Operación de Microsoft Excel O pe r a c i ó n b ás i c a de l l i b r o de t r a b a j o De s p l a z a m i e nt o s e n e l l i b r o d e t r a b a j o Desplazamiento dentro de una hoja de cálculo Para desplazarse entre las celdas de una hoja de cálculo, hacer clic en cualquier celda o utilizar las teclas de dirección. Si se desplaza a una celda, ésta se convertirá en la celda activa del libro de trabajo. Para ver un área diferente de la hoja de cálculo, utilizar las barras de desplazamiento. Haciendo clic sobre las flechas de las barras o arrastrando el cuadro en la dirección deseada, nos desplazamos a otras áreas de la hoja, permitiendo su visualización. ☞ Barra de desplazamiento vertical El tamaño del cuadro de desplazamiento es proporcional al área utilizada de la hoja de datos que es visible en la ventana. La posición de un cuadro de desplazamiento indica la ubicación relativa del área que se muestra en la hoja de cálculo. Acción Resultado Presionar una tecla de flecha Se desplaza una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o bien hacia la izquierda. Hacer clic en las barras de Se desplaza en la dirección deseada, desplazamiento permitiendo la visualización del resto de la hoja de cálculo. Presionar <RePag> o <AvPag> Se desplaza hacia arriba o hacia abajo una pantalla por vez. Presionar <Alt> + <RePag> o Se desplaza hacia la derecha o izquierda una <Alt> + <AvPag> pantalla por vez. Desplazamiento dentro de un libro de Excel Para desplazarse o cambiarse de una hoja a otra del libro de trabajo, hacer clic en la etiqueta de la hoja a la que se desea cambiar. Si no se ve la etiqueta que se desea, hacer clic sobre alguno de los botones para desplazar etiquetas para verlas. Traslado a la primer hoja de cálculo del libro Guía del Usuario Traslado a la última hoja de cálculo del libro Página 19 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Traslado a la anterior hoja de cálculo del libro Traslado a la siguiente hoja de cálculo del libro Ge s t i ó n d e h o j a s d e c á l c u l o Si se presiona el botón derecho del ratón sobre alguna de las pestañas o rótulos de las hojas, se despliega un menú contextual, el cual permite insertar una nueva hoja de cálculo, borrarla, cambiarle el nombre, moverla y/o copiarla de un lugar a otro, o seleccionar todas las hojas que componen el libro activo. La forma más sencilla de cambiar el nombre a una hoja de cálculo es haciendo doble clic sobre la pestaña que lleva su nombre, en cuyo caso el fondo de la pestaña pasa a ser negro (cuadro de edición), pudiendo escribir directamente el nuevo nombre, posteriormente hacer clic en cualquier parte en blanco del área de trabajo o presionar la tecla <Intro>. Por otra parte, es posible cambiar el orden en el que aparecen las hojas de cálculo. Para esto, arrastrar la pestaña o rótulo de la hoja deseada, hasta la nueva posición que se desea que ocupe, indicada por una marca. Se l e c c i ó n y a c t i v a c i ó n d e c e l d a s y r a ng o s En la hoja de cálculo presente, existe en todo momento una celda activa (y sólo una), la mostrada en el indicador de celda. Ésta se distingue claramente de las demás, pues aparece con un color de fondo y enmarcada de modo diferente, normalmente en color más oscuro, o si pertenece a un conjunto de celdas seleccionadas, en color más claro. La celda activa es mostrada en un cuadro ubicado a la izquierda de la barra de fórmulas llamado indicador de celda o referencia a nombres de rangos. La celda activa es la única celda que está preparada para recibir cualquier cosa que se introduzca desde el teclado o seleccione con el ratón. Página 20 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Así pues, antes de introducir o borrar algo en una celda, hay que hacer que esa celda sea la celda activa. Una celda se convierte en celda activa al hacer clic sobre ella. La celda activa se puede desplazar a celdas vecinas con las flechas de movimiento del teclado. El contenido de la celda activa aparece en la parte derecha de la barra de fórmulas. Contenido de la celda activa Celda activa Un concepto muy importante en Excel es el concepto de celdas seleccionadas. Si se selecciona un rectángulo de celdas, al pulsar la tecla <Intro> la celda activa se va desplazando por la zona seleccionada, recorriéndola por columnas. Cuando se llega a la última celda seleccionada, se vuelve a comenzar por la primera. Esto es útil para introducir texto o números en un rango de celdas, desplazándose automáticamente al pulsar la tecla <Intro>. Además de la introducción de texto, hay muchas otras operaciones que se pueden realizar simultáneamente sobre varias celdas a la vez (tales como copiar, borrar, formatear, etc.) siempre que dichas celdas hayan sido previamente seleccionadas. Las celdas seleccionadas se distinguen porque adquieren un color oscuro. A continuación se van a describir algunas de las formas de que dispone Excel para seleccionar celdas: Para seleccionar toda la hoja de cálculo, basta hacer clic con el ratón en la esquina superior izquierda de la hoja (intersección de la fila con los nombres de columnas y la columna con la numeración de filas). Para seleccionar una determinada fila o columna, bastará con hacer clic una sola vez sobre el número o la letra correspondiente a la fila o a la columna, respectivamente. Para seleccionar un rango de varias filas y/o columnas contiguas, basta hacer clic sobre la primera (ó última) etiqueta, y arrastrar sin soltar el botón del ratón hasta la última (ó primera) etiqueta del rango deseado. Para seleccionar un bloque contiguo de celdas, hacer clic con el ratón en una de las esquinas del bloque, y arrastrar el cursor hasta la celda Guía del Usuario Página 21 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel ubicada en la esquina del bloque opuesta a la inicial. También se puede seleccionar un rectángulo haciendo clic primero sobre la celda de una esquina y luego (manteniendo pulsada la tecla Mayúscula o <Shift>) volviendo a hacer clic sobre la celda en la esquina opuesta. Esta operación, selecciona todo el rango de celdas entre las dos operaciones de clic. ☞ Para seleccionar bloques