Procedimiento para la remisión de documentos destinados a su

Procedimiento para la remisión de documentos
destinados a su publicación en el BOLETIN OFICIAL de
Gipuzkoa.1
NOTA
El presente texto es un documento de divulgación sin ningún carácter oficial, que recoge
la norma íntegra actualizada.
La Diputada Foral del Departamento, con fecha 19 de mayo de 2009, ha dictado la siguiente
Orden:
La Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, reguladora del BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa,
define a éste como un servicio público prestado por la Diputación Foral de Gipuzkoa a través
de su propia organización administrativa, dependiente del área o departamento al que
orgánicamente se adscriba y que comprende la gestión, edición y difusión de esta publicación
oficial. Además, la vigente regulación del boletín realiza una apuesta decidida por impulsar la
utilización de medios electrónicos tanto en su edición (que será exclusivamente electrónica)
como en la remisión de los textos a publicar, todo ello con el convencimiento de que la
utilización de estas herramientas acercará la Administración Foral a toda la ciudadanía,
simplificará los trámites que las instituciones y particulares deben cumplimentar para la
inserción de los textos en el Boletín Oficial y, en general, universalizará el conocimiento de las
disposiciones y acuerdos emanados de los órganos administrativos de Gipuzkoa.
En este contexto, la citada Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, establece que por orden
foral del diputado o diputada foral del departamento al que esté adscrito el Boletín Oficial se
regularán el procedimiento de remisión electrónica de los originales destinados a publicación y
el registro de personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de dichos documentos,
así como otros aspectos relacionados con el procedimiento de remisión y el registro.
1
Vigente en lo que no contradiga lo establecido en la Norma Foral 1/2015, de 6 de marzo, de
modificación de la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, reguladora del Boletín Oficial de Gipuzkoa
(BOG de 16 de marzo de 2015).
Por su parte, el artículo 1.15 del Decreto Foral 33/2008, de 20 de mayo, sobre estructura
orgánica y funcional del Departamento de Presidencia y Administración Foral atribuye a dicho
departamento la dirección de la Imprenta Foral y la gestión del BOLETIN OFICIAL de
Gipuzkoa, por lo que corresponde a su titular la regulación por orden foral de los aspectos
antes mencionados.
En este sentido, aunque la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, prevé expresamente que
los documentos originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa
puedan remitirse también en formato papel, fiel a la tendencia que impera en la actualidad en la
materia, que asume la propia Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, y ha consagrado
posteriormente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los
Servicios Públicos, la regulación contenida en la presente Orden Foral otorga preferencia a la
remisión electrónica y regula con detalle dicha remisión y todos los aspectos relacionados con
la misma, incluido el registro de firmas de las personas facultadas o autorizadas para la
inserción de textos.
De esta forma, para los departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa será obligatoria
la remisión electrónica de los documentos a publicar a través de la aplicación informática
habilitada a tal efecto y que se aprueba en la presente Orden Foral.
Asimismo, la remisión electrónica a través de la citada aplicación informática será
igualmente obligatoria para los ayuntamientos y el resto de administraciones públicas y para la
Administración de Justicia, al amparo del artículo 27 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de
acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, cuyo apartado 6 prevé la
posibilidad de establecer la obligatoriedad de comunicarse con las administraciones públicas
sólo por medios electrónicos cuando se trate de personas jurídicas que por su capacidad
económica o técnica o por otros motivos acreditados tengan garantizado el acceso y
disponibilidad de los medios tecnológicos precisos; y en su apartado 7 dispone de manera
expresa que las administraciones públicas utilizarán preferentemente medios electrónicos en
sus comunicaciones con otras administraciones públicas.
Obviamente, la presente Orden Foral regula también la posibilidad de remisión en soporte
papel, si bien con carácter residual y de manera más parca, en cuanto se entienden aplicables
las previsiones relativas a la remisión electrónica que no estén directamente vinculadas a la
naturaleza electrónica de la remisión.
