Caja Menores constituidas en el Ministerio del Trabajo

MinTrabajo
República de Colombia
150000- 153510
Bogotá D.C., Septiembre 9 de 2014
MEMORANDO
PARA:
Doctor LUIS EDUARDO GARZÓN
MINISTRO DEL TRABAJO
DE:
JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO
ASUNTO:
Informe Final de Evaluación al Control Interno de las Cajas Menores
constituidas en el Ministerio del Trabajo.
Para su información, remito el Informe Final resultante de la Evaluación al Control Interno de las
Cajas Menores, constituidas en el Ministerio del Trabajo, conforme a lo dispuesto por las normas y
procedimientos establecidos
La Oficina de Control Interno, remitió a la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante
memorando radicado No 150000-1145654 de agosto 27 de 2014, el Informe preliminar resultante
para establecer sus comentarios y/o aclaraciones sobre la aspectos presentados por esta Oficina.
La Subdirección Administrativa y Financiera mediante memorando radicado No 4100000-153763
de septiembre 9 de 2014, da como respuesta que "la información plasmada en el Informe
Preliminar es acertada y muy valiosa para poder adoptar los correctivos pertinentes y que se
tendrán en cuenta cada una de las observaciones relacionadas para tomar medidas y realizar
acciones de mejora en beneficio del adecuado manejo que deben tener los recursos públicos
administrados en las cajas menores constituidas en este Ministerio".
Esperamos que este informe sea socializado entre los actores del proceso y que el resultado de la
labor desarrollada redunde en el mejoramiento de la gestión y en el fortalecimiento del Sistema de
Control Interno, visto como un fin común a todo el Ministerio y objetivo primordial de esta Oficina.
Cordialmente,
ALVARO AURICIO CORTÉS CASTRO
Copia: Dra. Gloria Lucia Ospina Sorzano — Secretaria General
Anexo: Informe Final en tres (3) folios
Elaboró: JC Orozco (•
Revisó/Aprobó: A. •,11 és
Memorando Informe Final - Evaluación Cajas Menores constituidas enm el MT.docx
Carrera 14 No. 99 - 33
PBX: 489 3900 — 489 3100 Ext. 1122-1124
Bogotá - Colombia
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Código: El-PD-02-F-02
INFORME DE
EVALUACION AL CONTROL INTERNO
Versión: 1.0
Fecha: Agosto 30 de 2013
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EVALUACION DEL CONTROL INTERNO DE LAS CAJAS MENORES CONSTITUIDAS EN EL MINISTERIO
DEL TRABAJO
INFORME
14
No.
PRELIMINAR:
X
FINAL:
FECHA DE
ELABORACIÓN:
Septiembre 9 de 2014
1. INTRODUCCIÓN.
En el ejercicio de las funciones públicas se presentan necesidades urgentes, imprevistas, inaplazables e
imprescindibles, que por su urgencia y cuantía no pueden ser atendidas por los canales normales de
contratación, por lo que es preciso disponer de mecanismos ágiles y oportunos que respondan a esas
necesidades concretas y prioritarias, tales como el uso de recursos a través de cajas menores.
Para este efecto, la creación y el adecuado uso de las cajas menores apunta al cumplimiento de esa meta con
miras a no paralizar las operaciones ordinarias de las dependencias del Nivel Central y las Direcciones
Territoriales del Ministerio del Trabajo.
El Gobierno Nacional regula la constitución y funcionamiento de las cajas menores en los órganos que conforman
el Presupuesto General de la Nación según artículo 18 de la Ley 1593 de 2012. Las cajas menores se
constituyen para cada vigencia fiscal mediante resolución suscrita por el Jefe de cada Entidad, indicando la
cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se pueden realizar, distribuidos en los respectivos
rubros presupuestales. El dinero entregado para la constitución de cajas menores debe ser utilizado para
sufragar gastos identificados y definidos en los conceptos del Presupuesto General de la Nación que tengan el
carácter de urgente.
2. OBJETIVO Y ALCANCE.
Objetivo: La Evaluación al Control Interno de las Caja Menores constituidas en el Ministerio del Trabajo, tiene
como objeto poner al corriente a la Alta Dirección, sobre su constitución, funcionamiento y registro de la
información en el Sistema Integrado de Información Financiera — SIIF NACION, conforme a lo dispuesto por las
normas y procedimientos establecidos, con el ánimo de generar recomendaciones que permitan asegurar un
efectivo manejo de las cajas menores en el Ministerio del Trabajo.
Alcance: La Evaluación programada al Control Interno corresponde a las Caja Menores del Grupo Recursos
Físicos, Gestión y Administración de Bienes, Viáticos, Secretaria General y Oficina Jurídica, constituidas en el
Nivel Central y a las Direcciones Territoriales de Risaralda y Tolima. Para lo concerniente a este informe, el
periodo de análisis corresponde al período comprendido entre el 1° de enero de 2014 hasta la fecha de corte del
presente informe.