no contiguos de celdas, basta seleccionar cada bloque por el procedimiento explicado, manteniendo presionada la tecla <Ctrl> entre la selección de los diferentes bloques. De esta forma la nueva selección no anula los bloques seleccionados precedentemente. Esta técnica puede utilizarse en combinación con la indicada en el segundo punto, para seleccionar filas o columnas no contiguas. En caso que se quiera cancelar la selección realizada, se debe hacer clic fuera de la misma. También puede mantener activas varias hojas de cálculo al mismo tiempo. Para esto, tener la tecla <Ctrl> pulsada mientras realiza clic sobre las pestañas de otras hojas. Tener en cuenta que si la hoja esta activada y se hace clic sobre su pestaña, con la tecla <Ctrl> pulsada, la hoja se desactiva, y viceversa. Cuando varias hojas están activas al mismo tiempo, los datos o los formatos que se introducen en una de ellas se introducen también en las demás hojas activas, en las posiciones correspondientes. I n t r o d u c c i ó n y m a ne j o d e d a t o s Los distintos tipos de datos que maneja Excel y que pueden ser introducidos en las celdas de las hojas de cálculo, son: • Valores Excel al igual que otras planillas electrónicas, al ingresar datos numéricos, por defecto los deja alineados a la derecha en la celda donde son ingresados. • Fórmulas Una fórmula es una expresión que comienza con el símbolo de igual (=). Puede ser una operación aritmética como ser (=5*10) o bien más compleja, que involucre contenidos de celdas y/o funciones (=A5*4; =SUMA(A1:A10); etc.). • Rótulos Un rótulo es cualquier cadena de caracteres, que puede incluir números, fechas, horas o textos. Por defecto los rótulos quedan alineados a la izquierda cuando son ingresados. Página 22 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Una fórmula debe ser ingresada en la celda donde se desee observar el resultado de la misma. ☞ Ingreso de datos Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la barra de fórmulas. Estos datos pueden ser editados (borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.) de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratón o las flechas del teclado. También la selección de una parte del texto se hace del modo habitual. Los datos se terminan de introducir haciendo clic sobre el botón de Introducir de la barra de fórmulas, pulsando la tecla <Intro>, o simplemente cambiando de celda activa con las flechas del teclado. Al ingresar datos en una planilla, el usuario puede determinar el tipo de alineación ya sea en una celda, una columna o una fila. Contenido de la celda activa Para introducir datos, realizar las siguientes acciones: Hacer clic sobre la celda en la que se desea introducir los mismos (por ejemplo en B2). Ingresar los datos que se deseen, por ejemplo escribir el siguiente texto: “Control de horas de Emisión”. Al comenzar a escribir, cambia el indicador de la barra de estado de a . Se puede escribir el texto directamente sobre la celda o hacer clic en la barra de fórmulas y posteriormente introducir los datos donde aparece el cursor. Observar que en la barra de fórmulas se muestra el texto que acaba de escribir. Pulsar la tecla <Intro> o hacer clic en el botón introducir. Como vimos anteriormente, los datos numéricos se justifican por defecto a la derecha de la celda, además pueden contener los signos -, Guía del Usuario Página 23 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel %, $, (), /. El texto se alinea a la izquierda, pero esta alineación puede modificarse a través de los botones de la barra de herramientas Formato. Cualquier combinación de números y caracteres será asumida como texto y no podrán realizarse operaciones matemáticas con las celdas que los contengan. Para ingresar fórmulas ver la sección “Introducción de fórmulas” en el Capítulo “Fórmulas y funciones”. Por ejemplo introducir los siguientes textos: “Empresa”, “Horas de Emisión”, ”Costo del Minuto” e “Importe Bruto” en las celdas B4 a E4. Para ampliar el tamaño de una columna, ubicar el puntero en el borde derecho de la columna a modificar, por ejemplo B, en ese momento el puntero cambia de aspecto a . Al hacer doble clic, el ancho de la columna se ajusta al texto más ancho contenido en cualquiera de las celdas de dicha columna. También se podrá arrastrar en la dirección correspondiente, para ajustar el ancho de dicha columna. Si al introducir un número o como resultado de una fórmula, se observa en una celda una cadena de numerales (#####) o una notación científica (1,11E+10), es que Excel no puede visualizar el número en su totalidad; el número está correctamente ingresado pero el ancho de la celda no es suficiente para desplegarlo. Para solucionar este problema, se debe ampliar el tamaño de la columna donde se localiza dicho número. ☞ Edición de datos Es frecuente que al introducir datos en las celdas se cometan errores. Para modificar o editar el contenido de una celda, escoger alguno de los siguientes métodos: Seleccionar la celda a modificar (pasaría a ser la activa) y presionar la tecla de función <F2>. Luego de seleccionar la celda, hacer clic sobre la barra de fórmulas en donde se visualiza el contenido de dicha celda. Directamente hacer doble clic en la propia celda a modificar. Si el contenido de la celda es una fórmula se puede seleccionar el botón Modificar fórmula de la barra de fórmulas. Luego de que la celda se encuentra en estado de edición, en ese momento el indicador en la barra de Estado cambia de a , ubicar el punto de inserción o cursor sobre el error (ya sea en la propia celda o en la barra de fórmulas) y corregir. Página 24 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Cursor en la propia celda Cursor en la barra de fórmulas Para finalizar el proceso de edición, pulsar la tecla <Intro> o hacer clic en el introducir de la barra de fórmulas. botón El autocompletar y el autorrellenar Si los primeros caracteres que se escriben en una celda, coinciden con una entrada ya existente en celdas contiguas de la misma columna, Excel rellenará automáticamente los demás caracteres para dicha entrada, con la posibilidad de modificar la misma