CAPÍTULO I I. CONTEXTO DE LA INVESTIGACIÓN I.1. ANTECEDENTES La Administración se caracteriza por ser una disciplina necesaria en todos los ámbitos de la actividad humana; en especial hoy día, cuando las organizaciones son y tienden a ser más complejas. Es por ello, que sus herramientas y nuevos enfoques resultan prácticamente imprescindibles en el diseño organizacional y en la implementación de nuevos sistemas para la toma de decisiones. En este trabajo se presenta el caso del rediseño de una organización que, desde el punto de vista de la materia se inscribe en el ámbito de la Seguridad Pública y desde el punto de vista del proceso lo hace en el campo de la educación especializada. Este ejercicio implica el uso de las herramientas más modernas y efectivas de la administración: La planeación estratégica y el rediseño con el enfoque de procesos. 1 En la actualidad, uno de los mayores reclamos sociales que plantea la servicio población de en seguridad nuestro pública país es contar eficiente, con un confiable y profesional. No es permisible que los habitantes de una Nación, Estado, Municipio o conglomerado social - grande o pequeño - vivan en una situación de incertidumbre y riesgo físico o patrimonial. La Seguridad Pública es tan relevante que la propia Constitución en su artículo 21 ha dispuesto la obligación del Estado de velar por ella, señalándose el mandato para que todas las instituciones policiales del país se organicen bajo los principios de legalidad, eficiencia, profesionalismo y honradez en el marco de coordinación de un Sistema Nacional de Seguridad Pública, donde se contempla la obligación de participar y acatar sus disposiciones por parte de la Federación, los Estados, el Distrito Federal y los Municipios. Una de las mayores preocupaciones es el incremento de la delincuencia cada vez más violenta y organizada que genera 2 un ambiente de descomposición social y desconfianza hacia las instituciones. El Plan Nacional de Desarrollo 2001-2006 del Poder Ejecutivo Federal reconoce que diversos factores han contribuido a este estado instituciones de y cosas: Una corporaciones, gran corrupción inobservancia de en las la ley, legislación obsoleta en la materia, un número de policías por debajo del estándar internacional, falta equipamiento, escasa capacitación y profesionalización. A del principios inseguridad presente pública manifestaciones de año propició repudio y 2004, una protesta el de en tema de de la las mayores la historia contemporánea del país1. La tolerancia y paciencia de la ciudadanía tal parece que se ha agotado y reclama mejores servicios en la materia. Uno de los ejes rectores fundamentales en este tema es la profesionalización del personal adscrito a una institución o 1 México, D.F. ver cabezas de la prensa nacional y estatal del día 27 de junio del 2004. 3 corporación policial, razón por la cual, los Gobiernos de los Estados y Municipios han creado instancias responsables para brindar capacitación a los aspirantes a formar parte de dichas organizaciones. En Sonora se cuenta desde hace cuarenta años con una Institución responsable de esta importante función, se trata del Instituto de Seguridad Pública (ISPE) que desde el 18 de diciembre del 2003 se ha transformado en Instituto Superior de Seguridad Pública del Estado de Sonora (ISSPE). Esta importante transformación jurídica a la única instancia Estatal responsable de la capacitación y profesionalización en materia de procuración de justicia y seguridad pública exigía un estudio organizacional que le diera soporte a la voluntad del Ejecutivo del Estado y al ordenamiento de Ley respectivo aprobado por el Congreso del Estado en Diciembre del 2003. Por tal motivo, el Instituto Sonorense de Administración Pública (ISAP) y el Instituto Superior de Seguridad Pública, suscribieron en diciembre del 2003 un convenio de colaboración tendiente a conjuntar esfuerzos para realizar 4 el estudio de rediseño del Instituto de Seguridad Pública del Estado a efecto su facilitar la transformación. Tuve la oportunidad de participar como coordinador del proyecto representando al ISAP en los compromisos asumidos. Se conformó en diciembre del año próximo pasado un comité interinstitucional para definir los alcances, objetivos y acciones específicas a realizar en el citado proyecto. El programa de trabajo aprobado por el comité, fijó el inicio del proyecto en enero para concluirse en junio del presente año. Mi responsabilidad consistió en elaborar la metodología del proyecto, redactar y coordinar las incluía licenciados tareas presentar del los grupo en avances del mismo interinstitucional educación, y que economistas, administradores públicos, ingenieros en sistemas, policías, funcionarios y expertos en materia de seguridad pública, así como el personal responsable encuestas. 