tabla de retención documental

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
-
1-XX1040
010
Copia
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservación
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
0
x
Documentos netamente de trámite, no generan
ningún valor secundario, se pueden eliminar
cumplidos los tiempos de retención.
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
SF
SE
M
D
S
E
DESPACHO DEL COORDINADOR DE
APOYO ADMINISTRATIVO -
AUTORIZACIONES
01
Disposición
Autorizaciones Contratación
Apoyos Administrativos
104
08
Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Certificaciones
Solicitud de Autorización
Autorizaciones Dirección General
Instructores
X
X
X
X
X
X
Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Certificaciones
Solicitud de Autorización
Autorizaciones Dirección General
Mantenimiento
X
X
X
X
X
X
Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Certificaciones
Solicitud de Autorización
Autorizaciones Dirección General
INFORMES
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
X
X
informes
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
1
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electró
nico
08
13
15
02
Central
1
9
ACTAS
Actas Comité Convencional
Tecnologia de
Conservación
SF
SE
x
x
M
D
S
E
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
Citaciones a Comité
Actas a Comité Convencional
Anexos al Acta
Actas de Comité Sistema Salarial Evaluación
por Meritos Instructores (SSEMI)
Acta Comité Regional SSEMI
Anexo al Acta
Remisión del consolidado a Dirección
General
Actas Comité vivienda
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
Citaciones a comité
Actas a Comité Convencional
Anexos al acta
004
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
X
Informes Consolidado
- TALENTO HUMANO -
001
Disposición
X
X
AFILIACIONES
Afiliaciones o traslados al Fondo Nacional del
Ahorro
X
Formulario de Afiliación
Comunicación de Aceptación
Remisión de Formulario al Fondo Nacional
del Ahorro
Notificación a Gestión Humana
Notificación de Retiro de la Entidad
3
0
X
Los documentos se eliminan porque pierde
vigencia administrativa y no genera valores
secundarios
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
2
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Solicitud de Retiro total o Parcial de
Cesantías
Remisión de Novedad a Dirección General
009
AUTOLIQUIDACION MENSUAL DE APORTES
066
08
Comprobante de Pago
Recibo de Incapacidades EPS
Comprobante de Pago de Pensiones
Planilla Resumen Detallado de Pago por
Sucursal
Listado de Pagos EPS, Pensiones y ARP
Reportes de Cajas de Compensación
Reportes sobre Diferencias de Nomina y
Sistema de Seguridad Social
EVALUACIÓNES
Evaluaciones Sistema Salarial Por Meritos
para Instructores
Solicitud de reclamaciones
Anexo a las reclamaciones
Respuesta a reclamaciones
092
Copia
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
9
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
Se elimina cumplido el tiempo de retención
porque no genera ningún valor secundario.
X
Documentos de trámite, cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar. Evidencia datos
estadísticos que están soportados en informes
anuales de gestión.
X
Se conserva totalmente, como evidencia del
proceso de talento humano, genera valores
secundarios de carácter legal, fiscal e histórico.
Fuente de consulta para garantizar derechos de
los ex funcionarios.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
5
0
X
X
X
X
X
HISTORIAS LABORALES
X
-Capítulo I. Trayectoria LaboralSolicitud empleo
Formato Único de Hoja de Vida
Copia de la Cédula de Ciudadanía
X
1
99
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
3
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Fotocopia de Libreta Miliar
Constancias de Trabajo
Antecedentes Disciplinarios
Resultados Concurso
Solicitud Examen Médico
Resultado Examen Médico y Renuncias
Médicas
Resolución de Elegibilidad
Contrato o Resolución de Nombramiento
Comunicación de Aceptación de
Nombramiento
Acta de Posesión de Nombramiento
Resolución de Incorporación a Planta de
Personal
Adición a Contrato
Inscripción en Carrera Administrativa