antes de confirmar su ingreso. A esta acción se la conoce como autocompletar. Excel rellenará sólo las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las que contengan sólo números, fechas u horas no se rellenarán. La acción autorrellenar, por su parte, se utiliza generalmente para números, aunque es también utilizada para textos. Esta acción permite el ingreso rápidamente de una serie de números, a partir de la introducción de sólo dos valores, los que determinan el incremento utilizado para el llenado de las celdas especificadas. Una vez introducidos los dos valores numéricos, seleccionar las celdas que estos ocupan, y arrastrar desde el controlador de relleno (cuando el puntero del ratón adopta la forma de cruz negrita ). Controlador de relleno Se podrá hacer lo mismo pautando otros incrementos o disminuciones, así como restándole números, dividiendo o multiplicando el rango por otro número, etc, y en el sentido o dirección que se desee. Corrección ortográfica Excel, al igual que el procesador de texto Word, permite realizar una revisión ortográfica de los contenidos de las celdas. Para comenzar la corrección ortográfica de los datos introducidos en una hoja de cálculo, deben seguirse uno de los siguientes métodos: Guía del Usuario Página 25 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Seleccionar el botón Ortografía que se encuentra ubicado en la barra de herramientas Estándar. Escoger la opción Ortografía del menú Herramientas. Una vez ejecutado el comando, Excel presenta la siguiente ventana donde muestra las diferentes sugerencias que contiene para sustituir la cadena de caracteres no reconocida o detectada como error ortográfico. Ignora todas las apariciones de dicha cadena de caracteres Ignora esta vez la aparición de esa cadena de caracteres Cambia la actual aparición de la palabra mostrada junto a No está en el diccionario:, por la palabra del cuadro Cambiar por:, seleccionada de la lista de sugerencias visualizada Para escoger una de las palabras visualizadas en el cuadro Sugerencias, sólo basta con seleccionarla haciendo un clic sobre la misma, de esta forma la sugerencia se coloca en el cuadro Cambiar por:, y luego escogiendo el botón Cambiar, dicha palabra reemplazará a la cadena de caracteres señalada en la hoja de cálculo. ☞ Si se tiene seleccionado un rango de celdas, la revisión ortográfica se realiza solamente dentro del rango seleccionado. Página 26 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Opciones del cuadro de diálogo Ortografía: Omitir Mantiene sin cambios en la hoja de cálculo la aparición actual de la palabra mostrada junto a No está en el diccionario. Cambiar Cambia la actual aparición de la palabra mostrada junto a No está en el diccionario, por la palabra del cuadro Cambiar por. Agregar Agrega la palabra del cuadro No está en el diccionario al diccionario seleccionado en Agregar palabras a. Sugerir Muestra una lista de todas las alternativas propuestas para una palabra mal escrita. Autocorrección Agrega una palabra a la lista Autocorrección para que pueda corregirla automáticamente según se escribe. Sugerir siempre Muestra la forma correcta para las palabras mal escritas encontradas cuando se realiza la revisión ortográfica. Omitir MAYÚSCULAS Pasa por alto las letras mayúsculas cuando se realiza la revisión ortográfica. Agregar palabras a: Agrega al diccionario personalizado seleccionado en dicho cuadro, la palabra que aparece junto a No está en el diccionario. Microsoft Excel utiliza el diccionario personalizado seleccionado junto con el diccionario principal cuando se realiza la revisión ortográfica. Si no se encuentra una palabra para reemplazar la mal escrita en el cuadro de Sugerencias, se puede escribir la palabra correcta en el cuadro Cambiar por:. La nueva palabra reemplaza a la palabra no encontrada en el diccionario principal o en el diccionario personalizado abierto. Para eliminar la palabra indicada en lugar de cambiar su ortografía, se debe eliminar la palabra del cuadro Cambiar por:, en ese momento el botón Cambiar se modificará a Eliminar. Posteriormente seleccionar dicho botón para eliminar la palabra de la hoja de cálculo. Excel indicará la finalización de la corrección ortográfica de la hoja de trabajo, con el mensaje que se muestra, a no ser que previo a la elección de la herramienta, se haya seleccionado un bloque de celdas, en dicho caso el mensaje cambiaría por “Terminó la revisión ortográfica de las celdas seleccionadas.” Guía del Usuario Página 27 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Por defecto Excel revisará la hoja de cálculo actual, pero si se quieren revisar más hojas, se deberán seleccionar antes de comenzar con la revisión. Al mensaje ¿Desea continuar revisando desde el comienzo de la hoja? que aparece cuando se ejecuta la acción sobre varias hojas, responder accionando el botón Si. Buscar y reemplazar texto En determinado momento puede que interese buscar una palabra en la hoja de cálculo sobre la cual está trabajando. Excel con la operación de búsqueda, localiza las ocurrencias de texto específico que se le indica, eso siempre que las mismas existan. Para comenzar una operación de búsqueda, seleccionar la opción de menú Edición y posteriormente elegir la opción Buscar, con la que se despliega el siguiente cuadro de diálogo. En este cuadro se ingresa el texto a buscar Botón que permite comenzar la búsqueda del patrón Opciones del cuadro de diálogo Buscar: Buscar sólo celdas completas Busca una coincidencia exacta y completa de los caracteres especificados en el cuadro Buscar. Coincidir mayúsculas y minúsculas Para que en la búsqueda se diferencie entre palabras mayúsculas y minúsculas. Buscar dentro de: Para definir el elemento de la hoja de trabajo que contenga la información que se busca, los cuales pueden ser en: fórmulas, valores o comentarios. Buscar: (Sentido) Permite especificar el sentido de la búsqueda que se desee: por columnas y hacia abajo seleccionando la opción Por columnas, o por filas y hacia la derecha seleccionando Por filas. Para buscar en los sentidos inversos a los indicados, mantener presionada la tecla <Shift> mientras se selecciona el botón Buscar siguiente. Página 28 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Para localizar únicamente texto completo en las celdas, seleccionar la casilla de verificación Buscar sólo celdas completas. Con esta opción desactivada, un modelo de búsqueda “sal”, encontraría las palabras “sal”, “salto”, “salpicó”, etc. Con esta opción activada sólo encontraría “sal” si existiera en alguna celda de la hoja de cálculo. Para especificar en el criterio de búsqueda la coincidencia de mayúsculas y minúsculas, seleccionar la casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas. Con esta opción desactivada, Excel localizará el texto sin importar si tiene letras mayúsculas o minúsculas. Si se tiene seleccionado un rango de celdas, la búsqueda se realiza solamente dentro del rango seleccionado. ☞ Para comenzar la búsqueda del patrón especificado, seleccionar el botón Buscar siguiente. Si Excel lo encuentra, lo resaltará en el documento y se detendrá con la ventana de diálogo Buscar aún abierta. Frente a la localización del patrón de búsqueda, se puede seleccionar nuevamente el botón Buscar siguiente para continuar la búsqueda de otra instancia del patrón, o cerrar la ventana de diálogo, acción que se puede realizar accionando el botón Cerrar o presionando la tecla <Esc>. Al regresar al área de trabajo la celda que contiene el texto localizado se mantendrá seleccionada (pasará a ser la celda activa). También se tiene la posibilidad de buscar y luego de localizado el texto, reemplazarlo por otro. Para comenzar una operación de búsqueda y reemplazo, seleccionar la opción de menú Edición y posteriormente elegir la opción Reemplazar, con la que se despliega el siguiente cuadro de diálogo. El botón Reemplazar del cuadro de diálogo Buscar, lleva al mismo cuadro de diálogo. En este cuadro se ingresa el texto con el cual se reemplazará el encontrado Este cuadro de diálogo prácticamente presenta las mismas opciones que el cuadro de diálogo Buscar. Una vez seleccionada la cadena de caracteres a ser Guía del Usuario Página 29 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel buscada y elegido su reemplazo, se puede seleccionar el alcance del mismo mediante los botones de la ventana activa. Opciones del cuadro de diálogo Buscar: Buscar siguiente Busca una coincidencia exacta y completa de los caracteres especificados en el cuadro Buscar. Reemplazar Reemplaza la cadena de caracteres encontrada y procede a buscar la próxima. Reemplazar todas Reemplaza todas las apariciones de la cadena buscada, hasta finalizar la sección seleccionada. Cerrar Finaliza la tarea de reemplazo en el momento de seleccionar dicho botón. Deshacer y rehacer una acción Como en todas las aplicaciones para Windows, si realizamos un cambio en nuestro libro de trabajo, podemos si lo deseamos, volver a la situación anterior al cambio, ésta operación se llama Deshacer. Luego de una operación Deshacer se habilita la operación Rehacer, la que nos permite volver a la situación anterior al Deshacer. Para deshacer el último cambio que se realizó, ya sea porque no convenció o simplemente se equivocó (caso muy común es el de borrar texto accidentalmente) se debe seleccionar la opción de menú Edición, y luego elegir la opción Deshacer. También se puede hacer clic sobre el botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar para conseguir esta acción. Para volver a la situación anterior al deshacer, se debe seleccionar la opción de menú Edición, y luego elegir la opción Rehacer. También se puede hacer clic sobre el botón que se localiza en la barra de herramientas Estándar para conseguir esta acción. ☞ Cuando no existe ningún paso que Ud. pueda rehacer, o sea que no ha utilizado la opción Deshacer para dejar sin efecto algún cambio, la opción Rehacer del menú Edición se convierte en la opción Repetir. Esta opción permitirá repetir la última acción realizada. Página 30 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel I ns e r t a r y e l i m i n a r c e l d a s , f i l a s y / o c o l um n a s Para insertar filas, basta seleccionar la fila delante de la cuál se quiere realizar la inserción. A continuación se elige la opción Filas del menú Insertar. De modo análogo, para insertar columnas, basta seleccionar la columna delante de la cuál se quiere realizar la inserción. A continuación se elige la opción Columnas del menú Insertar. Si se seleccionan varias filas o columnas previo a la ejecución de alguno de estos comandos, Excel insertará tantas filas o columnas sobre y delante respectivamente, como cantidad de éstas que se hayan seleccionado. Para insertar un rango de celdas rectangular, basta seleccionar un bloque de las mismas dimensiones delante del cual se quiere realizar la inserción. A continuación se elige la opción Celdas del menú Insertar. Dicho comando abre una cuadro de diálogo como el que se muestra, en el que se debe especificar las celdas que se quieren desplazar al realizar la inserción, desplazar las otras celdas hacia la derecha (sin que ninguna celda cambie de fila) o hacia abajo (sin que ninguna celda cambie de columna). En dicho cuadro, también se ofrece la posibilidad de insertar filas o columnas completas, de acuerdo con la selección realizada. El borrado de celdas puede entenderse de dos formas: Borrado de las celdas con todo su contenido. 1. Seleccionar la zona a borrar. 2. Escoger la opción Eliminar del menú Edición. 3. Se abre una caja de diálogo como la que se muestra, en la que se debe especificar que celdas pasarán a ocupar el lugar de las celdas que se eliminan (las de la derecha o las de debajo). Borrado del contenido, formatos o comentarios de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. 1. Seleccionar la zona a borrar. Guía del Usuario Página 31 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel 2. Escoger la opción Borrar del menú Edición. 