220-146167 - Superintendencia de Sociedades

OFICIO 220-146167 DEL 24 DE OCTUBRE DE 2013
REFERENCIA: SOCIEDADES DE RESPONSABILIDAD LIMITADA - 2013-01-378316
De manera atenta me permito dar respuesta a sus inquietudes relacionadas con las
sociedades de responsabilidad limitada:
1. ¿Cómo se denomina el máximo órgano social de una sociedad limitada?
R/ El máximo órgano social es la Junta de Socios (artículo 358 y 359 del Código de
Comercio).
2. ¿En una sociedad limitada puede coexistir como órgano social la Junta de Socios o una
Asamblea General Anual?
R/ Como se señaló en la respuesta anterior, el máximo órgano social es la junta de
socios, quien podrá reunirse para deliberar en asamblea ordinaria por lo menos una vez al
año, en la época fijada en los estatutos y, en silencio de estos, dentro de los tres meses
siguientes al vencimiento de cada ejercicio; también se reunirán en forma extraordinaria
cuando sean convocados por los órganos o entidades competentes.
Lo anterior no obsta para que estatutariamente los socios creen otros cuerpos colegiados
con las funciones que allí se consagren.
3. El libro de actas de junta de socios en una sociedad limitada ¿es de carácter
obligatorio?
R/ Sí es obligatorio, en las actas deberá consignarse como mínimo, el número del acta,
nombre de la sociedad, órgano que se reúne, en este caso Junta de Socios, naturaleza de
la reunión, fecha y hora de la reunión, lugar de la reunión (de acuerdo con el Código de
Comercio (Artículos 186 y 190, la junta de socios, se reunirá en el domicilio de la
sociedad, salvo que se encuentren representados la totalidad de socios o accionistas, las
decisiones tomadas en contravención de esta norma serán ineficaces), nombre de la
persona que preside la reunión, convocatoria, lista de asistentes, número de votos
emitidos a favor o en contra, nombramientos efectuados, constancia de aprobación del
texto de acta, fecha y hora de la clausura, firma de presidente y secretario.
4. En una sociedad limitada ¿puede tener actas de junta de socios, elevadas a escritura
pública e inscrita en cámara de comercio, que no existan en el libro oficial de acta de
juntas?
R/ Es responsabilidad de los socios de la sociedad limitada, que se mantenga actualizado
el libro de actas, en caso de que no se incorporen, tendrán que responder por los
perjuicios que se generen a la sociedad y a terceros. El caso en particular, en todo caso
deberá examinarse a la luz de los hechos concretos, y las consecuencias no pueden
determinarse en sede consultiva
5. Una sociedad limitada que no ha inscrito en la Cámara de Comercio su libro de Actas
de Junta de socios, y que ha registrado actas en la Cámara de Comercio que fueron
elevadas a escritura pública, ¿puede cambiarlas por otras actas- diferentes estas – y en
una inscripción y registro posterior de este libro de actas hacer asentamiento de actas con
las misma numeración de aquellas que ya elevó a escritura?
R/. Como se mencionó las actas deben ir organizadas de manera cronológica, luego, si se
han generado alteraciones a los registros, responderán por los perjuicios ocasionados los
socios o administradores que se hayan designado para representar a la sociedad.
6. ¿Pueden distribuirse en una sociedad limitada utilidades que no han sido decretadas?
R/ Como quiera que el procedimiento relacionado con el reparto de utilidades en las
sociedades limitadas le es aplicable las reglas establecidas para las sociedades
anónimas, sobre el particular se advierte en el artículo 445 del Código de Comercio, que
al fin de cada ejercicio social por lo menos una vez al año, la sociedad deberá producir el
balance general, de manera que presentado para su aprobación o improbación, el mismo
deberá incluir el proyecto de distribución de utilidades, (numeral 2 del artículo 446 ibídem).
En conclusión, en el balance general se debe incluir el ítem correspondiente a reparto de
utilidades, las cuales se distribuirán con la aprobación, si no se ha fijado una mayoría
decisoria superior, de por lo menos el 78% de las cuotas o partes de interés; cuando no
se obtenga la mayoría prevista, deberá distribuirse por lo menos el 50% de la utilidades
liquidas. (Artículo 240 del Código de Comercio).
