procedimiento para la modificación del plan de estudios

PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
SUBPROCESO GESTIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS
Código : PCA.10
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
Revisó:
Vicerrector Académico
Profesional Vicerrectoría Académica
Profesional Planeación
Aprobó: Rector
Versión : 02
Página 1 de 19
Fecha de aprobación: Abril 15 de 2011
Resolución No. 579
OBJETIVO
ALCANCE
Describir las actividades que se deben realizar para la modificación del
plan de estudios de un programa académico y, su correspondiente
reporte y autorización, de ser requisito, por el Ministerio de Educación
Nacional.
Comprende desde la definición de los responsables de la elaboración de
la propuesta de modificación del plan de estudios del programa, hasta el
registro del plan de estudios que fue aprobado en el sistema académico;
rige para los programas técnicos, tecnológicos, profesionales
universitarios, especializaciones, especializaciones médico-quirúrgicas,
maestrías y doctorados.
NORMATIVIDAD
Normatividad Externa
§
§
§
Ley 1188 de abril 25 de 2008 (Por la cual se regula el Registro Calificado de Programas de Educación Superior y se dictan otras disposiciones).
Decreto 1295 de abril 20 de 2010 del MEN (Por el cual se reglamenta el registro calificado de que trata la Ley 1188 de 2008 y la oferta y desarrollo
de programas académicos de educación superior).
Resoluciones del MEN en las cuales se definen las características especificas de calidad para los programas académicos de educación superior.
Normatividad Interna
§
Acuerdo Académico No. 225 de 2010 (Por el cuál se establecen los lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los
programas académicos).
DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS
§
§
§
§
MEN: Ministerio de Educación Nacional.
PEP: Proyecto Educativo del Programa.
SIA: Sistema de información académica.
CONACES: Comisión Nacional de Aseguramiento de la Calidad de la Educación Superior.
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CONSIDERACIONES
§
Una modificación del plan de estudios se da por agrupación o movimiento de asignaturas, por disminución de créditos o por inclusión y eliminación
de asignaturas (Acuerdo Académico 225 de 2010, artículo 8 y anexo 5).
§
Los programas del área de salud deberán recopilar y elaborar los documentos que permitan verificar la relación docencia servicio, lo cuales deberán
estar disponibles al momento de reportar la modificación del plan de estudios al MEN:
§
§
§
§
Convenios vigentes
Concepto favorable de los escenarios de práctica
Certificaciones de cupos
Solicitud de cambio de cupos, si se requiere.
§
Al ser la UIS una universidad acreditada, el MEN podrá autorizar la modificación del plan de estudios de los programas académicos de pregrado,
especialización, especialización médico-quirúrgica y maestría, sin necesidad de adelantar la evaluación por parte de CONACES (actividades 37 a 44).
§
La Vicerrectoría Académica, CEDEDUIS y Planeación brindan la asesoría y el acompañamiento que las unidades académicas requieran.
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Inicio/Fin
Decisión
Actividad
DIAGRAMA DE FLUJO
Documento
Procesamiento en S.I. o
intranet
Procedimiento predefinido
DESCRIPCIÓN
Página 3 de 19
Conector
RESPONSABLE
Conector de página
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
INICIO
1. Define los responsables de realizar la propuesta de
modificación del plan de estudios, los cuales estarán
encargados de hacer la programación de las actividades y
los recursos necesarios ya sean físicos, humanos o
tecnológicos. Se puede incluir la Modificación del plan de
estudios de un programa académico como un proyecto del
Plan de gestión.
1. Define responsables,
programación de actividades
y recursos.
2. Elabora la propuesta
2. Elabora la propuesta de modificación del plan de estudios
del programa.
Responsables designados Acuerdo
en la Unidad Académica Académico No. 225
de 2010
· Capítulo 1 y
anexo 1
· Artículo 11,
numerales 1 y 2
3. Estudia la propuesta de modificación del plan de estudios
del programa y realiza las observaciones que considere
pertinentes.