Resolución Inscripción Carrera Administrativa
Notificación de Resolución Inscripción
Felicitaciones
Resoluciones de Ascenso
Constancias de Entrega de Dotación
Resoluciones SSEMI
Solicitudes de Traslado
Notificación del Traslado
Resoluciones de Encargo
Acta de Posesión de Encargo
Resolución de Terminación de Encargo
Resoluciones de Asignación Funciones
Resolución de Terminación de Nombramiento
Provisional
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
4
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Certificaciones laborales
Resoluciones de Traslado
Actualización Carrera Administrativa
Comunicación y Resolución de Sanciones
Llamadas de Atención
Resolución Insubsistencia
Notificación de Resolución de Insubsistencia
Resolución de Aceptación Renuncia
Notificación Insubsistencia
Examen Médico de Egreso
Paz y Salvo Administrativo
-Capítulo II. Educación- Capacitación-Evaluación
del Desempeño
Certificados de Estudio y Diplomas
Fotocopia de Tarjeta Profesional
Solicitudes Inscripción Cursos de Capacitación
Notificaciones de Resultados de Evaluación
Cartas de Compromiso de Cumplimiento
Capacitación
Puntaje Acumulado Individual para SSEMI
Permisos de Capacitación
Resoluciones de Apoyo de Capacitación
Pregrado Postgrado
Resoluciones de Comisiones de Estudio
Solicitudes de Beca de Estudios
Evaluación del Desempeño
Notificación Resultado Evaluación
Recursos Contra Evaluación del Desempeño
Resolución que Resuelve el recurso
Acta de Notificación
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
5
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Solicitud de Impedimento
Resolución de Impedimento y Designación de
Nuevo Evaluador
Comunicación Remisoria de la Resolución
-Capítulo III. Vacaciones-Licencias y PermisosResoluciones de Vacaciones
Notificación Resoluciones
Autorizaciones por Vacaciones Anticipadas
Solicitudes Licencias
Resoluciones de Licencias
Solicitud de Permisos
Autorización de Permisos
Solicitud de vacaciones pendientes
Resolución de Interrupción de Vacaciones
Notificación de Resoluciones
-Capítulo IV. Pagos y DeduccionesAutorizaciones de Descuento Sindical
Solicitud de Cesantías
Liquidaciones de Cesantías
Resolución de Pago de Cesantías
Formularios Declaraciones de Renta
Libranza Servicio Médico
Afiliación y Retiro Seguro Social o EPS
Afiliación Fondo de Vivienda
Afiliación Fondo de Cesantías
Afiliaciones cajas de Compensación
Afiliación Fondo de Pensión
Afiliación Fondo Nacional del Ahorro de
Vivienda
Copia
Soporte
Electró
nico
X
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
6
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Resolución Pago por Bonificación y Prima de
Antigüedad
Solicitudes de Embargo
Descuentos por Embargo
Levantamientos de Embargo
Solicitud de cuota parte Pensional
Certificados DIAN
Respuesta a Solicitud de Cuota Parte
Pensional
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
-Capítulo V. Bienestar Social e
IncapacidadesRecomendaciones Médicas y Tratamientos
Especiales
Informes Accidentes Laborales
Incapacidades Laborales
Registros Civiles Funcionarios, Matrimonio e
Hijos
Resoluciones Auxilio Funerario
Resoluciones Préstamos Calamidad
Doméstica
NOMINA
141
01
Planillas de Nómina
X
X
X
X
X
X
X
Soportes de Nomina
Reporte de Nómina y Recargo Nocturno
X
1
4
X
X
X
Conservar totalmente como garante de derechos
fundamentales de los ex funcionarios , genera
valor secundario de carácter legal, fiscal e
histórico, se aplicará el proceso de
microfilmación con fines de respaldo y consulta ,
en concordancia con el Decreto 2527 de 1950 y
3354 de 1954, el Acuerdo 039 de 2002 del AGN.
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
7
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Resoluciones de Nombramiento Provisional
y Ordinarios
Contratos de Aprendizaje
Contratos de Trabajador Oficial
Resoluciones de Novedades de personal,
Quinquenios, Prima Técnica, Préstamos
Calamidad, Vacaciones en dinero
Traslado entre Fondos de Pensiones y EPS
Libranzas con Entidades Financieras
Libranzas de Servicio Médico Asistencial
Autorizaciones de descuento Fondo de
Ahorro
Solicitud de Auxilio Educativo T.O.
Solicitud de Auxilio para Anteojos de T.O.
