Articulo de Jerarquía

JERARQUÍA DE COMPONENTES BASADO EN LA ESTRUCTURA
ADMINISTRATIVA DE LA PYME
Maribel Ariza Rojas
[email protected]
RESUMEN
Este artículo expone la importancia de
la relación entre los diferentes niveles
de administración de las organizaciones
y los tipos de sistemas de información
involucrados; como punto de partida
para el diseño de una Jerarquía de
Componentes de Software. Se toma
como caso de estudio el sector de la
Pequeña y mediana empresa (Pyme) en
Colombia, así como los factores que
rodean a la Industria de Software de
este país.
INTRODUCCIÓN
3. La definición de una Jerarquía de
componentes de software basada en
los niveles administrativos y los
sistemas
de
información
organizacionales.
Para obtener estos objetivos fueron
consultadas algunas de las fuentes más
importantes de Colombia que controlan
estadísticas nacionales y la industria del
desarrollo de software como DANE y
FEDESOFT. El análisis de esta
información y los diferentes temas se
encuentran consignados a lo largo de
este artículo.
Este artículo apoya el proyecto de
investigación realizado por Maribel
Ariza Rojas, Juan Carlos Molina y
dirigido por el Ing. Rafael González
Rivera que lleva como título: “Jerarquía
y Granularidad de Componentes de
Software para Pymes en Bogotá”. Con
anterioridad
se
han
realizado
documentos como: “Introducción y
Principios básicos del Desarrollo de
Software basado en componentes” y el
diseño y análisis de un estudio de
campo realizado sobre quince (15)
Pymes bogotanas, obteniendo así los
primeros resultados de la Investigación.
Entre los objetivos principales de este
artículo se encuentran:
1. NIVELES ADMINISTRATIVOS
ORGANIZACIONALES
1. Análisis de los diferentes niveles
administrativos
de
las
organizaciones y la relación con sus
sistemas de información.
2. Análisis de los factores críticos en el
éxito del desarrollo de software
involucrados con el alcance del
proyecto
de
investigación
mencionada con anterioridad.
Línea Media
Han sido varios los autores que han
definido una estructura administrativa
para las organizaciones. La mayoría de
estas
definiciones
coinciden
en
establecer un número de niveles
dividido
por
el
tipo
de
responsabilidades que asume cada área
de la organización. Henry Mintzberg
establece la siguiente definición:
Administración
Centro
Operativo
Estructura Técnica
Personal de Apoyo
Figura
1:
Organizacionales
Componentes
Básicos
Mintzberg
asegura
que
las
organizaciones funcionan bajo un orden
natural, y bajo este funcionamiento
logran obtener una armonía funcional.
En la parte inferior de la Figura 1 se
encuentra el personal de apoyo, es
decir, las personas que colaboran con
varios procesos de la organización pero
no toman parte de las decisiones
estratégicas. En el nivel inmediatamente
superior se encuentra la estructura
técnica, donde se encuentran los
analistas de sistemas que controlan el
planteamiento y control de trabajo. La
Línea media son los administradores
intermedios entre el ejecutivo superior y
operarios. El centro operativo
se
compone por las personas que realizan
trabajos básicos de la organización. En
la cúspide se encuentra el nivel de
administración superior, donde se
encuentran los gerentes generales de las
organizaciones, quienes tomas las
decisiones
fundamentales
del
funcionamiento corporativo [1].
La siguiente estructura administrativa se
encuentra definida en la Figura 2 , en
esta estructura se encuentra en primer
lugar (de abajo hacia arriba) el área de
administración de operaciones, donde
se toman las decisiones a corto plazo
basadas en reglas de negocio conocidas
que suelen resultar el eventos esperados.
Admón
Admón.
Estratégica
Planeación y Control
administrativo
Control Operacional
Figura 2: Niveles de administración
Se toman decisiones las cuáles
intervienen en las áreas de control de
inventario,
envío,
recepción,
calendarización de trabajo y control de
procesos de producción. El nivel de
Planeación y Control administrativo
es decir la administración media, sus
decisiones son tomadas a mediano
plazo, ya que no cuentan con un alto
nivel de certeza en la toma de
decisiones, estas suelen ser menos
estructuradas que las de su nivel
inmediatamente inferior. Finalmente
encontramos el nivel de Administración
estratégica, donde se toman las
decisiones de mayor alcance y de largo
plazo, el ambiente de toma de
decisiones es bastante incierto, desde
este nivel la organización es controlada
como un TODO [2].
