Además, los clientes
pueden enviar documentación vía e-mail que el gestor
recibe directamente y la almacena.
Esquema funcionalidad Athento
Otro aspecto importante para mejorar el trabajo de equipo
fue convertir los documentos más utilizados en plantillas
disponibles en el gestor, para que tanto los expedientes
como las herramientas de trabajo necesarias estuvieran
centralizados en el gestor documental.
El resultado...
Dos de los empleados de Zady se han liberado de las
tareas de archivado, ahora se dedican a lo importante:
Atender a los clientes y gestionar sus trámites.
Para el caso concreto de los expedientes de tráfico,
Se calcula que el archivado de un documento tiene un
Athento sabe que un expediente empieza con una hoja de
coste de 0.41 euros. 3000 expedientes digitalizados
resumen; así que una vez identificado este tipo de
actualmente, de en promedio 6.5 documentos cada uno,
documento, Athento separa el expediente del lote, lo
nos genera un coste de archivado de 7995 euros. Sólo
nombra, extrae la información más relevante y lo
con los ahorros generados en la gestión de estos 3000
almacena.
documentos Zady ha recuperado el 82% de la inversión
en el proyecto.
En Zady se emplea el número de matricula de los coches
para ordenar y clasificar los expedientes; así que antes de
Otro de los aspectos clave, ha sido la reducción de tiempo
salvar un expediente, Athento extrae de los documentos la
de búsqueda de documentos. Buscar un documento
matricula del vehículo. Si el número de matrícula ya está
cuesta a una empresa 0.42 euros. Cada día en Zady se
asociado a un expediente se adjunta la nueva
buscan al menos 20 documentos por persona.
documentación al expediente antiguo.
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Zady Gestores, la primera gestoría inteligente de España. Consigue digitalizar más de 3.000 expedientes.
El tiempo que dedicaban los dos empleados de Zady a la
Los concesionarios de coches, sus principales clientes,
búsqueda de expedientes VN y VO costaba a la empresa
tienen ahora un mayor seguimiento de sus trámites y
336 euros al mes.
Zady tiene ahora una mayor velocidad de respuesta, pues
cada vez que un cliente quiere un documento, ya no es
Athento lleva ya trabajando en Zady 18 meses, en los que
necesario esperar a que algún empleado lo encuentre en
sólo en búsquedas de documentos Zady ya se ha
su archivo, lo escanee y lo envíe al cliente. Actualmente el
ahorrado 6048 euros. Con estos ahorros, sabemos que
sistema almacena 3014 expedientes, cada documento
en un poco menos de 13 meses Zady ha recuperado su
posee un tamaño medio como fichero dentro del gestor
inversión total.
documental de 480KB.
Pero para Zady, los resultados más importantes del
La gestoría sevillana planea expandir el uso del sistema a
proyecto han sido los que no se pueden cuantificar, pero
otros departamentos, hasta que pueda ofrecer a clientes
que se muestran en la actitud de sus clientes y
de otros tipo de trámites, como fiscales o laborales, los
empleados.
mismos servicios y agilidad con los que cuentan hoy los
clientes que son concesionarios.
Liberar a sus trabajadores de las labores de archivo y
agilizar la recuperación de documentos ha permitido a
El caso de Zady gestores nos enseña como la apuesta
Zady que sus empleados se centren en lo importante:
por las nuevas tecnologías no sólo es rentable, sino
atender y gestionar los expedientes de los clientes.
que también se traduce en un mejor servicio para los
clientes.
Capturas pantalla sobre la aplicación Athento
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