Consejo de Escuela, de
Programas o de Sede,
según sea el caso
Propuesta de modificación
del plan de estudios
3. Estudia la propuesta en
primera instancia.
¿Devuelve
No con
la propuesta
observaciones?
Consejo de Escuela, de
Programas, o de Sede,
según sea el caso
No
Si
4. Realiza ajustes a la
propuesta
1
4. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las Responsables designados
en la Unidad Académica
observaciones recibidas.
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
1
5. Emite concepto favorable a la propuesta de modificación
del plan de estudios del programa.
5. Emite concepto favorable
Consejo de Escuela, de
Programas o de Sede,
según sea el caso
Acta Consejo de Escuela, de
Programas, o de Sede, según
sea el caso
Propuesta de modificación
del plan de estudios
6. Estudia la propuesta de modificación del plan de estudios Consejo de Facultad o de
del programa.
Instituto, según sea el
caso
6. Estudia la propuesta en
segunda instancia
¿Devuelve la propuesta
con observaciones?
No
Si
7. Realiza ajustes a la
propuesta
8. Emite concepto favorable
2
7. Realiza los ajustes correspondientes a partir de las
observaciones recibidas.
Responsables designados
en la Unidad Académica
8. Emite concepto favorable a la propuesta de modificación Consejo de Facultad o de
Instituto, según sea el
del plan de estudios del programa.
caso
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
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RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
2
Acta Consejo de Facultad o
de Instituto, según sea el
caso
Acta Consejo de Escuela, de
Programas, o de Sede según
sea el caso
Propuesta de modificación
del plan de estudios
9. Remite a Planeación dos copias de la propuesta de
modificación del plan de estudios, así como copia de las actas
de los consejos donde se registró el estudio o concepto
favorable de la modificación. Planeación se encargará de
enviar una copia para concepto del CEDEDUIS. Si
planeación lo considera conveniente puede solicitar
concepto sobre algún o algunos elementos de la propuesta
de modificación del plan de estudios a otras unidades
académicas o administrativas
9. Remite a Planeación copias
de la documentación
10. Revisa y verifica la propuesta de modificación del plan de Profesional de Planeación Acuerdo
Director de CEDEDUIS Académico No. 225
estudios del programa.
de 2010. Artículo
12, numerales 5 y 6
10.Revisa y verifica la
propuesta
¿Cumple la propuesta
con los requisitos?
Director de Escuela,
Coordinador de
Programa o de Sede,
según sea el caso
Si
No
11. Realiza ajustes a la
propuesta
3
11. Realiza los ajustes correspondientes de acuerdo a las
observaciones de Planeación y/o CEDEDUIS.
Responsables designados
en la Unidad Académica
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
12. Emite concepto debidamente sustentado sobre la
viabilidad de la modificación del plan de estudios del
programa.
Director de Planeación
13. Remite a Secretaría General para su discusión por el
Consejo Académico: la propuesta de modificación del plan de
estudios, los conceptos de Planeación y CEDEDUIS y copia
de las actas de los Consejos donde se registró el análisis o
concepto favorable de la modificación del plan de estudios
del programa.
Director de Planeación
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
3
12. Emite concepto
B
13. Remite a Secretaría
General la documentación
Concepto de Planeación
Concepto de CEDEDUIS
Acta Consejo de Facultad o
de Instituto, según sea el caso
Acta Consejo de Escuela, de
Programas, o de Sede según
sea el caso
Propuesta de modificación
del plan de estudios
14. Estudia la propuesta y la
documentación
¿La propuesta es
aprobada?
No
4
Si
A
Pág.7
14. Estudia la propuesta de modificación del plan de estudios
del programa. En el acta del Consejo Académico se
registran las conclusiones de la discusión y si la propuesta
fue: aprobada, aprobada con condiciones, devuelta para
modificaciones, o rechazada.