7. ¿Pueden distribuirse utilidades en una sociedad limitada que no se han generado, en
forma anticipada, para retribuir el trabajo de los socios?
R/ No es posible, se repite, las mismas deben estar incluidas en el balance general de fin
de ejercicio, luego no es posible causarlas contablemente sin que se hayan generado,
(Artículo 445 del Código de Comercio).
8. Un socio de una sociedad limitada que cumpla una jornada de trabajo, que desempeñe
un oficio o cargo dentro de la misma sociedad ¿puede ser remunerado por su trabajo?
R/ Son distintas la relación laboral y la relación de socio, aunque pueden coexistir en una
misma persona. El tema de la remuneración laboral se examina bajo los principios
laborales, ajenos a nuestra competencia.
9. Un socio de una sociedad limitada ¿cuándo debería recibir sus dividendos?
R/ Como se advierte en el punto 6, el socio tendrá derecho a recibirlos cuando se
constando en el estado financiero de fin de ejercicio, el mismo sea aprobado y decretados
los dividendos en los términos establecidos en la ley.
10. ¿Toda distribución de utilidades en una sociedad limitada debe estar aprobada por los
socios en el acta de Junta de Socios?
R/ Toda distribución de utilidades, debe estar incorporada en el estado financiero y deberá
ser sometida a la aprobación o improbación de la Junta de Socios (Artículo 240 del
Código de Comercio).
11. Si en los Estatutos Sociales, se establece que las actas de junta de socios debe ser
firmada por todos los socios presentes,¿ esa disposición podrá omitirse?
R/ Si es una disposición estatutaria, debe ser cumplida por los socios, no obstante lo
anterior, quienes tienen esta responsabilidad, también deberán velar por su estricto
cumplimiento, esto es facilitar la suscripción del acta, no sobra advertir que en caso de
que no se suscriba o firme, las decisiones adoptadas por la Junta de Socios, tienen plena
validez, lo que ocurre es que se dificulta su carácter probatorio.
12. Un acta de la junta de socios de una sociedad limitada que no está firmada por el
presidente y el secretario o le falta la firma de alguno de estos, ¿qué validez tiene?
R/ Las decisiones son planamente validas, el acta es un documento probatorio, luego la
firma del presidente y secretario no ratifican las decisiones adoptadas por la Junta de
Socios, ni le dan plena validez.
13. ¿Qué importancia tiene la Cronología de las actas de Junta de Socios y la Inscripción
y registro del libro de Actas en la Cámara de Comercio?
R/ Sobre el particular, es importante señalar que en el artículo 131 del Decreto 2649 de
1993, se establecen los requisitos mínimos que debe contener el libro de actas, el cual
debe llevarse respetando una numeración sucesiva o cronológica, de manera que más
que la importancia que tiene el llevarlo de manera organizada, el orden obedece a una
disposición legal.
Respecto al registro del libro de actas en la Cámara de Comercio, al igual que el anterior
señalamiento, es un requisito legal establecido en el artículo 8 del Código de Comercio,
norma según la cual se establece que, deberán inscribirse en el registro mercantil los
libros de contabilidad, los de registro de accionistas, los de actas de asambleas y juntas
de socios, así como los de juntas directivas de sociedades mercantiles, para ello las
Cámaras de Comercio deberán autenticar las hojas útiles de los libros mediante un sello
de seguridad impuesto en cada una de ellas, para asegurar que se lleven en orden
cronológico.
14. Una remuneración mensual fija y variable que pague una sociedad limitada a uno de
sus socios (…), bajo el concepto de anticipo de utilidades, que no han sido generadas y
quizá no se generen pero que tampoco son decretadas por la Junta de Socios ¿siguen
siendo utilidades anticipadas para periodos fiscales posteriores?
R/ Como se señaló las utilidades debe registrarse en el balance general de cada fin de
ejercicio, de manera que esta práctica en indebida y sancionable por lo que los
administradores responderán de manera solidaria por los perjuicios que ocasionen a la
sociedad y a terceros (artículo 23 de la Ley 222 de 1995).
15. ¿Cuál es el procedimiento para que un socio de una sociedad limitada se le paguen
dividendos por el ejercicio social de la sociedad limitada?