5 del levantamiento de las Se requirió una gran coordinación en el grupo multidisciplinario y una actitud de trabajo en equipo para vencer el reto contrarreloj. El presente documento para obtener el grado de Maestro en Administración recoge las experiencias y principales resultados de los diferentes estudios realizados. Considero el tema de relevancia e interés general, la diversidad de técnicas y métodos utilizados en el proyecto, abarcan las tecnologías ciencias de la educación, administrativas y las de información. El proyecto es por su especificidad innovador en el Estado de Sonora. I.2. DEFINICIÓN DEL PROBLEMA Durante varias décadas la seguridad pública de Sonora se mantuvo relativamente estable en cuanto a la incidencia delictiva; durante un largo período la formación y dotación de recursos humanos especializados no representó una prioridad para el Estado, y se satisfizo básicamente con la antigua Academia de Policía, que después se convertiría en el Instituto de Seguridad Pública del Estado. 6 Es a partir de la década de los noventa, como resultado del boom del narcotráfico y del consecuente aumento del crimen organizado, cuando la institución proveedora de cuadros humanos especializados deja de ser efectiva, toda vez que las competencias alejadas de de los los egresados requerimientos del de ISPE la estaban muy problemática de un conjunto de varios factores que seguridad pública. En dicha problemática características determinaban e y se actores, influían identifican así en como la misma, entre las que sobresalen las siguientes: • El cambio cualitativo y las dimensiones alcanzadas por el fenómeno delictivo en Sonora, cuyo impacto negativo se ha dejado sentir en la sociedad en general y en la operación de las instituciones responsables. • El atraso en las técnicas de investigación criminal. • Perfiles física e intelectualmente obsoletos de los efectivos policíacos. • Obsolescencia de la oferta curricular del ISPE. 7 educativa y la estructura • La existencia en el ISPE de un modelo organizacional inoperante, caracterizado por la existencia de órganos de control y cuerpos colegiados que han permanecido inactivos, con una estructura orgánica y funcional que presenta serias ordenamientos limitaciones de la propia que ley no responde estatal de a los Seguridad Pública de Sonora. I.3. JUSTIFICACIÓN Los beneficios de un rediseño son importantes; una institución al plantearse un cambio de fondo, planeado y participativo, disminuye la resistencia e incomprensión al cambio. El trabajo de su recurso humano se vigoriza con la redefinición de sus coordenadas estratégicas (Misión, Visión, Principios y Valores) y se desarrolla el entramado de nuevos procesos y del marco normativo. En el presente trabajo, las técnicas y métodos utilizados sustentan un nuevo modelo académico, una oferta académica inicial de licenciaturas, así como fundamentales para la operación del ISSPE. 8 los procesos En lo personal el haber participado como coordinador de este proyecto me deja una rica experiencia profesional y humana; ser agente impulsor de un proceso de cambio permite escuchar, conocer, analizar y sentir las preocupaciones, aspiraciones y propuestas de un grupo de seres humanos que busca y desea transformación aportar positiva su de su granito de centro de arena a trabajo. la Esto ocurrió en el caso analizado, al organizar y participar en una serie de dinámicas facilitadoras con este objetivo. Estoy convencido de la enorme capacidad del ser humano de buscar su autorrealización, por lo tanto, considero que ésta fue una útil experiencia que me estimula en el desempeño de mi trabajo: “Ser instructor organizacionales”. 9 e impulsor de cambios I.4. OBJETIVOS Los objetivos generales y específicos del presente trabajo son: Objetivo General Realizar el rediseño organizacional del ISPE, con una reingeniería de procesos para orientar su operación como Institución impartición de de Educación programas Superior, de responsable licenciatura y de postgrado la en materia de Seguridad Pública, así como de los programas de capacitación continua de los cuerpos de seguridad pública en el Estado de Sonora. Objetivos Específicos • Establecer y adoptar las coordenadas estratégicas del ISSPE, tales como misión, visión, objetivos estratégicos, principios y valores, a efecto de establecer directrices fundamentales de la nueva institución. 