Elaborar y expedir certificaciones laborales del personal activo e

ALCALDÍA DE POPAYÁN
P-GTH-ATH-05
EXPEDICIÓN DE CERTIFICACIONES LABORALES Y BONO
PENSIONAL
Versión 03
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1. OBJETIVO
Elaborar y expedir certificaciones laborales del personal activo e inactivo de la Alcaldía
municipal de Popayán, incluyendo las certificaciones de bono pensional.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a para todas las certificaciones internas y externas, y bonos
pensiónales que se elaboran y expiden en la alcaldía de Popayán, inicia con la recepción de la
solicitud de expedición de certificación interna o externa y termina con la entrega de ésta al
solicitante.
3. DEFINICIONES
BONOS PENSIÓNALES: El Bono Pensional es un título valor mediante el cual se garantiza el
cómputo de todos los tiempos laborados con anterioridad a la selección de cualquiera de los
dos regímenes creados por la Ley 100 de 1993.
CERTIFICACIÓN: Documento en que se asegura la verdad de un hecho
CERTIFICADO LABORAL: Documento que proporciona información sobre los servicios
prestados y tiempo laborado en el Municipio por parte de Funcionarios o Ex – Funcionarios.
CERTIFICACIÓN EXTERNA: Certificaciones laborales de empleados y trabajadores oficiales
no activos. (Retirados- pensionados).
CERTIFICACIÓN INTERNA: Certificaciones laborales de empleados activos.
4. ASPECTOS GENERALES
 Las certificaciones internas se pueden solicitar personal o telefónicamente
 El plazo máximo para entregar una certificación interna es de 5 días.
 La solicitud de las certificaciones internas no se realizan de manera formal, sino
VERBAL.
ELABORO
REVISO
APROBÓ
CRISTINA SEGURA PEÑA
Contratista
CENARIO RODRIGUEZ H.
Profesional Universitario
REINALDO MUÑOZ MUÑOZ
Secretario General
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PENSIONAL
Versión 03
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 La expedición y entrega de certificación interna No se factura (no tiene costo para los
empleados).
 La expedición y entrega de certificación externa si tiene costo, el cual se deposita en la
entidad bancaria, Banco de Occidente número de cuenta 041855891.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO.
5.1.
EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES INTERNAS
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
1
Recepcionar la
solicitud
Recibir solicitud por parte del interesado para
expedir certificación de tiempo de servicio y
salarios.
Solicitante
2
Revisión de hoja
de vida
Profesional de Apoyo de Gestión Talento
Humano, recibida la solicitud, busca la hoja
de vida y verifica según sea el caso el
salario, las funciones que desempaña o los
cargos que ha ocupado, según la solicitud.
Profesional de
Apoyo de Gestión
Talento Humano
REGISTRO
3
Verificar y extraer
información
Profesional de Apoyo de Gestión Talento
Humano, procede a extraer la información
requerida de la hoja de vida.
Profesional de
Apoyo de Gestión
Talento Humano
5
Elaboración de la
certificación
Se elabora la certificación dejando registro en
la Plantilla constancia certificaciones, con
toda la información extraída de la hoja de
vida.
Profesional de
Apoyo de Gestión
Talento Humano
Plantilla
constancia
certificaciones
Revisión y firma
de la certificación
Se remite al coordinador de la Oficina de
talento humano para la revisión.
 Si está bien elaborada se procede a su
firma
 Si NO, se hacen las correcciones
necesarias.
Coordinador de la
Oficina de Talento
humano
Plantilla
constancia
certificaciones
- Firmada
Se radica la certificación en el archivo central
y se realiza su posterior entrega al solicitante.
Profesional de
Apoyo de Gestión
Talento Humano
Funcionario del
archivo central
Plantilla
constancia
certificaciones
- Radicada
6
7
Entrega de
certificación
5.2.
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EXPEDICIÓN Y ENTREGA DE CERTIFICACIONES EXTERNAS
Nº
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1
Consignar valor de la
certificación
El solicitante debe realizar la consignación
del valor de la certificación laboral en la
entidad bancaria autorizada.
2
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Recepciónar solicitud
El funcionario del archivo central, ubicado
en la ventanilla de Recepción de Trámites,
recibe de parte del interesado el oficio de
solicitud, la cual puede ser para:
 Expedición de certificación Laboral,
 Expedición de certificación para bono
pensional o por tiempo de servicio (si ha
cotizado a la caja de previsión municipal)
Se debe anexar el recibo de pago de la
entidad bancaria autorizada.
