PROCESO DE SELECCIÓN, ADQUISICIÓN Y

PROCESO DE SELECCIÓN, ADQUISICIÓN Y PROCESAMIENTO TÉCNICO DE
MATERIALES EN BIBLIOTECA
REGLAMENTO
Dentro de los procesos relacionados con la Biblioteca, existe el proceso de selección,
adquisición y procesamiento técnico de materiales, mediante el cual la Biblioteca
garantiza la disponibilidad oportuna de los recursos bibliográficos para los diferentes
usuarios de la Universidad.
Su objetivo es el de adquirir, almacenar y difundir, en el menor tiempo posible, el
material bibliográfico necesario para el desarrollo de las actividades académicas
programadas por la Universidad.
Para ejecutar este proceso, la Biblioteca cuenta con un comité que se encarga, dentro
de sus diferentes funciones, de definir las políticas de compra de materiales. Este
comité, integrado por los Decanos de las facultades, el Director Académico, el Director
de Servicios y Recursos de Información y el Jefe de la Biblioteca, es el encargado de
establecer los porcentajes de la repartición presupuestal de libros dependiendo de las
necesidades de cada una de las facultades.
Una vez realizada la repartición presupuestal, la Biblioteca se convierte en un ente
autónomo para la toma de decisiones relacionadas con el proceso de selección de
proveedores y la adquisición y procesamiento técnico de los materiales, pues es quien
se encarga de ejecutar el presupuesto, y de regular y controlar su ejecución y
distribución, según las necesidades presentadas.
PROCESO DE SELECCIÓN
- El proceso de selección de materiales, para conformar el acervo bibliográfico de la
biblioteca de la Universidad Icesi, depende principalmente de la academia
(profesores, jefes de departamentos y decanos) y de la Biblioteca.
- Los materiales solicitados por los profesores y miembros de las facultades pueden ser
seleccionados de diferentes fuentes:
1. Materiales recomendados por distribuidores que visitan periódicamente a los
profesores para enseñarles las novedades bibliográficas.
2. Materiales directamente seleccionados por los profesores, a través de la
recuperación bibliográfica de artículos o materiales previamente conocidos por el
docente, que considere se necesitan en la Biblioteca; o por medio de la
recomendación de colegas, visitas en ferias de libros, recuperación de información
de Internet, entre otros.
- La Biblioteca se encuentra autorizada para seleccionar todo tipo de materiales,
cuando las circunstancias lo ameriten. Dentro del tipo de materiales que puede
adquirir están los materiales de referencia (enciclopedias, diccionarios, atlas, entre
otros), las bases de datos, las revistas, los libros de literatura y los libros académicos.
Aunque estos últimos dependen de las facultades, la Biblioteca tiene libertad de
adquirir, sin previa autorización, materiales existentes en la Biblioteca que necesiten
más ejemplares, como el caso de libros perdidos o deteriorados.
También será autónoma cuando detecte materiales que son textos guías o hacen
parte de las bibliografías de los cursos y que no se encuentren en las colecciones
existentes.
- Toda selección de material, por parte de los profesores, debe notificarse por medio de
un formato de solicitud y adquisición de materiales, en el cual se registran datos
básicos como título, autor, editorial, edición y año de publicación, así como
información complementaria sobre el curso para el cual se solicita el material y los
descriptores o materias que usará el profesor con sus estudiantes. Estas solicitudes
deben ser autorizadas por el Jefe del Departamento y el Decano de la Facultad.
Cada solicitud debe diligenciarse en un formato específico: en caso de solicitar un
libro, cada profesor deberá llenar el “Formulario de solicitud de documentos” (ver
vínculo); si es otro tipo de material, deberá llenar el formato respectivo para material
audiovisual, caso, o suscripción de publicaciones seriadas. Los artículos se pueden
conseguir mediante el servicio de Obtención de Documentos.
Una vez realizado el proceso de selección y solicitud de los materiales requeridos, se
procede a realizar la respectiva búsqueda y adquisición del material.
PROCESO DE ADQUISICIÓN
Todas las solicitudes de materiales son atendidas en orden de llegada, sin excepción,
directamente por la asistente autorizada, quien se encarga de escoger a los
proveedores y de tramitar el respectivo soporte para que la Oficina de Contabilidad les
genere el pago de manera oportuna.
o Selección de proveedores:
- La Biblioteca es autónoma en la selección de proveedores y en ningún momento se
compromete a realizar la compra de materiales a proveedores recomendados por
profesores o demás miembros de las facultades. La Biblioteca puede utilizar los
distribuidores sugeridos por el docente o puede hacer uso de otros proveedores,
siempre y cuando ellos estén alineados con el objetivo de velar por conseguir los
materiales con los mejores beneficios, tanto económicos como de valores
agregados.
