División General de Asuntos Administrativos REGLAMENTO DE

 REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
ASAMBLEA NACIONAL
División General de Asuntos Administrativos
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
DEL
SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Managua, Nicaragua
Septiembre de 2011
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ASAMBLEA NACIONAL
Lic. Ramón Cabrales
DIRECTOR GENERAL ASUNTOS ADMINISTRATIVOS
Lic. Carmen Torres Torrez
DIRECTORA DIVISIÓN
DE
ARCHIVO CENTRAL
Prof. José Luciano Payán
DIRECTOR
DE
DOCUMENTACIÓN PARLAMENTARIA
DISEÑO PORTADA Y DIAGRAMACIÓN
Ena Yolanda Rivera G.
© Quedan Reservados los Derechos de esta publicación.
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
INDICE
Presentación ...........................................................................5
Resolución J.D. Nº 07 – 2011 ................................................ 7
Resolución Administrativa Nº 06-06-2011 ............................. 9
Reglamento de Funcionamiento del Archivo Central........... 11
Capítulo I
Disposiciones Generales, Definición y Atribuciones ............ 15
Capítulo II
Marco Jurídico y Ámbito de Aplicación ................................ 18
Capítulo III
Fondo Documental ................................................................19
Capítulo IV
De los Archivos de Gestión ...................................................20
Capítulo V
Transferencia Documental ....................................................20
Capítulo VI
Conservación de los Documentos ....................................... 22
Capítulo VII
Conformación del Comité Evaluador ................................... 23
Capítulo VIII
Valoración y Selección Documental..................................... 24
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ASAMBLEA NACIONAL
Capítulo IX
Acceso, Préstamo y Consulta de Documentos ................. 24
Capítulo X
Reproducción de Documentos .......................................... 26
Capítulo XI
Prohibiciones y Sanciones ................................................ 26
Capítulo XII
Disposiciones Finales ........................................................ 27
Glosario de Términos ........................................................ 29
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
PRESENTACIÓN
L
os archivos como agentes activos, son promotores
de directrices y procedimientos para asegurar una
gestión documental eficiente en la administración
del Estado. Esta es la forma de asegurar el acceso a la
información con igualdad de oportunidades tanto para los
usuarios de organismos públicos como de la sociedad.
Son garantes de los derechos de los ciudadanos y de los
Estados, como nación, y son esenciales para el desarrollo de la democracia y el buen gobierno.
La Asamblea Nacional, como expresión política de la sociedad nicaragüense, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en soportes físicos o electrónicos, que interesan a la sociedad y se convierten en
el testimonio histórico que se integra al patrimonio de la
nación.
Para dar fiel cumplimiento al Plan de Trabajo 2009-2012,
del programa de modernización de la Asamblea Nacional, se crea la División de Archivo Central sobre la base
del trabajo existente en las distintas áreas sustantivas y
administrativas, con el fin de resguardar, proteger y conservar la información generada en sus diferentes soportes.
El objetivo de este Reglamento es proporcionar una herramienta que permita el mejor desempeño de las funciones archivísticas a realizarse en las diferentes áreas
sustantivas y administrativas, en coordinación con la División de Archivo Central.
Lic. Ramón Cabrales
Director General de Asuntos Administrativos
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL
SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
(Resolución Administrativa Nº 06-06-2011)
Campo de Aplicación.
Artículo 6.- El presente Reglamento de Funcionamiento del Sistema de Archivo Central es de orden
interno, de interés y aplicación de todas y cada una
de las unidades administrativas de la Asamblea Nacional, quienes tienen la obligación de implementar,
ejecutar y dar seguimiento a las orientaciones emanadas de la División de Archivo Central.
Divulgación. Artículo 37.- El presente Reglamento de Funcionamiento del Sistema de Archivo Central será puesto
en conocimiento de la Asamblea Nacional para su
debido cumplimiento e implementación. La División
de Archivo Central dará a conocer el contenido de
este Reglamento por medio impreso y a través de
capacitaciones.
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
«Los archivos son parte fundamental
y constitutiva de la Administración
Pública,
órganos
consultivos
esenciales del Estado, instrumentos
básicos para su modernización,
manifestaciones concretas de su
gestión, su política y sus finalidades»
(Autor desconocido)
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
DEL
SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
CAPÍTULO I
DISPOSICIONES GENERALES
DEFINICIONES Y ATRIBUCIONES
Artículo 1 El presente Reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función
archivística de la Asamblea Nacional.