3. Se abre un submenú en el que se debe especificar los elementos de las celdas que se desean eliminar. Si se pretende eliminar sólo el contenido de una o varias celdas, el procedimiento es más sencillo, debido a que luego de seleccionar la o las celdas basta con presionar la tecla <Supr>. ☞ Co p i a r y m o v e r c e l d a s Windows cuenta con un objeto llamado Portapapeles al cual van los elementos que se cortan y/o copian. Al realizar la operación de copiar o cortar, se envía al portapapeles una réplica de lo seleccionado reemplazando el contenido del mismo en ese momento; y cuando se selecciona la opción pegar, se envía una copia del contenido del portapapeles a la/s celda/s actualmente seleccionada/s, mientras que el contenido del portapapeles permanece incambiable. Éste cambiará sólo cuando vuelva a aplicar las operaciones de copiar o cortar, o hasta que finalice su sesión de trabajo con Windows. Cuando se copia, se coloca un duplicado de lo seleccionado en una nueva ubicación. Después de realizar la operación copiar y pegar, existirá lo copiado tanto en su lugar original como en la nueva ubicación. Para realizar la acción de copiar se debe: 1. Seleccionar la o las celdas a tratar (por más información sobre selección de celdas, ver sección “selección y activación de celdas y rangos” en éste capítulo). 2. Escoger la opción Copiar del menú Edición o el botón herramientas Estándar. 3. Activar la celda a partir de la cual desea colocar lo copiado (también llamada área de pegado: zona de destino de los datos que se han cortado o copiado mediante el Portapapeles) o el rango de celdas donde se repetirá el mismo. 4. Escoger la opción Pegar del menú Edición o el botón herramientas Estándar. de la barra de de la barra de Cuando se mueve, se traslada lo seleccionado de una ubicación a otra. En el momento de realizar la operación cortar, se suprime lo seleccionado de su posición original, y luego de realizar la operación pegar, se inserta en la nueva ubicación. Página 32 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Para realizar la acción de mover se debe: 1. Seleccionar la o las celdas a tratar. 2. Escoger la opción Cortar del menú Edición o el botón herramientas Estándar. 3. Activar la celda a partir de la cual desea colocar lo cortado. 4. Escoger la opción Pegar del menú Edición o el botón herramientas Estándar. de la barra de de la barra de Tener en cuenta que todo lo que se corte o copie pasa al portapapeles, y sale del mismo con la acción pegar. Esto permitirá obtener la misma salida desde el portapapeles, en cualquier parte con repeticiones de la acción pegar. ☞ El contorno circulante que se muestra luego de realizada una copia, se elimina automáticamente al realizar otra selección, al ingresar datos en otra celda o al presionar la tecla <Esc>. Tener en cuenta que cuando se copia o mueve información, al indicar el área de pegado, Excel colocará dicha información sobre cualquier otra existente en dicho lugar, sobreescribiéndola. ☞ Muchas veces la forma más sencilla de trasladar o copiar una selección de celdas, es por medio del ratón. Una vez que se ha realizado la selección, se coloca el puntero del ratón sobre el borde de la misma, el que adquiere la forma de flecha apuntando hacia la izquierda y arriba. En ese momento se arrastra la selección hasta la posición deseada. Arrastrando simplemente, la selección se traslada de un lugar a otro, en ese momento se muestra junto al cursor un cuadro donde se puede observar las referencias de celdas sobre las que se va pasando. Si se presiona la tecla <Ctrl> (mantener presionada) y al mismo tiempo se comienza con la operación de arrastre, la selección se copiará en el Guía del Usuario Página 33 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel lugar donde se suelte el botón derecho del ratón (aparece un signo + junto al cursor que indica que se está copiando +). Si se desea insertar la selección, hay que mantener presionada la tecla <Shift>. En la hoja de cálculo aparecen contornos y marcas que indican cómo se va a realizar la inserción (sentido). Pegado especial Con el comando Pegado Especial del menú Edición, puede controlarse exactamente lo que se quiere copiar, porque se tiene la posibilidad de indicar lo que se quiere pegar. Algunas opciones de dicho cuadro son las siguientes: Todo: (opción establecida por defecto, al realizar un pegado) Pega el contenido y el formato de todas las celdas. Esto es lo mismo que utilizar la opción Pegar del menú Edición. Fórmulas: Pega únicamente las fórmulas como se han escrito en la barra de fórmulas. Valores: Pega solamente el valor existente o el resultado de una fórmula introducida en la celda. Formato: Pega solamente el formato existente de la celda que se copie. Para copiar determinado contenido de las celdas, seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar las celdas que contienen elementos que se desean copiar. 2. Escoger la opción Copiar del menú Edición o el botón herramientas Estándar. 3. Seleccionar la celda superior izquierda del área de pegado. 4. Escoger en el menú Edición la opción Pegado especial. 5. Seleccionar una de las opciones de Pegar del cuadro que se presenta y, a continuación, hacer clic en el botón Aceptar. Página 34 de la barra de Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Copiar formato El botón Copiar Formato de la barra de herramientas Estándar, permite copiar el formato de un objeto o texto seleccionado y lo aplica al objeto o elemento de la hoja en el que posteriormente se haga clic. Para copiar el formato de un elemento a otro, se deben seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar una celda o un rango de celdas que contenga el formato que se desee copiar. 2. Hacer clic en el botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar (en ese momento el puntero del ratón cambia su forma a una cruz con un pincel). 