3. MARCO NORMATIVO.
Para la ejecución de la presente evaluación se tendrá en cuenta las disposiciones constitucionales y legales
vigentes para las entidades del Estado, en especial los relacionados con las actividades de constitución,
funcionamiento y registro de la información de las cajas menores, entre otras:
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Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las Entidades y
organismos del Estado.
Decreto 2145 de 1999, por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno de las
Entidades y Organismos de la Administración Pública.
Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el MECI para el Estado Colombiano.
Decreto 2768 del 28 de diciembre de 2012 por el cual se regula la constitución y funcionamiento de las cajas
menores en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación.
Decreto 3036 de diciembre 27 de 2013, articulo 20- Constitución cajas menores.
Decreto 943 de mayo 21 de 214, por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno —MECI.
Política de Administración del Riesgo Código ASIG-OD-05, versión 1.0 de Febrero 27 de 2013.
4. ANÁLISIS Y OBSERVACIONES.
La Oficina de Control Interno solicito mediante memorando radicado No 1500000-134466 de agosto 11 de 2014,
una relación de las cajas menores constituidas a nivel central y direcciones territoriales. En respuesta a esta
solicitud, la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante memorando radicado No 410000-139120 de
agosto 19 de 2014, envío a esta Oficina copia de las resoluciones de constitución de las caja menores, registros
presupuestales y una relación que contiene la siguiente información: Dirección Territorial o dependencia de nivel
central, responsable del manejo, monto total, monto y rubros presupuestales autorizados (Anexo No 1).
De la información obtenida, esta Oficina pudo establecer que el Ministerio del Trabajo constituyó a nivel nacional
un total de veinte seis (26) caja menores a nivel territorial y cuatro (4) a nivel central, para la vigencia 2014, el
monto total autorizado suma $121.203.994.00 y se encuentran debidamente amparadas mediante la póliza No
8001000333 de mayo 22 de 2013, la cual tiene una vigencia inicial de mayo 1 de 2013 hasta julio 15 de 2014 y
su prórroga cubre todos los riesgos financieros a nivel nacional hasta noviembre 15 de 2014.
La Oficina de Control Interno, en cumplimiento a lo estipulado en el párrafo segundo del artículo 12 del Decreto
2768 de 2012, realizó arqueos de caja menor a las dependencias de nivel central y a las Direcciones Territoriales
de Cundinamarca y Bogotá en los respectivos puestos de trabajo de los responsables de manejo y a dos
Territoriales Risaralda y Tolima vía virtual con la colaboración de los Directores, los responsables de las cajas
menores y el personal de UNE.
Producto de los arqueos, se resumen a continuación los hallazgos encontrados por la Oficina de Control Interno
por cada una de las cajas menores constituidas en el Ministerio:
4.1 CAJA MENOR GRUPO RECURSOS FISICOS GESTIÓN ADMINISTRACION BIENES Y SERVICIOS
Constituida por Resolución No 00182 de enero 17 de 2014 y adicionada mediante Resolución No 1702 de mayo
2 de 2014, responsabiliza de su manejo a ANA TERESA MAYORGA, profesional especializada del grupo, el
monto autorizado es de $7.000.000.00, distribuido en los rubros presupuestales de materiales y suministros,
papelería, transporte, mantenimiento de muebles, mantenimiento de inmuebles y otros gastos por adquisición de
servicios. El resultado del Arqueo efectuado por la Oficina de Control Interno se resume en el Acta No 1 de
Agosto 21 de 2014, de la cual se destaca el adecuado control interno aplicado al manejo y protección de los
recursos en efectivo y el registro oportuno del movimiento en el sistema SIIF Nación. (Anexo No 2).
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4.2 CAJA MENOR DE VIATICOS:
Constituida mediante Resolución No 0173 de enero 17 de 2014, responsabiliza de su manejo a RICARDO LÉON
CRUZ PARRA, profesional universitario de la Subdirección de Gestión del Talento Humano, monto autorizado
$25.000.000.00, el cual se distribuye en $$10.000.000.00 para viáticos y gastos de viaje al exterior y
$15.000.000.00 para viáticos y gastos de viaje al interior. El resultado del arqueo a la caja menor se resume en el
Acta No 2 de Agosto 21 de 2014, su manejo se efectúa a través de transferencia electrónica a las cuentas de
nómina de los funcionarios y cuentas de los contratistas previo el lleno de los requisitos para cada comisión. El
registro del movimiento de caja menor es oportuno en el Sistema SIIF Nación (Anexo No 3). La Oficina de Control
Interno evidenció que el manejo, registro oportuno del movimiento en el sistema SIIF Nación y control interno
son efectivos.
