Oficina de País de la OIT para Argentina, OP

 Departamento de RR. HH. Oficina Internacional del Trabajo Oficina de País de la OIT para Argentina, OP-Buenos Aires
AVISO DE PUESTO VACANTE
Se organiza una convocatoria para la presentación de candidaturas internas y externas a fin
de cubrir la vacante siguiente:
Concurso Nº
Grado:
Título: Nombre del puesto:
Lugar de destino:
Duración:
015/2016
G5
Secretaria de Dirección
OP-Buenos Aires
Un año con posibilidades de renovación
GENERALIDADES
Con arreglo a lo dispuesto en los artículos 31 y 32 Anexo I del Estatuto del Personal, todos los
concursos estarán abiertos a los candidatos internos, vale decir los funcionarios titulares, así como
los funcionarios con contratos de duración determinada que hayan completado su período de prueba
a la fecha de clausura de esta convocatoria. Los funcionarios que presten servicio en proyectos de
cooperación técnica, excepto aquellos que estén destacados en otro empleo en la Oficina, así como
los funcionarios nombrados de conformidad con el Reglamento aplicable a las condiciones de
empleo de los funcionarios con contrato de corta duración, no tendrán derecho a participar como
candidatos internos; pero podrán presentarse como candidatos externos.
INTRODUCCIÓN
La Oficina de la OIT en Argentina tiene por finalidad brindar asesoría técnica a los constituyentes
tripartitos (gobierno, organizaciones de empleadores y organizaciones de trabajadores). Esta Oficina
proporciona apoyo para la promoción del Programa de Trabajo Decente de la OIT como un
componente importante de las políticas de desarrollo nacionales.
El Equipo de esta Oficina se encuentra en la búsqueda de cubrir el puesto de Secretaria de la
Dirección.
DESCRIPCIÓN DE TAREAS
La Secretaria de Dirección proporciona una gama de trabajos de oficina y servicios de apoyo
administrativo al Director de la Oficina y a otros miembros del personal profesional. El titular de esta
posición también es responsable de proporcionar servicios de registros eficientes y oportunos para la
Oficina.
La Secretaria de Dirección trabaja bajo la supervisión directa del Director del OP-Buenos Aires y se
encargará de desarrollar las siguientes funciones:
Departamento de RR. HH. Oficina Internacional del Trabajo FUNCIONES GENÉRICAS
1. Acordar citas y llevar la agenda del supervisor. Recibir visitas, ubicar y seleccionar llamadas
telefónicas, y responder discretamente a solicitudes.
2. Organizar reuniones tanto internas como externas, algunas de ellas con funcionarios de alto
rango, así como redactar las actas y/o tomar notas de dichas reuniones.
3. Desempeñar el cargo de secretaria administrativa en cursos, seminarios y talleres de formación.
4. Traducir documentos breves. Pueden requerirse sus servicios como intérprete.
5. Tomar al dictado y transcribir textos de una gran variedad de materias, asegurándose de que la
ortografía, la puntuación y el formato son los correctos. Redactar correspondencia, documentos e
informes, algunos de ellos de gran confidencialidad, incluyendo tablas estadísticas, y comprobar
que la ortografía, la gramática y la puntuación sean correctas.
6. Recibir, seleccionar, cargar y redirigir correspondencia, adjuntar la información adicional
necesaria, y desarrollar un sistema de seguimiento para decidir la línea de actuación y las
directrices necesarias.
7. Realizar otras tareas designadas por el Director o el funcionario encargado, asegurándose de
que se envían faxes, correo electrónico, valija y correo urgente.
8. Redactar correspondencia y respuestas rutinarias, así como garantizar el seguimiento de las
mismas.
9. Actualizar archivos sobre política, confidenciales y generales.
10. Comprobar que la correspondencia que debe ser enviada se haya redactado de acuerdo con los
procedimientos establecidos y que presente el rigor necesario antes de ser firmada por el
supervisor. Preparar solicitudes y formularios administrativos para el supervisor y los funcionarios
que estén de visita, y realizar un seguimiento de su proceso con los servicios administrativos
correspondientes.
11. Seleccionar y realizar los compendios pertinentes, así como llevar a cabo búsquedas de
información.
12. Tener actualizadas las direcciones de mandantes, ministros, personalidades gubernamentales y
otros oficiales de alto rango.
13. Realizar los preparativos de los viajes del Director y de los Especialistas y llevar a cabo tareas de
coordinación con otras unidades, agencias de la ONU, ministerios, organizaciones no
gubernamentales y mandantes.
14. Colaborar en la preparación de programas para las misiones oficiales que se reciban, concertar
citas con mandantes tripartitos de la OIT. En dicha preparación se incluyen organización logística
y tareas de secretariado. Puede pedírsele que ayude a otros/as secretarios/as.
15. Realizar otras tareas designadas por el supervisor, entre las cuales se incluye la actualización de
información de páginas web.