10 las • Identificar en un proceso participativo del personal del ISSPE las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas (Análisis D.O.F.A.). • Realizar el estudio Superior de Seguridad de factibilidad Pública del del Estado, Instituto a fin de determinar su viabilidad social y operacional. • Determinar la nueva oferta educativa del ISSPE con el propósito de establecer sus programas académicos. • Proponer los procesos sustantivos y adjetivos del ISSPE a efecto de establecer un sistema administrativo- organizacional que mejore la eficiencia en el trabajo asignado a las áreas que integren la institución. I.5. HIPÓTESIS El rediseño organizacional del Instituto de Seguridad Pública del Estado de Sonora, se realizó ante la evidente necesidad de transformar su organización en una de Educación Superior. Su situación Institución académica, administrativa y organizativa exigía cambios de fondo en los procesos sustantivos y adjetivos. 11 El ISPE al ser sujeto de un rediseño organizacional, podrá iniciar operaciones de manera más eficiente en el cumplimiento de su importante funcional social, y ofrecer programas educativos con elevados niveles de calidad, pertinencia y flexibilidad. I.6. LIMITACIONES Y DELIMITACIONES Limitaciones Las principales limitaciones del trabajo son: • El escaso tiempo disponible para la realización del proyecto. • La falta de información en materia de seguridad pública y la actitud información de recelo existente de y quienes su deseo disponen de de la poca mantenerla en reserva y custodia, por considerarla confidencial. • La desconfianza y el desánimo del personal del ISPE ante el natural proceso de cambio y las expectativas de despido que existían al inicio de la nueva administración pública estatal. 12 • El cambio de directivos que es tradicional al inicio de una nueva administración generó un proceso de reacomodo, adaptación y aprendizaje de los nuevos funcionarios que llevó algunas semanas. Delimitaciones El proyecto relativa segunda al está dividido proceso referente a de a través estratégica; la tercera varias etapas. sensibilización la estratégicas en definición de un de del de proceso diagnóstico, La primera personal; las la coordenadas de planeación la cuarta de rediseño. I.7. MARCO DE REFERENCIA TEÓRICO-CONCEPTUAL La delimitación del problema y los objetivos planteados para el proyecto de rediseño del ISPE determinan la necesidad de utilizar una amplia gama de términos, definiciones y conceptos relacionados con el campo de la Seguridad Pública, Criminalística, Criminología, Administración Administración Pública, entre otros. 13 y la Uno de los determinar proceso retos la lo misión más utilizó la principales y de visión participativo la investigación institucional posible, para fue mediante un lo se cual valiosa herramienta metodológica conocida como Planeación Estratégica. La consulta a expertos y funcionarios en materia de seguridad pública, se llevó a cabo utilizando el método conocido como DELPHI en su versión modificada, consistente en dos etapas. La primera, con el envío y procesamiento de los resultados de un instrumento de consulta sobre diversos tópicos de interés para la investigación; y la segunda, con la realización de una reunión plenaria celebrada en enero del presente año. El diagnóstico referencia adjetivos un para institucional modelo teórico instituciones se de de efectuó utilizando procesos como sustantivos educación superior y y utilizando la técnica conocida como Análisis DOFA. Se realizó el análisis y descripción de puestos existentes en el ISPE siguiendo la metodología utilizada por el Mtro. Manuel Fernández Ríos de la Universidad Autónoma de Madrid 14 presentado en su libro: Teoría, métodos y ejercicios de análisis y descripción de puestos de trabajo. Para determinar la aplicaron en las encuestas a padres oferta educativa principales de más ciudades familia, conveniente del Estado bachilleres, se 2,211 maestros, agentes de la policía judicial, orientadores de conducta y custodios (de los seguridad pública COTUMES y y CERESOS), elementos en directivos de activo de varias que trabajo corporaciones municipales. En el campo educativo, se consideró el en comunidades de aprendizaje es el más apropiado a adoptarse en el ISSPE. Fue necesario realizar una amplia revisión de sitios de Internet soporte relativos a la licenciaturas a instituciones oferta educativa propuestas para el similares, inicial ISSPE. de para las Asimismo, dar tres se estudiaron a fondo los casos de los Institutos de Seguridad Pública de Sinaloa, Nuevo León y Coahuila, mismos que fueron visitados, para conocer su funcionamiento. 