ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 1. OBJETIVO Elaborar, presentar adecuada y oportunamente las declaraciones de las retenciones en la Fuente a Titulo de Renta, IVA, e ICA, practicadas a los proveedores (Personas Naturales y Jurídicas) de bienes o servicios a la Contaduría General de la Nación. 2. DEFINICIONES Balance General: Instrumento contable de gestión, de tipo gerencial, que presenta en forma clasificada, resumida y consistente, la situación financiera, económica y Social de un ente público, expresada en unidades monetarias, a una fecha determinada y revela la totalidad de sus bienes, derechos obligaciones y situación del patrimonio público. Certificado de Ingresos y Retenciones: Documento que certifica la totalidad de los ingresos percibidos y las retenciones efectuadas al funcionario durante un año o fracción. Certificados de Retención a Terceros: Documento que refleja los pagos y las retenciones efectuadas a terceros. Comprobante de Egreso: Documento mediante el cual se registra el desembolso de efectivo. Impuesto de Industria y Comercio. Gravamen que recae sobre las actividades comerciales industriales y de servicios que deben cancelar todos los contribuyentes que ejerzan estas acciones ya sean de manera permanente u ocasional en establecimientos de comercio o sin ellos. MHCP: Ministerio de Hacienda y Crédito Público, entidad que coordina la política fiscal del país. Retención de Impuesto de Industria y Comercio por Pagar: Valor del gravamen retenido por estos conceptos por los agentes correspondientes, cuando se realizan operaciones gravadas Retención en la Fuente: Mecanismo de recaudo anticipado del Impuesto de Renta y Complementarios, que consiste en restarle al valor del pago o abono en cuenta el porcentaje de Retención en la fuente; el agente retenedor deberá declarar las sumas retenidas y pagarlas a favor del estado. Para el Sujeto Pasivo obligado a presentar Declaración de Renta y Complementarios las sumas retenidas es un impuesto que imputará al momento de liquidar definitivamente el impuesto que le corresponda en ese periodo. REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 SIIF: Sistema Integrado de Información Financiera, es una herramienta automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, con el fin de propiciar una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y sus entidades descentralizadas, y de brindar información oportuna y confiable. Vigencia Fiscal: En términos presupuestales, una vigencia fiscal corresponde al período de tiempo para la ejecución de un presupuesto. Para todas las entidades estatales colombianas la vigencia fiscal es de un año; se inicia el 1 de enero de cada año y termina el 31 de diciembre a las 12 de noche. 3. MARCO LEGAL Régimen de Contabilidad Pública, Resolución 354 del 2007 y demás normas que la modifiquen o complementen. Estatuto Tributario Nacional y sus decretos reglamentarios. Acuerdo 65 de 2002 Consejo de Bogotá D.C. Decreto Distrital 271 de 2002. Decreto 2374 del 21/12/2012 por el cual se reglamenta el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF NACION. Decreto 143 del 21 de enero de 2004. “Por el cual se modifica la estructura de la Contaduría General de la Nación y se determinan las funciones de sus dependencias”. Resolución 148 del 26 de abril de 2004, “por la Cual se crean los grupos Internos de Trabajo en la Unidad administrativa Especial – Contaduría General de la Nación y se fijan sus funciones”. Decreto 568 de 1996, Artículos 26 al 33, “Por el cual se reglamentan las Leyes 38 de 1989, 179 de 1994 25 de 1995, Orgánicas del Presupuesto General de la Nación” Norma Internacional ISO 9001:2008 Sistemas de Gestión de la Calidad. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004 Sistemas de Gestión Ambiental. Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. 4. DOCUMENTOS RELACIONADOS GFI01-FOR01 Conciliación Mensual de Retención en la Fuente Renta e IVA GFI01-FOR02 Conciliación Bimestral Retención en la Fuente De Industria Y Comercio REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 5. DOCUMENTOS ANEXOS Listado de deducciones y de obligaciones. SIIF Declaración de retención en la fuente a título de renta e IVA digital presentada y pagada DIAN Recibos de pago físicos DIAN Formulario de auto liquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, pagado. 6. PROCEDIMIENTO Este procedimiento inicia con la preparación de los anexos de retenciones practicadas durante el mes o bimestre, y termina con la presentación electrónica a través del aplicativo MUISCA para las Retenciones en la Fuente a título de Renta e IVA y para Retención de ICA, con el diligenciamiento del formulario y envío a Pagaduría para el trámite de Pago. No. 1 2 Actividad Elaborar el cuadro consolidado de Retenciones en la Fuente a Titulo de Renta, IVA e ICA. Genera reporte SIIF de deducciones y obligaciones Descripción Con la información incluida en relativa a las deducciones practicadas a las obligaciones presupuestales durante el mes o bimestre se obtiene y recopilan los datos a incluir en los formatos GFI01FOR01 y GFI01-FOR02 de cada una de las declaraciones de retención en la fuente objeto de preparación. Desde el perfil de usuario “Gestión contable” del SIIFse genera el listado de deducciones y obligaciones, para identificar las Responsable Registro GFI01-FOR01 Conciliación Mensual De Retención En La Fuente Renta e IVA Servidor publico GFI01-FOR02 