UEB Casa del SOFT Villa Clara Versión “Parcial” Junio 7 del 2010. El presente documento se ha elaborado en coordinación muy estrecha con la Dirección de Economía y Planificación del MINAZ, por cuanto en el mismo se han incorporado no solo aspectos asociados con el Software VERSAT Sarasola, sino también elementos que inciden en temas tecnológicos o de la Actividad de Planificación del MINAZ para el año 2011. Distribución de la Actualización # 6.7-Beta3 del VERSAT Sarasola: Tal como se había previsto y explicado en los seminarios que se realizaron entre el 21 de mayo y el 1ro de junio, estaban pendientes de incorporar a la herramienta Informática “Plan Empresarial” del V-S algunos aspectos, mas las sugerencias o problemas que fueron surgiendo en los propios seminarios o en días posteriores, donde ya un grupo de Empresas o compañeros han hecho llegar las mismas. Precisamente la presente Actualización se numera como Beta3 y no (2), porque esta última se entregó a algunas Entidades para realizar pruebas. Todos los elementos anteriores, ya están incorporados a la versión o actualización del V-S. “6.7-Beta3”, que se distribuye por los canales establecidos de la Empresa TEICO u otros que en casos de urgencia, como este, viabilizan la entrega hasta todas las UEB o Empresas que deben elaborar su PLAN 2011 bajo los principios y con el apoyo de este Software. A continuación se indican y recomiendan un grupo de aspectos que deben tenerse en cuenta ANTES de proceder a la instalación de la referida versión 6.7 Beta3, en el orden riguroso en que se detallan a continuación: (Ver al final lo que se esta distribuyendo). 1. Realizar una SALVA de la información o base de datos. 2. Si no se ha actualizado la Base de Datos con la Actualización # 6.7 Beta1, se TIENE que realizar este proceso, antes de continuar con los siguientes. 3. Si no se ha ejecutado la opción “Importar Datos APTE”, que aparece dentro del Menú Inicio\VERSAT Sarasola 2.0.0, la cual crea los codificadores de “Productos” y de “Materias primas y materiales”, que se distribuyeron conjuntamente con la versión 6.7 Beta1, es obligatorio hacerlo antes de actualizar con la Beta3, pues se han realizado cambios en los mismos, tales como UM que no estaban correctas. 4. Si no se han importado los cinco (5) “Talones” que se distribuyeron con la Beta1, proceder ha su ejecución. Los Talones que se distribuyeron todos tienen extensión .CLA y son: ProdFisicas; ProdValoradas; TActividades; TAreas; TCo-Prod. 5. Proceder a la “Importación” del fichero de Indicadores que se adjunta en esta distribución y que se llama “Indicadores.cla”. Ver anexo # 4 del documento “total”. 6. Cumplimentado los pasos anteriores, es que se ejecuta la “Actualización # 6.7 Beta3”. 7. Proceder a la “Importación” de los NUEVOS Talones que se han elaborado, que se adjuntan en la presente distribución, que son los siguientes y que su utilización se especifica en el presente documento. - TalProd06; TalProd07; TalGen08; TalRep09. INDICACIONES ADICIONALES PARA LA ELABORACION DEL “PLAN 2011 EN EL MINAZ, A TRAVES DEL VERSAT Sarasola, DE UN GRUPO DE SERVICIOS, ACTIVIDADES NO PRODUCTIVAS y OTROS ASPECTOS. 1-Para los “Servicios o Actividades” que generan Ingresos o Producción Bruta: A continuación se detallan aquellas producciones que se encuentran en el “Codificador de Productos Oficial” y que algunas son producciones Mercantiles y otras no, pero todas constituyen Producción Bruta de la Empresa y se realizaran por los talones que a continuación se detallan: Producto – Servicio – Actividad Cta. Gasto Cta. Ingreso Por el Talón 06 de Actividades Productivas o Servicios 540-Trafico de carga por camiones (Transminaz) 825 901 550-Trafico de carga por ferrocarril (Transminaz) 825 901 800-Ventas de mercancías (Conazucar) 826 o 828 908 805-Ventas de mercancías (Exportación) 826 o 828 908 830 a 849-Ventas de Tecnoazucar 826 o 828 908 955-Ventas de mercancías comercio mayorista (Azugrup) 826 900.02 960-Ventas de mercancías de importación (Azuimport) 826 o 828 905.05 950-Otros servicios (Alojamiento, casas visita, villas, etc.) 830-825 901-903-906 945-Otras