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Growing your Business from a process perspective
¿Qué necesitan las PYME para automatizar sus
procesos de negocio?
Principales obstáculos
Las empresas grandes suelen aprovechar las herramientas que brinda BPM. Cientos de
libros reseñan algunos de los casos de éxito que permitieron ahorrar millones de
dólares y mejorar la productividad y competitividad de la empresa.
Por otra parte, las empresas PYME no se caracterizan por implementar prácticas de
BPM.
En Flokzu creemos que para que cualquier empresa pueda crecer, debe organizar sus
procesos. Por eso consideramos que los principios de BPM tendrán un rol
particularmente fundamental en el futuro de las PYMEs.
Entonces nos preguntamos ¿por qué?
¿Por qué las pequeñas y medianas empresas suelen relegar el paradigma BPM? ¿Por
qué no automatizan y miden sus procesos?
Y encontramos 3 razones:
1- Costo de licencias de software
2- Costo de servicios de consultoría
3- Falta de tiempo de los gerentes
Los primeros dos motivos son bastante obvios y comunes entre este tipo de empresas.
Pero el tercero suele ser dejado de lado, aunque es tan (o más) importante que los
otros. Los gerentes suelen disponer de poco tiempo. No disponen de 10 horas
semanales durante 3 meses para identificar, modelar, automatizar, implementar, rediseñar y desarrollar cada proceso nuevo.
Algunos creen que es necesario relanzar el concepto del BPM para que gane
aceptación masiva. Nosotros creemos que el problema no está en el nombre, sino que
hay que brindar una solución que supere esas trabas.
Si la solución BPM tiene un costo razonable (licencias + consultoría) y puede ser
implementada rápidamente sin demasiado esfuerzo de la Gerencia, podrá ser utilizada
por las PYMEs. Y aquellas empresas que reconozcan su importancia serán más
exitosas.
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Nuestra fórmula para superar estos 3 obstáculos
Nuestra fórmula se basa en estrategias prácticas y te ofrecemos 3 consejos específicos
para cada uno de los obstáculos. Estas recomendaciones fueron pensadas para las
empresas PYME y pueden ser implementadas inmediatamente.
Si bien es posible que existan otros obstáculos y soluciones, creemos que estos son los
más habituales.
1
Costo de licencias de software
Identifica y elige un Sistema BPM diseñado especialmente para empresas
PYME.
Suena obvio: las empresas más grandes disponen de presupuestos de IT mayores que
las PYMEs. Y lo que nadie dice es que los sistemas BPM disponibles en el mercado
suelen estar dirigidos a empresas grandes. Por eso fueron diseñados con un soporte a
gran escala que las empresas PYME no suelen necesitar y disponen de muchas
funcionalidades que raramente serán utilizadas. Además, instalar y administrar tales
sistemas suele requerir de un staff especializado que se traduce en un costo mayor.
Utiliza un Sistema que ofrezca Software as a Service (SaaS).
Los sistemas BPM se solían vender bajo la modalidad on-premise: el cliente compraba
el software una vez y lo utilizaba tanto como quisiera. Algunos años atrás, estos
productos comenzaron a venderse de forma SaaS, donde el cliente alquila el software
mientras lo utiliza. Pero muchos proveedores ofrecen este sistema aunque su producto
no esté diseñado para la nube. Se diseñan a medida y simplemente se alquila la
licencia. Eso significa que aunque pagas lo que utilizas, el software no es tan sencillo
de usar como si hubiese sido diseñado para alojarse en la nube. Además suelen
requerir de una gran carga administrativa y operativa, tal como si se trabajara onpremise.
Encuentra un proveedor dispuesto a convertirse en tu socio.
Si eliges un sistema diseñado para una empresa mucho más grande, difícilmente
podrás negociar. Pero si encuentras un proveedor que está habituado a trabajar con
PYMEs y le ofreces una relación a largo plazo, podrás negociar el costo final.
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2
Costo de servicio de consultoría
Elige el sistema BPM que mejor se adapte a TUS procesos y aquél que no
requiera de programación extra o un servicio de consultoría muy complejo.
La frase “BPM no requiere de programación para automatizar procesos” es una de las
más antiguas y controversiales. Y habitualmente suele ser incorrecta. Si necesitas
programar o ser asesorado por un experto, tendrás gastos de consultoría. Y los
consultores BPM no son económicos. Primero debes identificar qué procesos
automatizar y luego elegir el mejor sistema BPM para hacerlo (para más información
sobre este tema, puedes leer este post anterior). No elijas “una” herramienta o la
“mejor” o la más “popular”.
Involúcrate en el proceso y hazlo una vez bien.
No es recomendable explicarle tu proceso a un consultor BPM para que él lo
automatice y luego revisar su diseño. Este ciclo fallará porque tienes que describirle
exactamente cómo funciona el proceso y nadie nunca lo conocerá tan bien como tú.
Así que deberías involucrarte y definirlo tú mismo. Esto bajará los costos y tiempo
requerido para lanzar la primera versión.
Automatiza el proceso y luego tendrás tiempo para medirlo y mejorarlo
según los objetivos establecidos.
Al automatizar un proceso, lo analizarás cientos de veces. Por eso querrás cambiarlo y
mejorarlo. Eso es algo bueno. Pero si cambias todo el proceso en la etapa inicial,
perseguirás dos objetivos diferentes: reestructurar y automatizar. Perderás de vista la
meta. Por eso te recomendamos que no realices grandes cambios. Céntrate en una
cosa por vez.
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3
Falta de tiempo de los gerentes
Elige un proceso que justifique el esfuerzo.
Si es demasiado simple, probablemente no añadirá valor y no justificará el esfuerzo. Si
es demasiado complejo, necesitarás mucho más tiempo del que probablemente
dispones. Elije un proceso que tenga el equilibrio apropiado entre valor y complejidad.
Agenda 2 reuniones semanales y haz lo que sabes hacer mejor: definir.
Deja que otras personas hagan el trabajo minucioso. Puede ser alguien con un cargo
menor o menos experiencia. Involúcrate en el proyecto y participa de las decisiones
importantes. Define cuál es la meta y deja que ellos configuren el proceso en el
sistema BPM.
Piensa que automatizar tus procesos es un requisito ineludible para ser
competitivo.
Debes estar convencido de que no se trata de una opción ni de una mejora. Debes
automatizar, gestionar y optimizar tus procesos para sobrevivir en el mercado
(sugerencia: lee el post de Jim Sinur sobre este tema: Do Digital or Die: The 21st
Century Mandate).
Resumen
Es de suma importancia que las pequeñas y medianas empresas automaticen sus
procesos de negocio, no solo para mejorar, sino para sobrevivir. Investigaciones
sobre el tema han demostrado que las PYME perciben un fuerte componente de
complejidad o costos altos en soluciones BPM. Con nuestra formula, tu empresa
podrá adoptar soluciones BPM y ganar en competitividad gracias a una mejora en la
gestión de procesos.
Flokzu es una iniciativa orientada a facilitar la expansión de tu empresa desde el paradigma BPM.
Eso significa que te ayudaremos a identificar, mejorar y medir los procesos que sustentan a tu
empresa. Te brindaremos consejos y estrategias para expandir el potencial de tu negocio.
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