1. DEFINICIÓN Este procedimiento describe los pasos para ofrecer

PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS BÁSICOS
Y ESPECIALIZADOS DE INFORMACIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE
APOYO E INFORMÁTICA - DRAI
CÓDIGO:
P-3419-402
VERSIÓN:
01
ELABORÓ
Seleny Zapata
APROBÓ
Martha Zapata
REVISÓ
Mónica Agudelo
Diony Arredondo
FECHA
Julio 2005
FECHA
Marzo 2006
FECHA
Marzo 2006
1. DEFINICIÓN
Este procedimiento describe los pasos para ofrecer servicios básicos y
especializados de información a los usuarios del Centro de Documentación. Entre
los servicios están: Préstamo de Material, Referencia, Formación de Usuarios,
Bibliografías Especializadas y Conmutación Bibliográfica.
2. CONTENIDO
PASO
01
DEPENDENCIA/OFICIO
CENDOI/
Bibliotecaria auxiliar
DESCRIPCIÓN
El usuario presenta una solicitud de un servicio
básico de información de manera verbal o
escrita.
1A) Si el servicio solicitado es de referencia, se
va al paso 2 del procedimiento.
PROCESO
Servicio de Información 1B) Si el servicio solicitado es Préstamo de
Documental
material, se va al paso 3 del procedimiento.
1C) Si el servicio solicitado es para Formación
de usuarios, se va al paso 5 del procedimiento.
UBICACIÓN
1D) Si el servicio es de bibliografía
especializada, se va al paso 6 del
procedimiento.
1E) Si el servicio es conmutación Bibliográfica,
se va al paso 7 del procedimiento.
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PASO
02
DEPENDENCIA/OFICIO
CENDOI/
Bibliotecaria auxiliar
PROCESO
Servicio de Información
Documental
DESCRIPCIÓN
Servicio de Referencia:
a) se le pregunta al usuario si sabe utilizar
el catálogo, si lo hace se le dice que se
dirija a un equipo destinado a ello y
busque la signatura topográfica del
recurso, de lo contrario se le explica
como se realiza la búsqueda.
b) Se le pregunta al usuario si sabe ubicar
el recurso dentro de la colección del
Centro de Documentación, si lo sabe
ubicar procede a buscarlo, de lo
contrario se le explica como hacerlo.
UBICACIÓN
c) Cuando el usuario obtiene el recurso
puede disponer de el en la sala de
consulta ó llevarlo en préstamo, si lo
lleva en préstamo se va al paso 3 del
procedimiento.
d) Se diligencia el
F-3419-402.
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formato de Servicios
PASO
03
DEPENDENCIA/OFICIO
DESCRIPCIÓN
Servicio de préstamo de material : Se verifica
CENDOI/
el tipo de usuario.
Bibliotecaria auxiliar
3A) Si es un estudiante de la Facultad:
PROCESO
Servicio de Información
Documental
UBICACIÓN
a) Se le solicita el carné y constancia de
matrícula actualizada, esta última se
exige solo la primera vez al inicio de
semestre.
b) Se verifica si está registrado en la base
de datos OLIB. Si lo está, se verifica
que no tenga ningún impedimento. Si lo
tiene, se le informa al usuario del
porque no se le hará el préstamo. Si el
usuario no está registrado, se ingresa
de acuerdo con las normas del Manual
General del CENDOI M-3419-401 para
su registro.
c) Se revisa si el material solicitado se
puede llevar en préstamo, de acuerdo
con los lineamientos definidos en El
Reglamento de Servicios del CENDOI
D-3419-402.
d) Se hace el registro del material para
préstamo en la base de datos OLIB.
e) Se entrega el material al usuario y se le
indica el plazo de devolución y se
diligencia el formato de Servicios
F-3419-402. Luego de esto se va al
paso 4 de procedimiento.
3B) Si es un profesor o empleado:
a) Se le solicita el carné de la universidad
y se va a la actividad 3A) (b).
3C) Si es un usuario externo para préstamo
ínterbibliotecario:
a) se consulta el Convenio de préstamo
interbibliotecario D-3419-404,
para
verificar su vigencia.
b) Se le solicita al usuario el carné de la
institución ó documento de identidad y
la carta de préstamo interbibliotecario y
se va a la actividad 3A) b).
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PASO
04
DEPENDENCIA/OFICIO
DESCRIPCIÓN
CENDOI/
Notas:
Bibliotecaria auxiliar
Cuando un usuario solicita una carta de
préstamo interbibliotecario para otra unidad de
información, se debe diligenciar el formato de
Solicitud de préstamo interbibliotecario F-3419405, del Sistema de Bibliotecas de la
Universidad de Antioquia.
Cuando existen fallas en sistema Olib , en el
PROCESO
momento de realizar el préstamo, se procede
Servicio de Información a diligenciar el formato de Plan de
Documental
contingencia F-3419-408.
