procedimiento control de producto o servicio no conforme

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código : PSE.03
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 05
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Revisó: Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión Aprobó Vicerrector Administrativo
Vicerrector Administrativo
Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007
Resolución N° 1736
OBJETIVO
ALCANCE
Asegurar que los productos o servicios no conformes presentados, se
identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional,
así como establecer las responsabilidades y autoridades relacionadas con
su tratamiento.
Este procedimiento aplica a los procesos y/o subprocesos misionales del
Sistema de Gestión en la Universidad Industrial de Santander.
NORMATIVIDAD
Norma NTC GP 1000:2009
Norma NTC ISO 9001:2008
Norma NTC ISO 14001:2004
Norma NTC OHSAS 18001:2007
DEFINICIONES
- Producto/ Servicio No Conforme: Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento
inmediato, que puede ser: Reproceso, reparación, corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de desviación.
- Reproceso: Volverlo a hacer.
- Reparación/Corrección: Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione o cumpla con su propósito.
- Reclasificación: Cambiar la tipología de un producto o servicio
- Concesión: Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto después de su realización.
- Desecharlo: Eliminación del producto o servicio.
- Permiso de Desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización.
-Tratamiento de una No conformidad: La acción emprendida respecto a una no conformidad.
- Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que ha cumplido los requisitos especificados.
CONSIDERACIONES
Formas de dar tratamiento al producto o servicio no conforme: Reproceso, Reparación, Concesión, Desecharlo, Permiso de Desviación y/o
Reclasificación.
La actualización del anexo que hace parte integral de este documento no implica cambio de versión ni descripción de los cambios realizados del
documento dado que su contenido son ejemplos que no son restrictivos en su selección.
Si el producto o servicio no conforme identificado, corresponde a otro proceso/subproceso/área, quien lo identifica debe informarlo oportunamente al
líder para que proceda a dar el tratamiento correspondiente.
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Inicio/Fin
Actividad
Decisión
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Identifica el producto o
servicio no conforme e
informa al Líder.
1. Identifica el producto o servicio no conforme tomando
como referente inicial los ejemplos del Listado de
Productos o Servicios No conformes (Anexo 1), e informa
al Líder para que evalúe su pertinencia.
Nota: Si el producto o servicio no conforme es repetitivo
se requiere aplicar una acción correctiva, empleando el
Procedimiento Acciones Preventivas/Correctivas – PSE.02.
Personal involucrado en
el Sistema de Gestión,
Beneficiarios o partes
interesadas
2. Registra el producto o
Servicio no conforme.
2. Registra el producto o servicio no conforme en el
respectivo formato.
3. Define tratamiento a seguir.
3. De acuerdo a las características del producto o servicio
no conforme, define el tratamiento a seguir: Reproceso,
Reclasificación, Reparación, Concesión, Desecho, Permiso
de Desviación. asignando responsable y fecha límite.
4. Describe y ejecuta acciones
para darle tratamiento al
producto o servicio no
conforme.
5. Verifica el resultado
obtenido.
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1
Personal asignado
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
Líder del proceso/
subproceso
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al
producto o servicio no conforme
Personal asignado
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
5. Verifica el resultado obtenido de las actividades
ejecutadas.
Líder del proceso/
subproceso.
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6. Reporta periódicamente el
estado de los productos o
servicios no conformes.
6. Reporta periódicamente el estado de los productos o
servicios no conformes a la Dirección de Control Interno y
Evaluación de Gestión .
Líder del proceso/
subproceso.
FSE.10 Informe de
Desempeño de los
Procesos.
7. Consolida y presenta
informe a la Alta Direccion.
7. Consolida el Informe de Desempeño y lo presenta a la
Alta Dirección.
Líder del Proceso
Seguimiento
Institucional.
DIAGRAMA DE FLUJO
1
FIN
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
01
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento
Cambio de la Norma de Referencia NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación
del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad
Industrial de Santander
02
Octubre 03 de 2008
03
Marzo 11 de 2009
Modificación de las consideraciones, cambio del nombre del procedimiento
04
Mayo 29 de 2013
Inclusión de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS
18001:2007, actualización de la Norma NTC GP 1000:2009.
Ajuste del alcance con la inclusión de los subprocesos.
Ajustes en las Actividades No. 1, 3, 4, 5,6 y 7.
En las Actividades No. 1, 2, 3, 5 y 6 inclusión como responsable del líder de subproceso.
05
Abril 13 de 2015
Se modificó el alcance del procedimiento
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO EXTENSIÓN
PNC
Control
Tratamiento
Publicación de información errónea en el
portafolio de programas de apoyo para
Investigación y Extensión.
Revisión y socialización con el equipo de la
VIE.
Reproceso
El incumplimiento parcial o total de los
contratos o convenios para desarrollo de
proyectos de Investigación y Extensión.
Revisión de los informes parciales y finales
antes de ser enviados al ente financiador.