RESPONSABLE
REGISTRO
Solicitante
Recibo de
pago de la
entidad
bancaria
Funcionario del
archivo central
Oficio Solicitud
de expedición
de certificación.
Recibo pago
La Profesional de Apoyo de Gestión
Talento Humano, recibe la solicitud.
De tratarse de bono Pensional, la solicitud
es recibida por la Secretaria Ejecutiva.
3
4
Ubicar historia laboral
Extraer información
El Profesional de Apoyo de Gestión Talento
Humano, ubica en la relación de hojas de
vida (Libro de listado del personal retirado),
con el objeto de verificar si el solicitante ha
laborado en la entidad.
Se procede a extraer la información
requerida de las nóminas que reposan en
el archivo.
Se elabora o proyecta la certificación
laboral y se continúa con la actividad (6).
Si la solicitud es para Bono pensional, el
contratista
encargado
para
realizar
verificaciones en el archivo de nomina,
extrae información, sobre el archivo central
de nomina, p y se continua con el
procedimiento.
Profesional de
Apoyo de
Gestión Talento
Humano
Profesional de
Apoyo de
Gestión Talento
Humano
Técnico
Operativo
Nóminas de
archivo
histórico /
cuadro
resumen
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PENSIONAL
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La secretaria ejecutiva de acuerdo a la
solicitud elabora la certificación:
 Para Bono Pensional
Se procede a digitar la información
extraída, sueldo, primas, bonificaciones,
todo lo relacionado con el factor salarial y
se expide certificación para Bono
Pensional, para lo cual existen dos
Formatos:
Formato Nº1
Certificado de
Información
Laboral
Formato
Nº1
CERTIFICADO
DE
INFORMACIÓN LABORAL. Certificación
de periodos de vinculación laboral para
bonos pensiónales y pensiones.
5
Elaborar
Formatos 1, 2 ,3a y 3b
para bono pensional
Formato
Nº2
CERTIFICACIÓN
DE
SALARIO BASE Para calcular los bonos
pensiónales de la personas incorporadas al
sistema general de pensiones.
Formato Nº2
Certificación de
Salario Base
Secretaria
ejecutiva
Para Certificaciones Mes a Mes
Se utiliza los siguientes formatos:
- Formato Nº 3 tipo A “Certificación de
Salarios Mes a Mes” – Exclusivo para
certificación
de salarios
de
Beneficiarios de Bono Pensionales tipo
A modalidad 1
-
6
Revisar y firmar la
certificación
Formato
Nº 3 tipo A
Certificación de
Salarios Mes a
Mes”
Formato
Nº 3 tipo B
Certificación de
Salarios Mes a
Mes
Formato Nº 3 tipo B “Certificación de
Salarios Mes a Mes” Para liquidar
Pensiones del Régimen de Prima
Media.
Se remite la certificación laboral o las
certificaciones de Bono pensional al
Coordinador de la oficina de talento
humano para la revisión.
Si está bien elaborada se procede a su
firma.
Si NO, se hacen las correcciones
necesarias.
Coordinador de
la oficina de
talento humano
Plantilla
constancia
certificación
Firmada
Formatos de
certificación 1,
2, 3A y/o 3B
Firmados
7
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PENSIONAL
Versión 03
Radicacar la
certificación
6. FLUJOGRAMA
Profesional de Apoyo de Gestión
Talento Humano o la Secretaria
Ejecutiva radica la certificación en el
archivo central y se realiza su posterior
entrega al solicitante.
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Profesional de
Apoyo de
Gestión
Talento
Humano
Secretaria
ejecutiva
Plantilla
constancia
certificación
Radicada
Formatos de
certificación 1,
2, 3A y/o 3B
Radicados
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7. ANEXOS

Ley 100 de diciembre 23 de 1993. “Por la cual se crea el sistema de seguridad social
integral y se dictan otras disposiciones”.
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN
FECHA DE
APROBACIÓN
01
03
Pendiente
aprobacion
02
18/02/2016
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO
Creación del documento
Los cambios en el procedimiento se
realizaron en la descripción de algunas
actividades, debido a que cambio la forma de
hacer las cosas.
Se modifico el alcance del procedimiento.
Se estableció un flujograma que permite
entender mejor el procedimiento.
Actualización de la codificación y formatos.
Proviene del P-GTH-112-06