Por todo lo anterior,
DISPONGO
CAPÍTULO I. PROCEDIMIENTO DE REMISIÓN ELECTRÓNICA DE
DOCUMENTOS ORIGINALES DESTINADOS A LA PUBLICACIÓN EN EL
BOLETIN OFICIAL DE GIPUZKOA.
Artículo 1. Remisión electrónica de documentos.
Los documentos originales a publicar en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa se remitirán
preferentemente en formato electrónico, de acuerdo con el procedimiento, garantías y
especificaciones reguladas en la presente Orden Foral, y utilizando la aplicación informática
«Anuncios BOG» y el modelo de solicitud que, asimismo, se aprueban.
Los departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa remitirán en todo caso
electrónicamente y a través de la citada aplicación informática los documentos a publicar en el
BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa, salvo que por la extensión del documento en cuestión o por
otro motivo debidamente justificado no sea posible o conveniente dicha remisión electrónica
por la aplicación.
Asimismo, los ayuntamientos y el resto de administraciones públicas así como la
Administración de Justicia deberán remitir los documentos a publicar electrónicamente
utilizando dicha aplicación informática, siempre que tengan garantizado el acceso y
disponibilidad de los medios tecnológicos precisos, y con la salvedad prevista en el párrafo
anterior.
Artículo 2. Facultad de ordenar la inserción.
1. Los documentos que se envíen para su publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa
adjuntarán una orden de inserción firmada electrónicamente por la persona facultada o
autorizada para ello. Dicha persona deberá contar con una firma electrónica reconocida y estar
inscrita en el Registro de Personas Facultadas o Autorizadas para firmar la inserción de los
documentos originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa al que
se refieren los artículos 8 a 13 de la presente Orden Foral.
2. En los departamentos de la Diputación Foral de Gipuzkoa, la facultad de ordenar la
inserción mediante su firma electrónica corresponde a las secretarías técnicas y a la Dirección
General de Régimen Jurídico. A la Dirección General de Régimen Jurídico le corresponde en
exclusiva la facultad de ordenar la inserción de las disposiciones de carácter general
aprobadas por el Consejo de Diputados, así como de las resoluciones administrativas que
deban hacerse públicas y no sean competencia de los departamentos forales.
En concreto, en cada secretaría técnica y en la dirección general citada dicha facultad
corresponderá a la persona titular del órgano respectivo. En todo caso, la persona titular podrá
autorizar, además, a otras personas de su secretaría técnica o dirección general para firmar la
inserción y como usuarias de la aplicación informática «Anuncios BOG» con los perfiles
contemplados en el punto 4 del anexo II.
3. La orden de inserción de otros órganos, instituciones, entidades o particulares citados en
el artículo 2.1 de la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo, reguladora del BOLETIN OFICIAL de
Gipuzkoa, se suscribirá por quienes tengan atribuida dicha facultad conforme a sus propias
normas internas de funcionamiento o, en su defecto, por quienes tengan conferida la
representación de los mismos, que podrán autorizar, a su vez, a otras personas en los términos
previstos en el apartado anterior.
4. La persona que ordena la inserción es la responsable de la veracidad y autenticidad del
documento que remite a publicar, así como de cumplir con las garantías de protección de los
datos de carácter personal de su contenido.
Artículo 3. Solicitud de publicación y requisitos formales del
documento a publicar.
1. Se aprueba el modelo de solicitud de publicación, que figura como anexo I de la presente
Orden Foral, y que tendrá el valor de «orden de inserción» a los efectos jurídicos oportunos.
Dicha solicitud se dirigirá a la diputada foral o diputado foral titular del departamento al que está
adscrito el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa, firmada electrónicamente por quien tenga la
facultad o la autorización para ordenar la inserción según lo previsto en el artículo 2, e irá
acompañada del documento destinado a la publicación, que deberá ir igualmente firmado
electrónicamente por la citada persona. En la solicitud de publicación constará una declaración
responsable de que el documento electrónico remitido es el original o copia idéntica del
original.
2. El modelo de solicitud de publicación estará disponible en la sede electrónica donde se
aloje la edición electrónica del BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa (www.gipuzkoa.net).
