procedimiento control de producto o servicio no conforme

PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
Código : PSE.03
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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Revisó: Directora de Control Interno y Evaluación de Gestión Aprobó Vicerrector Administrativo
Vicerrector Administrativo
Fecha de aprobación: Noviembre 19 de 2007
Resolución N° 1736
OBJETIVO
ALCANCE
Asegurar que los productos o servicios no conformes presentados, se
identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no intencional,
así como establecer las responsabilidades y autoridades relacionadas con
su tratamiento.
Este procedimiento aplica a todos los procesos/subprocesos o actividades
desarrolladas en cumplimiento de la misión institucional, que han
adoptado un Sistema de Gestión en la Universidad Industrial de
Santander.
NORMATIVIDAD
Norma NTC GP 1000:2009
Norma NTC ISO 9001:2008
Norma NTC ISO 14001:2004
Norma NTC OHSAS 18001:2007
DEFINICIONES
- Producto/ Servicio No Conforme: Corresponde a un producto o servicio que no cumple con los requisitos del beneficiario y permite dar tratamiento
inmediato, que puede ser: Reproceso, reparación, corrección, reclasificación, concesión, desecho o permiso de desviación.
- Reproceso: Volverlo a hacer.
- Reparación/Corrección: Cambio de una parte del producto o servicio para que funcione o cumpla con su propósito.
- Reclasificación: Cambiar la tipología de un producto o servicio
- Concesión: Acuerdo con el cliente para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto después de su realización.
- Desecharlo: Eliminación del producto o servicio.
- Permiso de Desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de un producto antes de su realización.
-Tratamiento de una No conformidad: La acción emprendida respecto a una no conformidad.
- Verificación: Confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva de que ha cumplido los requisitos especificados.
CONSIDERACIONES
Formas de dar tratamiento al producto o servicio no conforme: Reproceso, Reparación, Concesión, Desecharlo, Permiso de Desviación y/o
Reclasificación.
La actualización del anexo que hace parte integral de este documento no implica cambio de versión ni descripción de los cambios realizados del
documento dado que su contenido son ejemplos que no son restrictivos en su selección.
Si el producto o servicio no conforme identificado, corresponde a otro proceso/subproceso/área, quien lo identifica debe informarlo oportunamente al
líder para que proceda a dar el tratamiento correspondiente.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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Inicio/Fin
Actividad
Decisión
Documento
Procesamiento en S.F. o
intranet
Procedimiento predefinido
Conector
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1. Identifica el producto o
servicio no conforme e
informa al Líder.
1. Identifica el producto o servicio no conforme tomando
como referente inicial los ejemplos del Listado de
Productos o Servicios No conformes (Anexo 1), e informa
al Líder para que evalúe su pertinencia.
Nota: Si el producto o servicio no conforme es repetitivo
se requiere aplicar una acción correctiva, empleando el
Procedimiento Acciones Preventivas/Correctivas – PSE.02.
Personal involucrado en
el Sistema de Gestión,
Beneficiarios o partes
interesadas
2. Registra el producto o
Servicio no conforme.
2. Registra el producto o servicio no conforme en el
respectivo formato.
3. Define tratamiento a seguir.
3. De acuerdo a las características del producto o servicio
no conforme, define el tratamiento a seguir: Reproceso,
Reclasificación, Reparación, Concesión, Desecho, Permiso
de Desviación. asignando responsable y fecha límite.
4. Describe y ejecuta acciones
para darle tratamiento al
producto o servicio no
conforme.
5. Verifica el resultado
obtenido.
DIAGRAMA DE FLUJO
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1
Personal asignado
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
Líder del proceso/
subproceso
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
4. Describe y ejecuta acciones para darle tratamiento al
producto o servicio no conforme
Personal asignado
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
5. Verifica el resultado obtenido de las actividades
ejecutadas.
Líder del proceso/
subproceso.
FSE.09 Producto o
servicio no conforme.
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6. Reporta periódicamente el
estado de los productos o
servicios no conformes.
6. Reporta periódicamente el estado de los productos o
servicios no conformes a la Dirección de Control Interno y
Evaluación de Gestión .
Líder del proceso/
subproceso.
FSE.10 Informe de
Desempeño de los
Procesos.
7. Consolida y presenta
informe a la Alta Direccion.
7. Consolida el Informe de Desempeño y lo presenta a la
Alta Dirección.
Líder del Proceso
Seguimiento
Institucional.