R/ Sobre el particular y en caso de que exista controversia entre un socio y la sociedad,
por el no pago de las utilidades, es factible que el socio afectado inicie un proceso verbal
sumario ante esta Superintendencia de Sociedades en los términos del artículo 24 del
Código General del Proceso o acudir a los servicios de conciliación y arbitramento que se
prestan en esta Entidad.
16. ¿Si la sociedad limitada no tiene asamblea general de accionista u órgano máximo
diferente a la junta de socios, puede un órgano denominado asamblea general, que no
lleva libro de actas, decretar el Anticipo de Utilidades?
R/ Como se señaló, la sociedad limitada sí cuenta con un máximo órgano social,
denominado junta de socios, luego corresponde a este Organismo decidir acerca del
reparto de utilidades, decisión que debe constar en el acta respectiva. Frente a las
utilidades anticipadas, mientras no se causen y se registren en el balance general no es
procedente proceder a su reparto, en razón a que las mimas no pueden anticiparse,
mientras efectivamente no se generen o causen.
17. ¿Cómo opera el anticipo de utilidades respecto de las obligaciones tributarias del
ejercicio social?
R/. Desde el punto de vista de la realidad de la operación, no es admisible causar
contablemente un hecho económico que no ha ocurrido, como es un anticipo de
utilidades, por consiguiente, no se puede direccionar la respuesta, mucho menos frente a
un hecho tributario que no es de competencia de esta Entidad.
18. Un socio de una sociedad limitada, tiene la obligación de trabajar para tener derecho a
dividendos?
R/ A través del contrato social, los socios se obligan a hacer un aporte en dinero, en
trabajo o en otros bienes apreciables en dinero, con el fin de repartirse las utilidades
obtenidas en la empresa o actividad social.
De manera que el trabajo personal puede ser objeto de aporte a una sociedad, lo que
origina una relación jurídica entre ésta y quien efectúa tal aporte, llamado socio industrial,
en virtud de la cual surge para éste la obligación de realizar el trabajo o industria aportado
y correlativamente los derechos señalados en la ley.
Uno de tales derechos, y como contraprestación de carácter económico, es el de
participar en las utilidades sociales en la proporción que se haya estipulado en el contrato
social, y a falta de estipulación, con una "participación" equivalente a la del mayor aporte
de capital, conforme al parágrafo del artículo 150 del Código de Comercio.
19. Un socio de una sociedad limitada si trabaja en la misma sociedad ¿tendría derecho a
su salario, y adicionalmente a recibir los dividendos?
R/ Dichos servicios pueden originarse en la relación sociedad socio industrial, caso en el
cual dicha relación se sustenta en el contrato de sociedad que es el que genera las
obligaciones y los derechos previstos en la ley para el socio industrial, o también puede
generarse en la relación sociedad trabajador, la cual tiene su origen en el contrato de
trabajo que da lugar para el socio al ejercicio de los derechos propios de esta relación
contractual.
Así las cosas, cuando el trabajo prestado por el socio industrial a la sociedad, lo es en
razón del contrato de sociedad por constituir aquél, precisamente su aporte, no hay lugar
al reconocimiento y pago de las prestaciones sociales que se desprenden del contrato de
trabajo, entre ellas, las cesantías, por no ser éste el que dio origen a la obligación de
prestar el trabajo referido.
No obstante, puede darse el caso de que un socio esté obligado a prestar diferentes
servicios a la compañía, situación que deberá estar sustentado en un contrato laboral
para evitar confusiones.
20. Una persona que ejerce la revisoría fiscal ¿es una persona subordinada de los socios
de la sociedad limitada?
R/ Para comenzar cuando la figura del Revisor Fiscal es obligatoria o es adoptada en los
estatutos, señala la Ley, para el caso de las sociedades de responsabilidad limitada que
se debe elegir por la Junta de Socios, una vez elegido y registrada el acta que da cuenta
de su nombramiento en la Cámara de Comercio, procede la vinculación del mismo a la
compañía, por parte del representante legal.
Frente a esta vinculación no existe una subordinación del revisor fiscal con los socios de
la compañía, su designación se produce con el objeto de cumplir con funciones legales
específicas, las cuales se encuentran consagradas en el artículo 207 del Código de
Comercio.
21. ¿En una Junta de Socios, ¿puede omitirse o no involucrarse socios que participaron
en la mencionada junta?
R/ Desde luego que no, en el acta debe consignarse el nombre de los socios que
participaron en la misma.
