PROCEDIMIENTO DE SERVICIOS BÁSICOS Y ESPECIALIZADOS DE INFORMACIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD DEPARTAMENTO DE RECURSOS DE APOYO E INFORMÁTICA - DRAI CÓDIGO: P-3419-402 VERSIÓN: 01 ELABORÓ Seleny Zapata APROBÓ Martha Zapata REVISÓ Mónica Agudelo Diony Arredondo FECHA Julio 2005 FECHA Marzo 2006 FECHA Marzo 2006 1. DEFINICIÓN Este procedimiento describe los pasos para ofrecer servicios básicos y especializados de información a los usuarios del Centro de Documentación. Entre los servicios están: Préstamo de Material, Referencia, Formación de Usuarios, Bibliografías Especializadas y Conmutación Bibliográfica. 2. CONTENIDO PASO 01 DEPENDENCIA/OFICIO CENDOI/ Bibliotecaria auxiliar DESCRIPCIÓN El usuario presenta una solicitud de un servicio básico de información de manera verbal o escrita. 1A) Si el servicio solicitado es de referencia, se va al paso 2 del procedimiento. PROCESO Servicio de Información 1B) Si el servicio solicitado es Préstamo de Documental material, se va al paso 3 del procedimiento. 1C) Si el servicio solicitado es para Formación de usuarios, se va al paso 5 del procedimiento. UBICACIÓN 1D) Si el servicio es de bibliografía especializada, se va al paso 6 del procedimiento. 1E) Si el servicio es conmutación Bibliográfica, se va al paso 7 del procedimiento. Página 1 de 11 PASO 02 DEPENDENCIA/OFICIO CENDOI/ Bibliotecaria auxiliar PROCESO Servicio de Información Documental DESCRIPCIÓN Servicio de Referencia: a) se le pregunta al usuario si sabe utilizar el catálogo, si lo hace se le dice que se dirija a un equipo destinado a ello y busque la signatura topográfica del recurso, de lo contrario se le explica como se realiza la búsqueda. b) Se le pregunta al usuario si sabe ubicar el recurso dentro de la colección del Centro de Documentación, si lo sabe ubicar procede a buscarlo, de lo contrario se le explica como hacerlo. UBICACIÓN c) Cuando el usuario obtiene el recurso puede disponer de el en la sala de consulta ó llevarlo en préstamo, si lo lleva en préstamo se va al paso 3 del procedimiento. d) Se diligencia el F-3419-402. Página 2 de 11 formato de Servicios PASO 03 DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN Servicio de préstamo de material : Se verifica CENDOI/ el tipo de usuario. Bibliotecaria auxiliar 3A) Si es un estudiante de la Facultad: PROCESO Servicio de Información Documental UBICACIÓN a) Se le solicita el carné y constancia de matrícula actualizada, esta última se exige solo la primera vez al inicio de semestre. b) Se verifica si está registrado en la base de datos OLIB. Si lo está, se verifica que no tenga ningún impedimento. Si lo tiene, se le informa al usuario del porque no se le hará el préstamo. Si el usuario no está registrado, se ingresa de acuerdo con las normas del Manual General del CENDOI M-3419-401 para su registro. c) Se revisa si el material solicitado se puede llevar en préstamo, de acuerdo con los lineamientos definidos en El Reglamento de Servicios del CENDOI D-3419-402. d) Se hace el registro del material para préstamo en la base de datos OLIB. e) Se entrega el material al usuario y se le indica el plazo de devolución y se diligencia el formato de Servicios F-3419-402. Luego de esto se va al paso 4 de procedimiento. 3B) Si es un profesor o empleado: a) Se le solicita el carné de la universidad y se va a la actividad 3A) (b). 3C) Si es un usuario externo para préstamo ínterbibliotecario: a) se consulta el Convenio de préstamo interbibliotecario D-3419-404, para verificar su vigencia. b) Se le solicita al usuario el carné de la institución ó documento de identidad y la carta de préstamo interbibliotecario y se va a la actividad 3A) b). Página 3 de 11 PASO 04 DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN CENDOI/ Notas: Bibliotecaria auxiliar Cuando un usuario solicita una carta de préstamo interbibliotecario para otra unidad de información, se debe diligenciar el formato de Solicitud de préstamo interbibliotecario F-3419405, del Sistema de Bibliotecas de la Universidad de Antioquia. Cuando existen fallas en sistema Olib , en el PROCESO momento de realizar el préstamo, se procede Servicio de Información a diligenciar el formato de Plan de Documental contingencia F-3419-408. Cuando el usuario hace la