Burocracia - Max Weber

Burocracia - Max Weber
Extraído de Escuelapedia
Una de las primeras aplicaciones del término burocracia data del siglo XVIII, donde el término estaba
cargado de connotaciones muy negativas, designando aspectos de poder de los funcionarios de una
administración estatal a los cuales eran atribuidas funciones especializadas bajo una
monarquía absoluta. Esa definición encaja de forma muy próxima a la utilizada en el lenguaje común: la
burocracia como sinónimo de exceso de normas y reglamentos, limitación de la iniciativa, derroche de
recursos estatales e ineficiencia generalizada de las organizaciones estatales y privadas.
Pretendiendo dar los fundamentos de un modelo ideal de organización que se pudiera copiar y aplicar a las
empresas, cualquiera que sea su campo de actividad, Max Weber describió las características más
importantes de la organización burocrática y racional. Aunque representa un paso adelante de la
organización formal propuesta por la teoría clásica, la organización burocrática, ideal y teórica, se mostró
carente de la flexibilidad a las innovaciones necesarias e imprescindibles a una sociedad moderna en
proceso de acelerados cambios.
En la concepción de Max Weber, la organización burocrática, maximizando la racionalización, se vuelve
más eficiente resistiendo mejor al personalismo y subjetivismo de los administradores.
Orígenes de la teoría de la burocracia
La burocracia es una forma de organización humana que se basa en la racionalidad, es decir, la
adecuación de los medios a los objetivos (fines) destinados de garantizar la máxima eficiencia posible en
la consecución de estos objetivos.
Max Weber (1864-1920), sociólogo alemán, fue el creador de la Sociología de la Burocracia. Su obra
principal, con el propósito de este estudio es ‘La ética protestante y el espíritu del capitalismo’.
Max Weber dice que el moderno sistema de producción, eminentemente racional y capitalista se originó
de la ‘ética protestante’: el trabajo duro y el ascetismo que proporciona ahorro y la reinversión de los
ingresos excedentes en lugar de su gasto para el consumo.
Weber señaló que el capitalismo, la organización burocrática y la ciencia moderna son tres
formas de racionalidad que surgieron de estos cambios religiosos inicialmente producidos en los países
protestantes.
Orígenes de la teoría de la burocracia en la
administración
La teoría de la burocracia surgió en la década de 1940, para responder a las críticas de las teorías
organizacionales existentes, especialmente la teoría clásica (exceso de mecanismo) y la teoría de las
relaciones humanas (sociológicas y excesivamente utópicas).
El origen de la burocracia data de la antigüedad, como se ve en los primeros días de la administración,
pero fue a partir del descubrimiento de los estudios de Max Weber, y con la traducción al inglés y difusión
en los Estados Unidos de estos estudios, que la administración se apropió de los conceptos de la teoría
weberiana adaptándola a los presupuestos organizacionales administrativos de la época.
Los fracasos prácticos de las teorías anteriores, la necesidad de un modelo de organización más racional,
la expansión y la complejidad de las empresas fueron los hechos que contribuyeron a la aparición de la
Teoría de la Burocracia.
Popularmente la burocracia se ve como una empresa, departamento u organización donde el papeleo se
multiplica y se amontona, impidiendo soluciones rápidas y eficientes, funcionarios apegados a
reglamentos y rutinas, causando ineficiencia a la organización, aunque esas atribuciones no son propias de
la teoría y sí de sus disfunciones.
Para Max Weber, la burocracia es exactamente lo opuesto, es la organización eficiente por excelencia y
para lograr esta eficiencia, la burocracia necesita detallar anticipadamente y en los mínimos detalles cómo
todas las cosas deben suceder.
Para él, la burocracia no es un sistema social, sino una especie de poder, por lo que para
entenderlo, trató de estudiar los tipos de sociedad y tipos de autoridad.
Los tipos de poder, de acuerdo con Weber:
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Tradicionales: predominan características patriarcales y patrimoniales;
■
Carismáticos: predominan características místicas y personalistas; hay seguidores, devoción,
autenticidad;
■
Legales o burocráticos: predominan normas impersonales y jerárquicas, como el ejército u oficinas
gubernamentales.
Características de la burocracia
Para lograr la eficiencia, la burocracia explica en detalle cómo las cosas deben hacerse. De acuerdo con
Max Weber, la burocracia tiene las siguientes características:
■
Naturaleza jurídica de las normas y reglamentos. Es
una organización obligada por las reglas y regulaciones
establecidas previamente por escrito. Se basa en la legislación específica que define de antemano cómo
la organización debería funcionar. Son escritas y tratan de cubrir todas las áreas de la organización;
■
Estructura social organizada racionalmente.
