CAPITüL0 1 ASPECTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS El

CAPITüL0 1
ASPECTOS GENERALES ADMINISTRATIVOS
El proceso Administrativo
considerado universalmente
para
ser
aplicado en cualquier organismo, se caracteriza por su versatilidad en
la aplicación íntegra, y sus resultados se plasman en las mejoras que
gradualmente experimentan las empresas.
1.- EL PROCESO ADMINISTRATIVO.
Es el conjunto de etapas interrelacionadas que mediante un
esfuerzo coordinado alcanzan los objetivos administrativos de la
Empresa.
Con el propósito de disponer de una apreciación clara y objetiva
de la aplicación de este proceso, se considera para efectos del
presente trabajo
el enfoque del autor Koot'z y O'donell, quien lo
caracteriza de ser realista, operativo y práctico.
1.1 ETAPAS QUE LO CONFORMAN
Básicamente
son
: PLANEACION,
ORGANIZACION,
INTEGRACION, DIRECCION, Y CONTROL
1
; las cuales deben
estar interrelacionadas y coordinadas de tal forma que el
aprovechamiento
de los recursos de una empresa sea
óptima y el riesgo del desperdicio sea mínimo.
Administración, Koontz/O'Donell, Editorial Mc Graw Hill, Cap. 3, pag. 69
La
clasificación
adaptándolas
según
de
las
etapas
las necesidades
se
ha
que
conformado
presentan
las
empresas, este orden no sigue una regla específica ya que
en determinado momento, estas tienden a fusionarse, o
ampliarse.
En seguida, se describirá en forma sucinta, cada una de
ellas.
a. PLANEACION
Esta etapa se considera la mas importante de todas
dentro
de
las
funciones
administrativas,
ya
que
comprende la selección entre diferentes alternativas de
acción para la empresa como un todo y para cada
Unidad
Administrativa,
así como para e l elemento
humano en cada una de ellas.
Comprende el diseño, formulación y selección de los
objetivos de la empresa, asi como de las metas y
programas de las demas Unidades Organizativas y la
determinación de los medios para alcanzarlos, lo que
conlleva a determinar un enfoque racional para el
desarrollo de los mismos y el alcance de las metas, en el
tiempo preestablecido.
a. 1 NATURALEZA Y PROPOSITO
Sin una planeación adecuada, la toma de decisiones
en las empresas se convierten en improvisaciones,
dejándose
guiar
por
la
intuición
o
por
la
experiencia; es como si de repente quisiéramos
viajar a un sitio sin saber la ruta que nos conduzca
por el camino mas seguro y llegar a nuestro
destino.
Lo
anteriormente
planteado
da
razones
que
fundamentan su importancia dentro de cualquier
organismo social, siendo las de mayor relevancia,
las siguientes :
i Neutralización de la incertidumbre y el cambio
para afrontar todas las variables del Micro y
Macroambiente.
ii Concretar la atención en los objetivos orientando
todas las actividades y esfuerzos empresariales
hacia el logro de ellos.
iii Facilitación del control ya que proporciona las
herramientas
administrativas
cumplirlo en forma satisfactoria.
básicas
para
iv Minimización de costos por que permite admi nistrar los recursos de la empresa en su mayor
eficiencia o sea con racionalidad. 2
a.2 TIPOS DE PLANES
Con el propósito de poner en práctica la planeación,
es necesario recurrir al desarrollo de los diferentes
programas alternos, mediante la puesta en práctica
de tipos d e planes que comprenden cursos de
acción
futura.
Estos
son
variados
y
pueden
clasificarse de la siguiente forma : MISIONES,
OBJETIVOS,
ESTRATEGIAS,
POLITICAS,
PROCEDIMIENTOS, REGLAS, PROGRAMAS Y PRESUPUESTOS, los cuales se describen concretamente
a continuación :
i
MISIONES
Representa la "razón de ser" de un Organismo
Social, o sea la misión con la cual se ha
proyectado
tendiente
tener
a
la
presencia
en
el
medio,
satisfacción
de
necesidades
humanas, mediante la creación y distribución de
Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell. Editorial Mc Graw
Hill. cap. 2.
bienes y servicios, en ese sentido toda clase de
operación de un grupo organizado, debe poseer
propósitos
o
misiones
para
tener
algún
significado.
