Importancia de la Planificación como herramienta en la Gestión de

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN
COMO HERRAMIENTA EN LA GESTIÓN DE
ARCHIVOS
ÁREA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA
Abril, 2012
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Planificación…?
•
•
•
•
•
•
•
Qué es?
Para que sirve?
Cómo se construye?
Quiénes participan?
Qué elementos debe considerar?
De qué depende su éxito?
Qué valor agregado brinda a la
organización?
• Porqué?
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El que no sabe para donde va por
cualquier camino llega………
Alicia: “me podrías decir por
favor, en que dirección tengo
que ir?”
Gato: “Eso depende de donde
usted quiera llegar”.
Alicia: “No me importa mucho
donde”.
Gato: “Entonces no importa
mucho que camino tomes”
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Qué entendemos por planificación?
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Qué no es planificación….
• No es un documento para cumplir
con una normativa.
• No es la expresión de un sueño “a la
libre”.
• No es una lista de peticiones (carta al
niño).
• No es el compromiso y responsabilidad
de una persona.
• No es predecir el futuro.
• No es una camisa de fuerza ….
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Lo que si es planificación
•
•
•
•
•
Es una herramienta de gestión
Es el ordenamiento del quehacer
Es la priorización de objetivos
Es un compromiso compartido
Es la oportunidad de identificar la
necesidad de cambio como oportunidad
no como amenaza.
• Es administrar los recursos de manera
eficiente, eficaz y efectiva.
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Para qué es importante planificar?
• Para administrar adecuadamente
una organización.
• Para brindar acceso a la información de
forma pertinente y oportuna
• Para identificar oportunidades y amenazas
del entorno
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Para qué es importante planificar?
• Para tener un horizonte más preciso
de hacia adonde encauzar los esfuerzos
para obtener mejores resultados.
• Para facilitar el monitoreo del quehacer y
por ende la rendición de cuentas.
• Para fundamentar el uso y la gestión de
los recursos en función de resultados.
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Para qué es importante planificar?
• Para evidenciar el desarrollo de la
organización (incorporación de mejores
prácticas).
• Para identificar los factores de riesgo y las
oportunidades de mejora.
• Para fortalecer el trabajo en equipo ….
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Ciclo de la planificación
• Formulación
• Aprobación
• Ejecución
• Evaluación y Seguimiento
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Niveles de planificación
• De mediano plazo (estratégica)
– Incorpora el horizonte o la situación deseada
en un plazo de 5 a 10 años.
• De corto plazo (operativa)
– Se desarrolla anualmente (POA).
– Es donde se operacionaliza la planificación de
mediano plazo (donde se precisan y detallan
los proyectos a realizar).
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Quiénes participan ?
Toda la organización en la elaboración (si son
muchos entonces los representantes de las
diferentes áreas encargados de permear la
información).
En la
ejecución
participan
todos
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Que debe considerar la planificación
• Definición de:
– Ideas rectoras
• Misión
• Visión
• Valores
• Programación mediante:
•
•
•
•
•
Objetivos
Metas
Indicadores
Unidades de medida
Fecha de ejecución
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Ámbitos de integración
Objetivo
Estratégico
Objetivo
Operativo
Meta
Indicador
Fecha de
Ejecución
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Como se construye
Diagnóstico (análisis del
entorno interno y externo)
Definición de ideas rectoras
Programación e
implementación
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Factores claves de éxito
• Compromiso de las autoridades en
todas las etapas del proceso.
• Participación de todos los funcionarios en la
formulación e implementación.
• Definición de procedimientos para la
implementación: ejecución,
evaluación
seguimiento y divulgación del plan.
• Realizar la toma de
fundamento en el plan.
decisiones
con
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Factores claves de éxito
• Utilizar el plan como guía de trabajo:
no pensar que iniciado el proceso
automáticamente se logrará el ideal
propuesto
• Evitar el incremento de la burocracia: se
requiere que el proceso sea dinámico, ágil,
oportuno
• Centralizar la toma de decisiones
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Cómo realimenta el quehacer?
• Conocimiento e incorporación de
mejores prácticas
• Consolidación de equipos de trabajo
• Productos plenamente identificados
• Mejor utilización de los recursos
• Reconocimiento de competencias
• Disminución
planificadas.
de
actividades
no
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Planificación…..?
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Planificación…..?
Es un proceso de
organización del
quehacer, en
donde impera la
negociación, el
compromiso, el
sentido de
pertenencia para
lograr un fin
común.
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Planificación…..?
Reúne las expectativas de diferentes
individuos y grupos de trabajo …..
… y las consolida en el plan de un
equipo de trabajo.
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MUCHAS GRACIAS
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