Consecución de Recursos - Oficina de Administración Documental

HOJA1
UNIVERSIDAD DE LOS ANDES
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
SECCIÓN: Rectoría
Subsección nivel I: Dirección de Desarrollo
Subsección nivel II: Dirección de Desarrollo
Macro proceso institucional: CONSECUCIÓN DE RECURSOS
Proceso nivel I: Movilizar recursos financieros
Proceso nivel II: Elaborar y ejecutar campañas de donación
Proceso nivel I: Optimizar integración de los procesos administrativos
Proceso nivel II: Gestión financiera
Proceso nivel II: Gestión administrativa
Proceso nivel II: Gestión del recurso humano
Proceso nivel I: Vincular e inspirar a los egresados
Proceso nivel II: Encuentros egresados
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
CONSERVACIÓN
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
PROCEDIMIENTOS
CP
E
S
Microf
Investigación de prospectos
UA-DDE040304807
Prospectos de
donaciones
Lista detallada de posibles
donantes
3
X
X
X
Propuesta para consecución
de recursos
Digit
Elec
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellos planes estratégicos que
sean representativos para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
Archivístico indicado.
Ficha técnica
Intención de donación
Registro de donación
En relación con los expedientes que hacen parte de las
donaciones se debe tener como referente lo que
establece el Código Civil Colombiano Titulo XIII. De las
donaciones entre vivos
Carta de agradecimiento
Fotocopia de la cédula del
representante legal
Fotocopia del RUT
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
UA-DDE040300901
Certificado del contador y/o
revisor fiscal
Fotocopia de la cámara de
comercio de entidad
Donación persona Fotocopia cheque
jurídica
Fotocopia consignación
Documento transferencia en
línea
Nota debito o crédito
2
X
X
X
Articulo 1443. Definición de donación entre vivos
Articulo 1457. Donación de inmuebles
Articulo 1458. Autorización de donaciones en razón al
monto.
Articulo 1459. Donación de cantidades periódicas
Articulo 1460. Donación a plazo o bajo condición
Articulo 1461. Otorgamiento por escritura pública de las
donaciones con causa onerosa
Articulo 1462. Donaciones que imponen gravamen
pecuniario
Articulo 1464. Formalidades de las donaciones a titulo
universal
Articulo 1468. Aceptación de donaciones
Articulo 1469. Revocación de la donación
Extractos de movimiento
Informe de donación
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán
permanentemente estos documentos en el archivo central
y se Procederá a realizar el Tratamiento Archivístico
040300901
2
jurídica
X
X
X
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
CONSERVACIÓN
CP
E
S
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
Microf
Minuta
Escritura pública
UA-DDE040304807
Prospectos de
donaciones
Certificado de donación
3
X
X
X
Intención de donación
Registro de donación
Carta de agradecimiento
Fotocopia de la cédula del
donante
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
UA-DDECONSECUCIÓN
0403DE RECURSOS
00902
Fotocopia de cheque
Donación persona Fotocopia consignación
natural
Documento transferencia en
línea
2
X
X
X
Autorización descuento por
nómina
Digit
Articulo 1462. Donaciones que imponen gravamen
pecuniario
Articulo 1464. Formalidades de las donaciones
a titulo
HOJA2
universal
Articulo 1468. Aceptación de donaciones
Articulo 1469. Revocación de la donación
PROCEDIMIENTOS
Elec
una
Una vez cumplido el tiempo de retención,
retención, seleccionar
se conservarán
muestra
del 10% estos
de aquellos
planes
estratégicos
que
permanentemente
documentos
en el
archivo central
para la elhistoria
de la Dirección
de
ysean
se representativos
Procederá a realizar
Tratamiento
Archivístico
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
indicado.
Archivístico indicado.
En relación con los expedientes que hacen parte de las
donaciones se debe tener como referente lo que
establece el Código Civil Colombiano Titulo XIII. De las
donaciones entre vivos
Articulo 1443. Definición de donación entre vivos
Articulo 1457. Donación de inmuebles
Articulo 1458. Autorización de donaciones en razón al
monto.
Articulo 1459. Donación de cantidades periódicas
Articulo 1460. Donación a plazo o bajo condición
Articulo 1461. Otorgamiento por escritura pública de las
donaciones con causa onerosa
Articulo 1462. Donaciones que imponen gravamen
pecuniario
Articulo 1464. Formalidades de las donaciones a titulo
universal
Articulo 1468. Aceptación de donaciones
Articulo 1469. Revocación de la donación
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán
permanentemente estos documentos en el archivo central
y se Procederá a realizar el Tratamiento Archivístico
indicado.
Nota debito o crédito
Se determina que cuando la donación contenga el
formulario de pago con tarjeta de Crédito que equivale a
la intención de donación, debe ser eliminado una vez se
haya cumplido el Trámite, ya que este documento
contiene datos confidenciales del donante.