DIAGRAMA DE FLUJO
1
FIN
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
01
Noviembre 19 de 2007 Creación del Documento
02
Octubre 03 de 2008
Cambio de la Norma de Referencia NTC ISO 9001:2000 a la NTC GP1000:2004 y ampliación
del alcance a todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad
Industrial de Santander
03
Marzo 11 de 2009
Modificación de las consideraciones, cambio del nombre del procedimiento
Febrero 16 de 2012
Inclusión de las Normas NTC ISO 9001:2008, NTC ISO 14001:2008, NTC OHSAS
18001:2007, actualización de la Norma NTC GP 1000:2009.
Ajuste del alcance con la inclusión de los subprocesos.
Ajustes en las Actividades No. 1, 3, 4, 5,6 y 7.
En las Actividades No. 1, 2, 3, 5 y 6 inclusión como responsable del líder de subproceso.
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO ADMINISTRACIÓN Y REGISTRO ACADÉMICO
PNC
Control
Tratamiento
Error al generar carnés
Revisión por parte del Auxiliar
Administrativo encargado
Reproceso
Error al reportar la información
de grados a Secretaría General
Revisión por parte del Auxiliar
Administrativo encargado
Reproceso / Reparación
Errores de digitación al ingresar
la información al Sistema.
Revisión por parte del Auxiliar
Administrativo encargado
Reproceso / Reparación
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL
PNC
Control
Omisión o incorrecto
diligenciamiento de formatos
requeridos en el proceso.
*Inducción y reinducción al personal de la División en el
SGC.
*Socialización de los formatos una vez aprobados.
Tratamiento
Servicio
Reproceso
Aplica para
todo el
proceso
*Revisión de la calidad de los insumos entregados por el
proveedor.
*Uso de elementos de protección personal.
Incumplimiento en la calidad de los *Cumplimiento de las especificaciones técnicas definidas Reproceso,
productos ofrecidos en los servicios en las licitaciones para los servicios de alimentación.
Reparación /
de alimentación.
Corrección
*Aplicación de pruebas microbiológicas.
*Accesibilidad a la documentación del proceso y
subproceso, en medio físico para el personal que no
tiene acceso a la intranet.
*Reuniones de mejoramiento.
*Comunicar al personal la importancia de la puntualidad
en la prestación de los servicios de alimentación.
Incumplimiento en la hora de
*Establecimiento de horario para la solicitud de los Concesión,
prestación de los servicios de
permiso de
servicios de alimentación especial.
alimentación.
*Comunicación a los proveedores recordándoles el desviación
cumplimiento de las condiciones requeridas en los
servicios de alimentación (horarios de entrega, calidad de
los insumos o productos, etc.).
*Realización de reuniones de mejoramiento en las que se
incluye el tema del trato amable y cordial en la atención
Incumplimiento en el requisito de
Reparación
del beneficiario.
atención amable y cordial.
*Aplicación de la Guía de inducción y reinducción del
personal de Bienestar Universitario.
Servicios de
alimentación
Servicios de
alimentación
Aplica para
todo el
proceso
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO BIENESTAR ESTUDIANTIL
PNC
Control
Tratamiento
Servicio
*Programación de las agendas por parte del personal que
Incumplimiento en el horario o fecha
Servicios de
presta los servicios de Salud.
de las consultas programadas en los
Reparación/
Salud y
*Reuniones de mejoramiento.
servicios de Salud o en los
Corrección
Psicorientación
*Reporte de no atención por parte del estudiante o
Programas Educativo-Preventivos.
secretaria sobre la no atención.
Incumplimiento del protocolo de Cumplimiento de los protocolos de limpieza,
Reparación/
Servicios de
limpieza, desinfección y
desinfección y esterilización en los servicios de
Corrección
Salud
esterilización.
Enfermería y Odontología, TBE.03 y TBE.34
*Cumplimiento de la Guía para la manipulación de
Pruebas microbiológicas no
alimentos GBE.32 y la Guía de limpieza y desinfección del Reparación/
Servicios de
conformes.
servicio de Comedores y Cafetería GBE.28.
Corrección
alimentación
*Capacitación en BPM.
*Seguimiento de las actividades de los programas a
través del formato de labor educativa y/o el registro de
Incumplimiento de las actividades
asistencia de los estudiantes a través del lector de código Reparación,
Programas
programadas en el Cronograma de
de barras.
Permiso de
Educativo Actividades Masivas Programas
*Actualización oportuna del Cronograma Actividades Desviación
Preventivos
Educativo Preventivos.
Masivas Programas Preventivos FBE.81, cuando se
requiera una modificación
*Utilización del correo electrónico a la comunidad
Modificación de los menús ofrecidos
universitaria.
Permiso de
Servicios de
sin informar oportunamente a los
*Comunicación oportuna de los cambios a la(s) Desviación
alimentación
usuarios.
persona(s) encargada de la publicación de los menús.