Las funciones de la División de Archivo Central se
regirán por el Manual de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos y el presente Reglamento.
Archivo: Es uno o más conjunto de documentos,
sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública en el ejercicio de su
gestión, y que son conservados respetando el orden de procedencia, para servir como testimonio
e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente de historia.
Documento: Es toda fuente de información en lenguaje natural o convencional u otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier
tipo de soporte material, incluidos los soportes
informáticos, que constituyen el testimonio de los
fines y actividades propios de la Asamblea Nacional.
Artículo 2 El Archivo Central de la Asamblea Nacional comprende el conjunto de los archivos Legislativo,
Administrativo, Financiero e Histórico. Igualmen8
ASAMBLEA NACIONAL
te formarán parte del Archivo Central los fondos
documentales que sean incorporados, o se incorporen al Archivo Central por legado, donación,
compraventa o cualquier otra forma de transmisión
de la propiedad. La formalización de este tipo de
adquisiciones se realizará mediante resolución de
la Junta Directiva de la Asamblea Nacional.
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Archivo Legislativo: Garantiza la compilación,
proceso técnico archivístico, conservación, preservación y resguardo del patrimonio documental legislativo generado en el proceso de formación de
la ley, en formato físico y digital, proveniente de
las áreas sustantivas de la Asamblea Nacional, que
contribuya a la compilación de la memoria legislativa de la nación.
Archivo Administrativo: Garantiza la compilación,
clasificación, proceso técnico archivístico, conservación, preservación y resguardo del patrimonio
documental administrativo, generados por los archivos de gestión en su quehacer, para que sirva
de soporte a la gestión administrativa de la Asamblea Nacional y para información de los ciudadanos.
Archivo Financiero: Garantiza la compilación, clasificación, proceso técnico archivístico, conservación, preservación y resguardo del patrimonio documental generado en las operaciones contables
y financieras, a fin de contribuir a la transparencia
de la gestión financiera institucional.
Archivo Histórico: El Archivo Histórico constituye el último estadio del ciclo vital de un documento
archivístico. El valor de las series viene determinado por su capacidad para dar testimonio o fe de
hechos acontecidos y cuya relevancia o importancia para la historia de la Asamblea Nacional, lo
convierte en objeto de patrimonio histórico. Las
funciones esenciales del Archivo Histórico son la
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
preservación y conservación de tales documentos,
su correcta identificación y descripción, para quedar a disposición del estudio y la investigación.
El Archivo Histórico puede conservar documentos
históricos recibidos por donación, depósito y otros
semejantes que la Asamblea Nacional acepte conservar en razón de su interés.
Artículo 3 La División de Archivo Central estará dirigida por
un personal profesional, especialista en el área de
competencia, nombrado por las instancias superiores.
Artículo 4 Son atribuciones de la División de Archivo Central:
1)
El establecimiento de las directrices del sistema archivístico de la Institución, entendido
éste como la suma de los archivos del Poder
Legislativo, los cuales se encuentran regidos
por una misma norma, disposiciones y reglamento; a fin de garantizar su tratamiento y el
flujo de los documentos durante sus etapas
de vida.
2)
La regulación de la organización en los Archivos de Gestión
3)
La compilación, organización, valoración y selección, para su disposición, de los documentos que constituyen el patrimonio documental
de la Asamblea Nacional
4)
Custodia, rescate y conservación de todo documento que posea valor legislativo, o sea
de importancia para el Poder Legislativo.
5)
La promoción y organización de la capacitación de recursos humanos en el campo de la
archivística, conservación de documentos y
otros fines vinculados
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ASAMBLEA NACIONAL
6)
El establecimiento de los procedimientos para
las transferencias, las consultas y los préstamos de documentos
7)
La participación en programas de cooperación y convenios que potencien el desarrollo
del Archivo Central
8)
Proponer a las instancias superiores, la firma de convenios de colaboración y asistencia técnica en materia archivística, con instituciones u organismos nacionales e internacionales o cualquier otro que en el ejercicio
de sus funciones se relacione.
9)
La elaboración y propuesta del Reglamento
Interno de la División de Archivo Central y sus
reformas posteriores, para su aprobación por
parte de la autoridad competente.
10) La prestación de los servicios de información
general sobre el Sistema utilizado e información específica sobre los fondos documentales del Archivo Central.
Cualquier otra que se derive de su naturaleza.