4.3 CAJA MENOR DE SECRETARIA GENERAL
Constituida por la Resolución No 0133 de enero 15 de 2014, modificada mediante Resolución No 02326 de junio
10 de 2014 y por la Resolución No 02525 de junio 20 de 2014, por la cual se encarga a CLARA INÉS BOLIVAR
TENZA, Secretaria Ejecutiva de la Secretaria General para su manejo, el monto autorizado es de $8.000.000.00,
el resultado del arqueo a la caja menor se resume en el Acta No 3 de Agosto 21 de 2014, de la cual se resalta
que su manejo se hace en efectivo, el cual es retirado previo giro de cheque, en la medida de las necesidades,
se tiene la seguridad adecuada para los dineros en efectivo y la información es registrada oportunamente en el
Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación tal como lo dispone el Decreto 2768 de 2012. La
Oficina de Control Interno estableció una diferencia entre el saldo reportado en el sistema SIIF Nación y el
extracto bancario con corte a julio 31 de 2014, actividad pendiente de la aclaración registrada en el Acta de
arqueo con plazo de ejecución agosto 31 de 2014 (Anexo No 4).
4.4 CAJA MENOR DE LA OFICINA JURIDICA
Constituida por la Resolución No 0183 de enero 17 de 2014, por la cual se encarga al Doctor JORGE
HUMBERTO RUIZ VICTORIA, Asesor dela Oficina Jurídica, el monto autorizado es de $1.500.000.00, el
resultado del arqueo a la caja menor se resume en el Acta No 4 de Agosto 21 de 2014, del cual es importante
anotar, que se manejan los recursos en efectivo y la información es ingresada oportunamente en el Sistema
Integrado de Información Financiera SIIF Nación tal como lo dispone el Decreto 2768 de 2012. El responsable
manifiesta su inconformidad, por la designación del manejo de la caja menor, por cuanto aduce pérdida de
tiempo en el desarrollo de sus funciones en el Grupo de Cobro Coactivo en el cual se maneja mucha información,
este comentario no fue incluido en el acta. (Anexo No 5). La Oficina de control Interno evidenció debilidad en el
control interno de la seguridad de los recursos en efectivo, los cuales no cuentan con el resguardo adecuado,
permaneciendo en el escritorio del responsable de la caja menor.
4.6 CAJA MENOR DE LA DIRECCION TERRITORIAL BOGOTA
Constituida por la Resolución No 000199 de febrero 10 de 2014, expedida por la Directora de la Dirección
Territorial de Bogotá, por la cual se encarga al Dr. ALFONSO RIAÑO BARON, profesional especializado; el
monto autorizado es de $3.080.000.00. El resultado del arqueo a la caja menor se resume en el Acta No 5 de
Agosto 21 de 2014, de la cual se resalta que el manejo de los recursos son en efectivo, previamente retirados
mediante giro de cheque, los recursos cuentan con la seguridad adecuada, además de lo anterior, la información
se encuentra debidamente registrada en el Sistema - SIIF Nación, tal como lo dispone el Decreto 2768 de 2012.
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(Anexo No 6). La Oficina de Control Interno evidenció que existe un control interno adecuado en el manejo.
4.6 CAJA MENOR DE LA DIRECCION TERRITORIAL CUNDINAMARCA
Constituida por la Resolución No 0030 de febrero 10 de 2014, por la cual se encarga a YANUBA GARAVITO
GUTIERREZ, Secretaria Ejecutiva de la Dirección Territorial de Cundinamarca, el monto autorizado es de
$10.476.994.00, de los cuales se han retirado solamente $2.000.000.00, para manejar en efectivo. El resultado
del arqueo a la caja menor se resume en el Acta No 6 de Agosto 21 de 2014, del cual es importante anotar que
los recursos cuentan con la seguridad apropiada, ya que reposan bajo llave en la oficina del señor Director, los
soportes que respaldan los gastos reposan en una carpeta que maneja la responsable en su escritorio. (Anexo
No 7). La Oficina de Control Interno pudo observar que la información de los gastos efectuados en los meses de
mayo, junio, julio y agosto de 2014, aún no ha sido ingresada al Sistema SIIF Nación, ante lo cual la responsable
de la caja menor se comprometió a realizar esta actividad antes del 31 de Agosto de 2014. Además de lo
anterior, se pudo establecer existe un saldo de $8.476.994.00 que permanecen en la cuenta corriente sin utilizar.