Confiere a las personas implicadas un poder de coacción sobre
los subordinados y también los medios coercitivos capaces de hacer cumplir la disciplina;
■
Carácter formal de las comunicaciones.
La burocracia es una organización vinculada mediante una
comunicación escrita. Todas las acciones y los procedimientos se realizan por escrito para proporcionar
la evidencia y la documentación apropiada;
■
Carácter racional y división del trabajo.
La burocracia es una organización que se caracteriza por una división
sistemática del trabajo. Esta división del trabajo sirve una racionalidad que es apropiada para el objetivo
que se persigue, a saber, la eficiencia de la organización;
■
División sistemática del trabajo, el derecho y el poder;
■
Establecimiento de las responsabilidades de cada participante.
Cada participante se sustituye por su posición
específica, sus funciones específicas y su área de competencia y responsabilidad. Cada participante sabe
cuál es su capacidad de mando sobre los demás y cuáles son los límites de su tarea;
■
Impersonalidad en las relaciones.
Esta actividad de distribución se realiza de forma impersonal, o se hace en
términos de posiciones y funciones. Considera a las personas como ocupantes de cargos y funciones;
■
El poder de cada persona es impersonal y se deriva de la posición que ocupa.
Obedece al principio de no tomar en
cuenta la persona, sino la posición que ocupa; Las personas van y vienen, pero se mantienen las
posiciones. Cada posición cubre un área de competencia y de responsabilidad o sector;
■
Jerarquía de autoridad.
La burocracia establece las posiciones de acuerdo con el principio de jerarquía:
cada subordinado debe estar bajo la supervisión de un superior; sin cargo y sin control o supervisión; la
jerarquía es el orden y la subordinación, la graduación de la autoridad correspondiente a las distintas
categorías de participantes, funcionarios y clases. Las posiciones están definidas por normas específicas
y limitadas;
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Rutinas y procedimientos estandarizados.
Se fijan reglas y normas técnicas para el desempeño de cada
puesto: la posición del ocupante define que no puede hacer lo que desee sino que la burocracia le
impone lo que debe hacer. La disciplina en el trabajo y el rendimiento en el trabajo están asegurados
mediante un conjunto de reglas y regulaciones, tratando de adaptarse a las exigencias de la posición y
organismos oficiales;
■
Competencia técnica y meritocracia.
En la burocracia la elección de personas se debe basar en el mérito y la
competencia técnica: el ingreso, traslado y promoción de los empleados se basa en criterios válidos para
toda la organización; el procedimiento implica la necesidad de exámenes, concursos, pruebas y títulos
para el ingreso y promoción de los funcionarios;
■
Experiencia de gestión.
Se basa en la separación entre propiedad y gestión: los administradores no son
dueños o propietarios;
■
Profesionalismo de los participantes.
La burocracia es una organización que se caracteriza por la
profesionalidad de sus participantes. Cada empleado es un profesional por las siguientes razones: 1) Es
un experto, es decir, cada empleado está especializado en las actividades de su oficina; 2) Reciben
salarios correspondientes a su posición; 3) Están establecidos por superiores; 4) Su mandato es
indefinido; 5) No tienen la propiedad de los medios de producción; 6) Es fiel a la posición
El modelo burocrático de Weber de la hipótesis de que el comportamiento de los miembros de la
organización es totalmente previsible:
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1) los empleados deben comportarse de acuerdo con las normas y reglamentos de la organización;
■
2) Toda la burocracia se estableció para proporcionar la ejecución de una serie de rutinas.
La burocracia se basa en:
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Consecuencias previstas.
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Objetivo
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Carácter legal de las normas.
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Carácter formal de las comunicaciones.
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División del trabajo.
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Impersonalidad en la relación.
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Jerarquía de autoridad.
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Rutinas y procedimientos.
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Competencia técnica y el mérito.
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Experiencia de gestión.
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Profesionalización.
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Previsibilidad del funcionamiento.
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Previsibilidad del comportamiento humano.
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Rendimiento de la normalización de los participantes.
■
Máxima eficiencia de la organización.
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La racionalidad burocrática
La racionalidad es un concepto estrechamente vinculado a la burocracia de Weber e implica la adaptación
de los medios a los fines. En el contexto burocrático, esto significa eficiencia.