La versión informática de este modelo, integrada dentro de la aplicación informática
«Anuncios BOG», estará adaptada a las circunstancias y requerimientos propios de esta
aplicación.
3. Los particulares y entidades privadas harán constar en la solicitud de publicación la
norma en la que se establezca la obligatoriedad de la inserción.
Asimismo, de conformidad con lo previsto en los apartados 2 y 3 del artículo 12 de la Norma
Foral 5/2007, de 27 de marzo, siempre que exista una razón legal o justificativa para la
publicación de un documento en un plazo o día concreto, se deberá hacer constar en la
solicitud de publicación, recogiendo expresamente la disposición legal o motivando
suficientemente tal circunstancia y se indicará, en su caso, el plazo o día concreto de
publicación.
4. En el encabezamiento del documento cuya publicación se solicita debe figurar el título
que anticipe su contenido y la forma jurídica que adopte. Igualmente, al final del documento,
constará el lugar y la fecha de su adopción, así como el nombre y cargo de quien firme.
5. Si el documento remitido estuviera redactado en una sola de las lenguas oficiales, se
estará a lo dispuesto en el artículo 4 de la Norma Foral 5/2007, de 27 de marzo. En caso de
que el documento se remita redactado en ambas lenguas oficiales, las versiones idiomáticas
irán incluidas en un único fichero; primero la versión íntegra en euskera y a continuación en
castellano.
6. El formato de los documentos a publicar, ya sea de texto, gráfico, de imagen o cualquier
otro, deberá ser susceptible de digitalización y resultar idóneo para comunicar su contenido.
Además, dichos formatos han de ser compatibles con la aplicación «Anuncios BOG».
Artículo 4. Aprobación de la aplicación informática «Anuncios BOG».
1. Se aprueba la aplicación informática «Anuncios BOG» para la remisión por medios
electrónicos de los textos de las disposiciones, actos administrativos y anuncios que deban
insertarse en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa. Las características de dicha aplicación se
detallan en el anexo II de la presente Orden Foral.
2. La aplicación informática «Anuncios BOG» garantiza la autenticidad, integridad,
confidencialidad, calidad, conservación, seguridad y oficialidad de los documentos originales
remitidos.
3. La responsable de la aplicación informática «Anuncios BOG» es la Imprenta Foral, a
quien corresponderá la gestión de dicha aplicación, y en particular, de las solicitudes de alta y
baja realizadas en cumplimiento de lo previsto en los apartados 2 y 3 del artículo 2.
4. A los efectos exclusivos de registrar la entrada de los documentos originales remitidos
para su publicación, la aplicación informática «Anuncios BOG» estará informáticamente
conectada con el Registro General del Departamento de Presidencia y Administración Foral.
5. Esta aplicación informática contiene, asimismo, el Registro de Firmas que se regula en el
capítulo III de la presente Orden Foral, donde se gestionan las personas facultadas o
autorizadas para firmar la inserción de documentos originales destinados a la publicación en el
BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa (solicitudes de alta y revocación/baja realizadas), así como el
registro para la gestión de las restantes personas usuarias de la aplicación; y garantiza
igualmente la autenticidad, integridad, confidencialidad, calidad, conservación y seguridad de la
información contenida y la protección de los datos de carácter personal de las personas
inscritas, usuarias de la aplicación.
Para una correcta gestión de dicha aplicación, los órganos, instituciones y entidades
deberán comunicar a la Imprenta Foral todas las modificaciones habidas en las personas
usuarias autorizadas, en especial, las revocaciones y bajas producidas.
Artículo 5. Conservación de los documentos electrónicos originales.
1. Los textos originales remitidos electrónicamente para su publicación se conservarán en la
aplicación informática «Anuncios BOG» en el mismo formato en que se originó el documento o
en otro cualquiera que garantice la identidad e integridad de la información necesaria para
reproducirlo.
Asimismo, se podrán trasladar los documentos a otros formatos y soportes que igualmente
garanticen su acceso.
