Procedimiento de Control de Documentos Externos

Título:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código:
UPRA-MEJ-PR-06
Versión:
02
Página:
2/7
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para el manejo de la documentación externa que afecte los procesos
del SGC y/o del SGSI de PROMPERÚ.
2. ALCANCE
La presente norma es administrada por la Unidad de Planeamiento y Racionalización y es fuente de consulta y aplicación para
las áreas comprendidas en el alcance del SGC y del SGSI de PROMPERÚ. El procedimiento se inicia con la obtención de un
nuevo documento externo y finaliza con el control de su vigencia.
Este procedimiento es aplicable a los procesos comprendidos dentro del alcance del SGC y del SGSI, bajo las normas ISO
9001:2008 y NTP-ISO/IEC 27001:2008, respectivamente.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1.
Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo –
PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 009-2007-MINCETUR y modificado por Decreto Supremo Nº 0142010-MINCETUR.
3.2.
Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de
Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.3.
Procedimiento de Control de Documentos Internos.
3.4.
Manual de Calidad de la Dirección de Promoción de las Exportaciones.
3.5.
Norma ISO 9000:2005. Sistemas de Gestión de la Calidad. Principios y Vocabulario.
3.6.
Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.
3.7.
Norma NTP-ISO/IEC 27001:2008 EDI. Tecnología de la Información. Técnicas de Seguridad. Sistemas de Gestión de la
Seguridad de la Información. Requisitos.
4. GLOSARIO DE TÉRMINOS
OPP: Oficina de Planeamiento y Presupuesto
OSI: Oficial de Seguridad de la Información
RED: Representante de la Dirección
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
SGSI: Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
UPRA: Unidad de Planeamiento y Racionalización
UTIN: Unidad de Tecnologías de la Información
5. DEFINICIONES
Para el caso específico del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.1.
Documento: Información y su medio de soporte.
5.2.
Documento Controlado: Documento sobre el que se tiene responsabilidad de su adecuación a cualquier cambio o
modificación, del que se mantiene control en la distribución de sus copias.
5.3.
Documento Derogado: Documento que derivado de un cambio ha sido eliminado o cuenta con una nueva versión, por lo
cual ha perdido su vigencia.
5.4.
Documento Externo: Son las Normas Legales, Reglamentos, Manuales Técnicos, etc. de origen externo que
PROMPERÚ ha determinado necesarios para su SGC o SGSI, y/o aplicables a sus procesos involucrados.
5.5.
Documento No controlado: Documento sobre el que no se tiene responsabilidad de informar de su adecuación sobre
cualquier modificación. Asimismo, su distribución no se registra. Solo es de carácter informativo.
Título:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código:
UPRA-MEJ-PR-06
Versión:
02
Página:
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6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1.
Todos los documentos de origen externo serán identificados mediante el nombre o título del documento.
7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1.
En caso que el personal de PROMPERÚ requiera imprimir copias de documentos externos, quedará bajo su
responsabilidad la impresión de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el original.
7.2.
En caso que el personal de PROMPERÚ utilice copias impresas de los documentos externos, quedará bajo su
responsabilidad la utilización de la versión vigente, la cual podrá ser verificada mediante comparación con el original.
7.3.
Cuando un órgano o unidad orgánica, tome conocimiento de la emisión de un nuevo documento externo que afecte el
desarrollo de sus actividades, coordinará la adquisición de la copia pertinente.
7.4.
El personal de PROMPERÚ mantendrá legibles e identificables los documentos externos (físicos) que se encuentran
bajo su custodia, e informará al Jefe del órgano o unidad orgánica, o al Coordinador del Departamento su pérdida o
deterioro.
8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº
Inclusión de Documentos Externos
Actividad
1
Obtiene un nuevo documento externo.
2
Incluye el nuevo documento externo y el detalle de sus controles en el formato
de Lista Maestra de Documentos Externos.
Responsable
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Archivo de Documentos Externos
3
Archiva el documento externo, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de
Documentos Externos.
Acceso a Documentos Externos
Requiere consultar el documento externo. Procede según lo siguiente:
4.1 Si requiere copia física del documento, solicita copia del documento
externo. Continúa en el paso 5.
4
4.2 No requiere copia física del documento, accede al documento externo
archivado, de acuerdo a lo señalado en la Lista Maestra de Documentos
Externos. Fin del procedimiento.
5
Entrega las copias físicas del documento externo o de la nueva versión y/o
edición al personal que lo requiera.
6
Controla su distribución a través de la Lista de Distribución de Documentos
(Véase Anexo C).
Control de Documentos Externos
Verifica la vigencia de los documentos externos del órgano o unidad orgánica
o departamento de acuerdo a la frecuencia de revisión de la Lista Maestra de
7
Documentos Externos.
7.1 El documento externo se encuentra vigente. Fin del Procedimiento.
7.2 El documento externo no se encuentra vigente, continúa en el paso 8.
8
Actualiza el detalle del control del documento externo en la Lista Maestra de
Documentos Externos.