Cuando el usuario hace la devoluciòn del
material, se recibe y se procede a:
UBICACIÓN
a) Se verifica el material recibido, de
encontrarse algún daño en el material
se le debe informar inmediatamente al
usuario para que haga la respectiva
reparación de este, de lo contrario se
va a la actividad (b).
b) Se verifica en la base de datos OLIB la
fecha de entrega del material, en caso
que la entrega se haga después de la
fecha estipulada, se le impone una
sanción de acuerdo a lo establecido en
el Reglamento General de Servicios del
CENDOI D-3419-402, de lo contrario
se va a la actividad (c).
c) Se pregunta al usuario si desea
renovar el material o entregarlo
definitivamente, si lo va a renovar, se
va al paso 3 del procedimiento, de lo
contrario se va a la actividad (d).
Nota: Si es un usuario con préstamo
interbibliotecario, se diligencia el formato de
Paz y salvo F-3419-406.
d) Se realiza la ubicación del material
dentro de la colección del CENDOI.
Nota: Para el caso en que el usuario reporte la
pérdida del material, se le impone una sanción
de acuerdo a lo establecido en el Reglamento
General de Servicios del CENDOI D-3419402.
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PASO
05
06
DEPENDENCIA/OFICIO
DESCRIPCIÓN
CENDOI/
Servicio de formación de usuarios :
Bibliotecólogo 1
Se recibe la solicitud de manera verbal o
escrita, para un grupo de estudiantes y se
procede a:
PROCESO
Servicio de Información
a) Se verifica la disponibilidad de tiempo
Documental
tanto por parte del Bibliotecólogo como
del usuario. Se acuerda la fecha y hora
del curso.
UBICACIÓN
b) Se hace la reserva del aula con las
ayudas audiovisuales necesarias para
dictar el curso.
c) Se consulta el contenido del curso en el
Manual General del CENDOI M-3419401 y se ofrece el curso.
d) Una vez termindado el curso, se
procede a diligenciar, por parte del
grupo, el formato de Evaluación del
curso F-3419-705. Luego se analiza
para
implementar
las
mejoras
necesarias.
e) Un vez dictado el curso se diligencia el
formato de Servicios F-3419-402.
CENDOI/
Bibliografía especializada:
Bibliotecaria Auxiliar
a) Se pregunta al usuario cual es el tema
sobre el cual desea la información.
b) Se busca en la base de datos OLIB el
PROCESO
tema de consulta según Manual
Servicio de Información
General del CENDOI M-3419-401.
Documental
c) Si se encuentra el tema, se le da la
respectiva información al usuario sobre
las bibliografías consultadas y se
UBICACIÓN
diligencia el formato de Servicios
F3419-402.
d) Si no se encuentra el tema, se informa
al usuario y se termina el procedimiento.
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PASO
07
DEPENDENCIA/OFICIO
DESCRIPCIÓN
CENDOI/
Conmutación Bibliográfica:
Bibliotecaria Auxiliar
El usuario presenta una solicitud de un artículo
y se procede a:
a) Se busca la información en
los
catálogos de cada una de las
bibliotecas inscritas dentro del convenio
Istec Liblink, el cual se encuentra en la
página Web del CENDOI. Sí está el
artículo, se envía la solicitud por correo
electrónico a la respectiva institución.
Se espera que llegue el artículo y se le
entrega al usuario solicitante.
b) Sí no está el artículo, se procede a
buscarlo en la British library, el cual se
encuentra
en la página Web del
CENDOI. Si se encuentra el artículo, se
le informa al usuario para que pida la
autorización en el CIA, si se aprueba, se
envía la solicitud del artículo por correo
electrónico a la institución y se registra
en el formato Solicitud a la British F3419-404.
c) Se espera a que llegue el artículo, se
informa en el CIA y se diligencia el
formato de Control de cupones F-3419407 y se entrega al usuario.
d) Se diligencia el formato de Servicios
F-3419-402.
PROCESO
Servicio de Información
Documental
UBICACIÓN
Nota: Sí al mes de escrita la solicitud del
artículo no ha llegado, se procede hacer el
correspondiente reclamo.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
¾
¾
¾
¾
¾
Manual General del CENDOI M-3419-401.
Reglamento General de Servicios del CENDOI D-3419-402.
Convenio de préstamo interbibliotecario D-3419-404.
Carta de préstamo intebibliotecario de instituciones prestatarias.
Paz y salvo de las instituciones prestatarias.