Para que una organización sea racional, es necesario que los medios más eficientes sean elegidos para la
ejecución de los objetivos. Se toma en consideración los objetivos de la comunidad y no de sus miembros
individuales. Sus miembros no se muestran necesariamente racionales, incluso si la organización es
racional. Una organización que se vuelve cada vez más racional y burocrática, hace que las personas se
vuelvan engranajes de su funcionamiento.
Mannheim llama este tipo de racionalidad como racionalidad práctica. Weber dice que la racionalidad
funcional se logra mediante el desarrollo de normas – que se basa en el conocimiento científico – de esta
manera se dirige hacia toda el comportamiento direccionado a la eficiencia. Para Weber, la burocratización
tiene un significado más amplio, refiriéndose a la forma de pensar y actuar fuera de las organizaciones en
la sociedad; la burocratización y racionalización coinciden entre sí.
La disfunción burocrática
Merton también tomó nota de las consecuencias no deseadas en la burocracia que dan lugar a la ineficacia
y a las imperfecciones. Las disfunciones son las siguientes:
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La internalización de las normas y los documentos y el apego a los reglamentos. La burocracia,
a través de las normas y objetivos de la organización, adquirió un valor positivo y propio, y la flexibilidad
es una de las características de actividad racional, en lo que dice respecto a su cargo o función.
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Exceso de formalismo y papeleo. El papeleo es una de las disfunciones de la democracia, lo que lleva
al profano a imaginar que la democracia es un volumen inusual y desorbitado.
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Resistencia a los cambios. Dentro de la burocracia todo es rutinario, estandarizado y previsto; los
funcionarios se vuelven ejecutores de rutinas, y los cambios pasan a ser indeseables, y el funcionario
pasa a resistir lo que fue implantado; esa resistencia pasa a ser un comportamiento de reclamaciones,
disturbios y huelgas.
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Despersonalización de la relación entre compañeros de trabajo.
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Categorización como base de la toma de decisiones. Una rígida jerarquía de autoridad, hasta la
decisión tomada independiente de su conocimiento.
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Conformidad extrema con las rutas y los procedimientos. Las personas garantizan hacer lo que
espera la empresa de ellas. La conformidad extrema a las rutinas y reglas no conduce al comportamiento
democrático.
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Exhibición de signos de autoridad. Destaca la autoridad para nombrar a las personas que tienen el
poder, o la capacidad de tener una señal de autoridad.
■
Dificultad en servicio al cliente y los conflictos con el público. Burocracia estandarizada que hace
que los funcionarios perciban presiones externas.
Las causas de las disfunciones burocráticas radican básicamente en el hecho de que no toma en cuenta la
llamada organización informal que existe inevitablemente en cualquier tipo de organización, o
preocuparse por la variabilidad humana (las diferencias individuales entre las personas), lo que
necesariamente introduce variaciones en el rendimiento actividades de la organización.
Dimensiones de la burocracia
El tipo ‘ideal’ de burocracia, según Weber, debe tener las siguientes dimensiones principales:
Formalización: todas las actividades de la organización se exponen por escrito (rutinas y procedimientos)
y la organización opera de acuerdo con un conjunto de leyes o reglas (estatutos) que son aplicables a
todos los casos individuales, sin excepción.
División del trabajo: cada participante tiene una posición fijada con la esfera de competencia específica,
con funciones oficiales, atribuciones estrictamente específicas y delimitadas.
Principio de jerarquía: la burocracia se basa en una clara jerarquía de autoridad. Cada empleado es
sometido a las órdenes impersonales que guían sus acciones con el fin de asegurar su obediencia. Cada
función menor está bajo el control y supervisión de la más alta, lo que garantiza la unidad de control: cada
empleado tiene un único jefe. Por lo tanto, el formato es piramidal.
Impersonalidad: el empleado ideal se desempeña con impersonalidad en las relaciones con los demás
ocupantes de posiciones. La burocracia hace hincapié en las posiciones y no a las personas que los
ocupan, como las personas entran y salen de la organización, pero los cargos permanecen para garantizar
su continuidad y perpetuación.
Competencia técnica: la selección y elección de los participantes se basan en la competencia técnica y
la capacitación profesional de los candidatos y no en el orden de preferencias personales. Por lo tanto se
hace necesario el empleo de las pruebas y concursos para cubrir los puestos o promociones. La burocracia
es altamente meritocrática. El sistema también ofrece carreras y las promociones se hacen de acuerdo a
la antigüedad o mérito funcional, dependiendo siempre del juicio superior.