CAPÍTULO II
MARCO JURÍDICO Y AMBITO DE APLICACIÓN
Artículo 5 El presente Reglamento de funcionamiento del Sistema de Archivo Central está fundamentado en las
siguientes disposiciones legales:
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1)
Resolución J.D. Nº 07-2011, creación del Archivo Central de la Asamblea Nacional
2)
Manual de Normas Técnicas de Control Interno de la Asamblea Nacional
3)
Ley Nº 621, Ley de Acceso a la Información
Pública
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
4)
Ley No. 681, Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema de
Control de la Administración Pública y Fiscalización de los Bienes y Recursos del Estado.
5)
Otras normativas de control interno y resoluciones administrativas emitidas por la máxima autoridad administrativa o por funcionarios delegados por éste, que por su naturaleza o alcance estén relacionadas con este Reglamento.
Artículo 6 El presente Reglamento de Funcionamiento del
Sistema de Archivo Central es de orden interno,
de interés y aplicación de toda y cada una de la
unidades administrativas de la Asamblea Nacional, quienes tienen la obligación de implementar,
ejecutar y dar seguimiento a las orientaciones emanadas de la División de Archivo Central.
CAPÍTULO III
FONDO DOCUMENTAL
Artículo 7.- El Archivo Central comprende el patrimonio documental de la Asamblea Nacional, constituido por
el conjunto de documentos generados, recibidos
o reunidos en cualquier época por:
1)
Cualquiera de sus Unidades Administrativas
2)
Los servidores públicos al servicio de la Asamblea Nacional en el ejercicio de sus funciones.
3)
Las personas físicas o jurídicas, ajenas a la
Institución, en el desarrollo de actividades delegadas o contratadas por ésta
4)
Las personas naturales o jurídicas ajenas a
la Asamblea Nacional que hagan donación o
cesión expresa de sus documentos, una vez
ésta haya sido aceptada.
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ASAMBLEA NACIONAL
Artículo 8.- El Archivo Central aceptará en depósito documentos de propiedad privada o de otras administraciones del sector público, que la Asamblea
Nacional acepte conservar en razón de su interés.
Este depósito será por tiempo determinado y quedará en el Archivo Central una copia de los documentos en depósito.
CAPÍTULO IV
LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Artículo 9.- Se entiende por Archivos de Gestión los pertenecientes a las distintas Unidades Administrativas que
conforman la estructura organizacional, que reúnan
la documentación en trámite o sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
oficinas productoras.
Los Archivos de Gestión conservarán todos los
documentos recibidos o generados por la actividad de la propia unidad mientras dure la tramitación de los asuntos a los que hacen referencia y
durante un período de tiempo posterior a la conclusión de su tramitación. Toda documentación
recibida y generada deberá ser registrada y archivada físicamente.
Artículo 10 Los archivos de gestión de Presidencia, Primer
Secretaría y demás miembros de la Junta Directiva de la Asamblea Nacional y del area de Auditoría
Interna, tendrán dentro del Archivo Central un
espacio físico independiente para sus depósitos
documentales.
CAPÍTULO V
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Artículo 11 La transferencia documental comprende el conjunto de operaciones, por las que los documentos,
así como las responsabilidades derivadas de su
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
custodia, pasan de una fase de archivo a otra en
función de las normas y plazos establecidos.
La transferencia de documentos se hará dos veces al año. Primera transferencia: Enero a Marzo.
Segunda transferencia: Octubre a Noviembre, siguiendo la calendarización establecida por la División de Archivo Central.
Existen dos formas de transferencia documental:
a)
Transferencias ordinarias, deberán hacerse
en los plazos establecidos y con la periodicidad y forma que establezca la División de
Archivo Central.
b)
Transferencias extraordinarias, las que se realizan en cualquier período de los archivos de
gestión de la Junta Directiva y División de Finanzas.
Artículo 12 Los archivos de gestión conservarán los documentos de los últimos tres (3) años, incluido el año en
curso. El resto de los fondos documentales será
transferido al Archivo Central, cumpliendo el procedimiento respectivo.
Artículo 13 Los fondos documentales serán enviados al Archivo Central en cajas de cartón. Estas cajas deberán estar debidamente limpias y secas, identificadas mediante etiqueta impresa, además del respectivo inventario de transferencia del contenido
de cada caja.
Artículo 14 El inventario de transferencia, deberá ser remitido
con anterioridad por correo electrónico a la División de Archivo Central, donde se revisará que la
información suministrada esté de acuerdo a lo solicitado en el Formato de Inventario de Transferencia Documental. De estar correcta, se informará para que sea trasladada la información en
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ASAMBLEA NACIONAL
sus diferentes soportes, la que se cotejará conforme la remisión.