Lo anterior conduce a sostener que en todo
sistema social, las empresas tienen una función
o tarea básica que le impone el medio, en
función del rol que le corresponde dentro del
sector o actividad económica.
ii OBJETIVOS
Es el fin perseguido dentro del corto, mediano
y/o largo plazo, por una organización y son de
vital importancia para el éxito de las mismas; ya
que son los resultados que se esperan lograr,
estos deben reunir las siguientes características :
deben
ser
medibles,
razonables,
claros,
coherentes, estimulantes y concretos. Deben ser
planteados
considerando
estrategias
definidas
Empresa.
las
políticas
precisamente
por
y
la
iii ESTRATEGIAS
Son programas generales de acción por medio de
los cuales una empresa se propone alcanzar sus
metas y objetivos básicos en el corto, mediano y
largo plazo, lo que garantiza dentro de la labor
administrativa que con su utilización se logre la
acertada
permita
administración
obtener
de
ventajas
recursos
competitivas
que
y
posición en el medio.
iv
POLITICAS
Representa los lineamientos generales o guías de
acción que orientan la operatividad empresarial
en todo proceso para la adopción de decisiones.
O sea que las políticas delimitan un área dentro
de la cual una decisión va ha ser adoptada y
aseguran que ésta, será consistente
con los
objetivos y contribuirá al alcance de ellos en el
tiempo que se ha establecido.
v PROCEDIMIENTOS
Son planes que establecen un método habitual
de manejar
actividades
en
forma
lógica
y
coherente, mediante una secuencia cronológica
de acciones requeridas y que representan guías
de acción que detallan la forma exacta que rigen
el cumplimiento de las actividades.
vi REGLAS
Es un plan que requiere ser cumplido en forma
rígida en la toma de acciones específicas y
definidas con respecto a una situación dada. Su
adopción
permite
el establecimiento
de
un
régimen disciplinario que regule la operatividad
de la empresa.
vii PROGRAMAS
Es un conjunto de planes que se requieren para
llevar a cabo las lineas de acción necesarias
dentro d e la operatividad empresarial y que
incluye
políticas,
procedimientos,
reglas
cronogramas, asignación d e recursos y otros
elementos que clarifiquen su desarrollo.
3
Principios Generales de Administración, Koontz y O'Donell, Editorial Mc Graw
Hill, cap. 2.
viii PRESUPUESTO
Es la expresión en términos cuantitativos de los
resultados
que
esperamos
obtener
en
un
determinado período.
Representa un instrumento de control y es la
herramienta
administrativa
principal
para
la
formulación de los planes.
a.3 PRINCIPIOS DE LA PLANEACION
El proceso
de planeación
está
sustentado en
algunos principios, de los cuales se mencionan los
siguientes :
i PRINCIPIO DEL COMPROMISO
Significa el estar pendiente de que los objetivos,
metas y políticas sean cumplidos de acuerdo a
los
planes
trazados
para
tomar
decisiones
futuras.
ii PRINCIPIO DE FLEXIBILIDAD
Cuanto mayor sea la flexibilidad que pueda
dársele a los planes menor será el peligro de
perdidas en los cuales se incurra por sucesos
inesperados; pero el costo de la flexibilidad debe
compromisos futuros que se han
contraido.
Subjetivo es dar a los planes cierta facilidad de
cambio de dirección.
iii PRINCIPIO DEL CAMBIO DE RUMBO
Cuanto más se compromete en el futuro las
decisiones
de
la
planeación,
tanto
más
importante es para un administrador revisar
periódicamente
los
acontecimientos
expectativas y rediseñar los
planes
y
las
en
las
formas necesarias para mantener el curso hacia
las metas deseadas.
b. ORGANIZACION
Es considerada como la segunda etapa estática del
Proceso Administrativo y básicamente consiste en la
agrupación de aquellas actividades necesarias para el
cumplimiento de los objetivos; es asignar para cada
agrupamiento
de
los
mismos
a
un
administrador
juntamente con la autoridad indispensable para ejercer
una
supervisión adecuada y la disposición d e una
Administración Kootz/O'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 5. pag. 130, 132 y
133
coordinación horizontal y vertical dentro de la empresa.
Se considera que entre más formal sea una organización,
con mayor claridad conocerá una persona los limites de
su
autoridad,
y
por
lo
tanto
el
alcance
de
su
responsabilidad.
b.1 ORGANIZACION FORMAL
Una organización es formal cuando las actividades
de 2 ó más personas son concientemente
coordi-
nadas hacia un determinado objetivo. La esencia de
la Organización Formal es un propósito común
conciente y tiene lugar cuando las personas son
capaces de comunicarse entre sí, cuando están
dispuestas a actuar y a participar a un mismo
propósito.