Separación de la propiedad y gestión de recursos: los recursos por la organización burocrática para
la ejecución de sus tareas no son propiedad de los burócratas. La administración está separada de la
propiedad de los medios de producción, pues el dirigente o burócrata no es necesariamente el dueño de la
organización, sino un profesional especializado en su administración. De ahí la gradual retirada del capital
de la gestión de su propio negocio y la pulverización del capital a través de las sociedades anónimas.
Profesionalización de los empleados: los empleados de la burocracia son profesionales, que son
expertos asalariados cuya división de trabajo se hace conforme a sus posiciones jerarquizadas. Sus cargos
constituyen la principal actividad dentro de la organización, son nombrados por un superior inmediato por
tiempo indeterminado y siguen carreras dentro de la organización.
Dentro de un punto de vista estrictamente técnico, la burocracia alcanza el más alto grado de eficiencia en
el logro de los objetivos organizacionales. En otras palabras, la burocracia ideal es el tipo de organización
humana donde la racionalización alcanza su más alto gradoEl tipo de burocracia ‘ideal’, según Weber, tiene como objetivo lograr ciertas consecuencias deseadas y
anticipadamente previstas.
Críticas a la teoría de la burocracia
El modelo burocrático de Max Weber ofrece varias ventajas, ya que el éxito de la burocracia en nuestra
sociedad se debe a muchas causas. Sin embargo, la racionalidad burocrática, la omisión de las personas
que participan en la organización y sus propios dilemas, señaló por Weber, son problemas que la
burocracia no puede resolver correctamente.
De acuerdo con Perrow (1976), la burocracia se opone a las alternativas de organización superiores, las
posibilidades de cambio no eran inexistentes en el siglo XX. Defiende la burocracia como un factor
importante en la eficiencia de la estructura de organización. Según el autor, las disfunciones de la
burocracia son sólo consecuencias de la falta de una burocracia mal adecuada.
Katz y Kahn consideraron la organización burocrática extremadamente racionalizada, donde sus ventajas
son exageradas. La burocracia no considera el ambiente y la naturaleza organización. Las ventajas son
mayores de lo que realmente son. Para ellos, el sistema solo sobrevive porque las exigencias del ambiente
son obvias y las exigencias de las tareas individuales son mínimas, no necesitando de grandes procesos.
Warren Bennis señala cuatro situaciones de amenaza que conducen al final de la organización burocrática.
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Cambios rápidos e inesperados en el medio ambiente.
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El aumento de tamaño de la organización: la adición de las actividades tradicionales no es suficiente
para sustentar el crecimiento. De ahí la reingeniería.
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La creciente complejidad de la tecnología moderna, que requiere la integración de las actividades y
personas especializadas en diferentes habilidades.
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Cambios radicales en el comportamiento y la filosofía de negocio administrativo, que impone la
necesidad de una mayor flexibilidad de la organización.
Kast y Rosenzweig hicieron hincapié en que la mejor forma de mantener la burocracia es utilizar el modelo
burocrático de Weber como punto de partida, reconociendo sus limitaciones y disfunciones, a saber:
La forma burocrática es más adecuada para las actividades rutinarias y repetitivas de la organización.
La forma burocrática no es adecuada para las organizaciones flexibles que se encuentran por delante de
las actividades no rutinarias.
Posición de la teoría de la burocracia dentro de la teoría de las organizaciones
Conclusión de la burocracia de Max Weber
En el diseño de Max Weber, la organización burocrática, maximizando la racionalización, se vuelve más
eficiente resistiendo mejor al personalismo y subjetivismo de los administradores.
Para los humanistas, esta racionalidad taylorista de la burocracia es un obstáculo para el ejercicio de la
iniciativa y la creatividad en el lugar de trabajo. La teoría de la burocracia, en la actualidad, adolece de
falta de memoria.
El concepto actual suele recordar a una montaña de papel, una tela viciosa de pasos innecesarios para
resolver un problema y, sobre todo, el gran instrumento de incompetencia de los gobiernos, aplicado en
los procedimientos para atender sus obligaciones ante el público.
El modelo burocrático de Max Weber ofrece varias ventajas, ya que el éxito de la burocracia en nuestra
sociedad se debe a muchas causas. Sin embargo, la racionalidad burocrática con la omisión de las
personas que participan en la organización y sus propios dilemas son problemas que la propia burocracia
no puede resolver correctamente.