Extractos de movimiento
Certificado de donación
Convenio fondo
Reglamento fondo
Listados becarios
Aprobación de becario
Actas Consejo
UA-DDECONSECUCIÓN
0403DE RECURSOS
01501
Fondos
designación de
recursos
Formato Donación voluntaria
Certificado de notas
Pago matricula
Listados Donantes
Fotocopia cédula donante
Fotocopia cheque
2
X
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención, se conservarán
permanentemente estos documentos en el archivo central
y se Procederá a realizar el Tratamiento Archivístico
indicado
HOJA3
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
CONSERVACIÓN
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
PROCEDIMIENTOS
CP
E
S
Microf
Fotocopia consignación
UA-DDE040304807
Prospectos de
donaciones
Documento transferencia en
línea
Nota debito o crédito
3
X
X
X
Digit
Elec
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellos planes estratégicos que
sean representativos para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
Archivístico indicado.
Extractos de movimiento
Certificado de donación
Informe del fondo
Propuesta campaña
Presupuesto evento
Cronograma de actividades
Actas de reuniones
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
Cotizaciones
Solicitud de contratación
Contratos para los eventos
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellas campañas que sean
representativas para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
Archivístico indicado.
Modificaciones contractuales
Pólizas de seguro
Soportes contables
UA-DDECONSECUCIÓN
0403DE RECURSOS
00611
Campañas
consecución de
recursos
Patrocinios
Testigo documental
Discursos de directivos
Respuesta de los asistentes
Programa del evento
Relación de asistentes
Lista posibles donantes
Resultados de donaciones
Estadísticas
Evaluación de resultados
Recortes publicidad encuentro
Ficha técnica
2
5
X
X
Es importante resaltar que se deben tener como
referentes los criterios impartidos por la Dirección de
Desarrollo para llevar a cabo este proceso, lo cual
permitirá evidenciar que campañas son susceptibles a
eliminar y cuales son de conservación, como es el caso
de algunas campañas que por su valor deben ser
conservadas permanentemente; caso puntual Volver a los
Andes.
HOJA4
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
CONSERVACIÓN
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
PROCEDIMIENTOS
CP
E
S
Microf
Propuesta encuentro
Presupuesto encuentro
UA-DDE040304807
Prospectos de
donaciones
Cronograma de actividades
Actas de reuniones
3
X
X
X
Digit
Elec
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellos planes estratégicos que
sean representativos para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
Archivístico indicado.
Cotizaciones
Solicitud de contratación
Contratos encuentro
Modificaciones contractuales
Pólizas de seguro
Soportes contables
UA-DDE- VINCULAR E
Encuentros
4401INSPIRAR A LOS
egresados
01201
EGRESADOS
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
X
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellos encuentros que sean
representativos para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
Archivístico indicado.
X
Una vez cumplido el tiempo de retención, se Procederá a
realizar el Tratamiento Archivístico indicado
Patrocinios
Testigo documental
2
5
2
X
X
Discursos de directivos
Respuesta de los asistentes
Programa del encuentro
Relación de asistentes
Lista posibles donantes
Resultados de donaciones
Estadísticas
Evaluación de resultados
Recortes publicidad encuentro
Ficha técnica
Actas Reunión junta directiva
de la fundación
Estatutos
Documentos de constitución
UA-DDE440105304
Red con
Egresados
Comunicaciones
Relación de donaciones
X
Registro de donaciones
VINCULAR E
INSPIRAR A LOS
EGRESADOS
Solicitud de transferencia
moneda extranjera
Informe reunión
Reportes financieros
UA-DDE440105601
Faltas disciplinarias
Seguimiento a
egresados
Comunicaciones egresados
destacados
1
2
X
X
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellas comunicaciones que sean
representativas para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá
a realizar el tratamiento archivístico indicado.
Comunicaciones de pésame
HOJA5
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
CONSERVACIÓN
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
PROCEDIMIENTOS
CP
E
S
Microf
SERIES DE APOYO
UA-DDE040304807
UA-DDE120304802
Prospectos de
donaciones
Presupuesto
Matriz presupuesto
3
Manual para el registro de
traslados y distribuciones
presupuestales
X
X
1
X
1
X
X
Digit
Elec
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellos planes estratégicos que
Una vez se determine que los documentos no contienen
sean representativos para la historia de la Dirección de
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
con su Trámite y vigencia, se
Archivístico indicado.
procederá a
documental.
realizar
el
proceso
de
eliminación
Informe anual de presupuesto
requisición
Factura de pago
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
UA-DDEGESTIÓN
1203FINANCIERA
04803
Pagos a terceros Solicitud de pago
Recibo caja meno
Una vez se determine que los documentos no contienen
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
con su Trámite y vigencia, se procederá a realizar el
proceso de eliminación documental.
Solicitud anticipo de viaje
Traslado presupuestal
UA-DDE120305904
Traslados por
aportes
Documentos soporte
. Factura
. Orden de pago
. Cuenta de cobro
1
X
X
X
Comunicaciones
Acta de inventario activos fijos
Requisición de bienes
UA-DDE120205905
Trámites activos
fijos
Traslado de activos fijos
Reintegro de activos fijos
Acta cierre de inventario
Inventarios de activos fijos
Una vez se determine que los documentos no contienen
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
con su Trámite y vigencia, se procederá a realizar el
proceso de eliminación documental.
