Unidad VI 6.- RECURSOS Y ASPECTOS LEGALES El sexto paso

Unidad VI
6.- RECURSOS Y ASPECTOS LEGALES
El sexto paso del plan de negocios comprende las personas que
van a realizar las diferentes actividades y los trámites leales
necesarios para poner la empresa en marcha.
6.1 Recursos humanos
Es necesario establecer funciones y actividades de puestos para
poder elaborar un plan que permita al emprendedor conseguir a las
personas que con su desempeño, lo ayudarán a alcanzar los
objetivos planteados.
6.1.1. Estructura organizacional
Para poder diseñar una estructura organizacional (forma en que se
dispone y asigna el trabajo entre el personal de la empresa, para
alcanzar eficientemente los objetivos), el primer paso es revisar que
los objetivos de la empresa y los de sus áreas funcionales
concuerden y se complementen.
Aspectos a definir:
1.-Procesos operativos (funciones) de la empresa:
¿Qué se hace?
¿Cómo se hace?
¿Con que se hace?
¿Dónde se hace?
¿En cuanto tiempo se hace?
2.-Descripción de puestos:
Agrupar las funciones por similitud.
Crear los puestos por actividades respecto del tiempo.
Diseñar el organigrama de la empresa.
3.-Definición del perfil del puesto en función de lo que se requiere
en cuanto a:
Características físicas.
Habilidades mentales.
Preparación académica.
Habilidades técnicas (uso de máquinas y herramientas).
Experiencia laboral.
El manual operativo para su realización requiere la siguiente
metodología:
Establecer el objetivo que se pretende lograr con cada función
general.
Desarrollar las funciones específicas necesarias para llevar a
cabo cada función.
Describir los procesos de cada actividad.
Determinar los indicadores operativos (de desempeño) y de
calidad (mejoramiento) de cada actividad.
Para establecer políticas, se debe dar énfasis
áreas:
a las siguientes
Sistema de comunicación.
Procesos para la resolución de conflictos.
Carácter moral de la empresa (valores).
Comportamientos esperados (actitudes, cumplimiento, etc)
6.1.2 Reclutamiento, Selección y Contratación
a) Reclutamiento de personal
Es muy importante establecer un proceso formal de reclutamiento
que garantice la captación del personal requerido, de acuerdo con
los perfiles establecidos para los diversos puestos. Existen muchos
y muy diversos medios para reclutar personal, cada uno de ellos
tiene sus respectivas ventajas y desventajas, asimismo, todos
tienen, lógicamente, un impacto sobre el presupuesto que se
deberá asignar para el área de Recursos Humanos, por lo que
deberá determinarse el proceso y el costo que se está dispuesto a
pagar por llevarlo a cabo.
b) Selección de personal
Por lo general
el reclutamiento proporciona un número de
candidatos cuyas calificaciones deben medirse en relación con los
requerimientos del puesto. Selección de personal es el proceso de
elegir individuos con las cualidades adecuadas para llenar las
vacantes existentes o proyectadas.
c) Contratación
Proceso simple si se toman en cuenta los detalles legales que
implica, o muy complejo y preocupante si se pasan por alto.
Acciones a tomar en cada una de las siguientes áreas:
Formas de contratación y cláusulas especiales del contrato
(confidencialidad, patentes, etc.), duración de los contratos,
derechos y obligaciones que contraen tanto el trabajador
como el empleador, etc.
Relaciones sindicales.
Requisitos y prestaciones de ley.
6.1.3 Sueldos y Salarios
Si se tiene una descripción básica de desempeños, perfiles y
organigrama, la administración de sueldos y salarios es rápida y
sencilla.
No se debe olvidar que la ley establece una serie de erogaciones
(prestaciones) que van del 32% al 40%
6.2 Marco legal de la organización
EMPRESA: Conjunto de recursos organizados por el titular
(emprendedor), con el fin de realizar actividades de producción o de
intercambio de bienes o servicios que satisfacen las necesidades de
un mercado en particular.
6.2.1 Régimen legal
Los tiempos, costos y el mejor esquema al momento de crear la
empresa, deben ser considerados con anterioridad para realizar una
buena planeación orientada a obtener mayores beneficios.
Requisitos para la constitución legal de la empresa.
El número de socios que deseen iniciar.
Las aportaciones por socio (capital social).
Las responsabilidades que se adquieren frente a terceros.
Los gastos de constitución de la empresa.