Aplicación de la Guía de manejo de alimentos,
Rotulación inadecuada o carencia de
medicamentos, sustancias vencidas y productos
esta para productos reenvasados.
reenvasados GBE.42
Reparación
Aplica para
todo el
proceso
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO BIBLIOTECA
PNC
Control
Tratamiento
Rev isión del código de barras del libro
Error en la entrega, préstamo o
renov ación de Material Bibliográfico
I mposibilidad de consulta en sala o
préstamo a domicilio por deterioro
físico del material bibliográfico
Reparación
Socialización de lo ocurrido con los
auxiliares de préstamo
Mantenimiento primario prev entiv o
Reparación
Error en el proceso físico del material Verificar la coincidencia del número de
bibliográfico (Colocación del código
inv entario del libro y el código de
de barras en un libro diferente)
barras
Reparación
Dificultad en el fotocopiado de
material bibliográfico de colecciones
especiales
Reparación
Mantenimiento prev entiv o por parte
del prov eedor del serv icio
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
PNC
Control
Tratamiento
Incumplimiento en el tiempo de entrega del
producto o servicio.
Registro en los libretos
Reproceso
Error en la información difundida.
Socialización en las fuentes la
entrega oportuna de la información
Reproceso / Reparación
Fallas técnicas, debido a la caída de la señal.
Visitas periódicas de los ingenieros
a las torres y consolas.
Plan de mantenimiento tecnológico
Reproceso / Reparación
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO DE CONTRATACIÓN
Producto No Conforme
No realizar oportunamente el registro
presupuestal de un contrato en el sistema
de información financiero de la
Universidad.
No elaborar algunas de las actas
contractuales establecidas en la minuta
del contrato dentro de los términos
establecidos.
Falta de alguno de los documentos
establecidos para el perfeccionamiento y
legalización de un contrato.
Falta de alguna de las firmas de
evaluadores de los documentos de
evaluación de las licitaciones o de
convocatorias
Control
Tratamiento
Revisión listado de contratos Vs Registro
presupuestal en el Sistema Financiero.
Concesión
Visitas de control selectivo de órdenes de
contratación menores a 50 SMLMV.
Manual de Interventoría.
Concesión
Revisión de Informes de Interventoría.
No realizar ningun pago hasta que no este
perfeccionado y legalizado el contrato.
Concesión
Lista de Chequeo.
Publicar la evaluación de las Licitaciones y
Convocatorias ya firmadas o con la previa
aprobación de los evaluadores.
Concesión
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO EXTENSIÓN
PNC
Control
Tratamiento
Publicación de información errónea en el
portafolio de programas de apoyo para
Investigación y Extensión.
Revisión y socialización con el equipo de la
VIE.
Reproceso
El incumplimiento parcial o total de los
contratos o convenios para desarrollo de
proyectos de Investigación y Extensión.
Revisión de los informes parciales y finales
antes de ser enviados al ente financiador.
Concesión
La ejecución de los recursos sin contar con la Revisión del presupuesto aprobado previo
aprobación del ente financiador.
a la compra o servicio a contratar.
Reparación/ Concesión
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ANEXOS
C O N T R O L D E PR O D U C T O O S E R V IC IO N O C O N FO R M E
PR O C E S O FIN A N C IE R O
PN C
Info r m e no o p o r tuno al b anc o d el v alo r d e
p ag o s q ue s e r ealiz an m ed iante PIN
Er r o r en las tar ifas p ara el p ag o d e
ins c r ip c io nes ,
c ertific ad o s ,
c arnés ,
h ab ilitac io nes , exam en d e v alid ac ió n, d erec h o s
d e g rad o y reg is tro d e d ip lo m as , en las c ajas
d e la U niv ers id ad .
Ausenc ia d e senc illo en la c aja p rinc ip al d e la
U niv er sid ad .
D em o r as en el p ro c es o d e s ub as ta d e lo s
b ienes d ad o s d e b aja
L iq uid ac io nes g enerad as q ue no inc luy er o n lo s
d esc uento s
D em o r a en el tr ám ite d e c uentas d el p ro c es o
financ ier o
Control
Rev is ió n p o r p ar te d e la Jefe d e T eso r er ía d el v alo r d e
lo s p ag o s q ue se realiz an m ed iante PIN y r ep o rte
o p o rtuno p o r p arte la S ec c ió n d e T es o r er ía y al B anc o ,
d e lo s c am b io s en las tarifas .