Solicitud de Prima de Nacimiento
Planillas de Nóminas
Solicitud de Prima de Matrimonio
Embargos
Autorización de Descuento por Préstamos
de Vivienda
Listado de bonificaciones
Novedades de nomina
Resolución SSEMI
Ascensos T.O
Resolución licencias no remuneradas
Resolución Auxilio Funerario
Primas coordinación
Reducciones de suspensiones
Auxilio Educativo EP
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
8
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Resumen de nómina por conceptos
Anexos al resumen de nomina por
conceptos
Listado General de Bancos
Relación de Descuentos de Pagos a
Terceros
Aportes Voluntarios a Pensión
Reporte de Pensionados
165
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
Central
1
0
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
PRESTAMOS
02
Prestamos de Vivienda
X
Solicitud y Aprobación
Solicitud de Préstamo (carta y formulario)
Notificación de Aprobación
Certificación de Aprobación del Crédito
Estudio de Títulos
Solicitud de avalúo comercial
Avalúo Comercial
Solicitud de Capacidad de Pago
Certificación de Capacidad de Pago
Certificado de Tradición y Libertad
Estudio Jurídico de Títulos
Sistema de amortización del Crédito
Autorización de Descuento
Solicitud de Inclusión en Seguros de
Incendio Y Vida
Escritura Pública de Hipoteca al SENA
X
X
Cumplido el tiempo de retención se elimina en el
archivo de gestión, porque no genera valores
secundarios
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
9
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Certificación de Tradición y libertad de
Hipoteca al SENA
Autorización de Desembolso
Solicitud de Corrección de Escrituras
Remisión a Contabilidad para Desembolso
Abonos, Pre liquidaciones
Solicitudes
Liquidaciones
Documentos Soportes
Refinanciación
Solicitud
Estudio socioeconómico y soportes
Antecedentes crédito
certificación
Comunicación aprobación y refinanciación
Modificación escritura
Cancelación Hipoteca
Solicitud
Paz y salvo
Minuta
Certificado de tradición y libertad
Cambio de Garantía Hipotecaria
solicitudes
Respuesta a la Solicitud
Documentos Soportes
Cobros
Actas de Acuerdo de pagos
Soportes cobro Coactivo
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
10
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
03
Préstamos sobre Ahorros Fondo Nacional de
Vivienda
Solicitudes de Préstamos Sobre Ahorros
Solicitud Capacidad de pago
Capacidad de pago
Certificación de disponibilidad
presupuestal
Autorización de Descuentos
Pagaré
Resolución de Préstamo
192
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservación
Archivo
Gestión
Central
1
0
X
Cumplido el tiempo de retención se elimina en el
archivo de gestión, porque no genera valores
secundarios
1
4
X
Documento de trámite, eliminar una vez
cumplido el tiempo de
0
20
X
SF
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
REPORTES
4
1
X
Orden de viaje
CONTRATOS
40
03
X
Contratos de Trabajadores Oficiales
X
X
X
0
X
Aviso de Traslado Horizontal
Listado de elegibles
Acta de Inscripciones
Hojas de Vida de Aspirantes Inscritos
Listado de Admitidos
Reclamaciones
Respuesta a Reclamaciones
Prueba Psicotécnica
X
X
X
20
X
X
X
Cumplido el tiempo de retención se hace una
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misión de la entidad y generan valor
secundario como fuente histórica de consulta
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
11
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Registro de Resultados de aplicación de
Pruebas Psicotécnica
Prueba de Conocimiento Técnico teórico y
Practico
Lista de Resultados
Reclamaciones
Respuesta a Reclamaciones
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
X
X
X
X
X
X
Citaciones a Entrevista
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
S
E
X
X
X
X
X
X
Formato de Resultados de Entrevista
X
X
Formato de Calificación de Hoja de Vida
X
X
Lista de Resultado de la Calificación
X
X
Informe de Resultados
X
X
Acta Final del Concurso
X
X
Lista de Elegibles
X
X
Modificación del Contrato
X
X
Contrato a termino Indefinido
X
X
Asensos
X
Solicitudes de Ascenso
X
Planillas de Evaluación de T.O.
Modificaciones al Contrato
104
08
X
X
X
X
INFORMES
Informes de Gestión
Informes
Anexos o Soportes
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
12
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
X
X
Soporte
Electró
nico
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
Central
1
9
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
-UNIDAD DE CORRESPONDENCIA
001
16
ACTAS
Actas Disposición Final de Documentos
Actas de Eliminación Actas
Anexos
Actas Aclaratorias a la Radicación
Actas de Microfilmación
Anexos a las Actas
Actas Iniciales y Finales de Microfilmación
Planillas de Revelado y Control de Calidad
46
CONSECUTIVO
01
02
Consecutivo de Acuerdos
Acuerdos
Consecutivo de Resoluciones
Resoluciones
Actas de Posesión
X
Se conserva totalmente. Refleja decisiones
administrativas de obligatorio cumplimiento y
genera valores secundarios. Se digitaliza
certificadamente para facilitar y agilizar la
consulta.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
1
9
1
9
X
X
INDICES CONSECUTIVOS
04
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas.
Consecutivo de Circulares
Circulares
103
X
X
Actas de Notificación
03
X
X
X
Índices Consecutivos de Circulares
Documento de control. Se elimina cumplido el
tiempo de retención porque terminado su valor
administrativo, no soporta valores secundarios
.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
13
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electró
nico
X
X
07
Índices
Índices Consecutivos comunicaciones
Producidas
Índices
Índices Consecutivos comunicaciones
Recibidas
Índice Diario de Comunicaciones Recibidas
Índices Consecutivos Contratos
Índices
Índices Consecutivos de Resoluciones
X
09
Índice Diario de Resoluciones
X
COMPROBANTES
Comprobantes de Entrega de
X
Comunicaciones y Otros Envíos Postales
X
Controles de Entrega
X
Planilla por Dependencias, Regionales y
Medio Externo
Solicitudes de Envíos Especiales, Reclamaciones
y Perdida
Reclamos
X
Respuestas
REGISTROS
Registros del Servicio de Información y
consulta
Solicitud de Información
X
Formatos de Consulta
X
Solicitud de Préstamo
X
Formato de Préstamo
X
X
05
06
036
01
189
02
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Tecnologia de
Conservación
Archivo
Gestión
Central
1
1
X
Se elimina porque no genera valores
secundarios. Solamente soporta la gestión..