Consejo Académico
Acuerdo
Académico No. 225
de 2010. Artículo
12, numeral 8
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
15. Comunica a la Unidad Académica que la propuesta fue
rechazada por el Consejo Académico
Secretaría General
16. Realiza las modificaciones
a la propuessta
16. Realiza las modificaciones correspondientes según las
observaciones del Consejo Académico.
Responsables designados
en la Unidad Académica
17. Verifica la realización de
modificaciones
17. Verifica la realización de las modificaciones a la Profesional de Planeación
propuesta de modificación del plan de estudios.
Director de CEDEDUIS
DIAGRAMA DE FLUJO
4
¿La propuesta es
rechazada?
No
Si
15. Comunica la decisión
Comunicación
FIN
¿Se realizaron todas
las modificaciones?
Si
B
Pág.6
No
18. Ajusta la propuesta de modificación del plan de estudios
de acuerdo con las observaciones de Planeación y/o
CEDEDUIS.
18. Ajusta la propuesta
A
¿Es aprobada con
condiciones?
Si
5
No
C
Pág.9
Responsables designados
en la Unidad Académica
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
5
19. Realiza el ajuste a la propuesta de modificación del plan
de estudios de acuerdo a las observaciones del Consejo
Académico para que corresponda a lo aprobado.
19. Realiza los ajustes a la
propuesta
20. Verifica la realización de los ajustes solicitados por el Profesional de Planeación
Consejo Académico.
20. Verifica la realización de
los ajustes
¿Se atienden
las observaciones del
Consejo
Académico?
Responsables designados
en la Unidad Académica
Si
No
21. Ajusta la propuesta
22. Remite a Secretaría
General la documentación
6
21. Ajusta la propuesta de modificación del plan de estudios
de acuerdo con las observaciones de Planeación.
Responsables designados
en la Unidad Académica
22. Remite a Secretaría General la documentación
Director de Planeación
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
6
C
23. Elabora Acuerdo de
aprobación
23. Elabora el Acuerdo de aprobación de la modificación
del plan de estudios del programa académico.
Secretaría General
Acuerdo del Consejo
Académico
Acta del Consejo Académico
Concepto de Planeación
Concepto de CEDEDUIS
Acta Consejo de Facultad o
de Instituto, según sea el caso
Acta Consejo de Escuela, de
Programas, o de Sede según
sea el caso
Propuesta de modificación
del plan de estudios
24. Pide el diligenciamiento
del formulario y la
información necesaria
25. Diligencia el formulario y
recopila la información.
7
24. Pide el diligenciamiento del formulario establecido para
Profesional de la
reportar la modificación del plan de estudios y la Vicerrectoría Académica
información necesaria para respaldarla.
25. Diligencia el formulario establecido para reportar la
modificación del plan de estudios, con base en la propuesta
de modificación del plan de estudios, y recopila la
información.
Responsables designados
en la Unidad Académica
Acuerdo
Académico No. 225
de 2010, artículo
12, numeral 11
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
7
26. Revisa que la información esté completa, así cómo el
correcto diligenciamiento del formulario para reportar la
modificación del plan de estudios.
Profesional de la
Vicerrectoría Académica
27. Corrige los formatos y/o
completa la información
27. Corrige el formulario de acuerdo con las observaciones
de la Vicerrectoría Académica y/o completa la información.
Responsables designados
en la Unidad Académica
28. Registra la información
en el sistema de información
del MEN
28. Registra la información en el sistema de información del
MEN.
Profesional de la
Vicerrectoría Académica
29. Reporta la modificación
del plan de estudios
29. Reporta la modificación del plan de estudios del
programa académico al MEN.
Vicerrector Académico
26. Revisa la información
para reportar la Modificación
del plan de estudios
¿Es correcto el
diligenciamiento del
formulario y/o la
información está
completa?