producciones (Imprentas) 831 o 832 908 Por el Talón 07 de Inversiones y Reparaciones con medios propios 560-Construcción y montaje (inversiones medios propios) 703 Ninguna 590-Reparaciones capitales (medios propios) 703 Ninguna 2-Para las “Otras Actividades no Mercantiles”: Como otras actividades que se consideran NO mercantiles, aunque algunas generan volúmenes de ingresos, se detallan a continuación las más importantes, aun cuando en determinadas Entidades otras deben existir, pero estas que se relacionan, deben asumir los “códigos” que se le asignan en el presente documento, como sigue; todas ellas deben ser analizadas por centro de costos y subelementos. : Código 001 003 004 005 006 007 008 009 090 Nombre de la Actividad Gastos de Dirección Empresarial Gastos centrales desactivados Gastos comisión liquidadora Venezuela Comedores y Cafeterías Servicios de comunidades y bateyes Fabricas y equipos paralizados Gastos ajenos a la actividad Gastos de distribución y ventas Otras actividades (de considerarse necesario, pueden abrirse, numerándose a partir del código 100) Todas ellas deben ser analizadas por centro de costos y subelementos. Cta. Gasto 822 837 840 865.01 866 867 868 819 865.07 a la 40. 3-Presupuestación de los “Cargos Diferidos”: Para lograr la planificación, de la manera más natural y técnica posible, EN LA Empresas Azucareras y otras que utilizan este mecanismo contable, a continuación se indican los pasos que deben realizarse: Crear “nuevas actividades no mercantiles”, dentro de la vista de “Proceso Productivo / Otras Actividades” del VERSAT Sarasola. NO deben asociársele “cuentas de Ingresos”, ya que estas Actividades no poseen esa característica. A cada una de estas “Actividades” se le configuraran las “Cuentas de Gastos” del grupo 300, que se detallan al final de este documento. A cada una de las “Actividades” se les asociaran el o los “Centros de Costos Relacionado” con la misma. Las Actividades que deben crearse, para lograr una satisfactoria Presupuestación de los “Cargos Diferidos” son las siguientes: ACTIVIDAD CUENTA CONTABLE Reparaciones NO zafra – Crudo Reparaciones NO zafra – Refino Reparaciones NO zafra – Blanco Directo Reparaciones NO zafra – Tpte. Ferroviario Reparaciones NO zafra – Tpte. Automotor Reparaciones NO zafra – Maquinaria Agrícola Administración de las UEB – No zafra Reparaciones Inactivo – Derivados Otras Actividades a diferir 300.23=Gtos. Diferidos – Crudo 301.23=Gtos. Diferidos – Refino 302.23=Gtos. Diferidos – Blanco 303.23=Gtos. Diferidos – T. FC 304.23=Gtos. Diferidos – T. Aut. 305.23=Gtos. Diferidos – Maq. A 306.23=Gtos. Diferidos –admón 307.23=Gtos. Diferidos – Der. 309.23=Gtos Diferidos - Otras Por supuesto en cada Empresa o entidad SOLO se incorporaran aquellas “Actividades” que deben utilizar. 4.- Otras informaciones generales: Hay otras informaciones que no son ni productivas, ni gastos por subelementos, ni centro de costo y no relacionadas a ninguna producción o actividad, las cuales se recogerán por un Talón General 08. Además se distribuye un talón # 09, con el objetivo de obtener un resumen de los Indicadores Generales más importantes en el proceso productivo. 5-Traslado de “Producción para Insumo” entre Unidades Contables. Crear una actividad para “insumo en otras unidades”, y registrar en su fila de insumos los volúmenes de producciones a trasladar, de manera que se incluyan automáticamente estos volúmenes en la producción para insumo concreta y se ejecute el traspaso correspondiente a costo predeterminado. En la fila de Otros Gastos MN de esta actividad pueden registrar el valor de este traspaso (negativo) para hacer 0 el presupuesto de esta actividad ficticia. Para estas operaciones se utilizara un subelemento de “traspasos”. Luego en la unidad que realmente insume la producción en la proforma del producto que lo insume en su fila de Otros Gastos MN, se debe registrar este valor (positivo) utilizando el subelemento de traspaso correspondiente. Lo cual garantizará el cálculo correcto de los costos. 