2. En cualquier caso, el soporte informático en el que se almacenan los documentos
enviados electrónicamente aplicará las garantías que se especifican en el apartado 2 del
artículo 4. Especialmente, lo hará respecto de la identidad de las personas usuarias y el control
de accesos, y respecto al cumplimiento de la legislación de protección de datos de carácter
personal.
CAPÍTULO II. PROCEDIMIENTO DE REMISIÓN DE DOCUMENTOS
ORIGINALES DESTINADOS A LA PUBLICACIÓN EN EL BOLETIN OFICIAL
DE GIPUZKOA EN FORMATO PAPEL.
Artículo 6. Remisión en formato papel.
Mientras no se establezca lo contrario, y sin perjuicio de lo previsto en el artículo 1, los
particulares y entidades privadas podrán remitir en formato papel los documentos originales
destinados a la publicación, siempre que sean susceptibles de digitalización e idóneos para
comunicar su contenido. El documento a publicar irá acompañado de la solicitud de publicación
cuyo modelo se aprueba como anexo I. Tanto la solicitud como el documento deberán estar
mecanografiados, legibles, paginados y sin tachaduras.
Es de aplicación a la remisión en formato papel lo previsto en el capítulo I de la presente
Orden Foral, siempre que resulte compatible con la naturaleza de dicha remisión.
Artículo 7. Autenticidad de los documentos originales.
La autenticidad de los documentos remitidos en formato papel quedará garantizada
mediante la consignación en los originales de la firma manuscrita de la persona facultada o
autorizada para ordenar la inserción conforme a lo establecido en el artículo 2 y el capítulo III
de la presente Orden Foral.
CAPÍTULO III. REGISTRO DE PERSONAS FACULTADAS O
AUTORIZADAS PARA FIRMAR LA INSERCIÓN DE LOS DOCUMENTOS
ORIGINALES DESTINADOS A LA PUBLICACIÓN EN EL BOLETIN OFICIAL
DE GIPUZKOA.
Artículo 8. Creación del Registro de Firmas.
1. Se crea el Registro de Personas Facultadas o Autorizadas para firmar la inserción de los
documentos originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa
(Registro de Firmas), donde se inscribirán todas las personas facultadas o autorizadas a tal
efecto.
2. Por cada persona facultada o a autorizar se cumplimentará una ficha conforme al modelo
que se aprueba mediante la presente Orden Foral y que se adjunta como anexo III. Se utilizará
este mismo modelo para revocar la autorización o dar de baja a la persona facultada.
El modelo de alta/revocación/baja estará disponible en la sede electrónica donde se aloje la
edición electrónica del BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa (www.gipuzkoa.net).
La versión informática de este modelo, integrada dentro de la aplicación informática
«Anuncios BOG», estará adaptada a las circunstancias y requerimientos de esta aplicación.
Artículo 9. Dependencia y ubicación.
1. La Imprenta Foral será la responsable del Registro de Firmas, y corresponderá a dicho
servicio su funcionamiento, custodia y actualización.
2. Este Registro se ubica en la Imprenta Foral.
Artículo 10. Función del Registro de Firmas.
1. A través del Registro de Firmas se comprobará la autenticidad de los documentos
remitidos para su publicación, asegurando que la firma consignada en la orden de inserción se
corresponde efectivamente con la de la persona facultada o autorizada a tales efectos en los
términos del artículo 2 de la presente Orden Foral.
2. La comprobación de la autenticidad de las firmas electrónicas reconocidas se realizará a
través de la aplicación informática «Anuncios BOG», que permite la remisión electrónica de los
documentos a publicar.
3. La comprobación de la autenticidad de las firmas manuscritas se realizará mediante el
cotejo entre la firma registrada identificativa de su titular y la firma consignada en la orden de
inserción.
Artículo 11. Firmas electrónicas reconocidas.