Representa la estructura intencional d e puestos en
una empresa organizada formalmente. Debe ser
flexible o sea debe dar cabida al uso del criterio, a
reconocer
individuales
las
de
preferencias
un
grupo
y
las
que
actitudes
deben
canalizadas hacia metas de la organización.
ser
i NIVELES DE ORGANIZACION
Dentro de la Organización Formal, se identifican
los niveles de organización que existen porque
hay un número límite de personas que cualquier
administrador puede supervisar con eficacia,
aún cuando su límite varía de acuerdo con las
situaciones.
En la Figura No. 1 se muestran las relaciones
entre el alcance y los niveles organizacionales.
Un alcance amplio va asociado con pocos niveles
de organización; y un estrecho, provoca muchos
niveles.
Figura NQ 1-A
Relaciones entre el alcance y los niveles organizacionales
Organización con áreas reducidas
VENTAJAS
DESVENTAJAS
- Supervisión estrecha.
-
- Los superiores tienden a invo-
Control estrecho.
Rápida
comunicación
subordinados
lucrarse demasiado en el traentre
y superiores.
bajo de los subordinados.
-
Muchos niveles de administración.
- Altos costos debido a muchos
niveles.
-
Distancia excesiva entre el nivel
más alto y el más bajo.
Figura NQ 1-B
Organización con áreas amplias (*)
VENTAJAS
DESVENTAJAS
- Los superiores se ven obligados -Tendencia
-
-
a
recargar
a
los
a delegar.
superiores y se convierten en
Se deben formular políticas
"cuellos de
claras.
decisiones.
Los
subordinados
se
seleccionar con cuidado.
deben
-
botellas" en las
Peligro de perdida de control
por parte del superior.
(*) Fuente : Administración, Koot'z O'donell. Edit. Mc Graw Hill, cap. 11
ii ALGUNOS PROBLEMAS CON LOS NIVELES DE
ORGANIZACION.
Cuando
el
crecimiento
empresarial
se
experimenta tanto horizontal como vertical es
necesaria la división d e las actividades por
Unidades Administrativas, creando dentro de la
organización jerárquica los niveles necesarios,
pero estos conllevan a enfrentarse a algunas
limitantes, resaltando las siguientes :
-
COSTOS : a medida que se incrementan, la
administración
requiere
más
esfuerzos
y
dinero debido a la necesidad de Gerentes
adicionales, de empleados que le ayuden a
coordinar las actividades y de instalaciones
para todo el personal.
- OBSTACULOS DE LAS COMUNICACIONES :
Cuando existen
mayores
muchos niveles,
dificultades
para
aparecen
comunicar
sus
objetivos particulares, planes y políticas hacia
los niveles inferiores de la estructura de su
organización;
que aquella
en
la
que la
Administración
puede
comunicarse
directamente con el resto de personal.
A medida que la información desciende por
la línea d e mando, ocurren omisiones e
interpretaciones distintas que tergiversan el
verdadero mensaje que se desea.
- BARRERAS PARA LA PLANEACION Y EL CON-
TROL :
Para
desarrollar esta
función, entre más
departamentos y niveles existan, se complica,
ya
que
un
plan
se
puede
definir
y
completarse en el nivel superior, entonces
pierde coordinación y claridad a medida que
se subdivide en los niveles inferiores.
iii SELECCION DE ALCANCE O RADIO DE ACCION
Con el objeto de lograr el equilibrio en la
eficiencialeficacia
administrativa,
organización
decidirse
debe
el
en
número
toda
de
subalternos que pueden depender d e un jefe.
