PGH-16 ENTREGA Y RECIBO DE CARGOS

Código
PGH-16 v.00
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Entrega y Recibo de Cargos
1. Objetivo y Alcance
Definir la metodología para la elaboración del informe de entrega, recibo del cargo,
novedades o situaciones administrativas. El presente documento debe ser utilizado
por todos los funcionarios que entreguen el cargo ya sea por retiro, pensión, renuncia
o por traslado a otras dependencias en todas las áreas de la Institución: Estratégico,
Misional, de Apoyo, de Evaluación y Control y por las dependencias que entregan
funciones a otras.
2. Responsables
Son responsables por el correcto desarrollo del procedimiento, en cada una de sus fases:
3.
•
El Director de la Oficina de Gestión del Talento Humano, por la notificación con
antelación correspondiente al funcionario que se retira o traslada. Por controlar la
emisión del Paz y Salvo que requiere las firmas de los diferentes responsables.
•
Funcionario que se retira o traslada, por la elaboración del informe, el cual es de
obligatorio cumplimiento, sin el cual no le será entregado al funcionario el Paz y
Salvo.
•
Jefe inmediato del funcionario que se retira o traslada, por la verificación y
aprobación del informe y garantizar su entrega y recibo cumpliendo con los
requisitos exigidos en este documento.
•
Jefe de Almacén, por la toma física de los inventarios del funcionario que se retira
o traslada.
Definiciones
3.1 Traslado
Cambiar a una persona de un puesto o cargo a otro.
3.2 Retiro
Ruptura o terminación de la relación Laboral.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Validó
Firma
Merlin Mildred Jaimes Delgado
Firma
Karin Johanna Fajardo Martinez
Firma
Maria Victoria Bautista Bochaga
24 de julio de 2012
Fecha
24 de julio de 2012
Fecha
27 de agosto de 2012
Código
PGH-16 v.00
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4. Contenido
Responsable: Líder del Proceso de
Gestión del Talento Humano
Mediante el FGT-12 “Memorando” el Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano
notifica al funcionario, con la antelación legalmente establecida, acerca de la finalización
de su vinculación o del traslado de oficina, que ha sido autorizado y que debe llevarse a
cabo, de manera que inicie la diligencia de entrega de su cargo. De igual manera
comunica al líder del Proceso de Adquisiciones y Servicios del evento de retiro o traslado
del funcionario a fin de que este organice la toma de inventario, considerando el tiempo
establecido para ello.
4.1 Notificación de Retiro y/o Traslado
Responsable: El Funcionario que se
Retira o Traslada
Una vez el funcionario es notificado, desde el Proceso de Gestión del Talento Humano, de
su retiro o traslado, este procede a la elaboración del informe de entrega correspondiente
del estado de su trabajo, documentación física y electrónica. El funcionario diligencia el
FGT-56 “Informe Entrega de Cargo Administrativo”, donde describe en su orden cada
uno de los siguientes puntos: Información Básica del Empleado, Estado de Avance de los
Trabajos a su cargo, relación de documentos que entrega, información de la operación de
los aplicativos que tiene a su cargo y relación de archivos en medio electrónico
debidamente organizados en el computador a su cargo.
4.2 Elaboración del Informe de Entrega
Responsable: El Funcionario que se
Retira o Traslada y el Jefe Inmediato
El jefe inmediato de la dependencia en la cual se viene desempeñando el empleado que
hace entrega del cargo, es el responsable de la verificación y aprobación del informe.
4.3 Entrega y Revisión del Informe
Revisa la información que el funcionario relaciona y garantiza la entrega y recibo de la
misma; es el directo responsable de que la información consignada contenga los
requisitos especificados en este procedimiento, la disposición de la misma en la
dependencia y la entrega a otra dependencia en caso de ser necesario.
Cumplidos los requisitos establecidos en el Informe el Jefe inmediato debe firmarlo como
constancia de recibo a satisfacción. A su vez, inicia el diligenciamiento del FGT-57 “Paz y
Salvo Administrativo”, en dos copias, y otorga con su firma el primer registro de Paz y
Salvo.
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4.4 Verificación del Inventario a Cargo
del Funcionario Retirado o Trasladado
Responsable: Jefe de Almacén y
Funcionario que se Retira o Traslada
El líder del Proceso de Adquisiciones y Servicios organiza y ejecuta la diligencia formal
de toma de inventario que entrega el empleado, en la cual se adelanta la entrega de los
elementos devolutivos que tiene bajo su responsabilidad, consignados previamente en
documentos de entrega de equipos y/o elementos, los cuales deben estar en buen estado
de funcionamiento, de lo contrario debe responder por su valor de acuerdo a lo
establecido en el procedimiento respectivo.
Sujeto a la responsabilidad que le competa al empleado que se retira o traslada por el
estado de los elementos devolutivos, el Jefe del Proceso de Adquisición de Bienes y
Servicios procede a registrar la entrega en orden de los elementos que el funcionario tenía
bajo su responsabilidad y liberarlo formalmente de esta responsabilidad. Registra
entonces su firma de Paz y Salvo en el FAD-35 “Constancia Paz y Salvo Inventarios” y
en el FGT-57 “Paz y Salvo Administrativo”, en donde ya se encuentra la primera firma
del Jefe Inmediato del Funcionario. Este formato, en dos copias, es entregado al Jefe de
la Oficina de Gestión del Talento Humano quién se encarga de la emisión de la
Liquidación, en caso de retiro del empleado. Si se trata de un traslado archiva el Paz y
Salvo, con las firmas del jefe inmediato y el Jefe de la Sección de Adquisiciones y
Almacén.
En caso de presentarse renuencia del empleado o de alguno de los responsables de
garantizar el efectivo cumplimiento del presente procedimiento, se remite la situación a la
Oficina de Control Interno para su intervención.
5. Documentos de referencia
• NTC ISO 9000:2005 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Términos y
vocabulario.
• NTCGP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. Requisitos
• Ley 962 de 2005 “Antitrámites”
• Código Sustantivo del Trabajo
• Ley 30 de 1992
6. Historia de Modificaciones
Versión
Naturaleza del
Cambio
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
Código
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7. Administración de Formatos
Código.
Nombre
Responsable de
Almacenamiento
FGT-12
Memorando
Gestión del
Talento Humano
FGT-56
Informe
Entrega de Funcionario que se
Cargo
retira o traslada
Administrativo
FAD-35
Constancia
de Paz y
Salvo de
Inventarios
Gestión de
Adquisición de
Bienes y Servicios
FGT-57
Paz y Salvo
Administrativo
Gestión del
Talento Humano
8. Anexos
“No aplica”
Ubicación
Archivo
Gestión del
Talento
Humano
Archivo
personal del
Funcionario
que se retira o
traslada –
Archivo
Gestión del
Talento
Humano
Archivo
Gestión de
Adquisición de
Bienes y
Servicios
Archivo
Gestión del
Talento
Humano –
Líder del
Proceso
Acceso
Tiempo de
Disposición Final
Retención
Personal
Autorizado
Según las
TRD
Archivo Central
Personal
Autorizado
Según las
TRD
Archivo Central
Personal
Autorizado
Según las
TRD
Archivo Central
Personal
Autorizado
Según las
TRD
Archivo Central