4.7 CAJA MENOR DE LA DIRECCION TERRITORIAL DE RISARALDA
La caja menor fue constituida mediante la Resolución No 0015 de Enero 24 de 2014, por la cual se encarga a la
Dra. WANDA YADHIRA CERON RAMIREZ, Inspectora de trabajo y Seguridad Social de la Territorial Risaralda,
el monto autorizado es de $2.015.000.00. Para adelantar el arqueo programado, la Oficina de Control Interno,
realizó una prueba piloto con la colaboración de UNE, utilizando la tecnología disponible en el Ministerio con el fin
de adelantar a través de medio virtual, el resultado se resume en el Acta No 7 de agosto 22 de 2014, de la cual
se destaca que a pesar de los errores en la comunicación, el resultado esperado se pudo llevar a cabo. Esta
Oficina evidenció que la información del movimiento de la caja menor de los meses de junio, julio y lo corrido de
Agosto de 2014 aún no se ha registrado en el Sistema SIIF Nación. Además de lo anterior, se observó que la
Dirección Territorial de Risaralda no nombró el reemplazo para el manejo de la caja menor en ausencia de la
titular, durante el disfrute de las vacaciones en el mes de julio de 2014, situación que se contempla en el
parágrafo del artículo 9° del Decreto 2768 de 2012.
4.8 CAJA MENOR DE LA DIRECCION TERRITORIAL DE TOLIMA.
La caja menor fue constituida mediante la Resolución No 0067 de marzo 10 de 2014, por la cual se encarga a la
$2.515.000.00. El arqueo
señora LUCY TOVAR LOMBO, Auxiliar Administrativo, el monto autorizado es de
programado por la Oficina de Control Interno, no se pudo realizar, debido a que la responsable no tenía en el
momento la llave de la cajilla de seguridad, argumento que quedó plasmado en el Acta No 8 de Agosto 22 de
2014. (Anexo No 9).
La Oficina de Control Interno, remitió a la Subdirección Administrativa y Financiera, mediante memorando
radicado No 1500000-145651 de agosto 27 de 2014, el Informe Preliminar resultante de la evaluación a las cajas
menores constituidas en el Ministerio del Trabajo para establecer sus comentarios y/o, aclaraciones sobre los
aspectos presentados por esta Oficina.
La Subdirección Administrativa y Financiera mediante memorando radicado No 4100000-153763 de septiembre 9 de 2014,
da como respuesta que "la información plasmada en el Informe Preliminar es acertada y muy valiosa para poder adoptar los
correctivos pertinentes y que se tendrán en cuenta cada una de las observaciones relacionadas para tomar medidas y
realizar acciones de mejora en beneficio del adecuado manejo que deben tener los recursos públicos administrados en las
cajas menores constituidas en este Ministerio".
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5. CONCLUSIONES.
✓ La Oficina de Control Interno, pudo evidenciar que hace falta acompañamiento en el registro de la
información al Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación y capacitación en el tema de las
deducciones que se deben practicar a los responsables recientemente encargados y especialmente a las
Direcciones Territoriales.
✓ Se evaluaron los documentos físicos de las facturas, los recibos provisionales de los gastos de la caja menor
y el dinero en efectivo realizando el respectivo arqueo, los resultados se reflejan en las actas de arqueo
correspondiente por cada dependencia y Dirección Territorial.
✓ Esta Oficina observó que la información del movimiento de las cajas menores de la Dirección Territorial
Cundinamarca y Dirección Territorial de Risaralda, no se ha registrado de manera oportuna en el sistema
SIIF Nación incumpliendo lo reglamentado en el artículo 12 del Decreto 2768 de 2012.
✓ Las solicitudes de reembolso se han efectuado atendiendo lo sugerido en el Decreto 2768 de diciembre 28
de 2012, una vez agotada la cuantía de los gastos realizados sin exceder el monto previsto en el respectivo
rubro presupuestal ni del 70% del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros
presupuestales afectados.
6. RECOMENDACIONES.
a) La Oficina de Control Interno recomienda a la Subdirección Administrativa y Financiera a través del
Coordinador SIIF- Nación del Ministerio del Trabajo, solicitar el acompañamiento y capacitación a los
responsables de las cajas menores que lo requieran.
b) Esta Oficina recomienda a los responsables del manejo de las cajas menores, registrar la información en el
sistema SIIF Nación, tal como lo establece el artículo 12° del Decreto 2768 de diciembre 28 de 2012.
c) La Oficina de Control Interno recomienda que mediante acto administrativo, encargar a otro funcionario
debidamente afianzado, para el manejo de la misma, mientras dure el período de vacaciones del titular y
efectuar la entrega mediante arqueo, al recibo y entrega de la misma.
d) Esta Oficina recomienda revisar y ajustar los montos de las cajas menores con el fin de no mantener dineros
ociosos en las cuentas corrientes y evitar recortes en el presupuesto destinado a este fin.
Nombre y Firma del responsable de la Oficina de Control Interno.
..2
Á A -1s MAURICIO CORTÉS CASTRO
Nombre(s) y Firma(s) de quien(es) elab. ró por parte de la Oficina de Control Interno.
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(--
,&,\Iwm,55,
JULIO CESAR OROZCO VARGAS