1
0
X
Documento de trámite. Cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar.
SF
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
14
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Archivo
Gestión
Central
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
X
X
1
9
Formato de Inventario de Transferencias
Primarias
Formato de Inventario Documentales por
Dependencia
INFORMES
X
X
104
X
X
08
1
4
Informes de Gestión
X
Informes
Anexos o Soportes
- ÁREA DE PRESUPUESTO -
007
Copia
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Soporte Físico
Original
212
Disposición
Tecnologia de
Conservación
SF
SE
X
X
M
D
S
E
Herramienta archivística de permanente
actualización,
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
Se microfilma según lo establecido en los
decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una
vez cumplido el tiempo de retención, se elimina
el soporte papel y se debe dejar constancia en
Acta de Eliminación, según lo establecido en el
Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el
Archivo General de La Nación.
X
X
ASIENTOS DIARIOS DE INFORMACIÓN
PRESUPUESTAL
1
X
Asientos Diarios Información Presupuestal
Actas de cancelación de Reservas
Presupuestales
Actas de Liquidación de Contratos de
Prestación de Servicios
4
X
X
X
X
Actas de Suspensión de Contratos de
Prestación de Servicios
X
Actas de Reanudación de Contratos de
Prestación de Servicios
Adiciones y Modificaciones de Contratos
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
15
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Contratos Adquisición de Bienes o Servicios
Contratos de Prestación de Servicios
Personales
Cuentas de Cobro
Cuentas de Pago de Servicios Públicos
Cuentas del Servicio Médico
Relación de Cuentas del Servicio Médico
Pago al Fondo Nacional de Vivienda
Ordenes de Viaje y Anticipo de Viáticos
Ampliaciones de Comisión
Resolución de Asignación de Cajas Menores
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Resoluciones de Préstamo de Calamidad
Domestica
Certificados de Registro Presupuestal
Certificados de Existencia y representación
Archivo
Gestión
X
Rembolso mensual de Caja Menor
Reintegro Definitivo de Caja Menor
Resolución Comisión de Estudios al
Exterior
Comisión de Servicios al Exterior
Cuenta de Cobro de Pasajes
Acta de Asignación Presupuesto
Vivienda
Solicitudes de Disponibilidad
Presupuestal
Certificados de Disponibilidad
Presupuestal
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
X
Copia de Rut
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
16
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Copia de cédula de Ciudadanía de
Contratista
Resoluciones de Modificación Presupuestal
Certificaciones bancarias de Contratistas
Relación de Gastos de Desplazamiento de
Consejeros Regionales
Resolución de Reconocimiento y Pago de
Prestaciones Sociales
Relación de Pago Por Sentencias Judiciales
Relación de Nómina
Pago a Seguridad Social y Pensiones
Informe de Ejecución Presupuestal de
Gestión por Dependencia de
Funcionamiento e Inversión
INFORMES
104
08
Original
Copia
X
X
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
4
1
9
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
X
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
X
Informes
Anexos o Soportes
- ÁREA DE CONTABILIDAD ACTAS
001
14
Actas de Comité Sostenibilidad Contable
Convocatorias
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas.
X
X
Acta
036
X
COMPROBANTES
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
17
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
02
Comprobantes Diarios de Contabilidad
X
Comprobantes de Contabilidad
X
X
X
X
X
Informes Ahorro Fondo Nacional Vivienda
Asiento de Ajustes y Análisis Financieros
Ajustes y Reclasificación de Cuentas
Comprobantes de ajustes y reclasificaciones
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
1
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
4
SE
Tecnologia de
Conservación
M
X
D
S
E
X
Se microfilma según lo establecido en los
decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una
vez cumplido el tiempo de retención, se elimina
el soporte papel y se debe dejar constancia en
Acta de Eliminación, según lo establecido en el
Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el
Archivo General de La Nación.
