Procedimiento para el control de inventario

Secretaría de Salud y Bienestar Social
Dirección de PROSPERA y Fortalecimiento a la Atención Médica
Coordinación Administrativa
Clave: PR-08-18-05
Fecha de emisión: 31/03/2015
Versión N°. 0
Página: 1 de 6
Procedimiento para el control
de inventario
Elaboró
Revisó
Lic. Juan Pablo Briceño
Rodríguez
Licda. Madai Rosales Velazco
Responsable del Procedimiento
para el Control de Inventario
Aprobó
Dr. Edgardo Bueno Sánchez
Director de PROSPERA y
Fortalecimiento a la Atención Médica
Coordinadora Administrativa
Secretaría de Salud y Bienestar Social
Dirección de PROSPERA y Fortalecimiento a la Atención Médica
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO
Clave: PR-08-18-05
Emisión: 31/03/15
Versión: 0
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1. OBJETIVO
Establecer las normas y procedimientos para el eficiente manejo, registro y control de los recursos materiales
adquiridos por la Dirección de PROSPERA y Fortalecimiento a la Atención Médica, desde su entrega por el
Almacén Central, hasta su retiro del almacén de la DPyFAM.
2. ALCANCE
Aplica a todos los bienes y elementos que son adquiridos, donados, obsequiados, cedidos y dados en
comodato a la Dirección de PROSPERA y Fortalecimiento a la Atención Médica.
3. POLÍTICAS
3.1 El horario para surtimiento del material deberá ser de 8:00 a.m. a 10:30 a.m.
3.2 Las solicitudes para surtimiento de material deberán entregarse al Responsable del Almacén de la
Dirección, como mínimo con 24 horas de anticipación.
3.3 El material solicitado deberá entregarse al solicitante al día siguiente.
3.4 Solo podrán entrar al almacén de la DPyFAM el Responsable de este. Por situación extraordinaria,
personal ajeno, para entrar al almacén, deberá contar con la autorización del Director o de la
Coordinadora Administrativa, previa notificación verbal al Responsable del almacén.
3.5 Las llaves de la puerta del almacén de la DPyFAM solo estarán en posesión del Responsable del
almacén, de la Coordinadora Administrativa y del Director.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
4.2 Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Colima.
4.3 Ley Orgánica de la Administración Pública del Gobierno del Estado de Colima. Artículo 21, apartado B,
fracción VIII.
4.4 Ley del Patrimonio del Estado de Colima. Artículos 30 y 31.
4.5 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 4.2 Requisitos de la Documentación.
5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES
DPyFAM: Dirección de PROSPERA y Fortalecimiento a la Atención Médica.
SSyBS: Secretaría de Salud y Bienestar Social.
Recursos Materiales: Son aquellos bienes tangibles propiedad de la DPyFAM que incluye equipo,
maquinaria, herramientas, vehículos, materias primas, etc.
Almacén Central: Sitio o lugar donde se reciben formalmente de los proveedores externos, los bienes y
materiales adquiridos en propiedad por la SSyBS.
Almacén: Espacio en las instalaciones de la DPyFAM, destinado a la recepción, resguardo, control y
entrega de los bienes y materiales adquiridos, para facilitar el cumplimiento de las actividades del
personal de la DPyFAM.
Solicitante: Personal que solicita los bienes y materiales a través de una requisición.
Vale de resguardo: Registro que respalda la asignación de los bienes a una persona.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO
6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Solicitante
Responsable del
control de inventario
Coordinación
administrativa
Responsable del
almacén
Almacén central
Inicio
Solicitud de
material
Surte material
solicitado
1
2
Ingresa material
al control de
entradas y
salidas
3
Solicita material
4
Recibe solicitud
de material
5
Se cuenta con el
material
solicitado?
Si
6
8
Recibe material
solicitado
Autoriza
surtimiento de
solicitud
Elabora vale de
resguardo
Si
No
9
Fin
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
7
Se surte material
solicitado
El material
solicitado es
inventariable?
No
A
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7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Secuencia de fases / Descripción de Actividades
1. Solicitud de material
Referencias
Oficio
1.1 Elabora oficio de solicitud de material.
Responsable del
control de
inventario
1.2 Con base en las existencias de material, llena el formato
de solicitud de almacén-requisición.
Solicitud de almacénrequisición
1.3 Envía oficio de solicitud de material y requisición de
material
al
Departamento
de
Almacén
y
Abastecimientos de acuerdo al cronograma de
recepción y envío de pedidos.