Rev is ió n p o r p ar te d e la Jefe d e T es o rería y las U AA
c o rr es p o nd ientes, d e la ac tualiz ac ió n anual d e las tar ifas
p ar a el p ag o d e insc rip c io nes , c ertific ad o s , c arnés ,
h ab ilitac io nes, exam en d e v alid ac ió n, d erec h o s d e
g r ad o y r eg is tr o d e d ip lo m as, en las c ajas d e la
U niv er sid ad , s eg ún Ac uerd o N o .0 0 5 d e 2 0 0 3 d el
C o nsejo Sup er io r .
D efinic ió n d el lineam iento d e m antener un v alo r b ase en
senc illo tanto p ar a la c aja p r inc ip al d e la U niv ers id ad
c o m o p ar a la c aja d e la F ac ultad d e Salud , y
s o c ializ ac ió n a lo s c ajer o s .
C o m unic ac ió n a lo s ac to r es q ue interv ienen en el
p ro c es o p ara q ue red uz c an s us tiem p o s d e resp ues ta
So c ializ ac ió n a lo s es tud iantes d e la entr eg a o p o rtuna d e
lo s d o c um ento s nec esar io s p ar a la ap lic ac ió n d e
d es c uento s en las liq uid ac io nes y c o m unic ac ió n a las
unid ad es q ue d eb en rep o r tar la info r m ac ió n p ara
d es c uento s a estud iantes .
Seg uim iento a tr av és d e ind ic ad o r d el tiem p o p r o m ed io
d el to tal d e la c uenta en el Sistem a d e Info r m ac ió n
F inanc iero
T ra ta m ie nto
Rep arac ió n
Rep arac ió n
Rep arac ió n
Rep arac ió n
Rep r o c eso
C o nc es ió n
Retraso s en el p ag o d e las c uentas p o r
d em o r as en la auto r iz ac ió n d el o rd enad o r d el
g as to
E nv ió auto m átic o al c o rr eo d e c uentas p end ientes p o r
auto r iz ar al c o r r eo d e lo s o rd enad o r es d el g asto .
C o nc es ió n
Er r o res en el r eg istr o d e la info rm ac ió n d e lo s
d o c um ento s d e c o ntr atac ió n en el S IF p o r
p ar te d e las U AA.
Co m unic ac ió n a lo s ac to res q ue inter v ienen en el
p r o c eso p ar a q ue lo s d o c um ento s entreg ad o s sean
leg ib les , r es altand o la resp o nsab ilid ad d e lo s
O r d enad o r es d el G as to realic en una v er ific ac ió n en el
SIF .
Rep arac ió n
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO FORMACIÓN
PNC
No publicación o entrega del programa de las
asignaturas.
No programación en el período académico de las
asignaturas obligatorias de un plan de estudios.
No disponibilidad de recursos necesarios para el
adecuado desarrollo de las asignaturas.
Control
Entrega de los programas de las asignaturas en la
Dirección de la Unidad Académica por parte de los
profesores antes de iniciar las clases.
Tratamiento
El Director de la Unidad Académica debe solicitar al
profesor la elaboración y publicación del programa de la
asignatura que va a ofrecer (página web, cartelera, etc.).
Sensibilización a los profesores que incumplieron la
planeación para evitar que esta situación se repita.
Sensibilización a los Directores de las Unidades
Académicas sobre la importancia de la programación de
las asignaturas obligatorias del PEP en los tiempos
previstos en el calendario.
El Director de Admisiones y Registro Académico informa
a la Unidades Académicas las asignaturas no programadas.
Programación de las asignaturas.
Reparación/concesión: El tratamiento depende del
recurso con el cual se tuvo el inconveniente, se estudia la
necesidad y se informa a las dependencias responsables
para dar respuesta.
Planeación de matrícula.
La Unidad Académica debe programar o justificar la no
programación de las asignaturas.
Para equivocaciones en el registro de la información en el
sistema dentro del período de registro establecido por
ésta Institución, se debe ingresar al sistema y realizar la
Los detalles del proceso son publicados en la página web
corrección de la información.
Equivocaciones en la información registrada o de los estudiantes y durante el proceso se brinda asesoría
En el caso que el sistema del ICFES no lo permita, la
inconvenientes con la ejecución de las actividades
a las personas que lo requieran.
Vicerrectoría Académica enviará el reporte por escrito al
en los plazos establecidos por la UIS para la
ICFES, solicitando el cambio en la información.
presentación del examen SABER-PRO.
Capacitación periódica a los encargados del proceso en las
Para inconvenientes con la ejecución de las actividades en
unidades académicas.
los plazos establecidos, se debe dar el acompañamiento
necesario para solucionarlos, antes de finalizar el período
de registro dado por ICFES.