6-Traslado de “Gastos Indirectos” entre Unidades Contables. En el área que necesita trasladar sus gastos a otras Unidades, en la fila de Otros Gastos MN, registrar el valor a trasladar (negativo) en el subelemento de traspaso correspondiente y en las Unidades Contables que recibirán este gasto en cada producción, registrar en esta misma fila de Otros Gastos MN el valor que recibe de ese traspaso (positivo) por el mismo subelemento de traspaso. Los aspectos 4 y 5, requieren un cuidado extremo y son responsabilidad total de los usuarios que elaboran su Plan. 7-Código de la Materia Prima CAÑA: A los efectos de incluir la “Materia Prima Caña de Azúcar” en el codificador de “Materias Primas y Materiales” del PLAN, se le asignó a la misma el código 1101111111, con un precio de $ 50.90 la TM. Esta incorporación se hace automática, a partir de la actualización de la base de datos que se esta distribuyendo. 8-Unidad de Medida para la “Configuración General”: En la Configuración General del Modulo de Planificación se solicita el siguiente parámetro: “Seleccione la unidad de medida que refleja el valor en su codificador”. En este parámetro se debe configurar la unidad de medida “PES”, que TIENE que ser uniforme para todas las Entidades del MINAZ. 9-Codificador de Proveedores: Los “Proveedores” que cada Entidad debe incluir como parte de su Plan 2011 y que no este incorporado en su codificador de Entidades, del Modulo de “Configuración”, previamente debe captarse en el mismo, para posteriormente seleccionarse en el “Codificador de Proveedores” del Modulo de “Planificación”. El siguiente listado es el que ha sido utilizado (APTE) y por tanto es el uniforme para el “Plan de Compras”. Código 1080000000 1080000203 1080001050 1080001051 1080001052 1080001986 1080002955 1080006285 1080006643 1080006674 1080006710 1080006743 1080012055 1080012769 1080012771 1080013000 Nombre OTROS – SISTEMA MINAZ TRANSMINAZ INGEMAT ENRIQUE VILLEGAS PLANTA LENIN TECMA – OTROS TALLERES IPROYAZ TECNOAZUCAR ICINAZ CUBA 9 ICIDCA INICA EMP DE SERVICIOS TEICO GEMA ESPAZ 1080080160 1080013015 1080013046 1080013056 1080013070 1080013096 1080013136 1080013170 1080013184 1080013185 1080013199 1080013233 1080013265 1080013283 1080013525 9999999991 9999999992 9999999993 GECA AZUGRUP – PINAR AZUGRUP – HABANA AZUGRUP – HOLGUIN AZUGRUP – CIENFUEGOS AZUGRUP – MATANZAS AZUGRUP – VILLA CLARA AZUGRUP – CAMAGUEY AZUGRUP – SANTIAGO AZUGRUP – GUANTANAMO AZUGRUP – LAS TUNAS AZUGRUP – GRANAMA AZUGRUP – SANTI SPIRITUS AZUGRUP – CIEGO DE AVILA AZUGRUP – EMAT UNION ELECTRICA FINCIMEX OTROS PROVEEDORES EXTERNOS Documentos que se anexan Para simplificar la distribución (tamaño) de este documento, los tres (3) anexos que se incluyen en este documento (total), se eliminan de esta versión (parcial). Ellos son los siguientes: 1. Esta Actualización ya tiene incorporada la actividad del “Plan de Compras”, para lo cual se incluye en este documento el “Anexo #1” donde de forma sintética se explican los pasos para lograr este objetivo. 2. Sobre los “TRASPASOS”, se han planteado muchas dudas en como lograr su configuración adecuada, mas el tratamiento que debe dársele a cada uno de los tipos de ellos. Con este objetivo se elaboró un pequeño documento, que como “Anexo #2”, se incluye en el presente. 3. A partir de las necesidades que se fueron identificando en los seminarios, se consideró correcto la adición de nuevos Talones, los que se han elaborado e incluyen en esta distribución. En este “Anexo # 3”, se detallan la forma de asociar las producciones y servicios, a cada uno de los Talones que se van a utilizar para la planificación de los mismos. IMPORTANTE: En los siguiente sitio WEB del MINAZ: http://versat.minaz.cu/ , se ha copiado una carpeta que se llama “Plan Empresarial MINAZ” y dentro de la misma se encuentran: - El actualizador de BD de la 6.7 Beta3. El actualizador de Aplicaciones de la 6.7 Beta3. Un compactado que tiene los 4 Talones que se incorporaron. El fichero de “Indicadores.cla”. Documento (total) con indicaciones y anexos para esta etapa del Plan 2011. También se encuentra esta carpeta (Plan Empresarial MINAZ) en el sitio WEB de la Casa del SOFT de VC, siguiente: http://versat.vc.minaz.cu/