Si
No
8
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
8
30. Revisa la información remitida para la modificación del
plan de estudios.
30. Revisa la información
remitida
¿Devuelve,
el MEN, la modificación
del plan de estudios por
falta de completitud en
la información?
No
MEN
D
Pág.12
Si
31. Analiza la solicitud y la
remite a la Unidad
Académica
32. Elabora el documento de
respuesta a la devolución por
completitud.
Documento de respuesta a la
devolución por completitud
9
31. Analiza las observaciones de la devolución y las remite a
la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el
procedimiento a seguir para atender las observaciones.
32. Elabora documento
observaciones del MEN.
dando
respuesta
a
las
Vicerrector Académico
Responsables designados
en la Unidad Académica
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
9
33. Revisa y verifica que el documento de respuesta a la Según el procedimiento
devolución por completitud atienda las observaciones del establecido en la actividad
MEN.
31
33. Revisa y verifica el
documento de respuesta a la
devolución por completitud
¿Se da respuesta a
las observaciones del
MEN?
Si
No
D
34. Ajusta el documento de
respuesta a la devolución por
completitud.
34. Ajusta el documento de respuesta a la devolución por Responsables designados
en la Unidad Académica
completitud de acuerdo con las observaciones
35. Envía documento de
respuesta a la devolución por
completitud.
35. Envía el documento de respuesta a la devolución por
completitud al MEN.
Vicerrector Académico
36. Estudia si se requiere
aprobación
36. Estudia si la modificación del plan de estudios requiere
aprobación
MEN
¿Requiere
autorización
del MEN la
modificación del plan
de estudios?
Si
10
No
E
Pág.18
Decreto No.
1295 de 2010,
artículo 42
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
10
37. Estudia la modificación del plan de estudios y determina
si requiere información complementaria para hacer la
evaluación.
37. Estudia la modificación
del plan de estudios
¿Requiere
información
complementaria para
hacer la
evaluación?
No
CONACES
F
Pág.14
Si
38. Solicita información
complementaria
38. Solicita información complementaria.
MEN
39. Analiza la solicitud y la
remite a la Unidad
Académica
39. Analiza la solicitud de información complementaria y la
remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y
el procedimiento a seguir.
Vicerrector Académico
40. Elabora el documento de
respuesta a solicitud de
información complementaria.
40. Elabora documento dando respuesta a la solicitud de
información complementaria.
Responsables designados
en la Unidad Académica
Documento de respuesta a
solicitud de información
complementaria
11
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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Código : PCA.10
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
11
41. Revisa y verifica el documento de respuesta a la Según el procedimiento
establecido en la actividad
solicitud de información complementaria.
39
41. Revisa y verifica el
documento de respuesta a la
solicitud de información
complementaria
¿Se da respuesta a
los requerimientos de
CONACES?
Si
No
F
42. Ajusta el documento de
respuesta a solicitud de
información complementaria
42. Ajusta el documento de respuesta a solicitud de
información complementaria de acuerdo con los
requerimientos
Responsables designados
en la Unidad Académica
43. Envía documento de
respuesta a la solicitud de
información complementaria
43. Envía el documento de respuesta a la solicitud de
información complementaria al MEN.
Vicerrector Académico
44. Evalúa las condiciones de
calidad
44. Evalúa que el programa cumpla con las condiciones de
calidad.
CONACES
45. Emite resolución
45. Emite resolución que autoriza o no la modificación del
plan de estudios del programa.
MEN
12
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
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DIAGRAMA DE FLUJO
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
46. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura
o Dirección del IPRED, y Planeación.
Vicerrector Académico
47. Estudia la resolución que no autoriza la modificación del
plan de estudios y se decide el procedimiento a seguir
Vicerrector Académico
Decano o subdirector
académico del Instituto,
según sea el caso
Responsables designados
en la Unidad Académica
48. Elabora recurso de reposición.
Responsables designados
en la Unidad Académica
12
Resolución del MEN
46. Remite resolución a la
Unidad Académica
¿Autorizaron la
modificación del plan
de estudios?
