tram de pago por isr infop injupemp coop ret judic
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INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 1 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 1. Introducción Se diseñó el Procedimiento para regular el trámite de pagos por: Impuesto sobre la Renta, INFOP, INJUPEMP, Cooperativas, Retenciones Judiciales, Colegios Profesionales, Bancos y otros”, con el fin de efectuar en tiempo y forma el pago por concepto de deducciones realizadas en el sueldo de los empleados quienes mantienen compromisos con las Instituciones arriba indicadas. Este procedimiento identifica la actividad general del proceso y el grado de detalle de los mismos, describiendo en orden cronológico el conjunto de operaciones que deben realizarse para efectuar el proceso de pago a las instituciones arriba señaladas, indicando el responsable de cada actividad. El grado de detalles con el que fue elaborado, es útil para actividades de capacitación e inducción, sobre todo cuando se trata de empleados de reciente ingreso al Instituto y permite tener un instrumento homogéneo de aplicación uniforme a nivel institucional. 2. Objetivo Establecer el mecanismo idóneo para que los pagos se realicen en el tiempo establecido, evitando de esa manera, el pago de multas por incumplimiento en las fechas previamente señaladas. Contar con un proceso administrativo que identifique las instancias y defina la norma para realizar el procedimiento descrito. 3. Alcance Este documento es aplicable a nivel central en Tegucigalpa. 4. Definiciones EL INSTITUTO O EL IHSS: Instituto Hondureño de Seguridad Social INFOP: Instituto Nacional de Formación Profesional INJUPEMP: Instituto Nacional de Jubilaciones y Pensiones de los Empleados Públicos Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 2 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS I. S. R.: Impuesto sobre la Renta 5. Referencias INTERNOS Convenios suscritos con Bancos. Cooperativas, Institutos de Previsión, Colegios Profesionales y otros Memorando de Remisión Reportes de facturas Oficio Programación de pago Oficio solicitud Cheque Orden de pago Documento presupuestal Documento SAP 6. Responsabilidad y Autoridades Es responsable de la supervisión y velar por el cumplimiento de este procedimiento el (la) Subgerente de Recursos Humanos en Tegucigalpa Son responsables de su correcta implementación, el Área de Compensación y Empleo de Tegucigalpa, y los empleados operativos que participan en la ejecución del proceso. La Unidad de Auditoría Interna de Tegucigalpa, efectuará fiscalizaciones para verificar que el mismo se efectúe correctamente. Procedimiento SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS AREA DE COMPENSACION Y EMPLEO Coordinador(a) de Empleo y Compensación 7.1 Recibe planillas de deducciones a pagar a nivel nacional y las traslada a analista (Planillas de deducciones a pagar) 7.1.1 Recibe las planillas que incluyen deducciones realizadas al personal del Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 3 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 7.1.2 Hospital de Especialidades, Hospital Regional del Norte, Dirección Regional del Norte, Sub-Dirección Regional Litoral Atlántico, Regionales Locales y Administrativas Traslada las planillas con deducciones (a) analista de compensación, encargada De efectuar los montos a pagar ANALISTA DE COMPENSACIÓN Y EMPLEO 7.2 Recibe y revisa planillas con deducciones a pagar, clasifica y efectúa montos a pagar (Planillas con deducciones a pagar ) 7.2.1 Recibe y revisa las planillas con deducciones 7.2.2 Clasifica los montos a pagar por: * Impuesto sobre la Renta * INFOP * INJUPEMP * Cooperativas * Retenciones Judiciales * Colegios Profesionales * Bancos * Otros 7.3 Elabora y envía memorando, adjuntando planillas con deducciones a pagar para la Sub-Gerencia de Registros Contables (memorando remisión planillas) 7.3.1 Elabora memorando de remisión de planillas para la Sub-Gerencia de Registros Contables 7.3.2 solicita firma y sello del Coordinador(a) del Área de compensación y empleo 7.3.3 Adjunta planillas con deducciones 7.3.4 Envía memorando y planillas adjuntas a la Sub-Gerencia de Registros Contables SUBGERENCIA DE REGISTROS CONTABLES SUB-GERENTE DE REGISTROS CONTABLES 7.4 Recibe y revisa memorando con planillas adjuntas, traslada al Asistente de SubGerencia (memorando de remisión planillas, planillas con deducciones a pagar) 7.4.1 Revisa y traslada el memorando con las planillas de deducciones a pagar al Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 4 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Asistente de Sub-Gerencia de Registros Contables Asistente de Sub-Gerencia Registros Contables 7.5 Recibe y revisa memorando con las planillas de deducciones a pagar , traslada documentos a Contador (memorando de remisión de planillas, planillas con deducciones a pagar) 7.5.1 Revisa el memorando y las planillas con las deducciones a pagar a los Diferentes instituciones 7.5.2 Traslada los documentos al Contador que efectúa los registros contables Contador 7.6 Recibe y verifica el memorando y las planillas con deducciones a pagar, verifica documento presupuestario (memorando remisión planillas, planillas con deducciones a pagar, documento presupuestario) 7.6.1 Revisa que las planillas con deducciones lleven el documento presupuestario 7.6.2 Si la documentación no tiene incluido el documento presupuestario, se Remiten a la Sub- Gerencia de Presupuesto mediante memorando para que se elabore el documento 7.6.3 Si la documentación tienen incluido el documento presupuestario procede a efectuar la Contabilización en el sistema 7.6.4 Las planillas con deducciones deben estar revisadas por parte del área que las Envía, en el caso que no se efectúe la revisión el encargado es responsable de los perjuicios económicos que genere la acción 7.6.5 La documentación de cuentas por pagar deben traer adjunto todos los documentos soportes que amparan el desembolso 7.7 Efectúa el registro de planillas con deducciones a pagar, genera documento e imprime 7.7.1 Al verificar que las planillas llevan incluido el documento presupuestal Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 5 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS procede a efectuar el registro de los documentos en el sistema SAP mediante la transacción FB60 “Registro de facturas de cuentas por pagar” donde queda Registrado el compromiso de pago en la partida del Haber 7.7.2 El sistema genera el Documento SAP que adjunta a la documentación de pago y contiene la siguiente información: 1.- Número de documento 2.- Clase de documento 3.- Fecha de documento 4.- Beneficiario 5.- Pago a: según Orden de Compra, Factura 6.- Cuenta, 7.- Centro de Costo 8.- Posición Presupuestaria 9.- Texto cuenta 10.- Debe 11.- Haber 7.7.3 Imprime documento SAP soporte de la transacción que contiene la siguiente información (Documento SAP) a.- Número de documento b.- Clase de documento: ZP contabilidad. Pagos c.- fecha del documento d.- Beneficiario 7.7.4 Al efectuar el registro de las facturas contenidas en la documentación de cuentas por pagar, en el sistema se bloquea automáticamente para su Liberación. 7.8 Elabora y envía memorando de remisión para la Gerencia Administrativa y Financiera (Memorando remisión para GAYF) 7.8.1 Elabora el memorando de remisión detallando los documentos de las cuentas por pagar contabilizadas, para la Gerencia Administrativa y Financiera Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 6 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 7.8.2 Envía el memorando de remisión y la documentación de cuentas por pagar a la Gerencia Administrativa y Financiera así como por el sistema GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Secretaria 7.9 Recibe y traslada documentación para el pago de planillas con deducciones al Analista Administrativo/Analista Financiero. 7.9.1 Traslada las planillas con deducciones y la documentación soporte al Analista Administrativo/Analista Financiero para su verificación Analista Administrativo/Analista Financiero 7.10 Recibe, revisa documentos, clasifica deducciones de cuentas por pagar 7.10.1 Revisa la documentación 7.10.2 Clasifica las deducciones de cuentas por pagar 7.11 Verifica si está vigente de la documentación legal 7.11.1 Si no cuenta con la vigencia de la documentación legal solicita los documentos vigentes al área de Compensación y Empleo 7.11.2 Si cuenta con la vigencia de la documentación legal sigue con el proceso de revisión 7.12 Verifica si son correctos los montos a deducir, fechas de pago y documentación soporte 7.12.1 Si no están correctos los datos de montos de las deducciones, fechas, solicitudes de pago y la documentación soporte, solicita las correcciones según sea el caso al área de compensación y Empleo 7.12.2 Si están correctos los datos de montos de las deducciones, fechas, solicitudes de pago y la documentación soporte, sigue con el proceso de revisión 7.13 Verifica que la documentación este acorde con lo descrito en el sistema 7.13.1 Si