Los trámites a realizar para implementarla legalmente.
Las obligaciones fiscales que se deberán afrontar.
Las diferentes responsabilidades laborales que se adquieren.
Constitución de la empresa.
PERSONA FÍSICA: Aquella en la que todas las decisiones relativas
al manejo de la administración recaen sobre la persona del dueño
(emprendedor).
PERSONA MORAL: Cuando es diferente de los socios, con
patrimonio propio, esto es importante sobre todo para las PyMES,
ya que es necesario cuidar no mezclar gastos e ingresos
personales con los de la sociedad.
Para establecer una empresa, se debe conocer las diferentes
formas de operar a través de sociedades reconocidas por las leyes
mexicanas: Artículo 1º. de Ley General de Sociedades Mercantiles
(LGSM). En nuestros días las formas más utilizadas son la S.A. de
C.V. y S. de R.L.
SOCIEDAD ANÓNIMA: Grupo de personas físicas o morales
unidas para llevar a cabo actividades comerciales, la
obligación se limita al pago de sus acciones.
SOCIEDAD
DE
RESPONSABILIDAD
LIMITADA:
Organización empresarial en la que los socios se obligan al
pago de sus acciones, sin títulos negociables
Personalidad jurídica de las Persona Física
Ventajas:
Es más fácil iniciar y terminar.
El empresario puede usar sus bienes personales para
garantizar sus créditos.
Las decisiones o administración son tomadas por una sola
persona.
Desventajas:
Recae mayor responsabilidad en una sola persona.
Conseguir el capital puede ser más difícil y limitar el
crecimiento de la empresa.
Si el dueño queda imposibilitado para operar la empresa, ésta
puede desaparecer.
Personalidad jurídica de la Persona Moral
Ventajas:
Se obtiene más fácilmente el capital social.
Los socios o accionistas quedan libre de responsabilidad.
Venta de acciones.
Puede haber cambios de propietario lo que no limita la
continuidad.
Desventajas:
Más trámites y gasto para constituirla inicialmente.
Las decisiones importantes pueden tardar mucho.
6.2.2 Trámites y licencias
Procedimiento para el registro de una empresa.
Cualquier empresa (Sociedad Mercantil) que se constituya requiere
permiso de la Secretaría de Relaciones Exteriores; es necesario
inscribirse en el Registro Público de Comercio que corresponda a
su domicilio fiscal.
Aspectos legales laborales a considerar:
Seguro Social
Sistema de Ahorro para el Retiro (SAR)
INFONAVIT
Aspectos legales que deben ser considerados por la empresa:
LICENCIAS SANITARIAS: El código sanitario de México
estipula que todos los establecimientos de giro reglamentado
deberán tener licencia sanitaria.
OBTENCION DE PATENTES, MARCAS, DISEÑOS
INDUSTRIALES Y MODELOS DE UTILIDAD Y REGISTRO
DE NOMBRES COMERCIALES, LOGOTIPOS Y ESLOGANS:
Para obtener una patente o registro se inicia mediante
solicitud ante la Secretaría de Economía (SE).
REGISTRO ANTE LAS CAMARAS: Ser socio de alguna
cámara permite tener un apoyo en la solución de diversos
problemas que se presenten.
SECRETARIA DE RELACIONES EXTERIORES: Para
obtener el permiso de constituir una sociedad (persona moral),
en caso de que se seleccione dicho régimen.
NOTARIO PUBLICO: Para la protocolización del acta
constitutiva de una sociedad (persona moral).
SECRETARIA DE DESARROLLO URBANO: Para la
autorización de uso del suelo y servicios relacionados con él.
6.3 FINANZAS
Es la planeación de los recursos económicos para que su aplicación
sea de la forma más óptima posible, además de investigar sobre las
fuentes de financiamiento para la captación de recursos cuando la
empresa tenga necesidades de los mismos, busca la reducción de
la incertidumbre de la inversión, todo esto con la finalidad de
obtener las máximas utilidades por acción o la rentabilidad de una
empresa.
6.3.1 Sistema contable
CONCEPTO: Es una herramienta que facilita la toma de
decisiones y mantiene un monitoreo constante de las
operaciones y salud financiera de la empresa.
OBJETIVO: Facilitar la toma de decisiones y mantener en
forma ordenada el registro de cada operación de cierto
período.
ORDEN: Debe ser establecido antes de llevar a cabo la
primera actividad económica.