22. ¿Puede en un acta de junta de socios, involucrarse una persona en calidad de socio, y
tomar decisiones, cuando la reforma social aún no se ha aceptado en la junta de socios y
no se ha elevado a escritura?
R/ En el acta de Junta de Socios se debe registrar no solamente el nombre de los
asistentes a la reunión, sino las decisiones que efectivamente se tomaron con
señalamiento del sentido y la votación, por consiguiente si se consigna en el acta hechos
no ocurridos, se requiere adelantar las gestiones judiciales ante las autoridades
competentes.
23. ¿Cuándo se adquiere el carácter de socio de una sociedad limitada?
R/ Quienes aparezcan en la escritura de constitución adquieren el carácter de socio
cuando suscriban el instrumento notarial. También adquiere la calidad de socio con la
inscripción en el registro mercantil del título de adquisición de la calidad de accionistas.
24. ¿Un contrato en cuentas en participación suscrito con algunos de los socios y
empleados de una sociedad limitada, impide que al socio de la sociedad limitada le
paguen dividendos?
R/ Aunque no es compresible el sentido de la pregunta, habrá de señalarse que se trata
de dos contratos o actos jurídicos diferentes, y en esa medida se generan distintas
obligaciones para quienes los suscriben. Ahora bien, el contrato de cuenta de
participación no es un negocio sobre el cual pueda esta entidad pronunciarse.
25. Al socio que le pagan con Anticipo de Utilidades, en forma mensual al final cuando
son menores, ¿pueden mantenerse en el excedente al socio, por el buen cumplimiento de
sus labores?
R/ Como se ha indicado en respuestas anteriores, legalmente no es procedente que se
generen utilidades anticipadas que no se causen en el respectivo balance o periodo
anual, luego no se dará respuesta a esta inquietud en tanto que no es legal el pago de
utilidades anticipadas.
26. ¿Existe posición dominante de un socio respecto de la revisoría fisca?
R/ No tendría por qué existir, en tanto que el revisor fiscal debe actuar para cumplir los
deberes legales que le corresponden señalados en el artículo 207 del Código de
Comercio, en caso de no cumplir con los mismos podrá verse incurso en sanciones
disciplinarias y penales (artículo 212 del Código de Comercio)
27. ¿Qué implicaciones tiene la obligación del representante legal y contador de certificar
los estados financieros?
R/ Implica que, la información en él contenida se ha verificado previamente y se ajusta a
los libros.(artículo 33 del Decreto 2649 de 1993)
28. Una certificación emanada del reviros fiscal puede entenderse que no goza de
independencia funcional y legal respecto de la sociedad?
R/ No, El artículo 33 del Decreto 2649 de 1993, señala que son estados financieros
certificados aquellos que están firmados por el representante legal, el contador público y
el revisor fiscal, si lo hubiere, en constancia de que la información en él contenida es
fielmente tomada de los libros, y hacen parte del ejercicio de funciones del revisor fiscal.
29. ¿Cuándo se entiende aprobada un acta de junta de socios?
R/ Se aprueba por el por el órgano que según los estatutos debe impartirla (Artículo 431
del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 131 del Decreto 2649 de 1993).
30 Y 31 ¿Cuál es la responsabilidad del secretario y presidente en una junta de socios?
R. Suscribir el acta de la reunión de la Junta de Socios cuando fuere aprobada; en caso
de que no proceda a su aprobación, deberá convocarse a reunión extraordinaria del
máximo órgano social con el fin de someter a su consideración tal situación.
32. Los Dividendos sociales en una sociedad limitada ¿se pagan en forma de
remuneración fija o variable?
R/ El artículo 156 del Código de Comercio señal que las utilidades que se repartan se
pagaran en dinero efectivo, dentro del año siguiente a la fecha en que se decreten.
Para mayor información e ilustración sobre éste y otros temas societarios, se sugiere
consultar la página de Internet (www.supersociedades.gov.co) o examinar los libros de
Doctrinas y Conceptos Jurídicos y Contables publicados por la Entidad.
En los anteriores términos ha sido resuelta su consulta, no sin antes manifestarle que la
misma fue tramitada dentro del plazo legal y con los efectos contemplados en el artículo
28 del Código de Procedimiento y de lo Contencioso Administrativo.