la documentación no está acorde con lo descrito en el sistema la devuelve a la Sub-Gerencia de Registros Contables para que efectúe las correcciones en el sistema SAP Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 7 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 7.13.2 Si la documentación está acorde con lo descrito en el sistema SAP cambia el tipo de bloqueo a letra “F”(bloqueo Financiero)y envía la información en físico y por el sistema a Tesorería 7.14 Elabora y remite memorando con la documentación a Tesorería (memorando remisión a tesorería) 7.14.1 Remite la documentación en físico mediante memorando a Tesorería TESORERIA Tesorero(a) 7.15 Recibe, revisa y clasifica facturas por deducciones existentes en el sistema listos para efectuar pago ( facturas por deducciones) 7.16 Genera reporte de facturas listas para pago según prioridad (reporte de Facturas) 7.16.1 En el sistema genera las facturas que están lista para efectuar el pago Según sea la prioridad del caso El orden de prioridad es el siguiente: Tramites urgentes ordenados por el nivel superior Pagos próximos a vencer (servicios públicos, impuestos, retenciones judiciales, etc.) Contratos Facturas con mayor antigüedad Pagos varios 7.17 Consulta la disponibilidad de efectivo 7.17.1 En el reporte de ingreso de caja consulta el efectivo que ha ingresado a las arcas de Tesorería 7.18 Presenta reporte de las facturas de deducciones y disponibilidad de efectivo a la Gerencia Administrativa y Financiera (Reporte de facturas y disponibilidad) Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 8 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Gerente Administrativo y Financiero 7.19 Recibe, revisa, selecciona y autoriza los pagos según la prioridad en reporte presentado, indica vía de pago ya sea `por cheque o transferencia y devuelve a Tesorería 7.19.1 Revisa los pagos a efectuar según la prioridad en el reporte 7.19.2 Selecciona las facturas por deducciones a pagar 7.19.3 Autoriza los pagos según la prioridad 7.17.2 Indica a Tesorería la vía de pago: por cheque o transferencia 7.17.3 Devuelve el reporte de pago a Tesorería TESORERIA Tesorero(a) 7.20 Recibe la programación de pagos( programación de pagos ) 7.20.1 Revisa la programación de pago de las deducciones por planilla 7.20.2 Recibe en el sistema SAP el desbloqueo de las facturas de pagos por deducciones de acuerdo a la programación 7.21 El Tesorero desbloquea en el sistema las facturas con autorización de pago, Genera propuesta de pago ya sea por transferencia o por cheque (propuesta de pago) 7.19.1 si el pago no es por cheque ver el procedimiento “tramite de pago por línea de crédito o transferencia de fondos en el sistema bancario 7.21.1 Si el pago se efectúa por cheque en el sistema se genera el cheque y la orden de pago, imprime y remite cheque a firma del Director Ejecutivo 7.21.2 En el sistema al efectuar la impresión del cheque se realiza la compensación de las facturas de las cuentas por pagar, saldando el documento de la partida de pago(Debe) DIRECCION EJECUTIVA Director Ejecutivo 7.22 Recibe, revisa, firma, sella y devuelve cheques a Tesoreria (cheques) 7.22.1 Firma y sella los cheques en caso de ser el medio de pago 7.22.2 Devuelve cheques a Tesorería Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 9 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS TESORERIA Tesorero(a) 7.23 Recibe y revisa cheques ( cheque) 7.23.1 Revisa que los cheques y orden de pago estén firmados y sellados por el Director Ejecutivo 7.24 Traslada documentos al área de caja para su entrega 7.24.1 Traslada los documentos al cajero pagador para su entrega al interesado Cajero Pagador 7.25 Recibe y revisa documentos, entrega cheques a interesados, remite documentos y vaucher a la Sub-Gerencia de Registros Contables ( vaucher, documentos ) 7.25.1 Los Administradores o Encargados de las entidades consignadas en la Orden de Pago se presentan a retirar los cheques, previa presentación de la autorización para su entrega por parte del Instituto y documentos que acrediten la identidad del Funcionario y/o Empleado. 7.25.2 Los cheques emitidos a favor del Banco de los Trabajadores e Impuesto sobre la Renta son entregados por la Oficina de Tesorería al ente correspondiente. 7.25.3 El pago de deducciones de INJUPEMP, del personal médico y de enfermería se efectúa a través de transferencia de fondos 7.25.4 Para el pago de deducciones por orden judicial, el (la) interesado(a) se presenta a Tesorería a solicitar el número de orden de pago. 7.25.5 Para los pagos que se efectúan por medio de transferencia verifica en la Tesorería del IHSS si la transferencia bancaria ya se realizó. Si la transferencia ya se hizo, el (la) interesada se presenta al Banco que se le indica para el cobro correspondiente. 