6.3.2 Estados Financieros
Los estados financieros
operaciones económicas
determinado.
son resúmenes de las diferentes
de la empresa, en un período
Objetivo: Visualizar desde el principio hacia donde conduce todos
los esfuerzos que se realizan en el negocio para una buena toma de
decisiones.
a) Flujo de efectivo
Es un estado proyectado de las entradas y
salidas de efectivo en un periodo
determinado y se realiza con el fin de
conocer la cantidad de efectivo que
requiere el negocio para operar durante un
periodo determinado, como puede ser una
semana, mes, trimestre o año.
Fuente: www.es.yourmoneycounts.com/ymc/images/082506_...
¿Cómo elaborar el flujo de efectivo?
Se inicia con una lista en la que se estime por adelantado todas
las entradas y salidas de efectivo para el periodo en que se
prepara el flujo, para ello se recomiendan los siguientes pasos:
1) Determinar el periodo que se pretende abarcar.
2) Hacer una lista probable del ingreso del periodo determinado,
registrando los valores de cada centro de costos y sumarlos
para obtener el total.
3) Enlistar las obligaciones que implican gasto de efectivo,
sumando el valor de cada egreso para obtener el total.
4) Después de haber obtenido los totales de los ingresos y
egresos, estos se restan para obtener el resultado. Si el
resultado es positivo, significa que los ingresos son mayores
que los egresos y por lo tanto existe un excedente, lo que
indica que la empresa opera favorablemente. En caso
contrario, el empresario deberá estudiar las medidas para
cubrir los faltantes o prever los periodos en los que los
resultados sean negativos, reflejándose estos datos en una
partida llamada saldo a fin del periodo.
5) Cuando se requiera trabajar el flujo de efectivo con mayor
detalle, se puede emplear un saldo acumulado que es la suma
del saldo obtenido en el periodo más el saldo del periodo
anterior.
Cuentas utilizadas en el flujo de efectivo
COSTOS Y GASTOS: Costo, es toda cantidad de dinero que
se debe erogar para pagar lo que se requiere en la operación
de la empresa, no tiene como fin la ganancia; en tanto que el
GASTO, sí se desembolsa con el objetivo de obtener
utilidades.
COSTOS VARIABLES: Cambian en relación directa con
determinada actividad o volumen.
COSTOS FIJOS: Aquellos que permanecen constantes en un
período determinado, sin importar si cambia el volumen de
ventas.
CAPITAL SOCIAL: Cantidad total de dinero que invierten los
dueños d e la empresa (socios) para conformar la misma y
sirve como base para el inicio de sus operaciones.
CREDITOS (PRESTAMOS): Aportación económica que se
entrega a la empresa con el fin de hacer frente a compromisos
o necesidades de inversión; que no pueden ser solventadas
con el capital de la misma.
ENTRADAS: Son todos los ingresos de dinero que la
empresa recibe.
SALIDAS: Son todos los egresos que la empresa realiza. Los
gastos o costos en que la empresa incurre.
PROYECCION DEL FLUJO DE EFECTIVO: Estado financiero
que muestra el total de efectivo que ingresó o salió de la
empresa durante un período determinado. El flujo de efectivo
permite proyectar de manera concreta y confiable, la situación
de la empresa en tiempos futuros,
Conceptos a utilizar para el cálculo de flujo de efectivo
Saldo inicial de la cuenta de flujo de efectivo: Corresponde
a la cantidad de efectivo con la que se cuenta al inicio del
período.
Entradas de operación: Es la suma de todos los ingresos o
recursos de efectivo, en el período que corresponden al giro
principal del negocio.
Cuentas por cobrar: Se refieren a la cantidad que se cobra
en efectivo, como resultado de sus ventas a crédito.
Ventas de contado: Ventas que se pagan en ese momento
en efectivo. en su totalidad.
Otras entradas.
Salidas de operación: Total de gastos o desembolsos de
efectivo del periodo, que corresponden al giro principal del
negocio.
Cuentas por pagar: Representan el pago en efectivo de las
cuentas por pagar, las cuales son adeudos a los
proveedores en mercancías o materias primas adquiridas a
crédito en periodos anteriores.
Compras de contado: Compras o adquisiciones que se
realizan de materia prima o materiales, lo cual es pagado
en efectivo.
Otras salidas.
Flujo de efectivo de operación: Es la suma de todas las
entradas menos las salidas totales de operación del negocio.