devoluciòn del material, se recibe y se procede a: UBICACIÓN a) Se verifica el material recibido, de encontrarse algún daño en el material se le debe informar inmediatamente al usuario para que haga la respectiva reparación de este, de lo contrario se va a la actividad (b). b) Se verifica en la base de datos OLIB la fecha de entrega del material, en caso que la entrega se haga después de la fecha estipulada, se le impone una sanción de acuerdo a lo establecido en el Reglamento General de Servicios del CENDOI D-3419-402, de lo contrario se va a la actividad (c). c) Se pregunta al usuario si desea renovar el material o entregarlo definitivamente, si lo va a renovar, se va al paso 3 del procedimiento, de lo contrario se va a la actividad (d). Nota: Si es un usuario con préstamo interbibliotecario, se diligencia el formato de Paz y salvo F-3419-406. d) Se realiza la ubicación del material dentro de la colección del CENDOI. Nota: Para el caso en que el usuario reporte la pérdida del material, se le impone una sanción de acuerdo a lo establecido en el Reglamento General de Servicios del CENDOI D-3419402. Página 4 de 11 PASO 05 06 DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN CENDOI/ Servicio de formación de usuarios : Bibliotecólogo 1 Se recibe la solicitud de manera verbal o escrita, para un grupo de estudiantes y se procede a: PROCESO Servicio de Información a) Se verifica la disponibilidad de tiempo Documental tanto por parte del Bibliotecólogo como del usuario. Se acuerda la fecha y hora del curso. UBICACIÓN b) Se hace la reserva del aula con las ayudas audiovisuales necesarias para dictar el curso. c) Se consulta el contenido del curso en el Manual General del CENDOI M-3419401 y se ofrece el curso. d) Una vez termindado el curso, se procede a diligenciar, por parte del grupo, el formato de Evaluación del curso F-3419-705. Luego se analiza para implementar las mejoras necesarias. e) Un vez dictado el curso se diligencia el formato de Servicios F-3419-402. CENDOI/ Bibliografía especializada: Bibliotecaria Auxiliar a) Se pregunta al usuario cual es el tema sobre el cual desea la información. b) Se busca en la base de datos OLIB el PROCESO tema de consulta según Manual Servicio de Información General del CENDOI M-3419-401. Documental c) Si se encuentra el tema, se le da la respectiva información al usuario sobre las bibliografías consultadas y se UBICACIÓN diligencia el formato de Servicios F3419-402. d) Si no se encuentra el tema, se informa al usuario y se termina el procedimiento. Página 5 de 11 PASO 07 DEPENDENCIA/OFICIO DESCRIPCIÓN CENDOI/ Conmutación Bibliográfica: Bibliotecaria Auxiliar El usuario presenta una solicitud de un artículo y se procede a: a) Se busca la información en los catálogos de cada una de las bibliotecas inscritas dentro del convenio Istec Liblink, el cual se encuentra en la página Web del CENDOI. Sí está el artículo, se envía la solicitud por correo electrónico a la respectiva institución. Se espera que llegue el artículo y se le entrega al usuario solicitante. b) Sí no está el artículo, se procede a buscarlo en la British library, el cual se encuentra en la página Web del CENDOI. Si se encuentra el artículo, se le informa al usuario para que pida la autorización en el CIA, si se aprueba, se envía la solicitud del artículo por correo electrónico a la institución y se registra en el formato Solicitud a la British F3419-404. c) Se espera a que llegue el artículo, se informa en el CIA y se diligencia el formato de Control de cupones F-3419407 y se entrega al usuario. d) Se diligencia el formato de Servicios F-3419-402. PROCESO Servicio de Información Documental UBICACIÓN Nota: Sí al mes de escrita la solicitud del artículo no ha llegado, se procede hacer el correspondiente reclamo. 3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Manual General del CENDOI M-3419-401. Reglamento General de Servicios del CENDOI D-3419-402. Convenio de préstamo interbibliotecario D-3419-404. Carta de préstamo intebibliotecario de instituciones prestatarias. Paz y salvo de las instituciones prestatarias. 