procedimiento para la evaluacion, seleccion y reevaluación de

PROCEDIMIENTO PARA LA EVALUACION,
SELECCIÓN Y REEVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
21-04-2014/V2
PROCEDIMIENTO PARA LA
EVALUACION, SELECCION Y
REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
REGISTRO DE CAMBIOS
FECHA DE
VIGENCIA/ VERSIÓN
No.
NUMERAL
N/A
15-08-2013/V1
6.4
DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
Se ajustó el nombre del responsable del proceso
de acuerdo a la nueva estructura orgánica.
Se aclara la responsabilidad de la selección el
proveedor de acuerdo a los montos de las
compras de bienes o servicios.
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1. OBJETIVO
Establecer la metodología para llevar a cabo la evaluación, selección y reevaluación de
los proveedores de bienes y servicios de la Institución.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para la evaluación de los proveedores de bienes y servicios
que se consideran críticos para la institución; su selección, reevaluación e identificación
de necesidades de mejoramiento.
3. RESPONSABLE
El Jefe de Compras es el responsable de directo de cumplir y hacer cumplir este
procedimiento.
4. DEFINICIONES
4.1 Proveedores Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o servicio
tienen gran impacto en la prestación del servicio. La falta, omisión o retraso del
proveedor, interfiere en los procesos afectando directamente la calidad.
4.2 Proveedores No Críticos: Se refiere a aquellos proveedores cuyo producto o
servicio no tienen gran impacto en la realización del servicio. La falta, omisión o retraso
del proveedor no tiene relevancia para la ejecución o cumplimiento de las funciones
propias de la Institución.
4.3 Evaluación de Proveedores: Método mediante el cual se determina el
cumplimiento de aspectos técnicos, administrativos y de calidad de un proveedor.
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4.4 Reevaluación de Proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar a un
proveedor para hacer seguimiento a su desempeño y determinar su permanencia como
proveedor de la institución.
5. POLITICAS
5.1 Se realizará evaluación a los proveedores de bienes y servicios que se consideren
críticos para la institución.
5.2 Sólo se comprará a los proveedores incluidos en el listado de proveedores, excepto
en el caso de las compras urgentes de las que se habla en el “Procedimiento de
Compras”.
6. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES
6.1 Registro de Proveedores: Teniendo en cuenta los bienes y servicios que es
necesario adquirir, el Jefe de Compras anuncia a través de la página web de la
Institución o por cualquier otro medio de difusión, una convocatoria nacional
o
invitación publica a las personas naturales o jurídicas que aspiren a ser proveedores de
la Institución, invitándolos a inscribirse diligenciando el formato “Registro de nuevos
proveedores”.
6.2. Evaluación Inicial: Toda persona natural o jurídica que aspire a ser proveedor de
la institución, será sometida a una evaluación inicial, la cual es realizada por el Jefe de
Compras y el Vicerrector Administrativo y Financiero teniendo en cuenta los siguientes
criterios:
6.2.1 Precio: Disponibilidad para la entrega de listas de precio actualizada.
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6.2.2 Cumplimiento: Evalúa la disponibilidad de despacho permanente, las garantías
ofrecidas y las políticas de pago.
6.2.3 Servicio: Evalúa los plazos de entrega de los bienes y servicios, descuentos por
pronto pago, certificación de calidad y servicio de entrega a domicilio.
En el formato “Registro de nuevos proveedores”, se realiza la evaluación inicial
asignando uno de los tres posibles valores del aspecto en verificación de la siguiente
manera:
1: No cumple
3: Algunas veces cumple
5: Si cumple
El promedio de los puntos asignados a cada factor genera el resultado definitivo de la
evaluación del proveedor. En la siguiente tabla se presentan los rangos en los que se
ubica la evaluación y se determina la decisión de aceptar, condicionar o rechazar al
proveedor.
EVALUACION INICIAL DEL PROVEEDOR
ESCALA DE EVALUACIÓN
PUNTAJE
1
3
5
DESCRIPCIÓN
No cumple con el