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
PNC
Control
Tratamiento
Revisión de la información por los diferentes
Información para solicitar registro
Consejo, así como por Planeación, CEDEDUIS
calificado o su renovación que no cumplen
y Vicerrectoría Académica, de acuerdo a la
con la normatividad nacional o institucional
competencia de cada una de las instancias
Reproceso
Informe de autoevaluación que no cumplen
con los lineamientos para la acreditación de
programas del CNA
Reproceso
Revisión del informe por la Vicerrectoría
Académica y los pares internos
Código : PSE.03
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Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO GESTIÓN CULTURAL
PNC
Control
Tratamiento
Alteraciones en la programación cultural
por factores internos al proceso
Lista de chequeo de eventos
Reproceso /Desecharlo
Revisión del contenido por parte del Lider del
proceso previo a la divulgación
Reparación /reproceso/
Información
publicitario
errada
en
el
material
Código : PSE.03
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Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL
PNC
Control
Tratamiento
Documento Extraviado
Se lleva un registro de los documentos no entregados por la DCGD y firmado por
la persona que lleva el documento. Los documentos recomendados se entregan a
la mano y se firma el recibido, en el formato FGD.06. Los documentos enviados a
presupuesto se relacionan en la planilla FGD.11. La correspondencia externa
devuelta por las empresas de mensajería se registran en el formato FGD.25. La
entrega de correspondencia se registra en el formato FGD.27. La entrega de
correspondencia a las empresas de mensajería externa se registra en el formato
FHGD.29. Lo enviado por Adpostal se registra en el formato FGD.32. La
correspondencia recibida por DCGD se registra en el formato FGD.33
Reproceso
Correspondecia entregada
destinatario equivocado
La correspondencia externa devuelta por las empresas de mensajería se registran
en el formato FGD.25. La entrega de correspondencia se registra en el formato
FGD.27. La entrega de correspondencia a las empresas de mensajería externa se
registra en el formato FHGD.29. Lo enviado por Adpostal se registra en el
formato FGD.32. La correspondencia recibida por DCGD se registra en el
formato FGD.33
Reproceso
Documento mal microfilmado
El operador microfilma el simbolo 0080 imagen repetida para asegurar su
legibilidad y nuevamente microfilma el documento. Cuando un rollo microfilmado
posee imagenes mutiladas, se realiza un apendice al mismo rollo, es decir se
microfilman nuevamente los documentos entre las actas comienzo y final de
apendice.
Reproceso
Duplicado y revelado de rollos
con errores.
Una vez revelado el rollo original si poseen muchos errores nuevamente se repite
el proceso de microfilmar toda la información de ese rollo y se revela. Para los
rollos duplicados si poseen errores nuevamente se duplica.
Reproceso
Radicación errada de un
documento
Si es correspondencia recibida se corrige cuidadosamente y se da la numeración
correcta. Si es correspondencia despachada y no se puede corregir se solicita a la
UAA que nuevamente elabore eldocumento.
Reproceso
al
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO INVESTIGACIÓN
PNC
Control
Tratamiento
Publicación de información errónea en el
portafolio de programas de apoyo para
Investigación y Extensión.
Revisión y socialización con el equipo de la
VIE.
Reproceso
El incumplimiento parcial o total de los
contratos o convenios para desarrollo de
proyectos de Investigación y Extensión.
Revisión de los informes parciales y finales
antes de ser enviados al ente financiador.
Concesión
La ejecución de los recursos sin contar con la Revisión del presupuesto aprobado previo
aprobación del ente financiador.
a la compra o servicio a contratar.
Reparación/ Concesión
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO JURÍDICO
PNC
Control
Tratamiento
Productos que no cumplen con la
reglamentación y normatividad vigente.
Actualización base de datos - Capacitaciones a
los abogados sobre Reglamentación y
Normatividad
Reproceso
Entregas del producto fuera del tiempo
establecido para su trámite.
Formato de control de correspondencia
FJU.01
Desecharlo / Permiso de
Desviación
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO PLANEACIÓN INSTITUCIONAL
PNC
Control
Tratamiento
Errores en el diligenciamiento de los
formatos del proceso
Socialización de los formatos una vez aprobados
Reproceso / Desecharlo /
Permiso de Desviación
Seguimiento de la fecha establecida para el reporte.