Los estudios realizados sobre este aspecto han
demostrado que la cifra de cuatro a ocho
subordinados en los niveles superiores de la
organización,
es
aceptable
y
que
puede
aumentar de ocho a quince o más en los niveles
inferiores.
b.2 PRINCIPIOS DE ORGANIZACION
La organización se sustenta en algunos d e los
principios básicos :
i PRINCIPIO DE LA UNIDAD DE OBJETIVOS
Una estructura de organización es efectiva si
facilita la contribución de los individuos al logro
de los objetivos de la empresa.
ii PRINCIPIO DE LA EFICIENCIA
Una
organización
estructurada
para
es
ayudar
eficiente
al
logro
si
de
está
los
objetivos de la empresa con el mínimo de costos
adicionales.
iii PRINCIPIO DE LA DELEGACION
La autoridad que se delega a administradores
individuales debe ser adecuada a su capacidad
para lograr los resultados que se esperan de
ellos.
iv PRINCIPIO DE RESPONSABILIDAD ABSOLUTA
La responsabilidad de los subordinados ante sus
superiores
con
respecto
al
desempeño
es
absoluta y los superiores no pueden evadir la
responsabilidad
ante la organización por las
actividades de sus subordinados.
v PRINCIPIO DE LA DEFiNiCION FUNCIONAL
En
la
medida
que
en
un
puesto
o
un
departamento tengan una definición más clara
de
los
resultados
responsables
esperados,
pueden
las
personas
contribuir
más
adecuadamente al logro de los objetivos de la
empresa.
5
c. INTEGRACION
Es la función administrativa que se define como la tarea
de cubrir los puestos de una estructura organizacional
por medio de la identificación de las necesidades de la
Administración KootzlO'Donell, editorial Mc Graw Hill, Cap. 16. pag. 406 y 407
fuerza de trabajo, el inventario de personal disponible,
el reclutamiento, selección y contratación, evaluación,
remuneración y capacitación del personal necesario.
La integración es considerada función administrativa
por las siguientes razones :
-
La integración de los puestos de una organización
implica conocimientos
comunes
y
enfoques
que reconozcan
los
que n o
Gerentes,
son
quienes
piensan con frecuencia, que organizar es solo fijar
una estructura de papeles y prestan poca atención a
la ocupación de estos puestos.
-
La integración como función le da más importancia al
elemento humano en la selección, evaluación
y
desarrollo gerencial.
-
Esta razón de separar la función de Integración es la
que a menudo los administradores
olvidan ya que
estos son los responsables de dicha función y no el
Departamento de Personal, siendo éste el que podrá
brindarles toda la ayuda que necesiten; pero para
cubrir los puestos
y mantenerlos
ocupados con
personal calificado es tarea de los administradores.
c.1 PRINCIPIOS DE INTEGRACION
Los siguientes principios indican cuales son los
medios para lograr una integración efectiva.
i PRINCIPIO DE LA DEFINICION DE PUESTOS
Los puestos de la organización deben ser ocupados
por personas con necesidades diferentes, deben
tener muchas
dimensiones
tales como : pago,
posición, poder, libertad y posibilidad de logros que
induzcan a los administradores a actuar.
ii PRINCIPIO DE LA EVALUACION DE ADMINISTRA-
mREs
Sugiere que el desempeño debe medirse tanto en
comparación con objetivos verificables como la
evaluación
del
desempeño
de
administradores
como tales.
iii PRINCIPIO DE LA COMPETENCIA ABTERTA
En la medida en que una empresa se comprometa
a asegurar la calidad d e sus administradores,
alentará la competencia abierta entre todos los
candidatos para puestos administrativos.
iv PRINCIPIO PARA LA CAPACITACION Y DESARRO-
LLO DE LOS ADMINISTRADORES.
Sugiere que
esfuerzos
de
en
e l enfoque
capacitación
de
y
sistemas los
desarrollo
se
relacionen con las funciones de administración,
con las metas de la empresa y con las necesidades
profesionales de los administradores.
v PRINCIPIO DE LOS OBJETIVOS DE CAPACITACION
Entre más preciso se plantee los objetivos de
capacitación más probable es que se logren.
vi PRINCIPIO DEL DESARROLLO CONTINUO.
Conforme más s e comprometa una empresa a
tener administradores d e calidad, más requiere
que estos practiquen un autodesarrollo continuo.
d. DIRECCION
Dirigir es la función administrativa que consiste en el
proceso de influir sobre las personas para cumplir con
las metas y objetivos de la empresa con voluntad,
entusiasmo y dinamismo.
La clave de la dirección es la armonización de los
objetivos, ya que las personas no trabajan aisladamente,
casi siempre lo hacen en grupos de trabajo en busca
tanto de objetivos individuales de su puesto de trabajo
como los
de la empresa. No siempre estos objetivos
armonizan entre sí, muchas veces estos difieren entre
jefes y subordinados; por lo tanto es tarea de los
administradores lograr que las necesidades de todos los
individuos armonicen con las demandas de toda la
empresa, para la integración de los Sistemas.