Artículo 15 La ordenación física de la documentación será de
forma ascendente, según el orden cronológico,
alfabético o numérico, respetándose el principio de
procedencia de la dependencia respectiva.
CAPÍTULO VI
CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 16 Toda la información producida y plasmada en los
diferentes soportes, como producto de la gestión
realizada por las unidades administrativas, en el
marco de la competencia de sus funciones, son
propiedad de la Asamblea Nacional. Los servidores públicos están obligados a la conservación y
preservación de los archivos.
Artículo 17 Los servidores públicos que generen, utilicen o
administren documentos de carácter oficial en el
desempeño de sus funciones, quedan sujetos a
los siguientes lineamientos:
a)
Bajo ningún concepto los documentos se considerarán propiedad de quien los produjo.
b)
Deberán registrarse los documentos en los archivos de gestión.
c)
Una vez dado de baja el documento en el archivo
de gestión, éste deberá inventariarse e integrarse
en el Archivo Central.
Artículo 18.- El buen estado y conservación de los documentos será responsabilidad de quien los produce o
los tenga bajo su custodia, se evitarán todos aquellos actos que propicien su daño o destrucción, para
lo cual se deberá establecer lugar y condición
idónea de salvaguarda, a efecto de evitar su deterioro.
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Artículo 19 La documentación transferida al Archivo Central
será conservada hasta la prescripción del valor,
de acuerdo a la siguiente tabla:
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL
Tipo de
Documentos
Plazo de
Conservación
Documento con
valor histórico
Indefinido
Originales
o copias
Expedientes
laborales de los
servidores públicos
50 años
Originales
o copias
Documentos con
valor Administrativo
10 años
Originales
o copias
Documento con
valor fiscal o contable
10 años
Originales
o copias
Observaciones
Artículo 20 Cuando se fusione o reestructure una unidad administrativa, el Responsable procederá a hacer
entrega de sus archivos de gestión inventariados
al nuevo Responsable, enviando una copia del
inventario a la División de Archivo Central.
CAPÍTULO VII
CONFORMACIÓN DEL COMITÉ EVALUADOR
Artículo 21 Para efectos de regular el proceso de eliminación
de documentos producidos en las dependencias y
resguardados en el Archivo Central, se conformará el Comité Evaluador con el objeto de identificar
aquellas series o tipologías que es preciso conservar para el futuro, en atención a los valores informativos y de testimonio, o que son de obligada
conservación, al igual que aquellas otras que pue 23
ASAMBLEA NACIONAL
dan ser destruidas una vez agotado su valor administrativo, fiscal, contable. Asimismo, determinará
la forma de disposición final de los documentos.
Artículo 22 El Comité evaluador estará conformado por:
a)
El Director General de Asuntos Administrativos, o el funcionario que éste delegue,
b)
El Responsable de la División de Archivo
Central,
c)
El Responsable de la Oficina u Unidad a que
pertenece el fondo documental,
d)
El Responsable de la dependencia de procedencia de los documentos, o el funcionario
que delegue.
El Comité Evaluador, se regirá por su propia metodología.
CAPÍTULO VIII
VALORACIÓN Y SELECCIÓN DOCUMENTAL
Artículo 23 El proceso de valoración y selección documental
para la eliminación de documentos, se realizará
conforme a los plazos establecidos en la Tabla de
Retención y Valoración Documental, debiendo ser
autorizada en cada caso por el Responsable de la
unidad administrativa generadora de la documentación y por el Comité Evaluador.
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Se eliminará aquella documentación que habiendo perdido completamente su valor y su utilidad
administrativa o financiera, no posea un valor histórico que justifique su conservación permanente.
El Comité se reunirá una vez al año, previa convocatoria del Responsable de la División de Archivo
Central.
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
CAPÍTULO IX
ACCESO, PRÉSTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS
Artículo 24 Podrán tener acceso a los documentos con valor
institucional los servidores públicos encargados directamente del despacho de los trámites a los que
se refieren los documentos, así como, aquellas
personas que sean oficialmente autorizadas por
estos mismos servidores púbicos.
Artículo 25 Para el préstamo de documentos semiactivos a las
unidades productoras, se llenará un formato. La
persona que lo retire debe estar autorizado por el
responsable de la unidad productora y firmar como
responsable del documento en calidad de préstamo. Durante el tiempo que permanezca en su
poder será su responsabilidad la custodia de los
documentos facilitados.