3. Seleccionar la celda o rango de celdas de la hoja a las que se desee copiar el formato. Para copiar el formato a más de un elemento, hacer doble clic en el botón Copiar Formato y luego hacer un clic en cada uno de los elementos a los que se desee dar formato. Cuando se finalice la acción, presionar la tecla <Esc> o vuelver a pinchar dicho botón, de forma de desactivar este comando. Esta acción de copiar formatos de celdas, también se puede realizar utilizando el comando Pegado especial. Una vez indicado el comando Copiar sobre la o las celdas que poseen el formato deseado, se prosige a ejecutar el comando Pegado especial sobre la o las celdas de destino, eligiendo del cuadro de diálogo correspondiente, la opción Formatos de la sección Pegar. A um e n t a r o r e d u c i r l a p r e s e n t a c i ó n d e l a h o j a De alguna manera se puede controlar el tamaño de la hoja de cálculo en la pantalla. Se puede aumentar para facilitar la lectura de las fuentes pequeñas o disminuir para ver una zona más amplia de la hoja de trabajo. A esta propiedad se le denomina Zoom. El zoom de la pantalla puede ser modificado utilizando el botón Zoom de la barra de herramientas Estándar. Para cambiar el porcentaje especificado, puede escribir el nuevo porcentaje en el cuadro de texto donde ya aparece un valor, o hacer clic en la flecha pa r a así mostrar las distintas opciones de la lista de manera tal de poder seleccionar una de estas. Guía del Usuario Página 35 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel La opción Zoom del menú Ver despliega un cuadro de diálogo similar al anterior, donde se debe seleccionar el porcentaje adecuado, o escribir en la opción Personalizado el porcetaje deseado. De esta forma se podrá, aunque un poco más reducido, observar una mayor área de la hoja de cálculo. Zoom al 75% ☞ Zoom al 45% tener en cuenta que el cambio de la ampliación no afectará la impresión. Las hojas se imprimirán a 100%, salvo que se cambie la escala en la ficha Página del cuadro de diálogo Configurar página (menú Archivo). Página 36 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel V e r d i f e r e nt e s p a r t e s d e una ho j a a l m i s m o t i e m p o Dividir la ventana En cualquier momento y cuando sea necesario, se podrá ver y desplazarse de manera independiente a diferentes partes de la hoja de cálculo activa, dividiendo a la ventana tanto en forma horizontal como vertical, en paneles separados. Para ver dos partes de una hoja al mismo tiempo, los pasos a seguir son: 1. En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal, señalar el cuadro de división. 2. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división , arrastrar el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida. (si se hace doble clic sobre dicho cuadro, la división se realiza de forma automática). Cuadro de división Otra forma de dividir la ventana es seleccionando la opción Dividir del menú Ventana. En este caso la ventana se dividirá en cuatro paneles aproximadamente del mismo tamaño. En cada división aparecerán las barras de desplazamiento vertical y horizontal, o sea que para moverse en un panel, sólo se debe utilizar las barras de desplazamiento de dicho panel. Para restaurar una división de ventana en dos áreas no inmovilizadas, hacer doble clic en cualquier parte de la barra de división que divida los paneles, o seleccionar la opción Quitar división del menú Ventana. Inmovilizar paneles Excel permite mantener visibles rótulos de fila y de columna, u otros datos, mientras se desplaza en la hoja de cálculo activa, se podrán inmovilizar los paneles superior e izquierdo. Los datos contenidos en los paneles inmovilizadas no se desplazarán y se mantendrán visibles mientras se desplace por el resto de la hoja de cálculo. Para mantener visibles los rótulos de filas y columnas durante el desplazamiento, los pasos a seguir son: 1. Para inmovilizar la sección horizontal superior, seleccionar la fila situada debajo de donde se desee que aparezca la división. Para seleccionar la sección vertical izquierda, seleccionar la columna situada a la derecha de donde se desee que aparezca la división. Guía del Usuario Página 37 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Para inmovilizar tanto la sección superior como la izquierda, hacer clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde se desee que aparezca la división. 2. Seleccionar la opción Inmovilizar paneles del menú Ventana. Para desinmovilizar los paneles, seleccionar la opción Movilizar paneles del menú Ventana. Esta opción no afecta la impresión de la hoja y no es lo mismo que la opción imprimir títulos. ☞ A c c e d e r a u n n ue v o l i b r o d e t r a b a j o Cuando se ingresa a Excel, se accede a una ventana con un nuevo libro de trabajo totalmente en blanco, para que posteriormente el usuario comience a ingresar los datos que crea conveniente. Para acceder a un nuevo libro de trabajo desde dentro de la aplicación, o sea que ya se está trabajando con uno y se desea pasar a uno nuevo, los pasos a seguir son los siguientes: 1. En el menú Archivo seleccionar la opción Nuevo..., opción que permitirá presentar el siguiente cuadro de diálogo. El cuadro de diálogo Nuevo está compuesto por dos fichas, la ficha General y la ficha Soluciones hoja de cálculo. General: Contiene el icono Libro, el cual permite al seleccionarlo y pulsando el botón Aceptar, crear un nuevo libro en blanco. Página 38 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Soluciones hoja de cálculo: Presenta una serie de iconos a través de los cuales se establece el formato predeterminado en el que se basará el nuevo libro. Los siguientes son elementos comunes para ambas fichas: Iconos grandes Muestra las planillas disponibles representadas en iconos grandes. Lista Presenta las planillas en forma de listado. Detalles Muestra las planillas disponibles acompañadas de su tamaño, tipo y fecha de la última modificación. Vista previa En este recuadro se muestra una presentación preliminar de la planilla seleccionada. 