La dirección es el complemento básico entre los planes
bien
elaborados,
debidamente
las
estructuras
concebidas,
buenos
organizacionales
programas
de
integración y las eficientes técnicas de control, por una
parte; y por otra parte, que las personas comprendan y
se sientan motivadas para
contribuir con
toda
su
capacidad y empeño al alcance de las metas y objetivos
de la empresa.
d. 1 ESTILOS DE LIDERAZGO
El factor humano en las empresas es mucho más
que un simple factor productivo en los planes de
un
administrador.
Hay
que
considerar
su
naturaleza de persona en toda su dimensión tal
como
conocimientos,
actitudes,
capacidades
o
rasgos de personalidad y que esten influenciados
por factores externos como familia, escuela, iglesia
y otros.
Por lo tanto los administradores deben aceptar
estos
hechos
y
prepararse
para
manejarlos
eficientemente.
Existen muchas teorias conductuales, creativas y
motivacionales como la teoría XY de Mc Gregor, la
teoría de jerarquía de necesidades d e Maslow y
otras más que persiguen este objetivo.
El liderazgo se define como una influencia, el arte o
proceso de influir sobre las personas para que
intenten con buena disposición y entusiasmo lograr
metas de grupo, con voluntad para trabajar con
afán y confianza; es decir el afán se refiere al
ahínco, a la honestidad e intensidad en la ejecución
del trabajo; la confianza se refiere
a la experiencia
y habilidad técnica. Dirigir es guiar, conducir,
orientar y proceder.
Los lideres actúan para ayudar a un grupo al logro
de los objetivos mediante la aplicación al máximo
de sus capacidades. Los líderes se colocan frente a
un
grupo
para
facilitar
el
progreso
y
para
inspirarlo hacia el logro de las metas de la
organización.
Algunos investigadores clasifican los estilos de
liderazgo, segun como los líderes hacen uso de su
autoridad,
características
relevantes
para
el
análisis gerencial, por lo que a continuación se
mencionan tres estilos básicos
:6
i LIDER AUTOCRATICO
Se considera como una persona que dá órdenes
y espera su cumplimiento,
es dogmático e
impositivo y dirige a través de la habilidad para
restringir u otorgar recompensas y castigos.
ii LIDER DEMOCRATICO O PARTICIPATIVO
Este tipo de líder consulta con sus subordinados
acciones y decisiones propuestas y promueve su
participación.
Administración. Koot'z O'doncll, Cap. 23. Pag. 564-565. Editorial Mc Graw Hill.
iii LIDER DE POLITICAS ABIERTAS
Este líder utiliza muy poco su poder, si es que lo
hace, y dá a sus subordinados una gran cantidad
de independencia o libertad en sus funciones;
permite en gran medida que sus subordinados
fijen sus propias metas y los medios para
lograrlos y considera que su papel es facilitar las
operaciones
nándoles
de
sus
seguidores
proporcio-
actuando
primordial-
información,
mente como contacto con el medio ambiente
externo del grupo.
d.2 CLIMA ORGANIZACIONAL
Se refiere al ambiente interno total que debe
mantenerse
en
una
empresa;
el
clima
organizacional se identifica como un conjunto de
características que son percibidas por los miembros
de una organización, y que describen a la empresa
en forma subjetiva, la distinguen de otras, es
relativamente
duradero
tiempo,
que
ya
Administración
está
mediante
en
en
la
el
transcurso
función
del
de
la
promulgación
de
políticas motivacionales o el desarrollo de un plan
de
incentivos
que
tiene
influencia
sobre
las
personas.
Estas características son :
i
El grado de autonomía individual que se le
permite
a
los
miembros,
mediante
la
participación con sus ideas en la búsqueda de
soluciones o planteamiento
de
alternativa-
solución.
..
ii
El grado con que los superiores establecen y
comunican
objetivos, políticas,
normas
de
Los comportamientos que recompensan
la
trabajo a sus subordinados.
iii
organización y el tipo de estímulos ofrecidos.
iv
La consideración, simpatía y apoyo incondicional
que
expresan
los
superiores
a
los
subordinados.
v
El alcance del conflicto y la forma como se
manejan,
a efecto que se solucionen con
beneficios para ambas partes.
d.3 PRINCIPIOS DE DIRECCION
A continuación se mencionan algunos principios
que dan lineamientos para la función de Dirección :