Artículo 26 El tiempo que se establece para el préstamo de
documentos, es de tres (3) días hábiles, una vez
cumplido este período se regresarán al Archivo
Central los documentos. Se podrá solicitar prórroga en el período de préstamo y renovar la solicitud por un período igual. De no hacer la solicitud
de prórroga en tiempo, el Responsable de la División de Archivo Central solicitará por escrito la
devolución del documento al responsable de dicho préstamo.
Artículo 27 La Auditoría Interna tendrá un plazo de préstamo
de los documentos, máximo 30 días hábiles, prorrogable por un período igual.
Artículo 28 Los documentos resguardados en el Archivo Central no están a disposición del público para préstamo a domicilio, únicamente podrán ser consultados en la División de Archivo Central, o en la página web de la Asamblea Nacional. Todo de conformidad con la Ley 621.
25
ASAMBLEA NACIONAL
Artículo 29 La División General de Asuntos Administrativos,
autorizará, cuando así lo soliciten, el préstamo de
documentos al personal que realiza las auditorías
y fiscalización de los órganos reguladores del control de la Administración Pública y fiscalización de
los bienes y recursos del Estado.
La custodia de los documentos facilitados, estará
a cargo del funcionario público responsable de esta
actividad, durante el tiempo que permanezcan en
su poder los documentos.
CAPÍTULO X
REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 30 La División de Archivo Central facilitará a los servidores públicos, autorizados por el Responsable
de la unidad productora, las fotocopias de los documentos que solicite, para tal efecto deberá presentar la orden de reproducción de documentos.
Artículo 31 Las fotocopias de documentos certificadas que
sean solicitadas por los interesados o por las autoridades competentes, deberán ser suscritas por
la Oficina de Asesoría Legal Administrativa.
Artículo 32 No se permitirá la reproducción de aquellos documentos cuyas condiciones de conservación no
permitan su realización sin daño para los mismos.
CAPÍTULO XI
PROHIBICIONES Y SANCIONES
Artículo 33 La información resguardada y protegida en sus diferentes formatos en la División de Archivo Central, no podrá salir de la Institución, salvo en casos de requerimientos de las autoridades competentes, y deberá ser autorizado por la División
General de Asuntos Administrativos.
Artículo 34 Los documentos en calidad de préstamo son
intransferibles. Ningún usuario está autorizado
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
para traspasar a otro la documentación suministrada por la División de Archivo Central.
Artículo 35 Los usuarios no podrán extraer o incorporar folios,
hacer anotaciones, calcos o rayas en las piezas
documentales facilitadas. Los usuarios son responsables de la integridad de los documentos,
durante su consulta o préstamo.
Artículo 36 El servidor público que no realice la devolución de
los documentos en el tiempo establecido, o que no
custodie o que contribuya al extravío o destrucción
de los documentos, queda sujeto al Régimen Disciplinario contemplado en la Ley del Servicio Civil y de
la Carrera Administrativa y su Reglamento, y si no
es servidor público queda sujeto a la aplicación de
las sanciones civiles o penales que correspondan.
CAPÍTULO XII
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 37 El presente Reglamento de Funcionamiento del
Sistema de Archivo Central será puesto en conocimiento de la Asamblea Nacional para su debido
cumplimiento e implementación. La División de
Archivo Central dará a conocer el contenido de este
Reglamento por medio impreso y a través de capacitaciones.
Artículo 38 El presente Reglamento entrará en vigencia a partir
de la presente fecha y deja sin efecto cualquier
otra disposición administrativa que lo contradiga.
Líbrese certificación del mismo.
Dado en la ciudad de Managua, en el Despacho del Presidente
de la Asamblea Nacional, el quince de marzo del año dos mil
once.
RENE NÚÑEZ TÉLLEZ
PRESIDENTE
ASAMBLEA NACIONAL
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ASAMBLEA
NACIONAL
REGLAMENTO
DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
GLOSARIO
DE TÉRMINOS
Para efectos del presente reglamento, deberá entenderse por:
Actividad Administrativa:
Conjunto de acciones, regladas por las normas de
procedimiento y llevadas a cabo por una oficina de
la Administración, que se materializan en una serie
o tipo documental.