requisito
Parcialmente cumple con
el requisito
Cumple con el requisito
ANÁLISIS DE
RESULTADOS
RANGO
1 - 12
13 - 24
25 - 40
DECISIÓN
Solicitud
Rechazada
Solicitud
condicionada
Solicitud
Aprobada
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6.3 Listado de Proveedores: El Jefe de compras incluye en el “Listado de proveedores”
los proveedores Aprobados y los Condicionados.
Los proveedores que resulten
“Condicionados”, se mantendrán en el listado de proveedores siempre y cuando
obtengan una calificación mayor o igual a 80% en la primera reevaluación de
proveedores.
6.4 Selección de proveedores: La selección del proveedor se realiza teniendo en cuenta
los criterios de precio, cumplimiento y servicios ofrecidas por el proveedor.
6.4.1. Para compras de bienes y servicios de hasta 20 SMLMV, el Jefe de compras
junto con el Vicerrector Administrativo y Financiero, seleccionan el proveedor.
6.4.2. Cuando la compra supere los 20 SMLMV y hasta 500 SMMLV, el Jefe de
Compras elabora una “Matriz comparativa de cotizaciones”, la cual presenta a la
Junta de Compras, o al Comité de Planeación (cuando de trate de la contratación de
obras civiles) para la selección del proveedor.
6.4.3. Cuando la compra supere los 500 SMMLV, la Junta de Compras o el Comité de
Planeación (cuando de trate de la contratación de obras civiles), estudia, analiza y
selecciona los tres (3) mejores propuestas para presentarlas a la Junta Directiva, quien
selecciona el proveedor.
6.5 Reevaluación de proveedores: Cada seis meses el jefe de compras, realiza la
reevaluación de los proveedores utilizando el formato de “Reevaluación de
proveedores” teniendo en cuenta los siguientes criterios:
CRITERIOS PARA LA RE-EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Calidad del Producto: Cumplimiento con las especificaciones técnicas y de
funcionalidad requeridas.
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Tiempos de entrega: La entrega se realizó en los tiempos pactados en la
orden de compra
Cumplimiento en cantidad: Entregó total de las cantidades solicitadas
Precio: Los precios fueron competitivos durante el período de evaluación
Atención post-venta: Respuesta oportuna a los requerimientos o quejas
realizados. Las garantías fueron atendidas satisfactoriamente.
En el formato para “Seguimiento a proveedores” se registran los datos de la
calificación obtenida por cada proveedor, en cada despacho, asignando una calificación
de Uno (1) a Cinco (5). Dónde:
1: Deficiente
2: Regular
3: Bueno
4: Muy bueno
5: Excelente
El promedio de las calificaciones obtenidas por el proveedor en cada criterio, se
trasladan al formato “Reevaluación de proveedores” donde se multiplica por un factor
de ponderación, para obtener una calificación final. El porcentaje total de calificación
obtenido se ubicará en uno de los siguientes rangos, para establecer el estado del
proveedor calificado.
ESCALA PARA RE-EVALUACIÓN DEL PROVEEDOR
Rango
Mayor o igual a
80%
Estado
Aprobado
Entre 60% y 79% Condicionado
Menor a 60%
Rechazado
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6.6 Comunicación de resultados: El jefe de compras a través de una comunicación
escrita, informa al proveedor el resultado de la evaluación y su calificación. Así:

Proveedores con calificación mayor o igual a 80%. Se extiende felicitación y se les invita
a seguir manteniendo el nivel de excelencia.

Proveedores con calificación entre 60% y 79%. Se les informa sobre la necesidad de
mejoramiento en el factor específico. Si esta calificación persiste durante tres
evaluaciones consecutivas, el proveedor es retirado del listado de proveedores.

Proveedores con calificación igual o inferior al 60%. Se les informa que no pueden
continuar siendo proveedores de la institución.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Procedimiento de Compras
8. REGISTROS

Registro de nuevos proveedores

Seguimiento a proveedores

Reevaluación de proveedores

Matriz comparativa de cotizaciones

Listado de Proveedores
Elaborado por
Aprobado por
Nombre
Eylen Arroyo Morales
Piedad Martínez Carazo
Cargo
Jefe de Compras
Rectora
Firma
Original firmado
Original Firmado
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