BALAS Conference Host Agreement

Documento de Acuerdo CLADEA y Host de la Asamblea Anual
2016
Por un lado, la Sede Ejecutiva del Consejo Latinoamericano de Escuelas de Administración
CLADEA en Lima, Perú; y por otro la institución Host para la Asamblea de CLADEA 2016
denominadas en adelante “las Partes” estipulan en el presente documento un marco de acuerdo
para el desarrollo conjunto de la Asamblea Anual de Cladea en el año 2016 en la ciudad de
designada.
La designación de la Sede del evento se ha realizado en base a una convocatoria pública que
realiza la Sede Ejecutiva con dos años de anticipación, la postulación de las instituciones es
voluntaria y según lo que establece el reglamento en los estatutos y en el documento de la
convocatoria.
El Siguiente documento establece los acuerdos entre las partes a nivel de:
1.
2.
3.
4.
IA
CD
CA
Organización Administrativa
Aspectos Logísticos
Organización Académica
Aspectos Financieros
: Institución anfitriona
: CLADEA Comité Directivo
: Comité Académico
SE:
CLADEA Sede Ejecutiva
1. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA
IA y SE
IA
CA
IA
IA SE
IA
Establecer las fechas del evento con al menos 14 meses de anticipación
Recursos Humanos:
Establecer el equipo de trabajo, mínimo 2 responsables de las comunicaciones con la
CSE:
Coordinador General: para coordinaciones del programa académico y general del
evento que deben publicarse en la web del evento con 12 meses de anticipación.
Coordinador de Marketing: para las coordinaciones de Patrocinios, área de
Exhibición y Registros.
Establecer fecha límite para el envío de papers (mínimo 3 meses antes de la
conferencia).
Establecer Calendario.
Lanzamiento de la convocatoria a trabajos en la conferencia del año precedente
Informes del número de trabajos (papers) enviados y registros. Los cuales se harán
llegar a la Sede Ejecutiva de manera regular.
Promover el evento entre los miembros de Cladea y otras organizaciones.
Recibe los pagos de registros a la conferencia, patrocinio y área de exhibición.
Establece las Penalidades y fechas límites para las devoluciones o cancelaciones.
Facilita los registros online y on-site. Medios: transferencia bancaria y tarjetas de
crédito.
Esquema de actividades - Asamblea Anual :
Día Previo
Reunión Comité
Directivo 1
Almuerzo del
Comité Directivo
Reunión Comité
Directivo 1
Día 1
Coloquio
Doctoral
Coloquio
Doctoral
Almuerzo libre
Día 2
Presentaciones
Papers
Día 3
Presentaciones
Papers
Sesión de Decanos 2
Sesión de Decanos 3
Sesiones
Institucionales
Plenaria 1
Sesiones
Institucionales
Plenaria 2
Almuerzo
Almuerzo de
premiación y cierre
Reunión Comité
Directivo 2
Coloquio
Doctoral
Asamblea de
Miembros
Sesión de Decanos 1
Presentaciones de
Papers
7:00pm: Cocktail
Bienvenida y
Apertura
Cena Cultural
*Sesiones de papers de 1h.30: 3 papers por sesión
2. ASPECTOS LOGÍSTICOS
IA
Organiza, y negocia las tarifas para los asistentes a la conferencia tanto en el hotel
sede del evento (si así se determinara), u hotel principal y hoteles alternos con tarifas
accesibles para los estudiantes doctorales.
Disponer de salas con facilidades de proyectores, micrófonos, ecran y capacidad
mínima de 30 personas para las salas de las sesiones de papers, plenarias, sesiones
de decanos, sesiones de la red de emprendimiento y sesiones institucionales.
Facilitar espacios para las Reuniones del Comité Directivo 1 y 2:
Reunión 1: se efectuará el día anterior a la inauguración y al cocktail, de 9 am a 5pm.
Incluye almuerzo de trabajo y refrigerios.