X
X
X
Consolidado de Cesantías
Cuenta de Cobro y Comprobante de Pago
Legalización Ordenes Viaje Anticipo Viáticos
X
X
Informe de Cartera de Ahorro
Informe de Cartera de Vivienda
Cruce de Cuentas por Vivienda y
Prestaciones Sociales
Cruce de Cuentas con Terceros
X
Notas de Cuenta Interna Crédito
Notas de Cuenta Interna Débito
Notas de Entrada al Almacén Cuente Interna
Relación de Gastos de Caja Menor
Ordenes de Viaje
Relación de Prestaciones Sociales
Resolución de Liquidación de Aportes
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
18
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Actas de Responsabilidad Fiscal
Justes y reclasificaciones Contables
Depreciación de Propiedad Planta y Equipo
Actas de Avance de Obras
Informe de Interventoría
01
02
Archivo
Gestión
Central
X
5
0
CONCILIACIONES
Conciliaciones Bancarias
Extractos Bancarios
X
Solicitudes de Aclaración a Movimientos
Pendientes
Aclaraciones a Movimientos Pendientes
X
Conciliaciones Bancarias
X
Conciliación de Cuenta Interna
SE
M
D
S
E
X
Se elimina cumplido el tiempo de retención.
X
X
X
X
Aclaraciones a Cuenta Interna
Conciliaciones Financieras
X
Conciliación Regional Contable
104
SF
Tecnologia de
Conservación
X
Conciliación de Cuenta Interna
Solicitudes de Aclaración a Cuenta Interna
03
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
X
X
X
X
X
X
Notas de Conformación de Traspasos
038
Copia
Disposición
Estados Contables Regionales
X
Solicitudes a Aclaraciones a Estados
Contables
Aclaraciones a Estados Contables
X
X
INFORMES
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
19
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
03
Informes a Organismos de Control
Informe
Anexos al Informe
08
Copia
Soporte
Electró
nico
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
1
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
9
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
X
E
X
Conservar en soporte electrónico, como
evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque genera valor
secundario. El soporte papel se elimina y se
debe dejar constancia en Acta de Eliminación,
según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de
2002 expedido por el Archivo General de La
Nación.
4
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
20
Cumplido el tiempo de retención se hace una
selección cualitativa, de aquellos contratos cuya
cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de
la misión de la entidad y generan valor
secundario como fuente histórica de consulta
X
ÁREA DE CONTRATACIÓN -
040
CONTRATOS
01
1
X
Informe
Anexos al Informe
-
Archivo
Gestión
Disposición
X
X
X
0
X
X
Contratos de Adquisición de Bienes y
Servicios (Compraventa, Suministro,
Mantenimiento, Obra: Licitación,
Convocatoria Pública e Invitación Pública,
selección Abreviada, Concurso de Meritos,
Contratación Directa y Mínima Cuantía)
Etapa Preparatoria
Solicitud Necesidad de la Contratación
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
20
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Certificación verificación Plan Anual de
Compras o Programas Mantenimiento,
adecuaciones y construcciones
Autorización Previa
Anexo 6. Estudio y documentos Previos de
Conveniencia Oportunidad
Modificación Estudio y documentos previos
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Aviso de Convocatoria
Copia
Soporte
Electró
nico
X
X
X
X
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
Modificaciones Estudios y Documentos
Previos
Invitación Pública
Archivo
Gestión
Disposición
X
X
X
Acto Administrativo que justifica la
contratación Directa
Proyecto de Pliego de Condiciones
X
X
X
Observaciones Proyecto e Pliego de
Condiciones
Respuesta a las Observaciones Proyecto
Pliego de Condiciones
Manifestaciones
para
Limitación
de
Convocatoria a My Pimes
Constancia Pública de las Observaciones y de
las respuestas a las observaciones
X
X
X
X
X
X
X
X
Etapa Precontractual
Acto de Apertura al Proceso de Selección
X
X
Acto de Suspensión del Proceso
X
X
Pliego de Condiciones Definitivo
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
21
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Constancia Publicaciones SECOP Pliego de
condiciones Definitivo
Adedas
Acta de Audiencia para Precisar Contenido y
Alcance de Pliego de Condiciones
Acta de Audiencia para Revisión y Asignación
de Riesgos
Manifestación de Interés en Participar
Resolución Mediante la cual Conforma la Lista
corta
Acta de Audiencia para Notificar la
Conformación de Lista Corta
Invitación a Precalificados para Presentar
Oferta
Conformación lista Posibles Oferentes y Acta
Audiencia de Sorteo
Constancia Publicación secop de la Lista
Oferentes
Acta o Informe de Cierre de Proceso y
Constancia de Recepción de Propuestas
Ofertas Presentadas
Constancia Designada del Comité Evaluador
de Propuestas de la Comunicación a sus
Integrantes
Acta de Apertura de Urna
Expedición de Aceptación de Ofertas
Publicación de la Invitación en Pagina Web
Sena
Informe de Evaluación de las Propuestas:
Jurídica; Técnica, Económica, Financiera
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
22
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Cuadro Comparativo de Ofertas
Copia
Soporte
Electró
nico
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
Informe del Comité Evaluador sobre la
Evaluación de las Propuestas
Publicación SECOP Informe Evaluación de
Propuestas y de traslado del Informe según el
caso.