Para el caso en que la información a reportar deba ser
Incumplimiento en las fechas
solicitada a otra unidad, la fecha solicitada de reporte
establecidas para entrega de informes a
deberá ser de aproximadamente 8 días antes de la fecha de
Entes Externos
reporte al ente externo siempre y cuando el periodo entre
la recepción de la solicitud y la fecha de reporte lo permita
Concesión / Permiso de
Desviación
Mantener Información desactualizada
en Intranet, referente al Proceso
Revisión de la información al menos una vez cada 3 meses
Reparación
Copias de seguridad no realizadas o
incompletas
Establecimiento de fechas para realización de copias de
seguridad y revisión de la información copiada
Reproceso / Reparación
Envío de observaciones de PAG a UAA Control de observaciones en una copia diferente al sistema
errónea
donde se registran
Reparación
Código : PSE.03
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PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO RECURSOS FÍSICOS
PNC
Control
Incumplimiento de requisitos en los servicios Definición previa de los requisitos con el
de mantenimiento
beneficiario en la Visita de Diagnóstico
Planes de distribución del personal.
Establecimiento de lineamientos específicos en
los turnos, porterías y puntos de vigilancia.
Error en la ejecución del servicio de seguridad Planes de seguridad para el tránsito de personas,
y vigilancia
bienes y vehículos dentro de las instalaciones de
la Universidad.
Tácticas de seguridad en caso de situaciones
especiales.
Incumplimiento de requisitos en la fabricación Definición previa de los requisitos con el
de bienes.
beneficiario en la Visita de Diagnóstico.
Definición previa de los requisitos con el
beneficiario en la Visita de Diagnóstico.
Revisión del cumplimiento de requisitos y
especificaciones del diseño y presupuesto por
Incumplimiento
de
requisitos
y
parte del Profesional asignado.
especificaciones en el diseño y/o ejecución de
Verificación del cumplimiento de requisitos y
obras
especificaciones del diseño y presupuesto por
parte del Jefe de Planta Física.
Validación del diseño y presupuesto por parte
del Jefe de la Unidad solicitante
Planes de mantenimiento preventivo y
Fallas en el suministro de los servicios
correctivo a las instalaciones eléctricas e
públicos.
hidrosanitarias.
Tratamiento
Reproceso / Reparación /
Concesión
Reclasificación
Reproceso / Reparación /
Concesión
Reproceso / Reparación /
Concesión
Reparación
Programación de las órdenes de trabajo por área.
Incumplimiento en la prestación del servicio.
Seguimiento a la ejecución de las órdenes de
trabajo por parte de los supervisores de grupo.
Reparación
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO RECURSOS TECNOLÓGICOS
PNC
Control
Tratamiento
Registro incompleto de entrada de equipos
a la División de Mantenimiento Tecnológico
Diligenciamiento del formato FRT01 por parte del
auxiliar de bodega de la DMT para el control y registro
de la entrada de los equipos donde se reporta las
condiciones de entrega de los equipos y sus accesorios.
Reproceso
Demora en la prestación de servicios de
mantenimiento
Ejecución de las solicitudes de servicios conforme a la
fecha de su registro. Establecimiento de un canal de
comunicación directo con el usuario para notificar las
posibles causas en la demora de la prestación del
servicio de mantenimiento
Concesión
Demora en la entrega de los conceptos
técnicos de compra según el tiempo
establecido
Revisión diaria y registro de los conceptos técnicos de
compra solcitados por las UAA y control continuo por
medio del formato FRT07
Concesión
Demora
en
la realización
del
mantenimiento preventivo a un equipo
aprobado dentro del plan de trabajo
Establecimiento de un canal de comunicación directo con
el ususario para elaborar el plan de trabajo de
mantenimiento preventivo en la UAA solicitantes
mediante el registro en el formato FRT04
Concesión
Adquisición de repuestos que no cumplen
las especificaciones de compra
Control en la adquisición de repuestos realizando su
compra deacuerdo a la marca y modelo de los equipos
atendidos en las solcitudes de mantenimiento
Reparación
Emisión del concepto de baja de equipos conforme a la
fecha de su solicitud. Realización de los registros de
Demora en la emisión del concepto técnico
conceptos técnicos de baja mediante los formatos FRT02
de baja
y FRT06. Entrega de copia del concepto técnico de baja
al usuario solicitante.
Permiso de desviación
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO RELACIONES INTERINSTITUCIONALES DE INTERCAMBIO ACADÉMICO
PNC
Control
Tratamiento
Seguimiento al cumplimiento del
cronograma de las convocatorias
Permiso de Desviación/
Concesión
Información incorrecta respecto
movilidad y subcripción de convenios
suministrada a los beneficiarios.
Verificación de la información suministrada.
Seguimiento al cumplimiento de
cronograma.
Reparación
Direccionamiento incorrecto a las UAA
del proyecto de convenio
Asesoría constante del procedimiento PRI
01 y el formato FRI 12 Planeación y
Seguimiento de Convenios.
Reproceso
Mal diligenciamiento de los formatos del
proceso.
Capacitación
Reparación / Reproceso
Incumplimiento de la programación de
las convocatorias establecidas.