1. A los efectos de comprobar la autenticidad de los documentos remitidos en soporte
electrónico, las personas facultadas o autorizadas para firmar la inserción de los documentos
originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa, deberán estar
inscritas en el Registro de Firmas y contar con firma electrónica reconocida vigente. Se podrá
utilizar cualquiera de las firmas electrónicas citadas en el punto 5 del anexo II de la presente
Orden Foral.
2. Corresponde a la administración pública, institución, entidad o particular de que se trate
realizar las acciones necesarias para la obtención y renovación de la firma electrónica
reconocida.
Artículo 12. Firmas manuscritas.
1. A los efectos de comprobar la autenticidad de los documentos remitidos en soporte
papel, en el Registro de Firmas se inscribirán las firmas manuscritas de las personas facultadas
para ordenar la inserción.
2. La acreditación de las firmas manuscritas de las personas facultadas para ordenar la
inserción de los documentos originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de
Gipuzkoa se realizará de la siguiente manera:
a) En el ámbito de la Diputación Foral de Gipuzkoa y sin perjuicio de lo establecido en el
artículo 1 en cuanto a la obligatoriedad de la remisión electrónica, la firma del director/a general
de Régimen Jurídico se acreditará por la diputada/o foral del departamento al que esté adscrito
dicha dirección general, y la de los/as secretarios/as técnicos/as, por los/as diputados/as de los
departamentos respectivos.
b) En el ámbito de otras administraciones públicas y de la Administración de Justicia y sin
perjuicio de lo establecido en el artículo 1 en cuanto a la obligatoriedad de la remisión
electrónica, la acreditación de las firmas de quienes tengan la facultad para firmar la inserción
se realizará de conformidad con lo previsto en sus normas específicas de funcionamiento, que
deberán citarse expresamente a estos efectos. En defecto de previsión alguna al respecto, la
firma se acreditará:
— La de los órganos unipersonales, por el/la superior jerárquico/a que tenga registrada su
firma.
— La de los miembros de los órganos colegiados, por el/la secretario/a de los mismos y la
de éste/a por el/la presidente/a.
c) La firma de los particulares se acreditará notarialmente.
Artículo 13. Revocación de la autorización para firmar la inserción en
el Boletin Oficial de Gipuzkoa o baja de la persona facultada.
1. Cuando una persona inicialmente autorizada para firmar la inserción de documentos
originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa, deje de estarlo, la
entidad a la que pertenece deberá comunicar la revocación de la autorización al Registro de
Firmas utilizando el modelo que figura como anexo III. La obligación de comunicar la
revocación corresponderá a la misma persona que dio la autorización conforme a lo previsto en
los artículos 2.2 y 2.3 de la presente Orden Foral o a la que le haya sustituido.
2. Asimismo, cuando la persona facultada para firmar la inserción deje de estarlo, la entidad
a la que pertenece deberá comunicar su baja al Registro de Firmas utilizando el modelo que
figura como anexo III. La obligación de comunicar la baja corresponderá a la persona que le
haya sustituido.
3. Mientras no se haya comunicado la revocación o la baja a las que se refieren los
apartados anteriores de este artículo, la responsabilidad y todo tipo de consecuencias
derivadas de la acción de dichas personas recaerán sobre la entidad a la que pertenezcan
.
Disposición transitoria primera. Alta inicial en el Registro de Firmas.
El alta inicial en el Registro de Firmas de las personas facultadas para firmar la inserción de
los documentos originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa se
realizará de oficio, conforme a los datos obrantes actualmente en la Imprenta Foral.
En caso de que la persona facultada autorice a una tercera persona como usuaria de la
aplicación «Anuncios BOG» con el perfil de administrador de la entidad publicadora, deberá
cumplimentarse al efecto el modelo que figura como anexo III.
Disposición transitoria segunda. Remisión electrónica de documentos
por parte de los ayuntamientos guipuzcoanos, otras administraciones
públicas y la Administración de Justicia.
Se establece un periodo transitorio hasta el 31 de diciembre de 2009 en el que los
ayuntamientos guipuzcoanos, el resto de administraciones públicas y la Administración de
Justicia podrán remitir los documentos a publicar en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa bien
electrónicamente o bien en formato papel, tal y como dispone el artículo 6 de la presente Orden
Foral.