Reunión 2: el Día 3 se desarrollarán las reuniones del Comité Directivo. Se requieren
facilidades de proyector, micrófonos, ecran. Capacidad mínima: 12 personas.
Proveer de un área para el registro a la conferencia, entrega de materiales, programa
impreso y brindar información del evento desde la mañana del día 1.
IA
IA
Comidas y Eventos Sociales:
Proveer de los siguientes servicio de comida incluido en el fee del registro de la
conferencia:
1. Cocktail de Bienvenida día 1
2. Almuerzos días 2 y 3
3. Evento social y cena cultural nocturno día 2
4. Almuerzo de clausura y premiación día 3
5. Coffee Break en los espacios de la mañana y la tarde
6. Almuerzo en la reunión del Comité Directivo día previo y día 3 en el hotel
sede o lugar del evento según corresponda.
Si las actividades de la conferencia no se desarrollan en un hotel sede, proveer de
transporte a los participantes.
Asimismo, proveer transporte para las actividades culturales y sociales
IA
Preparar y disponer para el evento:
Credenciales de participantes y speakers de plenarias.
Programa Impreso.
Información logística (transportes, servicios turísticos etc.).
Certificado de participación.
Bolso o maletín.
3. ORGANIZACIÓN ACADEMICA
IA y CA
Preparar “call for papers”
IA y CA
Seleccionar track chairs o co-chairs
Invitar revisores
Proveer de información del proceso de revisión
Controlar el calendario de fechas para aceptación de papers
Deben ser notificados a la sede y al siguiente organizador los revisores y Co-Chairs
que no cumplan con sus compromisos
Invitar Speakers para Sesiones Plenarias
Nominar Best Paper
Prepara el Programa de la conferencia y de presentaciones de papers
Preparar y distribuir los Proceedings online
SE y CD
Organizar la Sesión de Decanos
4. ASPECTOS FINANCIEROS
IA y SE
Establecer el presupuesto del evento y considerar el acuerdo económico con
CLADEA (Acuerdo del Comité Directivo de los días 21 y 22 de abril de 207 en la
ciudad de Miami; Memoria año 2007 página 17 (sic).
Se acordó por unanimidad en la reunión del Comité de Miami, FIU (2007) lo
siguiente:
1. La institución elegida como anfitriona y organizadora, aportará a la sede
ejecutiva un 10% de los ingresos brutos por concepto de inscripciones con un
mínimo de $10,000, lo que sea mayor.
2. El anfitrión tiene la responsabilidad de realizar un fundraising local, para cubrir
los gastos que el reglamento considera debe realizar el anfitrión. La totalidad de lo
recaudado será enteramente para el anfitrión.
3. La sede ejecutiva tendrá la responsabilidad de realizar sesiones o lograr la
participación de otras instituciones internacionales dentro de la asamblea anual,
tales como, AACSB, AMBA, EFMD, Von Humboldt entre otros. De los fondos
recaudados, un 50% será para la sede ejecutiva y el restante para la sede anfitriona.
4. En el caso de que la sede ejecutiva tenga compromisos institucionales con otras
instituciones, se limitará el cupo gratuito de stands a tres.
Los fondos serán destinados para promover las actividades y operaciones de
CLADEA. La sede ejecutiva de CLADEA podrá colaborar con el organizador de la
Asamblea y desarrollar actividades, fundraising y búsqueda de auspicio.
Asimismo, esta última facilitará y apoyará en la publicidad de la Asamblea a través
de su página web, de la revista Leadership, por medio de envíos electrónicos a su
base de datos y de canjes publicitarios en otros medios. En este último caso, podrá
acordarse entre las partes los beneficios al medio de comunicación que podrá
referirse a registros libres a la Asamblea, u otra actividad inherente al programa o
participación en el área de exhibición.
IA
30 días después de finalizado el evento es el plazo para la transferencia de fondos a la
Sede de CLADEA.
El presente convenio en español se firmar por duplicado.
Fecha _______________
Fecha _______________
CLADEA
Institución Sede de la Asamblea 2016