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PNC
Control
Incumplimiento en el seguimiento periódico
Cronograma de Seguimientos a los Planes de
a los Planes de Mejoramiento y Planes de
Mejoramiento
Acción formulados por las UAA
Devolución repetitiva (más de dos veces)
Asesoría y acompañamiento a las UAA, previa
de los Planes de Mejoramiento formulados
construcción del PM
por las UAA
Errores en el diligenciamiento
formatos del proceso
de los
Socialización de los formatos una vez
aprobados
Tratamiento
Reparación / Concesión
Reparación / Concesión
Reproceso / Desecharlo / Permiso
de Desviación
Reunión de Apertura
No comunicación a la UAA auditada, de los
Agendas de Trabajo concertadas con la UAA a Concesión / Permiso de Desviación
cambios en el cronograma de auditorías
auditar
Incumplimiento en las fechas establecidas
para entrega de informes a Entes Externos
Matríz de Informes a Entes Externos
Plan 3A
Concesión
Socialización del Plan de Auditorías a las partes
interesadas
Incumplimiento en la ejecución del Plan de
Agendas de Trabajo de los Auditores Internos
Auditorías
Carta de Notificación a las UAA, procesos o
laboratorios a auditar
Permiso de Desviación
Asignar responsables de revisar y mantener
Mantener Información desactualizada en el
actualizada la información
Portal Web y/o en Intranet, referente al
Comunicar oportunamente los cambios en la
Proceso
información
Reparación
No atender solicitudes presentadas ante la
Dirección de Control Interno y Evaluación
de Gestión
Control Correspondecia DCIEG
Delegación de la atención a la solicitud
Se define según el caso
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO SERVICIOS INFORMÁTICOS Y DE TELECOMUNICACIONES
PNC
Copias de seguridad programadas,
realizadas en fechas no establecidas.
Control
Tratamiento
Realización de las copias de seguridad según la
Guía para la realización de Backup GSI.02 y
diligenciamiento de los formatos:
FSI.20 Entrega de Backup al Bucarica
FSI.21 Control de Backup DSI Nivel 0
FSI.22 Control de Backup DSI Nivel 1
Permiso de desviación (a cargo del Líder
del subproceso Administración de
Servidores y Base de Datos Institucional)
Ejecución de las actividades según el PSI.01
Procedimiento para la Elaboración de un
No cumplimiento del tiempo de entrega en
Diseño de Red de Datos LAN y registro de los
la instalación de puntos de red.
resultados en el formato FSI.01 Solicitud para la
Elaboración de un Diseño de Red de Datos LAN
Permiso de desviación
Enlaces erróneos en el Portal Web con
información enviada a la DSI para su
publicación en el servidor web
institucional (se excluyen enlaces a
servidores externos a la DSI).
Revisión por parte del Líder del área Web y su
equipo.
Reproceso
Atención de un soporte a usuarios fuera del
tiempo estipulado.
Realización de las actividades según el PSI.02
Procedimiento Soporte a Usuarios y
diligenciamiento del formato
FSI.02 Solicitud de Soporte
Permiso de desviación
Cumplimiento de los procedimientos PSI.06
Elaboración de Software y
No cumplimiento del tiempo de entrega de
PSI,07 Mantenimiento de Software y registro en
un mantenimiento o de un nuevo software.
los formatos FSI.05 Elementos de Entrada y
FSI.10 Solicitud de Mantenimiento de Software
Concesión o Permiso de desviación
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO TALENTO HUMANO
PNC
Control
Error en la información digitalizada en el Sistema
Verificación de la información digitada antes de
de Información de Recursos Humanos
guardar los cambios en el SIRH
Error en el procedimiento de liquidación
Aplicación de la lista de chequeo para la revisión de
individual de devengados, aportes, deducidos y
la liquidación de nóminas
novedades de los mismos.
Revisión de la proforma del contrato antes de la
Error en el contrato de vinculación de docentes
impresión en cuanto al tipo de docente a contratar y
cátedra
la reglamentación vigente
Error en el puntaje registrado en la resolución de
Revisión detallada y comparativa del proyecto de
otorgamiento de puntaje.
resolución con respecto a lo consignado en el acta
Error en la resolución de otorgamiento de
Revisión detallada y comparativa del proyecto de
puntaje por no inclusión de algún docente o algún
resolución con respecto a lo consignado en el acta
trabajo de productividad.
Revisión minuciosa del documento previo envío a su
Error en resoluciones de asuntos administrativos
trámite.