La siguiente figura es el resultado de la
unión de las áreas comunes de ambas
estructuras y será esta adaptación la que
utilizaremos de ahora en adelante:
Admón.
Admón.
Estratégica
Centro Operativo
Línea Media
Planeación y Control
administrativo
Admón.
Media
Estructura Técnica y personal de apoyo
“Administración de Operaciones”
Figura 3: Niveles administrativos adaptada de
Mintzberg y Kendall.
Ahora bien, ¿Por qué es importante el
concepto de la estructura organizacional
en el contexto de Jerarquía de
Componentes
para
Pymes?
Es
importante por que cada organización,
por ende cada Pyme, se comporta como
un sistema completo, cada uno
compuesto a partir de ciertas áreas y
niveles estratégicos para su correcto
funcionamiento y la jerarquía de
componentes, al estar orientada a la
Pyme, debe atender las necesidades de
cada área. Si se tiene en cuenta el
concepto
de
estructuración
administrativa en la creación de esta
Jerarquía se asegura que dentro de esta
última
estarán
consignados
los
elementos clave que la Pyme utilizará a
lo largo y a ancho de toda la
organización
soporte a los trabajadores de datos, que
analizan y obtienen resultados para
luego entregarla al resto de la
organización. Algunos de los OAS más
utilizados son: Procesador de palabras,
hojas de cálculo, calendarización
electrónica, etc. Este nivel también
incluye los Sistemas de Manejo de
conocimiento (KWS) [2], estos dan
soporte a los trabajadores “científicos”
como doctores, ingenieros, etc. A
diferencia del sistema anterior, estos
sistemas
sí
generan
nuevo
conocimiento.
¿Cuáles son entonces las aplicaciones
que hacen parte de cada nivel
organizacional? :
La Administración media incluye los
Sistemas Expertos [2], estos capturan
información de forma efectiva y actúan
basándose en el comportamiento de un
experto; es el propio sistema quién toma
la decisión. Los Sistemas de apoyo de
decisiones (DSS) [2] dependen de una
base de datos como fuente, son sistemas
hechos a la medida y enfatizan el apoyo
de decisión en todas las fases del
proceso. Finalmente encontramos los
Sistemas de Información Gerenciales
(MIS)[2], son básicamente sistemas de
procesamiento de transacciones y
producen información que puede ser
utilizada en la toma de decisiones
gerenciales, al igual que los DSS
dependen de una base de datos común a
todos los usuarios.
2. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EN LAS ORGANIZACIONES
Un sistema de información es un
conjunto formal de procesos que
operando sobre una colección de datos
estructurada de acuerdo con las
necesidades de la empresa recopila,
elabora y distribuye la información
necesaria para el funcionamiento de
dicha empresa. Los sistemas de
información y en general cualquier
aplicación desarrollada dentro de la
organización, se analiza e implementa
para cumplir determinados objetivos
(requerimientos
funcionales),
la
naturaleza de esos objetivos permiten
clasificar cada sistema de información
en un nivel administrativo como se
muestra en la figura 4.
El nivel de Administración de
Operaciones incluye los Sistemas de
procesamiento de transacciones (TPS
[2]), estos sistemas se encargan de hacer
operaciones rutinarias que manejan una
gran cantidad de datos para procesos
típicos como nómina y manejo de
inventario.
Los
sistemas
de
automatización de oficina (OAS)[2]
también hacen parte de este nivel, dan
Finalmente,
la
Administración
estratégica incluye los Sistemas de
apoyo a decisiones de grupo (GDSS)
[2], estos apoyan a los grupos que
toman decisiones estratégicas, son
creados con configuraciones especiales
y específicas utilizando elementos cómo
cuestionarios, escenarios, aportación de
ideas, etc. En la parte más alta de este
nivel, y de la organización, se
encuentran los Sistemas de apoyo a
ejecutivos (ESS) [2], utilizados por los
más altos mandos empresariales,
quienes
tomas
las
decisiones
estratégicas, son diseñados para exten-
O
Sistemas de
apoyo a
ejecutivos
F
Sistema de apoyo
de decisiones de
grupo
I
M
A
Administración
Estratégica
Sistemas Expertos
Sistemas de apoyo de
decisiones
Sistemas de Información
Gerencial
Administración
Media
T
Sistemas de trabajo de conocimiento
I
Sistemas de automatización de oficina
C
A
Sistemas de procesamiento de transacciones
A
d
m
ó
n
.