Si
E
Pág.18
No
47. Estudia la resolución
¿Se interpondrá
recurso de reposición?
No
G
Pág.17
Si
48. Elabora recurso de
reposición
Recurso de reposición
13
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
SUBPROCESO GESTIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS
Código : PCA.10
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
Versión : 02
Página 16 de 19
DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
13
49. Revisa que el recurso de reposición de respuesta a las Según el procedimiento
causas que generaron la emisión de una resolución que no establecido en la actividad
autoriza la modificación del plan de estudios.
47
49. Revisa el recurso de
reposición
¿El recurso
de reposición da
respuesta a la resolución
que no autorizó
la Modificación
del plan de
estudios?
Si
No
50. Ajusta el recurso de
reposición
50. Ajusta el recurso de reposición de acuerdo con las
observaciones
51. Remite recurso de
reposición
51. Remite recurso de reposición al MEN.
52. Estudia el recurso de
reposición y emite concepto
14
52. Estudia el recurso de reposición y emite concepto.
Responsables designados
en la Unidad Académica
Vicerrector Académico
CONACES
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
SUBPROCESO GESTIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS
Código : PCA.10
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
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DESCRIPCIÓN
DIAGRAMA DE FLUJO
RESPONSABLE
14
¿Aprueba la
modificación del plan de
estudios
Si
No
G
53. Notifica que la
modificación no fue
autorizada
53. Notifica a la Unidad Académica y a la Dirección de
admisiones y Registro Académico que la modificación del
plan de estudios no fue autorizada por el MEN.
Vicerrector Académico
FIN
54. Emite resolución
54. Emite resolución que autoriza la modificación del plan
de estudios.
MEN
55. Remite resolución a la Unidad Académica, Decanatura
o Dirección del IPRED, y Planeación.
Vicerrector Académico
Resolución del MEN
55. Remite resolución a la
Unidad Académica
15
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
SUBPROCESO GESTIÓN DE PROGRAMAS ACADÉMICOS
Código : PCA.10
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
Versión : 02
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DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
56. Autoriza registrar en el
SIA la modificación del plan
de estudios
56. Autoriza a la Dirección de Admisiones y Registro
Académico para registrar en el SIA la modificación del plan
de estudios del programa, quedando habilitado como
insumo para el Proceso de Formación
Vicerrector Académico
57. Registra el plan de
estudios aprobado en el
sistema
57. Registra el plan de estudios que fue aprobado en el
sistema.
Dirección de Admisiones
y Registro Académico
DIAGRAMA DE FLUJO
15
E
FIN
DOCUMENTOS DE
REFERENCIA
PROCESO GESTIÓN DE LA CALIDAD ACADÉMICA
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PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DEL PLAN DE ESTUDIOS
Código : PCA.10
Versión : 02
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CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
Abril 15 de 2011
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS
§
Creación del Documento
§
Se ajustó la descripción de la actividad 12, lo cual implico cambiar “...modificación del plan del
programa” por “...modificación del plan de estudios del programa”.
Se ajustó la descripción de la actividad 13, lo cual implico cambiar “...modificación del plan del
programa” por “...modificación del plan de estudios del programa”.
Se corrigió la descripción de la actividad 39, lo cual implicó cambiar “Analiza las observaciones de la
devolución y las remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a
seguir para atender las observaciones” por “Analiza la solicitud de información complementaria y la
remite a la Unidad Académica, junto con las orientaciones y el procedimiento a seguir”.
Se corrigió la descripción de la actividad 40, lo cual implicó cambiar “Elabora documento dando
respuesta a las observaciones del MEN” por “Elabora documento dando respuesta a la solicitud de
información complementaria”.
§
02
Febrero 06 de 2015
§
§