Revisión detallada de la cuenta de cobro antes de
Error en las cuentas de cobro
tramitar las firmas correspondientes
Solicitud al operador externo de la programación del
Actividad de formación impartida no coherente
curso a impartir acorde a lo programado en el plan
con el contenido propuesto
de formación
Error en el resultado de informes de formación
Verificación de los resultados incluidos para el cálculo
de personal (Aprendizaje, reacción e in situ)
Solicitud a los formadores que cualquier desviación
Incumplimiento en el inicio de una actividad de
en el horario pactado sea informado con anticipación
formación programada
al Subproceso FP
Verificación de la categoría y el sueldo previa
elaboración de la constancias.
Error en constancias o certificados
Revisión del certificado antes de entregarlo al Jefe de
la DRH para su firma.
Tratamiento
Reparación
Reparación
Reproceso
Reproceso
Reproceso
Reproceso
Reproceso
Permiso de
desviación
Reproceso
Permiso de
desviación
Reproceso
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO CONSULTORIO JURÍDICO Y SUBPROCESO CENTRO DE CONCILIACIÓN
PNC
CONTROL
TRATAMIENTO
* Se realiza memorando al estudiante
Incumplimiento en el desarrollo de un * Se estudia la causa por la cual el estudiante incumple en el desarrollo del
convenio con una entidad externa.
convenio.
* Se decide si el estudiante continua en el convenio o se reasigna a otra entidad.
Reproceso/Concesión/Desecharlo
* Se realiza memorando al estudiante
Incumplimiento de una cita o reunión * Se analiza las consecuencias de dicho incumplimiento por parte del asesor del
con el beneficiario.
área correspondiente y se tiene en cuenta para la evaluación.
* El asesor del área formula las instrucciones sobre el caso.
Reproceso/concesión
Entrega de documento(s) fuera del
tiempo establecido.
No acompañamiento en la realización
de una audiencia de conciliación o
trámite.
* Se comunica con el estudiante para indagar la situación, se realiza el
memorando.
* Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente.
* Se envia comunicación al estudiante realizando el llamado de atención.
* Aspecto que se tiene en cuenta para la evaluación correspondiente.
*Se presenta excusa por parte del estudiante ante el usuario.
*Se programa nueva fecha de audiencia o se asigna a otro estudiante,
dependiendo de la situación.
Reproceso/Concesión
Reproceso/Concesión/Desecharlo/P
ermiso de Desviación
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
PROCESO DE EXTENSIÓN - SUBPROCESO INSTITUTO DE LENGUAS
PNC
CONTROL
TRATAMIENTO
Inconsistencias en la matricula
Ajustes en el sistema para minimizar error humano
Reproceso
Incumplimiento en el protocolo
Metodológico para la clase con
mas del 40%
Obsevaciones de clase
Encuestas de satisfacción
Corrección
Incumplimiento del
Mantenimiento preventivo de
equipos
Revisión y seguimiento al cronograma del mantenimiento preventivo
Reproceso
Código : PSE.03
PROCESO SEGUIMIENTO INSTITUCIONAL
PROCEDIMIENTO CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Versión : 04
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ANEXOS
CONTROL DE PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
IPRED – Modalidad Educación a Distancia y Virtual
PNC
Control
Tratamiento
No programación en el período
Sensibilización a los Coordinadores de Programas sobre la importancia de
académico de las asignaturas
la correcta programación de las asignaturas en los tiempos previstos según Reparación/Corrección
obligatorias que hacen parte del plan
el calendario académico
de estudios
Publicación de información
incompleta o errada en la página
Web con respecto a los programas
académicos
Información errada en el material de
promoción
Errores en la tabulación de las
encuestas de satisfacción
Errores de tipo financiero que se
presenten en el proceso de matrícula
de los estudiantes
Fallas técnicas en la plataforma
Moodle
Cancelación oportuna de los
contratos de los tutores a los que no
le fueron asignados grupos en los
diferentes programas académicos
Solicitar al personal responsable del programa académico la verificación de
Reproceso/Reparación
la información a publicar
Socializar en las fuentes la entrega oportuna de información
Reparación/Corrección
Revisión del contenido por parte del Líder del Proceso previo a la
Reproceso / Reparación
divulgación
Supervisión de la información por parte de la Subdirección Académica
Reparación/Corrección
Revisar oportunamente los resultados de las encuestas de satisfacción con
Reproceso
el fin de verificar la correcta tabulación de las mismas
Revisión de las tarifas para el pago de inscripciones, revisión del sistema de
liquidación y del proceso de generación de matrículas
Revisión y controles oportunos de la plataforma para evitar fallas
Reproceso
Reparación/Corrección
Revisión y aviso oportuno por parte de los programas académicos a la
Subdirección Administrativa para cancelación de los contratos ante la Reparación/Corrección
División de Recursos Humanos