O
p
e
r
a
c
i
o
n
a
l
Figura 4: Sistemas de Información dentro de las organizaciones [2]
der y dar apoyo a las capacidades de los
ejecutivos para encontrar sentidos en
sus ambientes.
Encontramos a lo largo de toda la
organización aplicaciones de Ofimática,
estas
buscan
perfeccionar
la
comunicación
entre
todos
los
trabajadores de la información [3].
Anteriormente se expuso la importancia
de la relación entre la estructura
administrativa y la Jerarquía de
componentes, ahora es necesario
explicar la relación entre los diferentes
sistemas incluidos en esa estructura y
esta Jerarquía. Pues bien, cada nivel se
encarga de atender las necesidades de
las áreas que lo componen, pero ¿a
través de cuáles elementos logra
satisfacer
esas
necesidades?,
la
respuesta esta en los sistemas que se
implementan. En otras palabras, la base
de los componentes a seleccionar para
componer la jerarquía encuentran su
fundamento en las necesidades que
buscan satisfacer cada uno de estos
sistemas.
3. SITUACIÓN ACTUAL DEL
MERCADO. OPORTUNIDADES O AMENAZAS
La situación actual del negocio de
software en Colombia es un elemento
de vital importancia para el Gobierno
nacional. Esto lo demuestran el número
de nuevas propuestas [4] que pretenden
apoyar el fortalecimiento de esta
industria, ejemplos de estas son:
1. La iniciativa del Ministerio de
Comercio de apoyar el proceso de
exportación del Software y las
Tecnologías de Información (TI),
esta iniciativa busca fortalecer la
industria a nivel internacional.
2. Las propuestas de Proexport, que
apoyan tanto el proceso exportador
de TI como la capacitación para la
internacionalización liderada por
Fedesoft.
3. Las estrategias propuestas por
Colciencias,
fortaleciendo la
corporación CATI (Centro de
Apoyo
de
la
Tecnología
Informática) como líder en el
fomento de I & D. Y su apoyo en la
inclusión de la TI dentro del plan
estratégico nacional.
4. La Agenda de Conectividad
pretende direccionar recursos para
proyectos de fomento al sector de
TI.
5. BACOLDEX busca crear líneas de
fomento exportador especializadas
en TI y crear líneas de
fortalecimiento empresarial para
crecimiento corporativo y proyectos.
6. La propuesta del Ministerio de
Hacienda y la DIAN (Dirección de
Impuestos Nacionales) que busca
eliminar el IVA (Impuesto de Valor
Agregado) para computadores e
incentivar
a
las
Pymes
especialmente a través de ciertos
beneficios de índole tributario. Y
reducir retención en la fuente para
software y servicios conexos.
Esto demuestra, que la industria de
software atraviesa un buen momento
para aplicar nuevas estrategias y
acceder a nuevos elementos que
persigan el fortalecimiento individual,
nacional y por que
no, su
posicionamiento internacional.
Demos ahora, una mirada a algunos de
los elementos más importantes de la
situación actual del negocio de
software. Un estudio realizado por
Fedesoft, evidenció siete (7) factores
que se consideran como críticos en el
éxito del Negocio de Software, estos
factores son:
1. Capital de trabajo para financiar
crecimiento (21%)
2. Desarrollo de agresividad comercial
y de mercadeo (20%)
3. Personal Técnico calificado y
actualizado (18%)
4. Contar con un sistema de costos
adecuado (9%)
5. Falta de productos estandarizados y
exceso de Software a la medida
(9%)
6. Desarrollar una fortaleza en la
suscripción de contratos (8%).