Administración de Archivos:
Consiste en la aplicación, de acuerdo con una planificación predefinida, de un programa secuencial de
actuaciones, que incluye una serie de técnicas y herramientas archivísticas orientadas a asegurar la creación, control y accesibilidad de documentos auténticos, fiables, íntegros y disponibles a lo largo del tiempo.
Archivero:
Profesional con formación especializada al cual le corresponderá dirigir y coordinar cuanto concierne a las
funciones científicas, técnicas y administrativas del
archivo.
Archivística:
Ciencia que se ocupa de la teoría, la metodología y
la práctica relativas a los archivos, su naturaleza, sus
documentos y sus funciones.
Archivo: Es uno o más conjunto de documentos, sea cual sea
su fecha, su forma y soporte material, acumulados
en un proceso natural por una persona o institución
pública en el transcurso de su gestión, conservados
respetando aquel orden, para servir como testimonio
e información para la persona o institución que los
28
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
produce, para los ciudadanos o para servir de fuente
de historia.
Archivo Central:
Es aquel en el cual se custodian los documentos que
sin haber perdido totalmente su valor primario, son
de consulta cada vez más esporádica, permanecen
en este archivo hasta cumplir su vigencia, en el se
realiza la valoración para determinar su baja o transferencia al archivo histórico.
Archivo Histórico:
Es el custodio de los documentos que han sido valorados para conservación permanente después del
proceso de valoración documental.
Archivo de trámite:
Es aquel formado por documentos que genera o recibe una oficina como consecuencia de la actividad
que le ha sido encomendada, y que son conservados en ella mientras tengan vigencia administrativa.
Áreas de Apoyo:
Son aquellas que facilitan y contribuyen al logro de
las funciones sustantivas, brindan apoyo indirecto a
la gestión institucional para la consecución de sus
objetivos, en vista que forman parte del proceso administrativo y que por su naturaleza técnico-administrativa, son de carácter obligatorio y de aplicación general por toda organización.
Áreas Staff:
Son aquellas que brindan apoyo indirecto y de asesoría a la gestión institucional para la consecución
de sus objetivos y resultados.
Áreas Sustantivas:
Representan y ejecutan las funciones principales y
son la razón de ser de la organización, en correspondencia a su misión, visión y objetivos.
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ASAMBLEA NACIONAL
Carpetilla:
Cubierta de papel doblada para protección e individualización de documentos o expedientes.
Ciclo de Vida de los Documentos:
Etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde que se producen en las oficina hasta
que se eliminan o conservan en un Archivo Histórico.
Clasificación:
Operación intelectual que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura orgánico y/o funcional del fondo.
Clasificar:
Es separar o dividir un conjunto de elementos estableciendo clases, categorías o grupos, en nuestro
caso organizar los documentos de archivo. Situados
en el contexto de archivístico reconocemos la clasificación de un fondo o de un Archivo.
Colección Documental:
Es una agrupación artificial de unidades documentales de igual o diferente procedencia, formada por un
coleccionista o por un archivero por razones de conservación, información y difusión. La colección no tiene productor, tiene coleccionista.
Conservación:
Uso de medidas preventivas y de procesos de reparación de materiales dañados que aseguren la longevidad de los documentos.
Cuadro de Clasificación:
Es la representación formal de la clasificación. Es un
instrumento de consulta en las oficinas que refleja la
organización física e intelectual del fondo documental y aporta los datos esenciales para esa organización.
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Codificación:
Es la asignación de códigos a los documentos para
identificarlos y localizarlos fácilmente en los depósitos.
Código: Es un conjunto de signos convencionales a los que
se les asigna una determinada materia o asunto y
que se utilizan para la clasificación, identificación y
localización de documentos. Se estructura en base a
letras, números o la combinación de ambos,
obteniéndose una identificación alfabética, numérica
o alfa-numérica.
Descripción Archivística:
Representación de los documentos de archivo o de
sus agrupaciones mediante los elementos que permitan la identificación de aquéllos por los usuarios.
La descripción archivística es la representación de la
clasificación.
Documentación:
Documentos cuyo valor reside en la información que
contiene como auxilio o soporte de la administración,
puede tener diversas características, no son documentos de archivos.
Documento:
Toda expresión en lenguaje natural o convencional o
cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen,
fijada en cualquier tipo de soporte material que refleja y es testimonio de la actividad del hombre.
Documento de archivo:
Soporte que contiene un texto (escrito, iconográfico
o grabado) que es resultado de la actividad de una
entidad, en el cumplimiento de sus objetivos y finalidades. Se caracteriza por ser original, único, ser el
resultado de un proceso administrativo y dar fe pública de lo actuado.