15 El análisis del entorno institucional es de gran relevancia para el estudio, dado que marca la tendencia y la relevancia de la función atribuida a la institución. Se dedica un capítulo al análisis de la factibilidad del ISSPE. A continuación se enlistan y definen los principales términos, definiciones y conceptos a utilizar en el trabajo. I.7.1 Seguridad Pública La seguridad acciones que pública se realiza la define como: autoridad “El conjunto municipal, estatal de y federal para garantizar la tranquilidad, paz y protección de la integridad física y moral de la población, mediante la vigilancia, prevención de actos delictuosos y orientación ciudadana que proporcionan las corporaciones policiales. Como servicio público, es la organización de la policía y la prestación de servicios a la comunidad para regular el orden público, el vigilancia tránsito y garantía vehicular del y peatonal, cumplimiento de así como las leyes reglamentos de la materia”2. 2 Instituto Nacional de Administración Pública, (1999), Seguridad Pública Municipal, Guía Técnica Núm. 24, 3-4. 16 la y I.7.2 Planeación Estratégica Steiner, George A. define la planeación estratégica como: “El proceso de determinar los mayores objetivos de una organización y las políticas y estrategias que gobernarán la adquisición, uso y disposición de los recursos para realizar esos objetivos”3. Robert G. Cope (1991), plantea que la organización es una cultura compuesta dirección futura conocimiento creativas de necesidades, y, acota: experto, generan la El valores, cambio complejidad liderazgo, por y ello, historia continuo, las el y el respuestas aprendizaje innovador se dirige a enfrentar el cambio, la renovación, la reestructuración y la reformulación de problemas4. 1.7.3 Proceso de planeación estratégica Es un proceso complejo, humano e inspirador que busca despertar el sentido de identidad y adecuación al cambio del 3 Steiner, George A, (1996). Planeación Estratégica. Lo que todo Director debe saber, 22-23. 4 Cope, Robert G. (1991). El Plan Estratégico. Haga que la gente participe. Colombia. Ed. Legis. 1-12. 17 capital humano en momentos trascendentes para renovarse ante nuevas situaciones de una forma energetizante. El proceso de planeación estratégica ayuda a crear el futuro a partir de definir hechos, esperanzas, sueños, peligros y oportunidades. Es un viaje de lo conocido, lo actual, hacia lo desconocido, el futuro de la organización, el cual puede construirse con el trabajo cotidiano del equipo. I.7.4 Análisis DOFA El análisis DOFA es una herramienta que ayuda a los equipos de trabajo a describir y comprender las condiciones actuales de una organización y además, permite una síntesis de las fuerzas que propician el desarrollo de la misma, así como de las que lo impiden a la luz de su escenario futuro y su medio ambiente. DOFA son las siglas usadas para referirse a Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas. El siguiente esquema gráfico que he diseñado refleja muy claramente el modelo de planeación estratégica. 18 FIGURA No.1 MODELO DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA 1.VALORES 2.MISIÓN DOFA 3. ANÁLISIS DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES 4.IDENTIFICACIÓN DE FUERZAS IMPULSORAS Y RESTRICTIVAS 5.VISIÓN 6. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Y LÍNEAS DE ACCIÓN 7.ESTABLECIMIENTO DE PROGRAMAS, ACTIVIDADES Y PROYECTOS 8.PROGRAMACIÓN OPERATIVA ANUAL FUENTE: Formulación propia, para efectos del presente trabajo de tesis 19 I.7.5 Reingeniería Hammer, Michael y Champy, James (1994) consideran que la reingeniería: “Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejorar espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”5. Uno de los conceptos claves de la anterior definición es la de procesos, que es el conjunto de actividades que reciben uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente. El propósito cambiar las esencial de estructuras la reingeniería básicas de la consiste en organización; abandonar procedimientos establecidos hace tiempo y examinar el trabajo que se requiere para crear el producto o servicio acorde a las necesidades de los clientes mediante su rediseño. De acuerdo con Turban Efrainm, McClean Ephraim y Wetherbe James (2001), los esfuerzos de reingeniería incluyen muchas 5 Hammer, Michael y Champy James, (1994), Reingeniería, Ed. Norma, pp. 34. 