7. Otros (2%)
El desarrollo de las estrategias
comerciales y de mercadeo son tomadas
en la parte más alta de la organización
(administración estratégica), esto puede
dejar al descubierto una oportunidad
para generar sistemas y aplicaciones ya
sean de Apoyo a Ejecutivos o de
decisiones de grupo que soporten el
diseño de este tipo de estrategias. Otra
oportunidad clara dentro de estos
factores esta representada por los
sistemas de costos (4), este tipo de
sistemas hace parte del nivel de
Administración Operativa, un buen
sistema de automatización de oficina
representa, según este estudio, un
elemento clave en el éxito del negocio
de software. Esto permite notar la
relación existente entre el éxito de un
negocio de software y el correcto
funcionamiento de sus áreas operativas
básicas, administrativas y gerenciales.
Un estudio realizado por IDC Latin
America Spending Trends, aseguró que
los tipos de aplicaciones que
representaban prioridad en términos de
inversión en 2004 fueron [5]:
Aplicación
Porcentaje (%)
ERP (Enterprise
39%
Resource Planning)
CRM
(Customer
31%
Relationship
Management)
Colaboración
24%
Business Intelligence
3%
Otro
3%
Tabla 1: Tipos de aplicaciones que representan
prioridad en términos de inversión en 2004
Los porcentajes obtenidos por ERP y
CRM demuestran la importancia de las
aplicaciones de apoyo a ejecutivos para
dirigir las organizaciones. Cada vez es
más importante para las organizaciones
dirigir desde un punto de vista
estratégico, que garantice el éxito a
nivel administrativo y operacional.
La siguiente lista es una serie de
recomendaciones concluidas en el
estudio de IDC para fortalecer las
organizaciones [5]:
1. Apóyese en las mejores prácticas de
la Industria.
2. Arregle el proceso de su negocio
primero.
3. Piense en el impacto a sus clientes.
4. Piense a largo plazo (exija mapas de
migración predecibles).
5. Demande calidad en el servicio
local; entre otros.
Antes de pensar en el posicionamiento
dentro del mercado nacional y el
posterior
ingreso
al
mercado
internacional de cada organización hay
que, primero concentrarse en evaluar y
mejorar el proceso de cada una de estas
organizaciones y luego concentrarse en
la calidad de los productos y servicios
que ofrece. Esta segunda no puede
ocurrir si no se concluye exitosamente
la primera etapa.
Finalmente, tenemos la posible firma
del Tratado de Libre Comercio (TLC),
donde cada vez se hace más evidente la
importancia de un sector económico
fuerte que pueda enfrentarse a un
mismo nivel con organizaciones
internacionales.
RESULTADOS
El fortalecimiento de la pequeña y
mediana industria depende en cierta
medida de la estructura y organización
de sus áreas operativas, administrativas
y gerenciales.
El campo de acción de los productos y
servicios que ofrecen las Pymes es
demasiado amplio como para basar la
Jerarquía en los componentes que serían
de utilidad para la fabricación de dichos
productos. Entonces es fundamental
basar la jerarquía en un elemento común
a cualquier pyme, un elemento que no
tenga en cuenta el objeto social de cada
organización, este elemento, según lo
que se demostró a través de todo el
artículo, es la estructura administrativa
y las aplicaciones que esta involucra.
CONLUSIONES
La Jerarquía de componentes de
software no puede ni debe ser desligada
de la estructura administrativa de la
Pyme, ya que su funcionamiento y
procesos se basan de una u otra forma
en esa estructura.
A diferencia de todos los sitios de
Internet que cuentan con algún tipo de
repositorio de componentes, el que
almacenaría la estandarización otorgada
por la definición de esta jerarquía en
particular, estaría enfocada a satisfacer
las necesidades de las Pymes y de esta
forma evitar que estas dependan
directamente de grandes y costosas
soluciones para apoyar los procesos
organizacionales.
REFERENCIAS
[1]
MINZTBERG
Henry.
La
estructuración de las organizaciones.
Ariel. Barcelona. 1999.
[2] KENDALL, Kenneth. KENDALL,
Julie. Análisis y Diseño de Sistemas de
Información. 3ª Edición.
México.
Prentice Hall Hispanoamérica S.A.
[3]WHITTEN, Jeffrey y otros. Análisis
y Diseño de Sistemas de Información.
3ª Edición. Madrid: Mc Graw Hill,
1999. 907 p.
[4] II Cumbre Sectorial de entidades
relacionadas con las Tecnologías de la
Información FEDESOFT
[5] VILLATE, Ricardo. El Imperativo
de la infraestructura de TI en América
Latina. IDC Latin America