En todo caso, a partir del 1 de enero de 2010 será de aplicación plena lo dispuesto en el
artículo 1, por lo que la Imprenta Foral devolverá los documentos que haya recibido en formato
papel de las entidades mencionadas en el párrafo anterior o los considerará como no enviados,
y requerirá su remisión electrónica.
Disposición final. Entrada en vigor.
La presente Orden Foral entrará en vigor al día siguiente al de su publicación en el
BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa.
ANEXO II
CARACTERÍSTICAS DE LA APLICACIÓN INFORMÁTICA «ANUNCIOS BOG»
1. Objeto: Posibilitar la remisión electrónica de las disposiciones, actos administrativos y
anuncios que deban publicarse en el BOLETIN OFICIAL de Gipuzkoa y gestionar las personas
facultadas o autorizadas para firmar electrónicamente la inserción de dichos documentos
(solicitudes
de
alta
y
revocación/
baja realizadas) y sus firmas eletrónicas.
2.
Funcionalidad: La aplicación informática «Anuncios BOG» ofrece las siguientes
utilidades:
— Aplicación J2EE.
— Entorno Internet servidor seguro (https) y gestor documental Filenet.
— Altas, revocaciones y bajas de las personas facultadas o autorizadas para firmar la
inserción de documentos originales destinados a la publicación en el BOLETIN OFICIAL de
Gipuzkoa, así como registro de las restantes personas usuarias de la aplicación.
— Firma electrónica de la solicitud de publicación y de los documentos a publicar y
remisión electrónica de la solicitud y documentos firmados.
— Verificación de la autenticidad e integridad de los documentos electrónicos recibidos y de
sus firmas.
— Verificación de la vigencia del certificado electrónico con el que se han firmado la
solicitud de inserción y los documentos. Esta comprobación del estado de los certificados
electrónicos se basa en el protocolo Online Certificate Status Protocol (OCPS).
— Sellado de tiempo.
— Pagos on-line a través de la pasarela de pagos de la Administración de la Comunidad
Autónoma de Euskadi, para el pago de las tasas, cuando proceda.
— Consulta de los documentos publicados.
3.
Organo responsable: Imprenta Foral.
4. Personas usuarias de la aplicación: Se establecen los siguientes perfiles en función de su
nivel de acceso:
— Administrador de la entidad publicadora, que puede modificar datos de la entidad, tales
como los correos electrónicos a los que van dirigidos las tasas o avisos de publicación, la
dirección o las personas que pueden firmar o tramitar un anuncio. Gestiona las altas, bajas y
revocaciones de las personas de la entidad usuarias de la aplicación.
— Personas usuarias firmantes, facultadas o autorizadas para firmar electrónicamente la
inserción de documentos destinados a publicación. Estas personas podrán realizar todas las
acciones que contempla la aplicación y que tengan relación con la publicación del documento de
que se trate, y deberán estar inscritas en el Registro de Firmas.
— Personas usuarias tramitadoras, facultadas para realizar todas las acciones que contempla
la aplicación relacionadas con la publicación, salvo la de firmar electrónicamente la orden de
inserción.
— Personas con perfil de traductor/a, facultadas para realizar las acciones que contempla la
aplicación relacionadas con la traducción de los documentos destinados a su publicación.
5.
Medios de acceso a la aplicación:
Mediante firma electrónica reconocida emitida por los prestadores de servicios de
certificación Izenpe SA, AC Camerfirma SA, o por otros prestadores de servicios de
certificación siempre y cuando hayan sido admitidos por la Diputación Foral de Gipuzkoa
mediante acuerdo del Consejo de Diputados y se puedan emplear en esta aplicación informática;
las personas físicas podrán utilizar, asimismo, los sistemas de firma electrónica incorporados al
Documento Nacional de Identidad.
6. Formato de archivos compatibles con la aplicación: Doc (word), rtf (texto), xls (excel),
pdf (acrobat), gif y jpg (formatos gráficos).