LEGALIZACION O REEMBOLSO DE AVANCES O ANTICIPOS

LEGALIZACION O REEMBOLSO
DE AVANCES O ANTICIPOS
Código
Versión
Tipo
Implementación
FN-I-2
3
INSTRUCTIVO
2011-01-18
1. OBJETO
Este instructivo
tiene como fin describir el método
implementado en la Cámara de
Comercio de Florencia para el Caquetá, para la autorización y legalización de avances o
anticipos. (Documento de Referencia NTC ISO 9001-2008 5.5)
2. DESCRIPCIÓN
2.1
Para el giro de avances o anticipos el Presidente Ejecutivo solicitará,
mediante Comunicación Interna (PE-R-4), al Tesorero Pagador girar al
funcionario o contratista, el valor correspondiente de acuerdo al costo
estimado a ejecutar en la actividad o evento que se vaya a realizar, o a
participar.
2.2.
Una vez realizado la Comunicación Interna, la auxiliar contable procederá a
realizar la orden de pago (IF-CO-R-5), la cual es firmada por el Ordenador
del Gasto y el jefe de control interno y calidad, previa verificación de
disponibilidad presupuestal en el programa correspondiente.
2.4
El Tesorero Pagador girará el cheque correspondiente y lo pasará con la
orden de pago para las firmas correspondientes. Posteriormente mediante
comprobante de pago hará entrega del avance o anticipo al beneficiario de
manera directa.
2.5
El funcionario o contratista beneficiario del pago de anticipos o avances
tendrá tres (3) días hábiles luego de culminada la actividad o evento que dio
origen al giro del anticipo o avance para presentar al Auxiliar Contable la
legalización o reembolso de avances o anticipos en el registro FN-R-5, al
cual anexará las facturas, comprobantes de pago o recibos de caja que
soporte el gasto. En el caso de que no se ejecute el 100% de anticipo o
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Versión
Tipo
Implementación
FN-I-2
3
INSTRUCTIVO
2011-01-18
avance, el funcionario o contratista debe ingresar por caja (SIREP)
excedente;
el
y en caso de que el valor ejecutado sea mayor al valor de
avance o anticipo la diferencia se llevará a una cuenta por pagar al
funcionario o contratista para su respectivo giro posteriormente.
2.6
Una vez recibido el registro legalización o reembolso de avances o anticipos
FN-R-5 con sus respectivos soportes,
el auxiliar contable procederá a
registrar mediante una nota contable en el programa contable SEGA cada
una de las cuentas del gasto conforme a los soportes adjuntos, y se
cancelará la cuenta por cobrar cargada al beneficiario del pago (funcionario
o contratista) en el momento del giro.
2.7
El Auxiliar Contable entregara a la Contadora con la respectiva nota contable
para su revisión y firma.
2.8
Y se archiva.
El responsable del cumplimiento del presente instructivo será el tesorero
pagador el cual informara a la dirección administrativa el no cumplimiento del
mismo.
2.9
FIN.
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