HOJA6
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
Trámites de
mantenimiento y
Prospectos
de
adecuaciones
donaciones
físicas
UA-DDEUA-DDE1202040305906
04807
Administración,
seguimiento y
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
PROCEDIMIENTOS
CP
E
S
Microf
Solicitudes de mantenimiento y
adecuaciones físicas
Solicitudes de mantenimiento y
adecuaciones de equipos de
cómputo
X
3
X
X
Ficha de inscripción
1
renovación de
suscripción
UA-DDE120200002
CONSERVACIÓN
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
X
X
X
Digit
Elec
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra
del determine
10% de que
aquellos
planes estratégicos
que
Una vez se
los documentos
no contienen
sean representativos
para lay historia
de hayan
la Dirección
de
ningún
valor administrativo
por tanto
cumplido
Desarrollo
y se y Procederá
a realizar
el aTratamiento
con su Trámite
vigencia, se
procederá
realizar el
Archivístico
indicado. documental.
proceso de eliminación
Una vez se determine que los documentos no contienen
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
con su Trámite y vigencia, se
procederá a
documental.
Comunicaciones
realizar
el
proceso
de
eliminación
Plan estratégico
Fichas de procesos
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
GESTIÓN
ADMINISTRATIVA
Flujogramas
Macro procesos
Funciones
UA-DDE120205303
Estos documentos tendrán una conservación permanente
en el archivo de gestión de la Dirección, por que forman
parte de la creación, evolución y desarrollo de la Unidad;
siendo documentos imprescindibles para la gestión e
historia de la misma.
Políticas y lineamientos
Revisión y
optimización de
Diseño de cargo
procesos internos
Plan de trabajo
X
Indicador de gestión
Informe de gestión
Acta de reunión Dirección de
Desarrollo
Acta de reunión Comité de
Desarrollo
Propuesta
Cotizaciones
Solicitud legalización de
contratos
Contrato
UA-DDE120200612
Contratos
prestación de
servicios
Pólizas de seguro
Escritura
Otro si
Cláusulas
Reserva presupuestal
X
X
Una vez se determine que los documentos no contienen
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
con su Trámite y vigencia, se procederá a realizar el
proceso de eliminación documental, teniendo como
salvedad que estos documentos son fiel copia de los
documentos conservados por la Dirección Jurídica en la
serie Contratos.
HOJA7
SERIES MISIONALES
SISTEMA DE CLASIFICACIÓN
CÓDIGO
SERIE
SUBSERIE
TIPOS DOCUMENTALES
TIEMPO DE
RETENCIÓN
(En años)
Archivo
Archivo
de
Central
Gestión
CONSERVACIÓN
TRATAMIENTO
ARCHIVÍSTICO
PROCEDIMIENTOS
CP
E
S
Microf
Requisición de personal
Solicitud de contratación
UA-DDE040304807
Prospectos de
donaciones
Hoja de vida
3
X
X
Fotocopia cédula
X
Digit
Elec
Una vez cumplido el tiempo de retención, seleccionar una
muestra del 10% de aquellos planes estratégicos que
sean representativos para la historia de la Dirección de
Desarrollo y se Procederá a realizar el Tratamiento
Archivístico indicado.
Prórroga de contrato
Incapacidades
Modificaciones contractuales
Solicitud de vacaciones
GESTIÓN DE
RECURSO
HUMANO
UA-DDE120402101
Reporte de bonificación
Historia laboral
CONSECUCIÓN
DE RECURSOS
Certificado y/o diploma de
estudio
Plan de beneficios flexibles
X
X
Descuentos por nómina
Una vez se determine que los documentos no contienen
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
con su Trámite y vigencia, se procederá a realizar el
proceso de eliminación documental, teniendo como
salvedad que estos documentos son fiel copia de los
documentos conservados por la Dirección de Gestión
Humana en la serie Historias Laborales.
Solicitud de licencia no
remunerada
Evaluación de desempeño
inscripción de capacitación
Programa de capacitación
Certificados estudios
Carta de renuncia
Aceptación de renuncia
Paz y salvo
UA-DDE120401202
Evaluación de
desempeño
Evaluación de desempeño
Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo de
gestión, estos documentos deberán ser archivados en la
Historia Laboral de cada empleado.
1
Bonos de desempeño
Formato de capacitación
UA-DDE120400613
Capacitación al
personal
Plan de capacitación
Documentos contables
Comunicaciones
CONVENCIONES:
CP= Conservación permanente
S= Selección
Microf= Microfilmación
Digit= Digitalización
Elec=Electrónico
X
X
Una vez se determine que los documentos no contienen
ningún valor administrativo y por tanto hayan cumplido
con su Trámite y vigencia, se procederá a realizar el
proceso de eliminación documental.
Nombre del responsable unidad productora ___________________________________________________
Cargo ___________________________________________________________________________________
Firma __________________________________________________________________________________________
Nombre del Jefe Oficina de Administración Documental ________________________________________
Firma ___________________________________________________________________________________
Fecha de aprobación ________________________________________________________________