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Documento electrónico:
Es el resultado de la suma de la información generada por procesos electrónico y resguardada sobre
soporte digital.
Expediente:
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por
una oficina productora en la resolución de un mismo
asunto. Testimonio documental de un procedimiento administrativo. Es una unidad documental compuesta
Fondo Documental:
Es la unidad de descripción mas general y es obligada su descripción. Es un conjunto de series documentales producidas, recibidas y acumuladas en el
ejercicio de competencias del productor. Un fondo
es indivisible intelectualmente, sin perjuicio de estar
repartido en Archivos, formando fracciones de fondos. Se caracteriza por tener identidad jurídica y legal, atribución de competencias y funciones reglamentarias, precisión jerárquica y reconocimiento, autonomía de decisión, un mismo productor. Un fondo
puede ser: público o privado, abierto o cerrado (instituciones terminadas).
Función: Conjunto de competencias homogéneas que delimitan cada uno de los grandes campos de actuación
administrativa o de los poderes públicos.
Funciones Administrativas Comunes:
Son las genéricas que sirven de base para el ejercicio de las competencias de cualquier organismo (personal, gestión económica, etc.).
Funciones Administrativas Específicas:
Son aquellas que constituyen la razón de ser del organismo y que la distinguen de cualquier otro.
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ASAMBLEA NACIONAL
Gestión de documentos:
El área de la gestión administrativa general relativa a
conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos
Grupo de Fondos:
Agrupación de fondos de procedencia similar.
Identificación:
Fase del tratamiento archivístico que consiste en el
análisis de la estructura de la organización y de las
funciones que desempeña y en el reconocimiento de
las series documentales en que se sustenta la estructura de un fondo.
Instalación:
Ubicación de los contenedores de documentos en
estanterías, archivadores, depósitos, previa organización del espacio.
Instrumento de Consulta:
Documento sobre cualquier soporte que relaciona o
descubre individual o colectivamente un conjunto de
unidades documentales con el fin de establecer un
control de las mismas que permita su localización y
recuperación.
Instrumentos de Control:
Sirven para controlar el funcionamiento y el servicio
del Archivo. Entre otros tenemos: registro de investigadores, registro de préstamos, registro de consultas, calendario de conservación, calendario de transferencia.
Instrumentos de Descripción:
Son el resultado de aplicación de la descripción
archivística, según las unidades de descripción.
Instrumentos de Información:
Facilitan la información sobre el Archivo: Censo de
Archivos, Memorias anuales de Archivo, Estadísticas.
34
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Manual: Documento administrativo que contiene información
fidedigna sobre diversos aspectos de la institución,
aspectos que pueden ser su historia y desarrollo, su
estructura, funciones, políticas, procesos de trabajo,
entre otros.
Misión: Propósitos primarios fundamentales de una organización. La misión de una organización es lo que la
sociedad espera de dicha organización a cambio de
su supervivencia. Responde a una necesidad de la
sociedad y le ha sido dada la responsabilidad y la
autoridad para resolverla.
Muestreo:
Selección aleatoria de algunas unidades documentales de las series que han sido valoradas para su
destrucción definitiva.
Nivel de Descripción:
Es la representación del nivel de organización de una
unidad de descripción, los más generales son: fondo, sección, serie, sub serie, unidad documental; simple o compuesta, grupo de fondos y colección documental.
Ordenación:
Operación archivística que consiste en establecer secuencias dentro de las categorías y grupos, de acuerdo con las series naturales cronológicas y/o
alfabéticas.
Ordenación Física:
Operación que refleja en las unidades documentales
y de instalación la secuencia por la ordenación intelectual.
35
ASAMBLEA NACIONAL
Organización:
Conjunto de operaciones archivísticas, intelectuales
y físicas, tendentes a posibilitar metódicamente el archivo y recuperación de los documentos de un fondo.
Organigrama:
Es la representación gráfica de la estructura de una
organización, donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que
la integran, los canales de supervisión y autoridad de
cada puesto de trabajo.
Organización de Archivos:
Es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.
Organización Documental:
Es la forma como se disponen los documentos para
su localización y recuperación inmediata de la información; consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones o procedimientos orientados a la clasificación, la ordenación y la signatura o codificación de
los documentos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y de orden original.