2. En la ficha General, hacer clic sobre el icono Libro si es que el mismo no se encuentra seleccionado y pulsar el botón Aceptar. Esta acción presentará una nueva ventana para el nuevo libro de Microsoft Excel, de forma que inicie la introducción de los datos en el mismo. El botón Nuevo de la barra de herramientas Estándar, permite realizar la misma acción. En este caso la ventana Nuevo no se presenta y se asume por defecto la plantilla de libro Normal. Gua r d a r un l i b r o d e t r a b a j o Mientras se está trabajando en un libro de Excel, la información está almacenada de forma temporal en la memoria electrónica de la computadora. Para guardar un libro de forma permanente, de modo de que pueda ser utilizado más tarde, debe guardar dicho libro en un soporte de memoria, también llamados discos. ☞ La memoria RAM tiene la característica de ser una memoria volátil, lo que significa que si se produce un corte de energía eléctrica o cualquier otro problema del sistema, la información que ésta contiene se perderá totalmente. Por ende, se debe almacenar la información ingresada con regularidad, de manera tal que al producirse algún fallo en el sistema, la información perdida sea la menor posible, de lo contrario se correrá el riesgo de tener que escribir nuevamente todo desde que se lo guardó por última vez. Guardar un libro de trabajo nuevo Guía del Usuario Página 39 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Para guardar un libro nuevo o sea que nunca fue almacenado, elegir la opción de menú Archivo y posteriormente la opción Guardar o Guardar Como indistintamente. Seguidamente se presenta la ventana de diálogo Guardar como en la cual se deberá asignar un nombre y ubicación para dicho libro. Indicar la ubicación donde se guardará este libro Área donde se muestra una lista de subcarpetas y archivos que contiene la carpeta actual Indicar el nombre de archivo con que se guardará este libro En el cuadro Guardar en:, especificar la ubicación donde se desea guardar el archivo. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro de ésta, una carpeta determinada. Para esto hacer clic en de dicha opción, de esta forma se despliega una ventana mostrando en forma arborecente todos los recursos del sistema, dentro de los cuales se pueden observar las unidades de disco colgando del recurso Mi PC. Esta es la ubicación actual en dicho árbol de recursos Como primer punto dentro de esta estructura, se deberá de indicar el disco en el cual se almacenará el libro de trabajo. Una vez seleccionado (haciendo clic sobre el mismo), en la sección central de esta ventana, se mostrará el contenido para dicho disco, o sea todas las carpetas y archivos que contiene el mismo. Para localizar una carpeta en la cual se quiere guardar un libro de trabajo, se deben de recorrer todas las carpetas anteriores a ésta. A modo de un árbol genealógico, para localizar a un nieto comenzando por el abuelo, debemos antes pasar por el padre. A medida que se nos presentan las carpetas en la lista, las seleccionamos (haciendo clic sobre las mismas) y elegimos el botón Abrir. Así con todas las otras carpetas que se deseen abrir. Obsérvese que que al ir seleccionando y abriendo las distintas carpetas, las mismas son colocadas en el cuadro Guardar en:, de esta manera se observará el Página 40 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel contenido de la misma en el área central de esta ventana. Al final conseguiremos que la carpeta del disco deseado, esté especificada en el cuadro Guarda en:. Otra forma de ir seleccionando las carpetas y abríendolas a la vez, es haciendo doble clic sobre las mismas en el árbol de recursos. En el cuadro Nombre de archivo:, escribir el nombre para este libro. Excel sugiere como nombre de archivo, un nombre genérico dependiendo del número de libros nuevos abiertos en una sesión de trabajo, será Libro1 para el primero y así sucesivamente con todos los libros nuevos que se hayan creado, pero en definitiva es el usuario quién determinará dicho nombre. Para escribir el nombre del archivo, hacer clic (observando que cuando realice esta acción el puntero del ratón debe adoptar la forma I) en la parte del cuadro Nombre de archivo: desde donde se quiera comenzar a editar dicho nombre. Si no interesa el nombre que Excel sugiere, borrarlo y escribir el nombre que se desee. Para confirmar la acción de guardado, seleccionar el botón Guardar. Una vez confirmada esta operación, se guardará el libro y volverá a la pantalla de edición del mismo. ☞ Todo libro almacenado en Excel, adquiere un nombre dado por el usuario de hasta 256 caracteres incluyendo el uso del espacio en blanco, seguido de una extensión XLS que asigna el programa automáticamente, si el formato (tipo) seleccionado es “Libro de Microsoft Excel (*.xls)”. Guía del Usuario Página 41 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Opciones del cuadro Guardar Como...: Subir de nivel Permite desplazarse al nivel de carpetas inmediatamente superior al actual. Buscar en Favoritos Muestra el contenido de la carpeta Favoritos y permite guardar el libro de trabajo en ella. Crear nueva Despliega el cuadro de diálogo para crear una nueva carpeta en la que posteriormente se podrá guardar dicho carpeta archivo. Lista Muestra los archivos de la carpeta actual en forma de lista. Detalles Presenta los archivos de la carpeta actual con información adicional como tamaño y fecha de la última modificación. Propiedades Visualiza las propiedades del archivo seleccionado. Comandos y Presenta los comandos que pueden emplearse para abrir el archivo como de lectura, imprimirlo, cambiar sus configuración propiedades o establecer una conexión. Guardar en: Permite establecer la ubicación del archivo dentro de la jerarquía de carpetas. Nombre del archivo: Guardar como tipo: Este recuadro sirve par escribir el nombre con que se guardará el archivo, el cual puede tener hasta 255 caracteres, incluyendo de ser necesario, la posibilidad de utilizar espacios en blanco En esta lista desplegable se establece el tipo de formato para el archivo a guardar. La opción que se encuentra definida por defecto es “Libro de Microsoft Excel”. Almacena el libro en la ubicación especificada con el nombre y tipo indicado. Cierra el cuadro de diálogo Guardar como y anula la operación en curso. Página 42 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel El botón presenta el cuadro de diálogo Opciones pa r a guardar, donde se puede definir una contraseña para el libro y especificar si se creará una copia de seguridad cada vez que éste se guarde. Guardar las modificaciones realizadas a un libro de trabajo Para guardar las modificaciones o cambios que ha sufrido un libro de trabajo desde la última vez que se