FUNCIONES ESPECÍFICAS
1. Buscar y preparar material informativo para el Director y el/los Especialistas, para ser consultado
en viajes oficiales, reuniones especiales y otras acciones. Recopilar, solicitar y coordinar
materiales informativos para las misiones y reuniones del Director y el/los Especialistas,
asegurándose de que se cumplen las solicitudes horarias. Seleccionar y realizar los compendios
pertinentes y realizar búsquedas de información.
2. Proporcionar ayuda de tipo administrativo para organizar reuniones y recepciones oficiales.
Asistir a reuniones, tomar notas y redactar actas. Realizar todos los preparativos importantes
necesarios para talleres y seminarios.
3. Proporcionar servicios de ayuda en gestión de la oficina y administrativa a otros miembros del
personal profesional, si es necesario.
Departamento de RR. HH. Oficina Internacional del Trabajo 4. Mantener contactos con funcionarios de oficinas gubernamentales, ministerios, organizaciones
de trabajadores y de empresarios, agencias de la ONU y cuerpo diplomático, y actualizar listas
importantes.
5. Como responsable del registro y archivo: recibir, filtrar, registrar y distribuir toda la
correspondencia que se recibe en la Oficina, adjuntando la documentación de apoyo o referencia
necesaria y mantener un sistema de seguimiento. Clasificación de documentos y otros géneros
de material escrito que se reciben o despachan. Informar al Director sobre cualquier asunto que
requiera acción inmediata y/o personal. Asegurar que la correspondencia, ya sea faxes, correos
electrónicos, valija y correo regular, sea debidamente despachada.
CALIFICACIONES Y EXPERIENCIA
EDUCACIÓN
Educación secundaria completa. Estudios superiores en áreas administrativas relacionadas al puesto
será considerado como una ventaja.
EXPERIENCIA
Cinco años de experiencia como secretario/a y/o asistente. Cinco años de experiencia administrativa
y/o de oficina relacionada, incluidos la conservación y el procesamiento de información. Experiencia
de los procedimientos administrativos de la OIT y/o de Naciones Unidas será considerada una
ventaja.
IDIOMAS
Perfecto dominio del español y muy buen conocimiento del idioma inglés, tanto oral como escrito.
COMPETENCIAS
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Capacidad demostrada para utilizar software de tratamiento de textos y correo electrónico y para
servirse de otros paquetes de software que requiera la unidad de trabajo.
Notable conocimiento de procedimientos de oficina modernos, de prácticas y procedimientos de
secretariado y conocimiento de prácticas administrativas.
Conocimiento de la materia y programa, de los procedimientos internos para preparar
documentos y formularios administrativos, así como para el uso de sistemas de archivo.
Conocimiento del protocolo.
Capacidad demostrada para redactar actas de reuniones y correspondencia, asegurándose de
que la ortografía, la gramática y la puntuación sean correctas.
Capacidad para responder a las solicitudes telefónicas o en persona de una manera adecuada.
Excelentes dotes de gestión del tiempo, capacidad de trabajar bien con colegas, obtener
servicios de otras unidades de trabajo dentro o fuera de la oficina que ayuden a completar las
tareas, para organizar el propio trabajo y responder a múltiples solicitudes.
Capacidad de responder a las solicitudes de funcionarios de oficinas gubernamentales,
ministerios, constituyentes de la OIT y de ONGs; para evaluar correspondencia y consultas a fin
de elegir la manera más adecuada de abordarlas.
Capacidad para buscar y recuperar información procedente de bases de datos y de recopilar
informes, para determinar qué material adicional y de referencia pueden necesitar otros
miembros del personal, y de seleccionar las solicitudes según urgencia y prioridad.
Capacidad de tratar asuntos confidenciales con discreción, perspicacia, autonomía e iniciativa
personal en la ejecución de sus tareas de apoyo a la Dirección.
Pueden exigírsele dotes de supervisión.
Departamento de RR. HH. Oficina Internacional del Trabajo Las personas interesadas en el puesto deben considerar que las nueve competencias
fundamentales de la OIT, listadas a continuación, sirven de base para evaluar el desempeño
de quienes tengan contratos de un año o más de duración: Integridad y transparencia,
Sensibilidad a la diversidad, Orientación al aprendizaje y al intercambio de conocimientos,
Orientación al cliente, Comunicación, Orientación al cambio, Asume la responsabilidad respecto del
desempeño, Orientación a la calidad y Colaboración.
La persona que gane el concurso deberá sustentar su CV, mediante la presentación de documentos
que certifiquen sus estudios (grados obtenidos), así como su experiencia laboral previa. Se solicitará
referencias laborales a sus supervisores anteriores.
CANDIDATURAS
Sólo se recibirá las hojas de vida que cumplan con los requisitos descritos en este anuncio, junto con
una carta de presentación (de una página de longitud como máximo), haciendo referencia al número
de concurso “015/2016 – Secretaria de Dirección” hasta el 7 de junio de 2016 únicamente en la
cuenta de correo [email protected].
Este anuncio está dirigido al público local (nacional o con nacionalidad argentina) o residencia
permanente en el lugar de destino).
Se solicitará a los/las candidatos/as preseleccionados/as que se sometan a un examen práctico y
que acudan a una entrevista.
Buenos Aires, 23 de mayo de 2016