Preservación:
Es asegurar que la información sobrevive en una forma accesible
Política archivística:
Son las estrategias que los gobiernos y los responsables de los archivos deben desarrollar con la finalidad de optimizar el funcionamiento de dichas instituciones, en su doble vertiente, la administrativa y la
patrimonial
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REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Principio de procedencia:
Establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los
de otros
Principio de respeto a la estructura:
Establece que la clasificación interna de un fondo
debe responder a la organización y competencias de
la unidad productora
Principio de respeto al orden original:
Establece que no se debe alterar la organización dada
al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea
dicha organización
Procedimiento administrativo:
Cauce formal de la serie de actos en que se concierta la actuación administrativa para la realización de
un fin.
Registro:
Instrumento resultante de una acción administrativa
en el que se materializa el efecto de registrar, normalmente en forma de volumen y que contiene la inscripción, generalmente numerada en orden
cronológico, de informaciones consideradas de suficiente interés como para ser exacta y formalmente
asentadas.
Sección: Son las divisiones del Fondo o lo que llamamos secciones documentales. Son agrupaciones naturales
que se corresponden con una o más divisiones del
fondo.
Selección:
Función archivística que a partir de la valoración permite decidir qué series o qué documentos han de ser
conservados o eliminados.
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ASAMBLEA NACIONAL
Serie Documental:
Sucesión ordenada de unidades documentales, resultado y testimonio de una misma actividad regulada por reglas o por un procedimiento administrativo
Está constituida por unidades documentales simples
o unidades documentales compuestas.
Sistema de Archivos:
Suma de los centros de archivos de una misma institución o entidad, los cuales se encuentren regidos
por normas, disposiciones, y reglamento común; a
fin de garantizar el tratamiento y flujo de los documentos de unos a otros durante todas sus etapas de
vida.
Soporte: Materia sobre la que se registra la información, entre
otros: metal, papel, pergamino, papiro, placa de vidrio, tela, película flexible, soporte óptico, soporte
magnético.
Subserie:
Es una división de la serie. Conjunto de unidades
documentales dentro de una serie en razón de modalidades de la actividad que testimonian.
Tablas de retención/valoración documental:
Son listados de series, con sus correspondientes tipos documentales a los que se les asigna un tiempo
de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos
Tipo Documental:
Unidad documental producida por un organismo en
el desarrollo de una competencia concreta, regulada
por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos.
Trámite: 38
Forma y actuación concreta del procedimiento.
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA DE ARCHIVO CENTRAL
Transcripción:
Reproducción realizada con reglas de transcripción
documental.
Transferencia:
Operación mediante la cual la tenencia física de un
conjunto documental, así como sus responsabilidades administrativas pasan de un archivo a otro, con
plazos establecidos
Unidad Administrativa:
Es el órgano que tiene funciones y actividades de la
dependencia o entidad, que la distinguen o diferencian de las demás dependencias/entidades, conformándose a través de una infraestructura
organizacional específica y propia, denominadas
áreas administrativas.
Unidad de Instalación:
Son los contenedores físicos donde se guardan los
documentos de archivo, para su transferencia, instalación y uso. Deben contener fracciones de serie.
Unidad Descripción:
Es todo documento o agrupación documental que es
susceptible de ser descrito con la norma ISAD (G).
Cada unidad de descripción tiene un nivel de descripción con el que se identifica.
Unidad Documental:
Documento o documentos que testimonian un acto,
una acción y en general cualquier hecho, constitutivo de una actividad obligada y necesaria según sean
uno o más, será una unidad documental simple o
compuesta. Características: Ser la unidad básica de
la serie y de la colección. Unidades Documentales
compuestas más comunes, hoy, son: Expedientes
Registros
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ASAMBLEA NACIONAL
Unidad productora:
Oficina generadora de documentos de archivos
Valoración:
Fase del tratamiento archivístico que consiste en
analizar los valores primarios y secundarios de las
series documentales, fijando los plazos para las transferencias, acceso, conservación o eliminación total o
parcial.
Valor primario:
Es la característica de un documento de responder
como prueba administrativa, legal o financiera, para
la cual ha sido creado. Corresponde a la etapa de
permanencia de los documentos en los archivos de
gestión, intermedio o central, en la medida que este
valor se va atenuando.
Valor secundario:
Es la característica del documento, una vez perdido
su valor primario, de servir como testimonio patrimonial. Corresponde a los documentos conservados en
el archivo histórico.
Vigencia administrativa:
Es el plazo durante el cual el documento genera derechos y obligaciones. El documento deberá conservarse durante dure ese plazo
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