7.25.6 Toda la documentación que acompaña la emisión de cheques emitidos por concepto de pago a las diferentes instituciones, por deducciones realizadas en los sueldos y salarios de los empleados del IHSS, es remitida, con la copia del respectivo vaucher, a la Sub-Gerencia de Registros Contables. SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES Subgerente de Registros Contables 7.26 Recibe, revisa y archiva los documentos de pago, realizados mediante cheque 7.26.1 Revisa la documentación del pago 7.26.2 Archiva los documentos Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 10 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 7.27FIN DEL PROCEDIMIENTO. NOTA: Las deducciones al INJUPEMP, en lo que corresponde al personal de Enfermería, el pago debe hacerse efectivo el día 5 del mes siguiente al que se efectúa el pago, y se realiza a través de transferencia bancarias. Lo correspondiente a las deducciones del personal médico debe realizarse el día 10 del mes siguiente. Igual situación se presenta con las deducciones para Banco de los Trabajadores, Impuesto sobre la Renta e INFOP. A estas instituciones, si el pago se les realiza en fecha posterior a las señaladas, el Instituto deberá pagar la multa previamente establecida. Las deducciones por concepto de seguro social deben hacerse efectivas el día 19 de cada mes Las deducciones de: Cooperativas, Colegios Profesionales, Otros Bancos y sentencias judiciales no tienen fecha límite establecida para hacerse efectiva, sin embargo para evitar reclamos, se establece como fecha límite, el último día hábil del mes. Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. Pagina No. 11 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS Código: PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 7 Diagrama de Flujo MACRO MACRO FLUJOGRAMA: FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO PARA PARA REGULAR REGULAR EL EL TRAMITE TRAMITE DE DE PAGO PAGO POR: POR: IMPUESTO IMPUESTO SOBRE SOBRE LA LA RENTA, RENTA, INFOP, INFOP, INJUPEMP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, COOPERATIVAS, RETENCIONES RETENCIONES JUDICIALES, JUDICIALES, COLEGIOS COLEGIOS PROFESIONALES, PROFESIONALES, BANCOS BANCOS YY OTROS OTROS SUBGERENCIA DE REGISTROS CONTABLES SUB-GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS Coordinador Area de Compensación y Empleo Analista de Compensación y Empleo Sub-Gerente de Registros Contables Asistente de Sub-Gerencia 7.2.- Recibe y revisa planillas con deducciones,A pagar clasifica y efectúa montos a pagar 7.4.- Recibe y revisa memorando con planillas adjuntas, traslada a asistente de Sub-Gerencia 7.5.- Recibe, revisa memorando con las planillas con deducciones, traslada documentos al Contador Planillas con deducciones Memo remision planillas Contador INICIO 7.1.- Recibe planillas con deducciones a nivel nacional y traslada Planillas con dedduccio nes a pagar planillas 7.6 recibe y revisa el memorando y las planillas con deducciones, verifica documento presupuestario planillas Tiene incluido el documento presupuestario? no 7.3.- Elabora y envía memorando con planillas para la Sub-Gerencia de Registros Contables Memo remision plsnillsd planillas si remite memorando a la SubGerencia de Presupuesto para que se elabore el documento presupuestario procede a efectuar la contabilización en el sistema 7.7.- Efectúa el registro de planillas con deducciones a pagar, genera documento e imprime documento 7.8.- Elabora y envía memorando de remisión para la Gerencia Administrativa y Financiera 1 Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. Pagina No. 12 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS Código: PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS MACRO FLUJOGRAMA: PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS GERENCIA ADMINISTRATIVA SECRETARIA Analista Administrativo/Analista Financiero 7.10.- Recibe, revisa documentos, clasifica deducciones de cuentas por pagar 1 documentos 7.9.- .Recibe y traslada documentacion para el pago de planillas con deducciones al AnalistaAdministrativo/ Analista Financiero documentación 7.11.- Verifica si esta vigente la documentación legal Esta vigente documentacion? no Solicita los documentos vigentes al área de la Coordinación de Empleo y Compensación si Continúa con el proceso de revisión 7.12 .