9
Coloca el documento externo no vigente en formato electrónico en la carpeta
“Documentos Derogados” de la base documental del SGC o del SGSI.
10
Recoge y destruye las copias físicas de los documentos externos derogados
entregados al personal. Fin del procedimiento.
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Personal de PROMPERÚ
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador de
Departamento
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador de
Departamento
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad
Orgánica/ Coordinador del
Departamento
Título:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código:
UPRA-MEJ-PR-06
Versión:
02
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9. REGISTROS
Código
Nº de
ejemplares
Lugar de
archivo
Tiempo de
archivo (Años)
Lista Maestra de Documentos Externos
FO-MEJ-013
1
Archivo del Área
Permanente
Lista de Distribución de Documentos
FO-MEJ-012
1
Archivo del Área
Permanente
Descripción
10.HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Nº de
versión
Nº de capítulo/
Ítem
01
1
Párrafo/ Figura/
Tabla/ Nota
Carátula y
Encabezados
---
01
2
---
Se modificó el Alcance del procedimiento.
01
3
3.2
Se actualizó el nombre del documento a consultar.
01
3
3.3 y 3.4
01
3
3.5
01
3
---
01
4
---
01
5
5.5
01
5
5.6
01
5
5.4
01
6
6.1
01
8
8.8
01
11
Anexo A
01
11
Anexo B
01
11
Anexo C
01
Modificaciones
Se antepuso al nombre del procedimiento la palabra “Procedimiento de”.
Se modificó el Objetivo del procedimiento.
Se completaron los nombres de los documentos a consultar.
Se modificó la denominación del “Manual de Calidad de la Subdirección de
Servicios y Asistencia Empresarial” por “Manual de Calidad de la Dirección
de Promoción de las Exportaciones”.
Se incorporó el nuevo documento a consultar (numeral 3.7).
Se retiraron los términos “DBF”, “DPE”, “N/A”, “PDF”, “PROMPERÚ” y
“SDSAE”; se incorporaron los términos “OSI”, “SGSI”, “UPRA” y “UTIN”. Se
actualizaron estos cambios en todo el documento.
Se complementó la definición de “Documento No controlado”.
Se retiró la definición de “Representante de la Dirección”.
Se adicionó al SGSI, producto del nuevo alcance del presente
procedimiento.
Se modificó remarcando que solo se identifica un documento externo a
través del título o nombre.
Se adicionó al SGSI, producto del nuevo alcance del presente
procedimiento.
Se actualizó el diagrama de flujo.
Se modificóel código del formato “Lista Maestra de Documentos Externos”.
Se modificó el código y se cambio la denominación del formato “Lista de
Distribución de Documentos Internos”.
11.ANEXOS
Descripción
Diagrama de Flujo
Formato Lista Maestra de Documentos Externos
Formato Lista de Distribución de Documentos
Anexo
A
B
C
Título:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código:
UPRA-MEJ-PR-06
Anexo:
A
Versión:
02
ANEXO A: DIAGRAMA DE FLUJO
Proceso: Control de Documentos Externos
Versión: 02
Jefe del Órgano/ Jefe de la Unidad Orgánica / Coordinador del Departamento
Pág.1/1
Personal de PROMPERÚ
Inicio
Inclusión de los documentos externos
1
Obtiene un nuevo documento
externo
Documento Externo
2
Incluye el nuevo documento
externo y el detalle de sus
controles en el formato
correspondiente
Lista Maestra de
Documentos Externos
Archivo de los documentos
3
Archiva el documento externo,
de acuerdo a lo señalado en la
Lista Maestra de Documentos
Externos
Acceso a los documentos externos
¿Requiere copia
física del documento
externo?
Si
5
Entrega las copias físicas del
documento externo o de la
nueva versión y/o edición al
personal que lo requiera
4.1
Solicita copia del documento
externo
6
4.2
Accede al documento externo
archivado, de acuerdo a lo
señalado en la Lista Maestra
de Documentos Externos
Controla su distribución a
través de la Lista de
Distribución de Documentos
Control de los documentos externos
7
Verifica la vigencia de los
Documentos Externos del
Órgano o Unidad Orgánica o
Departamento
¿Documento vigente?
No
8
Actualiza el detalle del control
del documento externo en la
Lista Maestra de Documentos
Externos
9
Si
Coloca el documento externo
no vigente en formato
electrónico en la carpeta
“Documentos Derogados”
10
Recoge y destruye las copias
físicas de los documentos
externos derogados
entregados al personal
Fin
No
Copia de Documento
Externo
Lista Maestra de
Documentos Externos
Página:
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Título:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
ANEXO B: FORMATO LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código:
UPRA-MEJ-PR-06
Anexo:
B
Versión:
02
Página:
6/7
Título:
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS
Código:
UPRA-MEJ-PR-06
ANEXO C: FORMATO LISTA DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS
Anexo:
C
Versión:
02
Página:
7/7