20 actividades, procesos, cuatro adaptación de las cuales masiva, son: reducción “Rediseño del de ciclo y reestructuración de la organización”6. El Rediseño de procesos es como una cirugía mayor, donde la intervención de profesionales, tiene el propósito de subsanar a fondo la problemática que presenta su paciente. Estos autores nos dicen que cuando se rediseña un proceso, los individuos que antes hacían lo que se les ordenaba toman ahora decisiones por sí mismos. Los trabajadores piensan más en las necesidades de los clientes y menos en las de sus jefes, en ello, estriba el cambio radical de esta herramienta. I.7.6 MODELO DE PROCESOS PARA INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR Para el trabajo de rediseño organizacional del ISPE, se elaboró un modelo teórico de procesos para instituciones de educación superior, cuya explicación se realiza continuación. 66 Turban, Efraim, McClean, Ephraim y Wetherbe, James (2001), Tecnologías de Información para la Administración, CECSA, pp.146. 21 a FIGURA No.2 MODELO DE PROCESOS PARA INSTITUCIONES DE EDUCACIÓN SUPERIOR FUENTE: Formulación propia, para efectos del presente trabajo de tesis 22 La lógica interna del modelo plantea a la docencia, investigación y extensión como procesos sustantivos y los de apoyo académico y administrativo como adjetivas, mismos que deben ser realizados bajo las mejores prácticas por los “dueños de los procesos” que son los responsables. La docencia Capacitación esta integrada docente, por planeación aprendizaje, evaluación y de varios subprocesos: cursos, enseñanza – valoración de resultados. El subproceso de capacitación docente se debe desarrollar con técnicas didácticas centradas en el aprendizaje, enfatizando el nuevo rol del maestro como facilitador y recurriendo al uso de herramientas y plataformas tecnológicas de vanguardia. La planeación de cursos consiste en elaborar el programa de estudios de las asignaturas, la bibliografía, material didáctico a utilizar, calendarizar las entregas de trabajos, la realización de prácticas y evaluaciones, básicamente. Para estar acorde con las prácticas modernas debe sustentarse en los principios de flexibilidad, innovación y 23 calidad, así como en el uso de las tecnologías educativas de frontera y vincularse a la realidad profesional. Dado que la enseñanza-aprendizaje docente con el alumno, es la interacción del debe desarrollarse acorde con el modelo académico adoptado por la institución. El modelo sugiere que el subproceso de enseñanza - aprendizaje se fortalezca con el uso de nuevas metodologías aplicadas a la producción, aplicación y validación del saber, el aprovechamiento de los avances tecnológicos y el desarrollo de habilidades y destrezas en el educando. La evaluación debe adoptar criterios y formas modernas, como las autoevaluaciones y las evaluaciones colaborativas. La evaluación es en aprendizaje por dos parte vertientes; del profesor la y evaluación la evaluación del del desempeño del profesor por los alumnos. El subproceso de valoración de resultados es la acción de comparar los conocimientos y habilidades adquiridas por los alumnos como estándares consecuencia del predeterminados; curso, como 24 los con base en los indicadores de aprovechamiento etc. Este arrojar y rendimiento subproceso una escolar, propicia importante la deserción, bajas, retroalimentación información del proceso al en su conjunto. La investigación aparece forman en el son: el modelo de segundo propuesto, evaluación determinación recursos, es de líneas presentación proceso los necesidades de de sustantivo subprocesos de y que lo investigación, investigación, avances que gestión evaluación de de resultados. La evaluación de necesidades de investigación se enfoca en primera instancia al análisis del entorno, a la adecuada vinculación con los sectores económicos y sociales, con las corporaciones después e instituciones establecer un de sólido seguridad vinculo con pública, los para programas académicos de la institución. La determinación orientarse entre de otras líneas de a áreas las investigación de criminalística, administración de instituciones y seguridad pública. 