guardó, elegir la opción de menú Archivo y posteriormente la opción Guardar. Esta acción actualizará dicho libro sin presentar la ventana de diálogo Guardar como. El botón Guardar de la barra de herramientas Estándar realiza la misma acción. Si es un libro nuevo se desplegará la ventana de diálogo Guardar como, pero si es un archivo que ha almacenado anteriormente, actualizará el libro sin presentar dicha ventana de diálogo. ☞ Para guardar un libro (que se ha almacenado con anterioridad), con otro nombre y/o en otra ubicación, escoger la opción de menú Archivo y seguidamente la opción Guardar como. Esta acción es como la de guardar un archivo por primera vez. En este caso se tendrá la posibilidad de cambiar el nombre con el que ya se ha guardado y la posibilidad o no, de escoger una ubicación distinta para el mismo. En resumen: Para guardar las modificaciones introducidas en un libro de trabajo: en el menú Archivo, elegir la opción Guardar. Para guardar el libro actual con un nuevo nombre y/o en otro lugar: en el menú Archivo, elegir Guardar como. A b r i r un l i b r o d e t r a b a j o Para recuperar un libro que ha sido guardado anteriormente, elegir la opción de menú Archivo y posteriormente la opción Abrir. Inmediatamente se despliega la ventana de diálogo Abrir donde se puede Guía del Usuario Página 43 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel seleccionar el archivo que se desea abrir. Indicar la ubicación donde se encuentra el libro que se quiere abrir Área donde se muestra una lista de subcarpetas y archivos que contiene la carpeta actual Indicar el nombre de archivo con que se guardó el libro que desea abrir ☞ Observe que las ventanas de Guardar como y Abrir son muy similares. En lo único que difieren es en la acción que se realiza. Ya sea para guardar o abrir un libro, se debe de indicar la unidad o disco de almacenamiento, dentro de éste la carpeta y en éste, el nombre de archivo que identifica al libro en cuestión. En el cuadro Buscar en:, especificar la ubicación donde se encuentra el archivo a recuperar. Ubicación se entiende por la unidad de disco, y dentro de ésta, una carpeta determinada. Para esto, hacer clic en de dicha opción, de esta forma se despliega una ventana mostrando en forma arborecente todos los recursos del sistema, dentro de los cuales se pueden observar a las unidades de disco colgando del recurso Mi PC. En definitiva el procedimiento es similar al procedimiento seguido en la operación de guardar. Cuando el archivo se ha localizado, se selecciona haciendo clic sobre el mismo y se escoge el botón Abrir, o directamente se hace un doble clic sobre el mismo. Una vez finalizada la operación, Excel pone a su disposición en una nueva ventana, el libro contenido en dicho archivo. El botón Abrir de la barra de herramientas Estándar realiza la misma acción. Una vez seleccionado se presenta la ventana de diálogo Abrir. Página 44 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel A yud a e n Mi c r o s o f t Ex c e l 9 7 Siempre es bueno saber cómo manejar el Ayuda de cualquier programa. Una manera de hacer uso del sistema de ayuda de Excel es por medio del comando Ayuda (?) del menú principal. Éste presentará un menú de opciones donde se podrá seleccionar cual es el tipo de ayuda requerida. Contenido e índice Al seleccionar la opción Contenido e índice, se despliega una ventana de diálogo Temas de Ayuda la que presenta tres fichas. Estas permiten tener acceso a las diferentes partes del sistema de ayuda. La ficha Contenido despliega los más importantes niveles de información organizados por categorías, que presenta el sistema de Ayuda de Excel. Para ver qué temas se encuentran dentro de una categoría, hacer doble clic en el icono de libro que lo representa. Para ver un tema en particular dentro de éste, hacer doble clic sobre el mismo. Así mismo si se desea cerrar un libro abierto, hacer doble clic sobre el mismo. Guía del Usuario Página 45 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel La ficha Índice ofrece una lista de temas de ayuda en orden alfabético. Este índice es bastante útil cuando no se puede localizar un tema de ayuda en particular, en el contenido de temas de ayuda. Para localizar un tema de ayuda en particular, escribir el tema o parte de él en el cuadro Escriba las primeras..., una vez que Excel muestra la entrada del índice seleccionada en la lista, presionar el botón Mostrar o hacer doble clic sobre la entrada. Otra forma de localizar un tema, es desplazándose por la lista de entradas del índice utilizando la barra de desplazamiento, una vez localizado en dicha lista, seleccionarlo y presionar el botón Mostrar o hacer doble clic sobre el mismo. Excel mostrará para el elemento seleccionado un cuadro de temas encontrados (si es que existen). En el mismo, seleccionar el tema deseado y presionar el botón Mostrar o hacer doble clic sobre dicho tema. ☞ Tener en cuenta que el sistema de ayuda de Excel es similar al sistema de ayuda de Windows y de las otras aplicaciones de Microsoft Office. Sugerencias en pantalla Las sugerencias en pantalla muestran información acerca de los diferentes elementos presentes en la misma. Para ver una sugerencia en pantalla acerca de una opción de un cuadro de diálogo, hacer clic en el botón de signo de interrogación clic en la opción que se desee. Página 46 y, a continuación, hacer Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Si el cuadro de diálogo no tiene este botón de signo de interrogación, seleccionar la opción deseada y, a continuación presionar las teclas en combinación <Shift> + F1. Para que aparezca una sugerencia en pantalla acerca de un comando del menú, un botón de la barra de herramientas o una región de la pantalla, seleccionar la opción ¿Qué es esto? del menú Ayuda y, a continuación, luego de que el puntero del ratón adopta la forma , hacer clic en el elemento acerca del cual se desee ayuda. Al presionar continuación presionar las teclas en combinación <Shift>+F1. Guía del Usuario Página 47 Centro de Capacitación en Informática Operación de Microsoft Excel Página 48 Guía del Usuario Centro de Capacitación en Informática