4. REGISTROS
CÒDIGO
FORMATO
NOMBRE
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RESPONSABLE
DE DILIGENCIAR
LUGAR DE
ARCHIVO
CLASIFICACIÓ
N
TIEMPO
DE
ARCHIVO
DISPOSICIÒN
CÒDIGO
FORMATO
NOMBRE
F-3419-402
Servicios
F-3419-407
F-3419-408
DISPOSICIÒN
Por mes
1 año
Destrucción
Orden de
llegada
1 año
Destrucción
Archivo
electrónico
CENDOI
Por nombre
1 año
Borrado
No aplica
No aplica
No aplica
No aplica
Por Fecha de
Curso
1 año
Destrucción
Bibliotecario
auxiliar
Archivo del
CENDOI
Archivo del
CENDOI
Orden de pedido
1 año
Destrucción
Bibliotecario
auxiliar
Archivo del
CENDOI
Por fecha de
falla en el
sistema
1 año
Destrucción
Bibliotecólogo y
Auxiliar
Bibliotecaria
auxiliar
Archivo del
CENDOI
Archivo del
CENDOI
Bibliotecaria
Auxiliar
Bibliotecaria
Auxiliar
Solicitud de
la British
Solicitud de
de préstamo
F-3419-405
Interbibliotec
ario
F-3419-705
TIEMPO
DE
ARCHIVO
LUGAR DE
ARCHIVO
F-3419-404
F-3419-406
CLASIFICACIÓ
N
RESPONSABLE
DE DILIGENCIAR
Paz y salvo
Evaluación
del curso
Control de
cupones
Plan de
contingencia
Bibliotecologo
5. NOTA DE CAMBIO
¾ No aplica para la primera versión.
6. ANEXOS
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
¾
Anexo 1: Flujograma del procedimiento.
Anexo 2: Formato de Servicios F-3419-402.
Anexo 3: Formato de Solicitud de la British. F-3419-404
Anexo 4: Formato de Solicitud de préstamo interbibliotecario. F-3419-405
Anexo 5: Formato de Paz y salvo. F-3419-406
Anexo 6: Formato de Evaluación del curso.F-3419-705
Anexo 7: Formato de Control de cupones.F-3419-407
Anexo 8: Formato de Plan de contingencia. F-3419-408
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Anexo 1. Flujograma del procedimiento
INICIO
Recibir solicitud de
servicio
¿Es un
servicio de
referencia?
SI
¿Es
préstamo?
NO
NO
2
SI
D
Preguntar al
usuario que si
usa el catálogo
Verificar el tipo
de usuario
¿Lo sabe
usar?
NO
Explicar al usuario
como hacer la
búsqueda
¿Es un
estudiante?
NO
SI
Decir al usuario que
busque la signatura
topográfica
Indicar al usuario
como buscar el
recurso
NO
Solicitar carné y
constancia de
matricula
actualizada
¿Lo sabe
buscar?
SI
¿Lo lleva en
préstamo?
B
SI
Preguntar al usuario
que si sabe buscar
el recurso en la
colección
El usuario busca
el recurso
¿Están
actualizados?
SI
NO
C
F-3419-402
NO
SI
Verificar si esta
registrado en
OLIB
Fin
1
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1
¿Está
registrado?
NO
SI
M-3419401
SI
Informar al
usuario de estos
NO
Registrarlo segùn
las normas del
Manual General del
CENDOI
Verificar si el material
se puede llevar en
préstamo
SI
Hacer registro del
material en base
de datos Olib
¿Tiene
impedimentos?
Verificar que
no tenga
impedimentos
Informar al usuario
sobre la fecha de
devolución
¿Se puede
prestar?
D-3419-402
No hacer el
préstamo
NO
Fin
F-3419-402
D-3419-401
Recibir el material
prestado
Verificar el estado
del material
SI
NO
¿Se entrego
a tiempo?
NO
¿Está en buen
estado?
Verificar la fecha de
entrega
Informar al usuario
que debe
encuadernar el
material
SI
Imponer sanción
de acuerdo al
reglamento del
CENDOI
Preguntar al usuario
si lo desea renovar
SI
Ubicar el material en la
dentro de la colección
D-3419-402
Fin
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Esperar la
entrega del
material
¿Lo va a
renovar?
NO
D
2
¿Es formación
de usuarios?
SI
Verificar la disponibilidad
de tiempo
Hacer la reserva
del aula con las
ayudas
NO
SI
¿Es
bibliografía
especializada?
M-3419-401
Ver contenido del curso.
Consultar Manual
General CENDOI
E
Diligenciar Formato
de servicios
NO
Esperar la fecha
para dictar el curso
NO
¿Es
conmutación
bibliografíca?
De dicta el
Curso
SI
F
El grupo evalua el
curso
B
F-3419-705
Fin
¿Es profesor
o empleado?
SI
Solicitar carné de
la universidad
C
NO
¿Es usuario
externo?
SI
Consultar Convenio de
Prèstamo interbibliotecario
D-3419-404
Fin
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Solicitar documento de
identidad y carta de
préstamo
interbibliotecario
E
Se le pregunta al
usuario sobre que
tema desea la
información
Se busca en la base
de datos OLIB el
respectivo tema
¿Se encontró
el tema?
SI
Entregar la información
sobre la bibliografía al
usuario
¿Se encontró
el artículo?
Se busca la información
sobre el artìculo en los
catálogos de las
bibliotecas inscritas
NO
Solicitar el artículo en la
British library
Informar al usuario para
que solicite autorización
en el CIA
NO
Fin
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Informar al
usuario
Fin
Fin
F
¿Se
autorizó?
NO
SI
Enviar solicitud
vía E-mail
Se diligencia planilla
de solicitud a la
BRITISH
Se diligencia planilla
de control de
cupones
SI
Se espera que
llegue el artìculo
Entregarlo al
usuario
E-mail
F-
3419404
F-
3419407