Concesión
La ejecución de los recursos sin contar con la Revisión del presupuesto aprobado previo
aprobación del ente financiador.
a la compra o servicio a contratar.
Reparación/ Concesión
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO FORMACIÓN
PNC
No publicación o entrega del programa de las
asignaturas.
No programación en el período académico de las
asignaturas obligatorias de un plan de estudios.
No disponibilidad de recursos necesarios para el
adecuado desarrollo de las asignaturas.
Control
Entrega de los programas de las asignaturas en la
Dirección de la Unidad Académica por parte de los
profesores antes de iniciar las clases.
Tratamiento
El Director de la Unidad Académica debe solicitar al
profesor la elaboración y publicación del programa de la
asignatura que va a ofrecer (página web, cartelera, etc.).
Sensibilización a los profesores que incumplieron la
planeación para evitar que esta situación se repita.
Sensibilización a los Directores de las Unidades
Académicas sobre la importancia de la programación de
las asignaturas obligatorias del PEP en los tiempos
previstos en el calendario.
El Director de Admisiones y Registro Académico informa
a la Unidades Académicas las asignaturas no programadas.
Programación de las asignaturas.
Reparación/concesión: El tratamiento depende del
recurso con el cual se tuvo el inconveniente, se estudia la
necesidad y se informa a las dependencias responsables
para dar respuesta.
Planeación de matrícula.
La Unidad Académica debe programar o justificar la no
programación de las asignaturas.
Para equivocaciones en el registro de la información en el
sistema dentro del período de registro establecido por
ésta Institución, se debe ingresar al sistema y realizar la
Los detalles del proceso son publicados en la página web
corrección de la información.
Equivocaciones en la información registrada o de los estudiantes y durante el proceso se brinda asesoría
En el caso que el sistema del ICFES no lo permita, la
inconvenientes con la ejecución de las actividades
a las personas que lo requieran.
Vicerrectoría Académica enviará el reporte por escrito al
en los plazos establecidos por la UIS para la
ICFES, solicitando el cambio en la información.
presentación del examen SABER-PRO.
Capacitación periódica a los encargados del proceso en las
Para inconvenientes con la ejecución de las actividades en
unidades académicas.
los plazos establecidos, se debe dar el acompañamiento
necesario para solucionarlos, antes de finalizar el período
de registro dado por ICFES.
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO INVESTIGACIÓN
PNC
Control
Tratamiento
Publicación de información errónea en el
portafolio de programas de apoyo para
Investigación y Extensión.
Revisión y socialización con el equipo de la
VIE.
Reproceso
El incumplimiento parcial o total de los
contratos o convenios para desarrollo de
proyectos de Investigación y Extensión.
Revisión de los informes parciales y finales
antes de ser enviados al ente financiador.
Concesión
La ejecución de los recursos sin contar con la Revisión del presupuesto aprobado previo
aprobación del ente financiador.
a la compra o servicio a contratar.
Reparación/ Concesión
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO CONSULTORIO JURÍDICO Y SUBPROCESO CENTRO DE CONCILIACIÓN
PNC
CONTROL
TRATAMIENTO
* Se realiza memorando al estudiante
Incumplimiento en el desarrollo de un * Se estudia la causa por la cual el estudiante incumple en el desarrollo del
convenio con una entidad externa.
convenio.
* Se decide si el estudiante continua en el convenio o se reasigna a otra entidad.
Reproceso/Concesión/Desecharlo
* Se realiza memorando al estudiante
Incumplimiento de una cita o reunión * Se analiza las consecuencias de dicho incumplimiento por parte del asesor del
con el beneficiario.
área correspondiente y se tiene en cuenta para la evaluación.
* El asesor del área formula las instrucciones sobre el caso.
Reproceso/concesión
Entrega de documento(s) fuera del
tiempo establecido.
No acompañamiento en la realización
de una audiencia de conciliación o
trámite.
* Se comunica con el estudiante para indagar la situación, se realiza el
memorando.
* Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente.
* Se envia comunicación al estudiante realizando el llamado de atención.
* Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente.
*Se presenta excusa por parte del estudiante ante el usuario.
*Se programa nueva fecha de audiencia o se asigna a otro estudiante,
dependiendo de la situación.
Reproceso/Concesión
Reproceso/Concesión/Desecharlo/P
ermiso de Desviación
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO DE EXTENSIÓN - SUBPROCESO INSTITUTO DE LENGUAS
PNC
CONTROL
TRATAMIENTO
Inconsistencias en la matricula
Ajustes en el sistema para minimizar error humano
Reproceso
Incumplimiento en el protocolo
Metodológico para la clase con
mas del 40%
Obsevaciones de clase
Encuestas de satisfacción
Corrección
Incumplimiento del
Mantenimiento preventivo de
equipos
Revisión y seguimiento al cronograma del mantenimiento preventivo
Reproceso