- La Biblioteca se encuentra en libertad de establecer convenios y/o políticas de
fidelidad, de manera autónoma e independiente, con proveedores y distribuidores
que permitan garantizar mayor valor agregado por volumen y que favorezcan los
intereses de la Biblioteca, tanto a nivel económico (ofreciendo mayores descuentos)
como por la prestación de servicios adicionales y de la posibilidad de adquirir
materiales en consignación.
Consideraciones:
Al iniciar el proceso de selección, la Biblioteca le da prioridad a los proveedores o
distribuidores que realizaron la demostración dentro de la institución o con quien el
profesor tuvo contacto directo. Sin embargo, existen situaciones en las que se
procede de manera diferente:
-
-
-
-
Si el costo-beneficio de este distribuidor-proveedor es inferior al de los
proveedores tradicionales, se optará por realizar la compra a los proveedores
con los que la Biblioteca tiene convenios establecidos previamente, como Héctor
Duque, El Aprendiz, Pensar Ediciones, entre otros.
Si el costo-beneficio es superior al de los proveedores-distribuidores
tradicionales, se realizará la compra con el proveedor que realizó la oferta
inicialmente.
Si los materiales son seleccionados en ferias o con otros distribuidores y la
Biblioteca considera que por su volumen o frecuencia, pueden ser distribuidores
permanentes de la Biblioteca, ésta establecerá un mecanismo de acercamiento
para formalizar un convenio que beneficie a ambas partes.
Si los materiales no son seleccionados por medio de la intermediación directa
con un proveedor-distribuidor, la Biblioteca optará inicialmente por usar los
proveedores tradicionales para realizar la búsqueda del material. En caso de no
tenerlo disponibles proseguirá con la búsqueda a través de otros proveedores
hasta encontrar el material solicitado.
o Compra del material
- Por política de la Universidad, la mayoría de los materiales bibliográficos que
adquiera la institución será por medio de la Biblioteca, la cual se encargará de llevar
el control del dinero invertido, independientemente de su localización y uso.
La Biblioteca tiene un lapso máximo de dos meses aproximadamente para buscar el
material solicitado. Si en ese período no se puede encontrar el material, Biblioteca
deberá informarle al profesor sobre la imposibilidad de su adquisición.
- Por políticas del Departamento de Contabilidad, el pago de los proveedores se
realiza por medio de consignaciones o transferencias (no se realizan pagos en
cheques). Este pago tarda aproximadamente un mes en efectuarse aunque puede
realizarse con anterioridad si existe una justificación válida como la consecución de
un mayor descuento por parte del proveedor.
La Biblioteca también selecciona proveedores con pago electrónico, como Amazon,
ya que Biblioteca cuenta con tarjeta de crédito para el pago de estos materiales, los
cuales deben ser relacionados mensualmente y aprobados por el Jefe de Biblioteca
y el Director de Servicios y Recursos de Información.
Para todos los proveedores nacionales nuevos, la Biblioteca exigirá el RUT, cuenta
corriente o de ahorros y otros requisitos inherentes de contabilidad para efectuar el
pago de manera oportuna.
Consideraciones:
-
La Biblioteca tiene la facultad para comprarle material a los profesores, cuando ellos
lo adquieran por fuera del país, pues puede resultar siendo más económico y
confiable para la Biblioteca que si lo adquiere a través de otro proveedor. Para este
procedimiento, el Departamento de Contabilidad es el encargado de hacer el
respectivo desembolso a la cuenta del profesor o directivo.
- Si el material no ha podido ser localizado por encontrarse fuera del mercado, la
Biblioteca lo buscará en otras instituciones para realizar el préstamo y
posteriormente fotocopiarlo, amparados bajo la ley 23 de 1982 y demás leyes de
propiedad intelectual.
- Si el material solicitado no se ofrece en el mercado o resulta difícil de adquirir, la
Biblioteca está autorizada para conseguirlo de segunda con el fin de satisfacer la
necesidad manifestada.
-
En algunos casos, cuando el costo y el volumen sean considerables, la Biblioteca
confirmará previamente con el profesor para determinar si continúa con el proceso
de adquisición o si reevalúan la solicitud realizada.
o Tiempo de entrega
- Para los proveedores regionales, dependerá de la disponibilidad del material: Si se
cuenta con el material, el libro tarda en llegar máximo dos días; si no, podría
demorar hasta una semana o más dependiendo de su localización.
- Cuando los envíos son internacionales, como en el caso de Amazon, se demoran
alrededor de 8 semanas, en un envío regular. Sin embargo, si el caso lo amerita y el
Jefe de Departamento lo aprueba, se puede realizar un envío extra rápido con el fin
de tener el material en aproximadamente 3 o 5 días.
PROCESAMIENTO TÉCNICO
- Una vez el material se encuentre en la Biblioteca, éste pasará por el proceso de
verificación y de procesos técnicos, con el fin de colocar a disposición de los usuarios
los materiales, en el menor tiempo posible.
- El procesamiento técnico consiste en el análisis y ubicación de todo el material
adquirido por la Biblioteca para garantizar al usuario una fácil identificación al
momento de realizar la búsqueda y recuperación de la información.