BS-C-03 - Caracterización Subproceso Compras

CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
PROCESO:
LÍDER DEL
SUBPROCESO:
OBJETIVO:
ALCANCE:
RIESGOS:
PROVEEDOR
Gestión de Bienes y Servicios
SUBPROCESO: Gestión de Compras
Coordinadora de Compras
Adquirir bienes y servicios mediante el sistema de contratación establecido bajo los principios de
transparencia y selección objetiva de proveedores para satisfacer las necesidades de la Cámara de
Comercio de Cartagena
Aplica a todas las áreas de la organización.
Ver documento Mapa de Riesgos
ENTRADAS
CICLO DE
MEJORA
CONTINUA
P
H
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD





V
Proveedores
Cámara de
comercio de
Cartagena
Todas los procesos
de la Cámara de
Comercio
de
Cartagena
Versión: 1
Fecha: 4/11/2010
Aprobó: Director
Administrativa y Financiera
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Solicitudes
de
compras
y/o
servicios
del
cliente interno
Información de
Empresas
Cotizaciones de
los proveedores.

Solicitudes para
inscripción en el
registro
de
proveedores.
Productos
y/o
servicios
Información de
Empresas
y
Cliente Interno.

Determinar
bienes
y
servicios requeridos
Seleccionar proveedores
Comprar bienes y servicios
Elaborar
orden
de
compras
Verificar bienes y servicios
adquiridos
Evaluar proveedores
SALIDAS
Listado
de
proveedores
actuales
de
bienes
y
servicios.(críticos)
Formularios de
inscripción en el
registro
de
proveedores.
Órdenes
compra
servicios.
A

CLIENTES
de
y/o
Orden de entrega
de los artículos
solicitados
por
Tomar decisiones con dotación.
base en los resultados
obtenidos
en
las Orden de entrega
evaluaciones.
de los artículos
Atender
y
resolver solicitados
por
reclamos y/o sugerencias dotación firmada
relacionadas
con
los por
los
productos comprados y el funcionarios que
proceso en si.
reciben.
Evaluaciones
y
reevaluaciones
del desempeño
de
los
proveedores
críticos del área
Clientes
internos y
Empresas
proveedoras
de bienes
servicios.
Clientes
internos y
Empresas
proveedoras
de bienes
servicios.
Clientes
internos y
Empresas
proveedoras
de bienes
servicios.
Clientes
internos y
Empresas
proveedoras
de bienes
servicios.
y
y
y
y
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
PROVEEDOR
ENTRADAS
CICLO DE
MEJORA
CONTINUA
DESCRIPCIÓN DE LA
ACTIVIDAD
Versión: 1
Fecha: 4/11/2010
Aprobó: Director
Administrativa y Financiera
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SALIDAS
Acciones
Correctivas
Preventivas
CLIENTES
y
RECURSOS:
EVIDENCIAS
DOCUMENTOS
Humanos: Coordinador de Compras
Físicos: muebles y enseres, equipo de
computo y comunicaciones (celular y
fijo)
Solicitudes de compra y servicios(ERP)
Solicitud de cotización (e-mail)
Órdenes de compra y/o servicios (ERP).
Recibos de mercancía (ERP)
, Recibos a satisfacciones, Formatos de
Selección – evaluación y reevaluación de
proveedores.
Formulario de inscripción en el registro de
proveedores.
Manual de contratación
Procedimiento de Selección –
Evaluación y reevaluación de
proveedores.
NOMBRE DE INDICADOR(ES)
REQUISITOS LEGALES:
Cumplimiento en Ítems pedidos %
(CIP %) = (Cantidad de producto recibido
(CPR) / Cantidad de producto solicitado
(CPS)) *100.
Producto y/o servicio conforme a lo
solicitado % (PSCS) = (Cantidad de
productos y/o servicios conforme
(CPSC)/ cantidad de productos recibidos
(CPR)) * 100.
Cumplimiento del Presupuesto
de Compras: este indicador mide
la eficacia del control mensual,
semestral o anual del presupuesto de
compras de la CCC.
Cumplimiento del Presupuesto
de Compras Mes Vencido (CPCMV) % =
(Total contabilizado mes vencido
(TCMV) / Presupuesto de compras Anual
(PCA)) * 100. El resultado del indicador
debe ser mayor ò igual que (0) cero y
menor o igual que 1 (100%).
Cumplimiento del Presupuesto
de Compras Semestre Vencido (CPSV) %
REQUISITOS DE LA NORMA ISO
9001:2008
7.4.1
7.4.2
CARACTERIZACIÓN SUBPROCESO GESTIÓN DE COMPRAS
= (Total contabilizado Semestre Vencido
(TCSV) / Presupuesto de compras Anual
(PCA)) * 100. . El resultado del indicador
debe ser > ò = que (0) cero y < que 1
(100%)
Cumplimiento del Presupuesto
de Compras Año Vencido (CPAV) % =
(Total contabilizado Año Vencido
(TCAV) / Presupuesto de compras Anual
(PCA)) * 100. El resultado del indicador
debe ser mayor ò igual que (0) cero y
menor o igual que 1 (100%).
Eficiencia en Compras (EC) = Días reales
que se demora la entrega por parte del
proveedor (DRE) / Días establecidos en
la orden de compra remitida al
proveedor (DOC). El resultado del
indicador debe ser mayor que (0) cero y
Menor ò Igual a 1, lo cual indicaría que
se cumplen con los tiempos estipulados
en la negociación.
Versión: 1
Fecha: 4/11/2010
Aprobó: Director
Administrativa y Financiera
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