Entradas de financiamiento e inversión: Son entradas de
efectivo al negocio para fomentar una actividad (ejemplo.
Expansión) a través de :
Préstamo bancario: Cuando una institución financiera hace
un préstamo en efectivo a la empresa.
Aumento de capital: Se da cuando los socios o dueños del
negocio aportan capital a la empresa, lo cual se refleja en
un incremento de capital.
Otras entradas de financiamiento/inversión.
Salidas de financiamiento e inversión: Son egresos de
efectivo del negocio para el fomento de actividades a través
de:
Adquisición de activos: Compra de maquinaria, equipos,
etc.
Pago de deuda e intereses: Es el pago del interés que se
genera cuando se adquiere un préstamo que debe pagarse
en cierto plazo, así como el pago correspondiente del
capital mismo.
Otras salidas de financiamiento e inversión.
Saldo final de flujo de efectivo: Corresponde a la cantidad
de dinero (efectivo) que la empresa tendrá al final del periodo,
el cual consiste en el saldo inicial de efectivo, más las
entradas de efectivo totales, menos las salidas de efectivo
totales.
El flujo de efectivo ofrece información básica para elaborar dos
estados financieros clave:
ESTADO DE RESULTADOS.
BALANCE GENERAL.
b) Estado de resultados o Estado de pérdidas y ganancias.
Instrumento que utiliza la administración para reportar las
operaciones que se realizan en la empresa en un período
determinado. Así la ganancia o pérdida de la empresa, se obtiene
restando los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias.
Puede ser calculado para cualquier tipo de empresa.
Las cuentas cambian, dependiendo del giro de la empresa.
En compañías manufactureras y comercializadoras, se
maneja el costo de la mercancía que se vendió, en la de
servicios
EMPRESA DE SERVICIOS
INGRESOS: Representan los recursos que recibe el negocio
por la venta de un producto o servicio, en efectivo o a crédito.
c) Balance general o Estado de situación
Este documento presenta la situación del negocio en un momento
en particular. Muestra a una fecha determinada, cuales son los
activos, pasivos y capital contable.
Muestra de las empresas, que tiene, que debe, que pagó.
El formato es igual para todas las empresas, sólo cambian las
cuentas.
Estructura Contable
Fuente: www.todomonografias.com/images/2006/12/8074.gif
Clasificación de la estructura contable
ACTIVO =
Recursos que
posee la
empresa.
PASIVO +
CAPITAL
Cantidad que se Capital invertido
debe a los
por los dueños de
acreedores o
la empresa.
proveedores
sobre los activos
que se tienen.
ACTIVOS: Bienes y derechos propiedad de la empresa. Existen dos
tipos:
a) ACTIVO CIRCULANTE:
Activos en efectivo y otros que la empresa espera vender, usar o
convertir en efectivo en un periodo menor de un año.
Cuentas:
Efectivo y bancos: Es el activo más líquido de la empresa.
Inversiones Temporales: Inversiones en efectivo que se
realizaron en ese periodo y que no se requieren para las
operaciones normales del negocio.
Cuentas por cobrar (clientes): Ventas a clientes a crédito.
Inventarios: Bienes de una empresa destinados a la venta o a
la producción para su posterior venta como materia prima,
productos en proceso o artículos terminados.
Inventarios de materia prima.
Inventarios de productos en proceso.
Inventarios de productos terminados.
Gastos pagados por adelantado: Bienes y/o servicios que se
van a consumir dentro e cierto periodo.
b) ACTIVO FIJO
Representan la propiedad de la empresa respecto a activos
que no se planean vender a corto plazo, pues se adquieren
para ser utilizados en las operaciones de la empresa.
Depreciación: Los activos fijos con los años pueden volverse
anticuados o inservibles por el desgaste que han tenido. De
acuerdo a su deterioro, la disminución de su valor se carga a
un gasto llamado “depreciación”.
C) OTROS ACTIVOS: Activos intangibles que son aprovechados en
el negocio.
PASIVO: Representa lo que el negocio debe a otras personas o
instituciones. De acuerdo a su vencimiento pueden ser:
a) PASIVOS A CORTO PLAZO
Cuentas por pagar: Adeudos a proveedores en materia prima
relacionada con el giro normal.
Documentos por pagar: Deuda hecha por escrito y
comprometida a pagar en una fecha determinada.
Otros pasivos a corto plazo: Dividendos por pagar, impuestos
por pagar, sueldos por pagar, etc.
b) PASIVOS A LARGO PLAZO
Préstamos bancarios: Préstamos adquiridos por razones
varias.