Conciliación Bimestral Retención En La Fuente De Industria Y Comercio Servidor publico REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 retenciones practicadas, durante el periodo objeto de declaración. Se concilian los datos contenidos en el cuadro consolidado de obligaciones, contra los datos del reporte de deducciones del SIIF. 3 4 Concilia el cuadro consolidado de Retenciones con el Reporte del SIIF de deducciones. Concilia el cuadro consolidado de deducciones frente al reporte de deducciones de pagaduría. En caso de que existieren diferencias que requieran ajuste contable por mayores o menores valores retenciones, se relacionan las partidas conciliatoria a que hubiere lugar. Se concilian el saldo de retenciones suministrados por el área de pagaduría través de correo electrónico frente a los formatos GFI01FOR01 Y GFI01-FOR02 de retenciones. Se determinan diferencias que requieran ajuste contable por mayores o menores valores retenidos y se relacionan en el cuadro en caso de que a ello hubiere lugar. GFI01-FOR01 Conciliación Mensual De Retención En La Fuente Renta e IVA Servidor publico GFI01-FOR02 Conciliación Bimestral Retención En La Fuente De Industria Y Comercio Servidor publico El contador revisa, aprueba y firma los formatos de retenciones. 5 Revisar aprobar y firmar Contador GFI01-FOR01 Conciliación Mensual De Retención En La Fuente Renta e IVA GFI01-FOR02 Conciliación Bimestral Retención En La REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 Fuente De Industria Y Comercio Firmados. 6 7 8 Verificación del sistema para firmas Ingreso de claves Presentación Electrónica de Declaración de Retenciones en la Fuente a Titulo de Renta e IVA. Ingresa a Internet en el aplicativo MUISCA de la DIAN y verifica que se cumplan las condiciones Técnicas del Equipo de cómputo para la firma digital. GFI01-FOR01 Conciliación Mensual De Retención En La Fuente Renta e IVA Servidor publico GFI01-FOR02 Conciliación Bimestral Retención En La Fuente De Industria Y Comercio Se ingresa al aplicativo muisca en usuarios Representante registrados con las claves Legal asignadas por la DIAN El Representante Legal Contador ingresa con las claves y diligencia la declaración. Se Presenta la declaración en el aplicativo muisca debidamente diligenciado y firmado. Se Imprimen dos copias del formulario de la declaración presentada. Representante Declaración y Se genera los recibos de recibos de pago Legal pago por conceptos de renta físicos. e Iva , Declaración Contador Se imprimen cuatro copias de pagada (DIAN) cada uno de los recibos de Pagador pago; enviando tres copias a pagaduría, una copia del formulario y una copia del formato GFI01-FOR01 retenciones en la fuente renta e IVA mensual firmado junto REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 con la comunicación interna de entrega. 9 10 11 12 Autorización y firmas. El Representante Legal y el Representante contador ingresa con las Legal claves autorizan y firman. Contador Formulario de Elaborar auto liquidación Declaración Representante electrónica bimensual de Se repiten las actividades, su Legal. asistida de Retenciones en descripción, responsables y retenciones del registros del 1 al 5, en lo la Contador impuesto de Fuente a Titulo referente a las retenciones, industria y pero a título de impuesto de Impuesto de comercio, Industria y Comercio. Industria Y avisos y Comercio. tableros, pagado. Presentación declaración Bimestral de Retenciones a título de Impuesto de Industria y Comercio. Ingresa a Internet a la página de la Secretaria de Hacienda Distrital. Se diligencia el formulario de declaración bimestral de la declaración de retenciones a título de Impuesto de Industria y Comercio, se imprime cuatro copias de la declaración que hace las veces de recibo de pago. Servidor publico Autorización y firmas. El Representante Legal y el contador, presentan la declaración Contador Formulario de auto liquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, pagado. REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN ELABORACIÓN, PRESENTACIÓN Y TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES MENSUAL DE RETENCIÓN EN LA FUENTE Y BIMESTRAL DE INDUSTRIA Y COMERCIO PROCESO GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS FECHA DE APROBACIÓN: CÓDIGO: VERSIÓN: 26/03/2015 GFI-PRC01 05 13 Envío de Declaración de Retenciones en la Fuente a Titulo de Impuesto de Industria y Comercio a Pagaduría Se envía a pagaduría el formulario diligenciado para pago. Enviando tres copias, y una copia del formato GFI01FOR02 retenciones en la fuente a título de Ica bimestral firmado junto con la comunicación interna de entrega. Pagador Formulario de auto liquidación electrónica asistida de retenciones del impuesto de industria y comercio, avisos y tableros, pagado. Nota: La totalidad de la ejecución de las actividades descritas deben ser alineadas a las Políticas del Sistema Integrado de Gestión Institucional (Política de calidad, Política del Sistema de Gestión Ambiental, Política del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional, Políticas del Sistema de Control Interno y Políticas del Sistema de Desarrollo Administrativo) lo que contribuirá al cumplimiento misional, la satisfacción de las partes interesadas y al éxito sostenido del SIGI. REVISADO POR: APROBADO POR: LIDER DE PROCESO SECRETARIO GENERAL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN COORDINADOR GIT DE PLANEACIÓN