Constancia
Verificación
Interna
sobre
cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y
Contratación de Aprendizaje
Observaciones a Informe Comité Evaluador
Archivo
Gestión
Disposición
X
X
X
X
X
X
X
X
Acta de Audiencia de Adjudicación
Resolución de Adjudicación
X
X
X
Notificación de Resolución de Adjudicación
Oferta
X
X
X
Etapa Contractual
Contrato Radicado o carta de Acentación
X
Certificado de Registro Presupuestal
X
Recibo de Pago Publicación del Contrato
X
Recibo de Pago de Impuesto de Timbre
X
Póliza de Garantías Exigidas
X
Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones,
Prorrogas, Otro si al Contrato
Pólizas de Garantía con Ocasión de
Adiciones o Prorrogas al Contrato
Acta de Inicio del Contrato Cuando se
Requiere
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
23
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Actas de Suspensión y Reanudación del
Contrato
Certificación del Supervisor y/o Interventor
sobre Recibo a Satisfacción para Pago
Informes Periódicos del Supervisor y/o
Interventor de Contrato
Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista
02
Comprobantes de Entrada a Almacén;
Órdenes de Pago y Comprobantes de
Egreso
Actas de Instalación y Puesta en
Funcionamiento de los Bienes
Comprobante de Egreso de Anticipo
Carta
Contratista
sobre
Información
Bancaria para Transferencias Electrónicas
Resolución de Incumplimiento y Multas
Constancia de Notificación de la Resolución
Recursos contra la Resolución
Resolución por la cual se Decide Recursos
Interpuestos
Comprobantes de Pago y soportes
Etapa Pos Contractual Acta de Liquidación junto con los Soportes
Requeridos
Contratos de Prestación de Servicios
Personales
Etapa Preparatoria Solicitud de Contratación
Solicitud de Disponibilidad Presupuestal
Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Etapa Precontractual -
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
24
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Autorización Regional
Estudio de Conveniencia y Oportunidad
Certificado de Talento Humano
Solicitud de Autorización a Dirección
General
Autorización de la Dirección General
Constancia de Publicación en la Pagina
Web del Sena
Convocatoria y Acta de Selección
Cotización y/o Oferta de Servicios
Formato Único de Hoja de Vida
Fotocopia de cédula de Ciudadanía
Fotocopia Libreta Militar
Certificado de Antecedentes Fiscales
Certificado de Capacidad Idoneidad
Certificado de Antecedentes
Disciplinarios
Certificado de Antecedentes Judiciales
Fotocopia del Rut
Documentos de Afiliación a Salud y
Pensiones
Archivo
Gestión
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Diplomas y Certificaciones de Estudio
Certificaciones de Experiencia Laboral
Formato Único de Declaración Juramentada
de Bienes y Rentas
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
X
X
X
X
X
X
-Etapa Contractual Contrato Firmado y Radicado
Registro Presupuestal
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
25
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Recibo de Publicación en el Diario Único de
Contratación
X
Extracto Único de Publicación
X
Comunicación de Designación de
Supervisor y/o Interventor
X
Registro de Información Tributaría
Pagos y Soportes de Pago
Adiciones, Modificaciones y Prorrogas del
Contrato
Solicitudes de Cesión
Cesiones del Contrato
Actas de Suspensión del Contrato
Actas de Reanudación del Contrato
-Etapa Pos -Contractual Acta de Liquidación y/o Terminación
Informe Final del Interventor
Relación de Pagos al Contratista
Certificación de Cumplimiento a Satisfacción
el Objeto del Contrato
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
INFORMES
X
Informes de Gestión
Informe
-
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
X
Constancia de Afiliación a A.R.P
08
Archivo
Gestión
X
Póliza Aprobada
104
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
1
4
X
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
X
ÁREA DE TESORERÍA -
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
26
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
038
01
Copia
Archivo
Gestión
Central
X
X
X
5
0
CONCILIACIONES
Conciliaciones Bancarias
Conciliaciones Bancarias
INFORMES
02
X
X
1
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Extractos Bancarios
104
Disposición
SF
4
SE
Tecnologia de
Conservación
M
X
D
S
E
X
Se elimina cumplido el tiempo de retención.
X
Se microfilma según lo establecido en los
decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una
vez cumplido el tiempo de retención, se elimina
el soporte papel y se debe dejar constancia en
Acta de Eliminación, según lo establecido en el
Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el
Archivo General de La Nación.