FO-08-18-44
Requisición de
recursos materiales
2. Surte material solicitado
Oficio
2.1 Recibe oficio y formato de requisición de material.
Almacén Central
2.2 Determina e informa fecha para surtimiento del material
solicitado.
2.3 Hace entrega del material solicitado e informa el
material no surtido.
2.4 Entrega resguardo de lo solicitando y recaba firma de
recibido.
FO-08-18-44
Requisición de
recursos materiales
Resguardo de activo
fijo
3. Ingresa material al control de entradas y salidas
3.1 Revisa cantidad y características del material recibido
con base en el resguardo de activo fijo.
Responsable de
Almacén
3.2 Almacena el material entrante.
3.3 Registra las cantidades del material entrante en el
Control de entradas y salidas.
3.4 Entrega resguardo de activo fijo firmado de recibido, a la
Coordinación Administrativa y conserva una copia del
mismo.
Resguardo de activo
fijo
FO-08-18-45
Control de entradas y
salidas del almacén
4. Solicita material
Solicitante
4.1 Elabora formato de requisición de material de acuerdo a
sus necesidades.
4.2 Entrega formato de requisición al Responsable de
Almacén.
FO-08-18-44
Requisición de
recursos materiales
5. Recibe solicitud de material
5.1 Revisa el formato de requisición de material.
Responsable de
Almacén
5.2 Confronta existencias y el material solicitado.
5.3 Cumplimenta el formato de requisición de material,
indicando el material existente.
FO-08-18-44
Requisición de
recursos materiales
5.4 Solicita autorización de la Coordinación Administrativa.
Coordinación
administrativa
Responsable de
6. Autoriza surtimiento de solicitud
6.1 Revisa el formato de requisición de material.
6.2 Autoriza el formato de requisición de material.
7. Se surte material solicitado
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
FO-08-18-44
Requisición de
recursos materiales
autorizado
FO-08-18-44
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Almacén
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Requisición de
recursos materiales
7.1 Recibe formato de requisición de material autorizado.
7.2 Integra paquete de material solicitado.
7.3
Entrega el material en el horario establecido y recaba
la firma del solicitante de recibido, en la copia de la
requisición correspondiente.
7.4
Archiva la requisición del material surtido al solicitante.
7.5
Realiza registro en el formato de control de entradas y
salidas.
FO-08-18-45
Control de entradas y
salidas del almacén
8. Elabora vale de resguardo
8.1 Recibe el resguardo de activo fijo del Departamento de
Almacén y Abastecimientos.
8.2 Elabora el vale de resguardo correspondiente.
Responsable del
control de
inventario
8.3 Recaba firmas del Coordinador(a) Administrativo(a) y
del Director(a) de la DPyFAM.
8.4 Solicita entrega del equipo y/o material solicitado al
Responsable del Almacén.
8.5 Entrega el vale de resguardo solicitando firma de
recibido.
FO-08-18-46
Vale de resguardo
FO-08-18-47
Control de inventario
8.6 Archiva el resguardo del material y/o equipo solicitado.
8.7 Actualiza el control de inventario de la DPyFAM.
9. Recibe material solicitado
Solicitante
9.1 Revisa características y cantidad del material y/o
equipo, de acuerdo a la requisición de recursos
materiales.
9.2 Firma de recibido el vale de resguardo y/o requisición
de recursos materiales.
FO-08-18-44
Requisición de
recursos materiales
FO-08-18-46
Vale de resguardo
8. REGISTROS DE CALIDAD
Clave
Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
FO-08-18-44
Requisición de recursos materiales
1 año
Responsable del almacén
FO-08-18-45
Control de entradas y salidas del
almacén
1 año
Responsable del almacén
FO-08-18-46
Vale de resguardo
Permanente
Responsable del control
de inventario
FO-08-18-47
Control de inventario
Permanente
Responsable del control
de inventario
NA
Resguardo de activo fijo
Permanente
Responsable del control
de inventario
NA
Oficio
1 año
Responsable del control
de inventario
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Secretaría de Salud y Bienestar Social
Dirección de PROSPERA y Fortalecimiento a la Atención Médica
PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE INVENTARIO
NA
Solicitud de almacén-requisición
1 año
Responsable del control
de inventario
9. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
0
31/03/2015
Descripción del cambio
Inicia su uso
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
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