SE DEBE REGISTRAR UNA PROVISIÓN

Oficio 340-047661 del 30 de agosto de 2005
SE DEBE REGISTRAR UNA PROVISIÓN POR LA FALTA DE MERCANCÍAS QUE
ARROJE LA TOMA FÍSICA DEL INVENTARIO
Sea lo primero aclararle que las consultas que se presentan a esta Entidad se resuelven de
manera general, abstracta e impersonal, de acuerdo con las facultades conferidas en
ejercicio de las atribuciones de inspección, vigilancia y control de las sociedades
comerciales expresamente señaladas en la Ley 222 de 1995.
Así mismo, en lo referente a las obligaciones de carácter tributario se abstiene de emitir
concepto alguno.
Efectuada la precisión anterior procedemos a resolver su consulta, para lo cual se debe
tener en cuenta:
1.
El artículo 48 del Código de Comercio preceptúa que la contabilidad, libros, registros
contables, inventarios y estados financieros en general se conformarán a las
disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia, señalando, igualmente,
que será permitida la utilización de procedimientos de reconocido valor técnico contable con el fin de asentar las operaciones, siempre que faciliten el conocimiento y
prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado
de los negocios, siendo, además, este último propósito, refrendado por el artículo 50 del
estatuto mercantil.
2. El decreto 2649 de 1993, contentivo de los Principios y Normas de General aceptación
en Colombia, dentro del marco conceptual de la contabilidad, establece que los
principios o normas de contabilidad son el conjunto de conceptos básicos y de reglas
que deben ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y
actividades de personas naturales o jurídicas, planteando una distinción entre normas
técnicas generales y especificas. Las primeras, orientadoras del ciclo contable, o sea
del proceso lógico que debe seguirse con el fin de que se reconozcan y se transmita
correctamente en la información los hechos económicos al usuario de la misma.
3.
En concordancia con lo anterior, en el artículo 35 se consigna que un activo es la
representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado
de eventos pasados, de cuya utilización se espera que fluyan a la empresa beneficios
económicos futuros.
4. Los artículos 47 y 53 ibídem, indican que para que un hecho económico realizado pueda
ser reconocido en la contabilidad se requiere que corresponda a un elemento de los
estados financieros, pudiendo ser medido y representado de manera adecuada, lo que
permite una correcta clasificación según su naturaleza, de manera que se registre en
las cuentas apropiadas.
5. A su vez, el artículo 98 de la norma en comento precisa de manera clara las condiciones
o requisitos a tener en cuenta en el momento de hacer el reconocimiento de los ingresos
por la venta de bienes, dentro de los que señala que:

La venta constituya una operación de intercambio definitivo.

El vendedor haya transferido al comprador los riesgos y beneficios esencialmente
identificados con la propiedad y posesión del bien, y no retenga facultades de
administración o restricción del uso o aprovechamiento del mismo.

No exista incertidumbre sobre el valor de la contraprestación originada en la
venta y que se conozca y registre el costo que ha de implicar la venta para el
vendedor.
6. Por su parte el artículo 123 del decreto, establece que teniendo en cuenta los requisitos
legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos
económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo,
debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los
elaboren.
7.
El artículo 17 ídem, indica que cuando quiera que existan dificultades para medir de
manera confiable y verificable un hecho económico realizado, se debe optar por
registrar la alternativa que tenga menos probabilidades de sobreestimar los activos y
los ingresos, o de subestimar los pasivos y los gastos.
Hechas las anteriores precisiones, se procede a resolver su inquietud en el siguiente
sentido:
a)
Los hechos económicos deben ser reconocidos acorde con lo preceptuado en el
Estatuto Mercantil y en el contexto de los Principios de Contabilidad de General
Aceptación, de tal manera que mientras que un activo no incorpore en sí mismo
beneficios económicos futuros ciertos, no es posible hacer su reconocimiento en la
contabilidad.
Ahora bien, la norma básica de conservadurismo o prudencia debe aplicarse bajo el
entendido que en condiciones de incertidumbre no es factible anticipar ingresos o
utilidades pero si se deben prever las posibles pérdidas.
Por lo expuesto, el registro de la venta teniendo como soporte únicamente las
remisiones encontradas en los archivos de la compañía no se ajusta a la técnica
contable, toda vez que este documento se utiliza como soporte, base para el registro en
los libros de contabilidad y punto de partida para el proceso contable tan sólo para
determinados casos, entre otros, cuando se envían mercancías en consignación, siendo
su objeto fundamental el de servir para el control de los inventarios en bodega y, para
el caso objeto de su consulta no sería un soporte técnico, toda vez que no mediaba una
orden de compra en la que se plasmaran las condiciones pactadas de la venta que
conjuntamente con la remisión sirvieran para elaborar la correspondiente factura.
En consecuencia, con el fin de adecuar la contabilidad de la compañía a la técnica
contable y a las disposiciones legales que regulan la materia, con base en lo dispuesto
en el artículo 106 del Decreto 2649 de 1993, deben proceder a efectuar los registros
que permitan corregir los errores cometidos en ejercicios anteriores.
b)
Una vez normalizados los registros contables, debe tener en cuenta que según lo
indicado en el inciso séptimo del artículo 63 de dicho decreto, al cierre del período deben
reconocerse las contingencias de pérdida del valor reexpresado de los inventarios,
mediante las provisiones necesarias para ajustarlos a su valor neto de realización.
Lo anotado en el párrafo precedente conduce a que al establecer la procedencia de la
provisión, por la falta de las mercancías que arroja la toma física del inventario, deben
efectuar su registro con cargo a resultados. No obstante, el registro de la provisión no
releva a los administradores ni al ente económico de su obligación de proseguir las
gestiones de cobro que sean conducentes.
De otra parte, en cumplimiento de su gestión, el administrador debe determinar si en el
faltante de las mercancías le cabe responsabilidad a alguno o algunos de los
empleados, ya que de confirmarse tal hecho, al momento de contabilizar la provisión no
afectarían resultados sino que se origina una cuenta por cobrar, haciendo la imputación
a la cuenta 1365 Cuentas por cobrar a trabajadores, subcuenta 136530
responsabilidades.