25 podría La gestión de recursos se daría a partir de la localización de fuentes externas de financiamiento y de convenios con los sectores interesados. La presentación de avances comprende la realización de seminarios, conferencias y el uso de productos marginales. La evaluación de resultados es indispensable para verificar la eficacia de los productos de la investigación, las aportaciones científicas y tecnológicas y la formación de cuadros. Mediante el instituciones proceso de de educación extensión superior universitaria, posibilitan que las los conocimientos, las técnicas y la cultura en general, lleguen a la sociedad y la beneficien. Los subprocesos son: la elaboración del programa anual, el desarrollo de actividad editorial, asesorías, acciones de protección y apoyo tanto cultural como artístico. El programa anual privilegiará conferencias, cursos externos y mecanismos de vinculación. 26 La actividad editorial se sustenta en la publicación de libros de impacto social, revistas, folletos, guías, manuales e instructivos, así como antologías. Las asesorías enfatizarán convenios, apoyo a organizaciones de la sociedad civil e instituciones públicas, participaciones en eventos cívicos y culturales. El apoyo cultural y artístico comprende la realización de programas de divulgación de la cultura de seguridad pública para la sociedad. El modelo que nos ocupa contempla los procesos adjetivos o habilitadores, que como se explicará más adelante se sustentan en los principios de la ciencia administrativa. I.7.7 Método DELPHI modificado Linstone, A., y Turoff, M (1975) definen este método de la siguiente forma: “...método para estructurar el proceso de 27 comunicación grupal, de modo que sea efectiva para permitir a un grupo de individuos, resolver problemas complejos”7. Originalmente el Delphi fue utilizado en las ciencias del futuro para delinear pronósticos respecto de problemáticas actuales de futuro incierto; asimismo se usó en el mundo de las disciplinas empresariales para preever escenarios de mercados; cabe señalar sin embargo que, durante muchos años ha probado su efectividad como instrumento de intercomunicación y conocimiento en muy variados campos de la actividad método es humana. un Esto nos instrumento permite afirmar contundente para que este extraer información e ideas de las personas enfocadas cuya capacidad de aportación es generalmente muy alta en razón del objetivo de conocimiento prácticamente obtener a de que todas respuestas se las trate, áreas legítimas y en y que las que autorizadas es se en aplicable pretenda el campo respectivo. El Método Delphi clásico es No presencial, es decir, se realiza mediante el envío y recuperación de los reactivos 7 Linstone, A., and Turoff, M., ed., (1975), The Deiphl Method: Technique and Aplications. Massachusetts, pp. 12. 28 para su aplicación, sin la confrontación de las personas convocadas. El Delphi Modificado, Presencial, o Cara a Cara, se realiza haciendo coincidir en un mismo espacio físico a todos los convocados con la finalidad de desahogar todo el ejercicio en una única sesión. I.8 MÉTODO I.8.1 Área de estudio El área de estudio está perfectamente delimitada por el espacio que comprenden las instalaciones del ISPE ubicadas en el kilómetro 3.0 de la carretera Hermosillo - Guaymas. En dicha institución laboran 38 personas entre personal administrativo, de servicios y académico. I.8.2 Método, técnicas y procedimientos utilizados El proyecto requirió la utilización de técnicas, métodos y procedimientos estándares con un enfoque sistémico a través 29 de la aplicación de la planeación y administración estratégicas, reingeniería de procesos, análisis DOFA y el método DELPHI modificado; además de otros como: • La Exploración de opiniones autorizadas de expertos y funcionarios. • El análisis estadístico del fenómeno delictivo en el Estado de Sonora. • Investigación y selección de modelos académicos. • El Diseño curricular. • Uso de técnicas y diseños organizacionales para la elaboración de manuales y estructuras orgánicas. • Análisis y descripción de puestos. • Conocimiento y análisis de las experiencias de instituciones de Instituciones similares. • Consulta permanente a portales de seguridad pública de todo el mundo. • Aplicación de encuestas a padres de familia, bachilleres, policías preventivos, agentes judiciales orientadores de conducta y custodios. 30