Informe Diario de Tesorería
Informe diario de Tesorería para Caja,
Bancos e Inversiones
Comprobante de Contabilidad
X
Autoliquidación Mensual de Aportes a
Fondos de Pensiones
Auxiliar de Bancos
X
Auxiliares de Caja
X
Reporte de Carga Automático
X
X
Certificaciones de Recibo a Satisfacción
para Pago
Certificados de Disponibilidad Presupuestal
Certificados de Registro Presupuestal
X
X
X
Recibos de consignación
X
Asignación de Cupos
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
27
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Reversión de Cupos
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
4
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
Planillas de Pago al Sistema de Seguridad
Social
Contratos de Bienes O prestación de
Servicios
Contratos
X
X
X
Facturas de Proveedores
X
Notas Crédito Bancarias
X
Notas Débito Bancarias
X
Órdenes de Pago
X
Ordenes de Viaje
X
Paz y Salvos de la DIAN
X
Recibos de Caja
X
Flujo de Caja
X
Relación de Pago a Contratistas
X
Solicitud de Reintegro por Excedentes
08
Copia
Disposición
X
Comprobantes de Egreso
Relación de Pago de Honorarios a
Consejeros
Resolución de Cuotas Partes Pensiónales
X
Relación de Pago de Nomina por Bancos
X
X
X
Informes de Gestión
Informes
X
Anexos al Informe
X
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
28
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
Informe Operaciones Efectivas de Caja
-
021
Informes
X
Anexos
X
Comunicaciones a Organismos de Control
ÁREA DE ALMACÉN E INVENTARIOS -
X
BAJA DE BIENES
01
104
X
1
4
X
X
Seleccionar una muestra cualitativa del 10% de
acuerdo con la producción documental anual. A
los documentos seleccionados se debe aplicar el
proceso de Microfilmación según lo establecido
en los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954.
Los documentos que no hayan sido objeto de
microfilmación, deben eliminarse. Se debe dejar
constancia en Acta de Eliminación, según lo
establecido en el Acuerdo No. 039 de 2002
expedido por el Archivo General de La Nación.
Baja de Bienes Inmuebles
Acta del Comité de Bajas
02
X
X
X
Conceptos Técnicos
Resolución de Bajas
Contrato de Donación o Venta
Baja de Bienes Muebles
X
X
Acta Comité de Baja
Conceptos Técnicos
Resolución de Baja
Escritura de Donación o por Cesión o Venta
INFORMES
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
29
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
4
Informes de Almacén
X
Informe Diario de Movimientos de Almacén
Baja de Elementos devolutivos
Actas comité de Baja
Resolución de Baja de Elementos
Comprobantes de Entrada al Almacén
Notas de Egreso
Pedidos
Facturas
Actas de Recibo a Satisfacción
Contratos
Traspaso entre Dependencias
Traspasos Recibidos
Anulaciones
08
001
17
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
1
X
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
4
M
D
X
S
E
X
Se microfilma según lo establecido en los
decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954. Una
vez cumplido el tiempo de retención, se elimina
el soporte papel y se debe dejar constancia en
Acta de Eliminación, según lo establecido en el
Acuerdo No. 039 de 2002 expedido por el
Archivo General de La Nación.
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
X
Informes
Anexos al Informe
SERVICIO MÉDICO ASISTENCIAL
ACTAS
Actas Junta Administradora del Servicio
Médico Asistencial (SMA)
Citaciones
X
X
X
X
X
1
4
X
1
9
X
X
X
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
30
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Agenda de la Reunión
Actas
Anexos del Acta
004
01
Central
3
0
1
9
SF
Tecnologia de
Conservación
SE
M
D
S
E
X
X
AFILIACIONES
Afiliaciones Beneficiarios Servicio Médico
Asistencial (SMA)
X
x
X
Los documentos se eliminan porque pierde
vigencia administrativa y no genera valores
secundarios
X
X
Conservar totalmente, como evidencia de la
atención medica dada a los funcionarios de la
entidad, genera valor secundario.