Hipoteca por pagar: Se registra cuando se obtienen recursos
de un banco con la promesa de pagarlos durante un periodo
superior a un año y dichos fondos se garanticen con bienes
inmuebles.
CAPITAL
Capital Social: El capital integrado con las aportaciones de
los socios.
Capital contable: Patrimonio de los accionistas, integrado por
sus aportaciones más las utilidades que no se hayan
repartido.
Dividendos: Distribución de las utilidades obtenidas por la
empresa a los accionistas.
Utilidad retenida: Corresponde al importe acumulado en el
periodo (ya sea que se haya ganado o perdido) y es el saldo
final del estado de resultados menos los dividendos pagados
a los accionistas).
6.3.3 Índices financieros o Razones financieras.
Índice.- Es la relación entre dos cantidades que muestra la
evolución de un fenómeno. Son instrumentos financieros que se
utilizan para evaluar los resultados de las operaciones del negocio.
Son muchos y muy variados.
Se deben aplicar simultáneamente y analizarlos para llegar a
conclusiones válidas.
Los más comunes son:
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
Índices de liquidez.
Prueba del acido.
Razones de endeudamiento.
Razones de eficiencia y operación (rotación de activos,
rotación de inventarios, etc).
Rentabilidad.
Punto de equilibrio.
Valor presente neto.
Tasa interna de retorno.
RAZONES O ÍNDICES DE LIQUIDEZ: Permite medir la
capacidad de la empresa para pagar los préstamos o deudas
contraídas a corto plazo. Entre mayor a “1” sea la prueba de
liquidez, hay más seguridad de que los pasivos sean pagados
si los activos se pueden convertir en efectivo.
Activo circulante / Pasivo circulante
PRUEBA DEL ÁCIDO: Elimina los inventarios (activos
circulantes más difíciles de convertir en efectivo).
(Activo circulante- Inventario) / Pasivo circulante
Resultado debe ser igual o mayor a “1”
CAPITAL DEL TRABAJO: Bienes y derechos con los que
cuenta un empresa después de cubrir la deuda a corto plazo
(lo que se tiene menos lo que se debe).
Activo circulante - Pasivo circulante
RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO: Indica la proporción en que
los activos totales han sido financiados por personas ajenas a
la empresa, ya sea por pasivos o capital. El resultado debe
ser menor a “1”.
Pasivos / Activos
Capital total / Activo total
ROTACIÓN DE ACTIVO TOTAL: Grado de utilización de
activos totales para generar venta. El resultado debe ser
mayor a “1”.
Ventas netas / Activo total
RENTABILIDAD SOBRE VENTAS: Explica cuanto pasa a ser
utilidad neta por cada peso que se vende. Más cercana al 100
% mejor.
(Utilidad neta/ Ventas netas)100
(Utilidad de operación/ Ventas)100
RENTABILIDAD SOBRE ACTIVO TOTAL: Indica que por
cada peso que se invierte en los activos, cuanto se generó de
utilidad neta en el periodo. Más cercana al 100%.
(Utilidad neta / Activo )100
RENTABILIDAD SOBRE CAPITAL: Por cada peso que
invierten los accionistas al capital, que porcentaje se convierte
en utilidad. Más cercana al 100% mejor.
(Utilidad neta / Capital )100
Supuestos utilizados en las proyecciones financieras.
En esta parte del plan se deben establecer todos los supuestos
utilizados para elaborar los estados financieros y determinar la
cantidad de dinero que se usará en inversiones, pagos de adeudos,
requerimientos de capital, así como para calcular el nivel de ventas
que se piensa alcanzar. Los supuestos deben ser previstos de
acuerdo a la situación actual del medio:
Situación inflacionaria
Tendencias económicas de la región (tasa de interés
bancario, nivel de ingresos de la población, etc.)
Acontecimientos sociales, culturales, climáticos, deportivos o
políticos.
6.3.4 Sistema de
financiamiento
Fuente: www.itchihuahuaii.edu.mx/.../images/collage3.jpg
Existe un número grande de posibilidades de conseguir capital
necesario. De acuerdo a los estados financieros proyectados, se
deben analizar los requerimientos. Entre las diversas opciones de
financiamiento:
Socios particulares
Préstamos bancarios
Aportaciones personales
Sociedades de inversión
Créditos de proveedores
Otros