- Verifica si son correctos los montos, a deducir, fechas de pago y la documentación soporte Los datos estan correctos? no si Solicita las correcciones según el caso al área de la Coordinación de Empleo y Compensación Continúa con el proceso de revisión 7.13 .- Verifica que la documentación este de acuerdo con lo descrito en el sistema Los documentos estan de acuerdo al sistema? si no Devuelve la documentación a la Sub-Gerencia de Registros Contables para que efectúe las correcciones en el sistema cambia el tipo de bloqueo a letra “F” (bloqueo Financiero) y envía la información a Tesorería 7.14.- Elabora y remite memorando con la documentación a Tesoreria 2 Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. Pagina No. 13 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS Código: PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA TESORERIA Gerente Administrativo y Financiero Tesorero(a) DIRECCION EJECUTIVA DIRECTOR EJECUTIVO 2 7.15.- Recibe, revisa y clasifica facturas por deducciones existentes en el sistema listas para efectuar pago 7.16.- Genera reporte de facturas listas para pago según prioridad Reporte 7.17.- Consulta la disponibilidad de efectivo 7.18.- Presenta reporte de facturas de deducciones y disponibilidad de efectivo a la Gerencia Administrativa y Financiera Reporte 7.19.- Recibe, revisa, selecciona y autoriza los pagos según prioridad en reporte presentado, indica vía de pago y devuelve a Tesoreria reporte 7.20.- Recibe la programación de pago programacion 7.22.- Recibe, revisa, firma, sella y devuelve cheque a Tesorería cheque 7.21.- El Tesorero(a) desbloquea en el sistema las facturas con autorización de pago, Genera propuesta de pago Pago es vía cheque? no si Ver el procedimiento “tramite de pago por Linea de Crédito o Transferencia de Fondos en el sistema bancario” Genera cheque y Orden de Pago, imprime y remite cheque a firma a Dirección Ejecutiva 3 Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. Pagina No. 14 INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS Código: PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS MACRO FLUJOGRAMA :PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS SUB-GERENCIA DE REGISTROS CONTABLES TESORERIA Tesorero (a) Cajero Pagador Sub-Gerente de Registros Contables 3 7.23.- Recibe y revisa cheques Cheques 7.24.- Traslada documentos al área de caja para su entrega 7.25.- Recibe y revisa documentos, entrega cheques a interesados, remite documentos y vaucher a la Sub-Gerencia de Registros Contables 7.26.- Recibe, revisa y archiva los documentos de pagos mediante cheques, Transferencia documentos documentos documentos cheques 7.27.- FIN DEL PROCEDIMIENTO 4 Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No. INSTITUTO HONDUREÑO DE SEGURIDAD SOCIAL Pagina No. 15 UNIDAD DE PLANIFICACION Y EVALUACION DE LA GESTION ORGANIZACIÓN Y METODOS PROCEDIMIENTO PARA REGULAR EL TRAMITE DE PAGO POR: IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INFOP, INJUPEMP, COOPERATIVAS, RETENCIONES JUDICIALES, COLEGIOS PROFESIONALES, BANCOS Y OTROS Código: SUBGERENCIA DE RECURSOS HUMANOS 9 Anexos 9.1 Convenios suscritos con Bancos. 9.2 Cooperativas, Institutos de Previsión, Colegios Profesionales y otros 9.3 Memorando de Remisión 9.4 Reportes de facturas 9.5 Oficio 9.6 Programación de pago 9.7 Oficio solicitud 9.8 Cheque 9.9 Orden de pago 9.10 Documento presupuestal 9.11 Documento SAP 10 Historial y revisiones . Revisión No. Fecha 1 20 -05-2011 2 24-09-12 3 26-09-13 Elaborado por: Lic. Liliana Castillo Cargo: Analista de Organización y Métodos Supervisado por: Lic. Mercedes Midence Cargo: Jefe Organización y Metodos Fecha de Elaboración 24-09-2012 20/09/2013 Fecha de Elaboración 24-09-12 22-09-2013 Firma Firma Descripción y/o ítems modificados Primera Edición MEMO GAYF-2013 Refrendado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Actualizado por Lic. Liliana Castillo. Analista de Organización y Métodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre. Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de a Gestión Lic. Liliana Castillo Analista Organización y Metodos 4215- Lic. Keila Rosalía Pinto Figueroa Aprobado por: Lic. Jose Ramon Bertetty Cargo: Gerente Administrativo y Financiero en memorando No. 4215GAYF-13 Fecha de Firma Elaboración: 19-09-13 Organización y Metodos Autorizado por: Ing. Claudia Izaguirre Cargo: Jefe Unidad de Planificación y Evaluación de la Gestión en memorando No. 514-UPEG-13 Fecha de Elaboración: 14-10-13 Firma Edición No.