X
Registro civiles de nacimiento
X
X
Registro civil de matrimonio
Declaraciones extrajuicio
Certificados de estudio
Actualización de información juramentada
Fotocopia de documento de identidad
Autorización atención en otra Regional
HISTORIAS CLINICAS
01
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
X
Solicitud de afiliación
091
Copia
Soporte
Electró
nico
Disposición
X
X
X
X
X
X
X
x
X
X
Historias Clínicas Médicas
X
X
X
Formato de apertura de Historia
Hoja de seguimiento
Resúmenes de especialistas
Epicrisis (cierre expediente)
Fórmulas médicas
Ordenes de atención con especialistas
Ordenes de laboratorio
Exámenes para clínicos
Resumen de atención médica
X
X
X
X
X
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
31
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
02
104
07
Certificados de salud
Autorización de prestación de servicios
Historias Clínicas Odontológicas
Formato de apertura de Historia
Odontograma de evaluación de pacientes
Resúmenes de especialistas
Epicrisis (cierre expediente)
Fórmulas odontológicas
Ordenes de Atención con especialistas
Ordenes de laboratorio
Resumen de Atención Médica
Certificados de salud
Autorización de prestación de servicios
INFORMES
Informe de Ejecución Presupuestal
Informe de Excedentes del Servicio Médico
Informe de Excedentes de Funcionarios
Reintegros Pendientes de Cancelar
08
Copia
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Disposición
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Central
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
X
Informes de Gestión
X
1
4
x
Conservar en soporte electrónico, como
evidencia del cumplimiento de las funciones
propias de la dependencia porque genera valor
secundario. El soporte papel se elimina y se
debe dejar constancia en Acta de Eliminación,
según lo establecido en el Acuerdo No. 039 de
2002 expedido por el Archivo General de La
Nación.
1
4
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
Informes de seguimiento
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
32
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
Copia
11
063
X
Actas Brigada Emergencia
Citaciones a Reunión
Actas de Reuniones
Actas Comité Paritario de Salud Ocupacional
(COPASO)
Citaciones a Reunión
Actas de Reunión del Comité
Anexos al Acta
X
065
04
091
03
9
X
5
0
X
X
M
D
S
E
La serie documental se conserva en su totalidad
porque soporta decisiones administrativas
X
X
X
X
Estudios de Seguridad y Salud en el Trabajo
Planes de Emergencia
Programas de Seguridad y salud en el
Trabajo
Panorama de Riesgos
1
SE
X
X
X
ESTUDIOS
X
SF
X
X
ESTADISTICA OCUPACIONAL
Reportes de Ausentismo
Reportes a Accidentalidad
Central
Tecnologia de
Conservación
X
ACTAS
02
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Archivo
Gestión
Soporte
Electró
nico
Anexos al Informe
SEGURIDAD Y SALUD PARA EL TRABAJO
001
Disposición
x
X
X
X
X
X
X
X
Historias Médicas Ocupacionales
Formato de Apertura de la Historia
X
Documentos de trámite. Cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar. No genera valores
secundarios.
X
X
X
HISTORIAS CLINICAS
X
X
X
5
5
x
Documentos de trámite, cumplido el tiempo de
retención se puede eliminar. Evidencia datos
estadísticos que están soportados en informes
anuales de gestión.
1
9
x
Conservar totalmente, como evidencia de la
atención medica dada a los funcionarios de la
entidad, genera valor secundario
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
33
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dirección General
Tradición
Retención
Documental
(años)
CÓDIGO
SERIES DOCUMENTALES
Dependencia
SERIE
SUBSERIE
Soporte Físico
Original
PROCEDIMIENTO
Final
CT
Archivo
Soporte
Electró
nico
Archivo
Gestión
Central
X
1
9
1
4
SF
SE
Tecnologia de
Conservación
M
D
S
E
x
X
Seleccionar una muestra cualitativa de aquellos
programas, que por sus características hayan
marcado un hito histórico en la entidad.
X
Soporta únicamente la gestión anual de la
Entidad. Esta Información está consolidada en
la Dirección de Planeación, por tanto se elimina
una vez culminado el tiempo de retención.
X
Valoraciones médicas especializadas
Ordenes de Exámenes de Laboratorio
Resultados de Exámenes
Remisiones a E.P.S
170
Copia
Disposición
X
X
X
PROGRAMAS
08
Programa de Seguridad y Salud en el
Trabajo
X
X
X
Invitación a Funcionarios
Relación de Participantes
Evaluación del Programa
104
08
INFORMES
X
Informes de Gestión
Informe
Anexos al Informe
X
CONVENCIONES
TRADICIÓN DOCUMENTAL
DISPOSICIÓN FINAL
SÍMBOLOS
Soporte Físico: ORIGINAL O COPIA
CT= CONSERVACIÓN TOTAL
SF= Soporte Físico
SE= Soporte Electrónico
S=SELECCIÓN
Soporte Electrónico: BASE DE DATOS
Tecnología de Conservación
D= Digitalización
M= MICROFILMACIÓN
E= ELIMINACIÓN
SERIE= MAYÚSCULA FIJA NEGRILLA
Subserie = Mayúscula Inicial negrilla
= Tipo Documental
DIRECCIÓN REGIONAL
Grupo de Apoyo Administrativo y sus Áreas Funcionales
SECRETARÍA GENERAL – Grupo Administración de Documentos
-
VO. Bo. Edgar Augusto Prada Cañizalez, Coordinadora Grupo de Apoyo Administrativo Mixto Regional Tolima
34
Aprobada Comité Nacional Administración de Documentos - Acta 02 del 31/10/2012.