4. REGISTROS CÒDIGO FORMATO NOMBRE Página 6 de 11 RESPONSABLE DE DILIGENCIAR LUGAR DE ARCHIVO CLASIFICACIÓ N TIEMPO DE ARCHIVO DISPOSICIÒN CÒDIGO FORMATO NOMBRE F-3419-402 Servicios F-3419-407 F-3419-408 DISPOSICIÒN Por mes 1 año Destrucción Orden de llegada 1 año Destrucción Archivo electrónico CENDOI Por nombre 1 año Borrado No aplica No aplica No aplica No aplica Por Fecha de Curso 1 año Destrucción Bibliotecario auxiliar Archivo del CENDOI Archivo del CENDOI Orden de pedido 1 año Destrucción Bibliotecario auxiliar Archivo del CENDOI Por fecha de falla en el sistema 1 año Destrucción Bibliotecólogo y Auxiliar Bibliotecaria auxiliar Archivo del CENDOI Archivo del CENDOI Bibliotecaria Auxiliar Bibliotecaria Auxiliar Solicitud de la British Solicitud de de préstamo F-3419-405 Interbibliotec ario F-3419-705 TIEMPO DE ARCHIVO LUGAR DE ARCHIVO F-3419-404 F-3419-406 CLASIFICACIÓ N RESPONSABLE DE DILIGENCIAR Paz y salvo Evaluación del curso Control de cupones Plan de contingencia Bibliotecologo 5. NOTA DE CAMBIO ¾ No aplica para la primera versión. 6. ANEXOS ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ ¾ Anexo 1: Flujograma del procedimiento. Anexo 2: Formato de Servicios F-3419-402. Anexo 3: Formato de Solicitud de la British. F-3419-404 Anexo 4: Formato de Solicitud de préstamo interbibliotecario. F-3419-405 Anexo 5: Formato de Paz y salvo. F-3419-406 Anexo 6: Formato de Evaluación del curso.F-3419-705 Anexo 7: Formato de Control de cupones.F-3419-407 Anexo 8: Formato de Plan de contingencia. F-3419-408 Página 7 de 11 Anexo 1. Flujograma del procedimiento INICIO Recibir solicitud de servicio ¿Es un servicio de referencia? SI ¿Es préstamo? NO NO 2 SI D Preguntar al usuario que si usa el catálogo Verificar el tipo de usuario ¿Lo sabe usar? NO Explicar al usuario como hacer la búsqueda ¿Es un estudiante? NO SI Decir al usuario que busque la signatura topográfica Indicar al usuario como buscar el recurso NO Solicitar carné y constancia de matricula actualizada ¿Lo sabe buscar? SI ¿Lo lleva en préstamo? B SI Preguntar al usuario que si sabe buscar el recurso en la colección El usuario busca el recurso ¿Están actualizados? SI NO C F-3419-402 NO SI Verificar si esta registrado en OLIB Fin 1 Página 8 de 11 1 ¿Está registrado? NO SI M-3419401 SI Informar al usuario de estos NO Registrarlo segùn las normas del Manual General del CENDOI Verificar si el material se puede llevar en préstamo SI Hacer registro del material en base de datos Olib ¿Tiene impedimentos? Verificar que no tenga impedimentos Informar al usuario sobre la fecha de devolución ¿Se puede prestar? D-3419-402 No hacer el préstamo NO Fin F-3419-402 D-3419-401 Recibir el material prestado Verificar el estado del material SI NO ¿Se entrego a tiempo? NO ¿Está en buen estado? Verificar la fecha de entrega Informar al usuario que debe encuadernar el material SI Imponer sanción de acuerdo al reglamento del CENDOI Preguntar al usuario si lo desea renovar SI Ubicar el material en la dentro de la colección D-3419-402 Fin Página 9 de 11 Esperar la entrega del material ¿Lo va a renovar? NO D 2 ¿Es formación de usuarios? SI Verificar la disponibilidad de tiempo Hacer la reserva del aula con las ayudas NO SI ¿Es bibliografía especializada? M-3419-401 Ver contenido del curso. Consultar Manual General CENDOI E Diligenciar Formato de servicios NO Esperar la fecha para dictar el curso NO ¿Es conmutación bibliografíca? De dicta el Curso SI F El grupo evalua el curso B F-3419-705 Fin ¿Es profesor o empleado? SI Solicitar carné de la universidad C NO ¿Es usuario externo? SI Consultar Convenio de Prèstamo interbibliotecario D-3419-404 Fin Página 10 de 11 Solicitar documento de identidad y carta de préstamo interbibliotecario E Se le pregunta al usuario sobre que tema desea la información Se busca en la base de datos OLIB el respectivo tema ¿Se encontró el tema? SI Entregar la información sobre la bibliografía al usuario ¿Se encontró el artículo? Se busca la información sobre el artìculo en los catálogos de las bibliotecas inscritas NO Solicitar el artículo en la British library Informar al usuario para que solicite autorización en el CIA NO Fin Página 11 de 11 Informar al usuario Fin Fin F ¿Se autorizó? NO SI Enviar solicitud vía E-mail Se diligencia planilla de solicitud a la BRITISH Se diligencia planilla de control de cupones SI Se espera que llegue el artìculo Entregarlo al usuario E-mail F- 3419404 F- 3419407