F:\PROC REG MAN MEM\Proceso CenTel\Proceso GAIP Cen Tel

IN T E R N A C IO N A L D E D IV IS A S
1. NOMBRE DEL PROCESO
GENERACIÓN DE AVISOS DE INSTRUCCIÓN DE PAGO
GAIP
2. FINALIDAD DEL PROCESO
Informar oportunamente al agente pagador que en breve un beneficiario ira a solicitar un
pago.
3. COLABORADORES INVOLUCRADOS
Representantes telefónicos, quienes tienen la facultad para imprimir, transmitir y
confirmar la transmisión de avisos
4. APOYOS NECESARIOS PARA REALIZAR EFICIENTEMENTE EL TRABAJO
Equipo de computo
Impresora
Fax
Teléfono
Bolígrafo
calculadora
5. BREVE DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Cada 30 minutos un representante telefónico imprime los avisos de instrucciones de
pago y los transmite por el medio mas idóneo al agente pagador.
6. REQUISITOS PREVIOS A LA REALIZACIÓN DEL PROCESO
Tener en d.b. la captura y la conciliación realizadas
7. PASOS A SEGUIR PARA LA REALIZACIÓN DEL PROCESO
Sec.
Responsable
1
Representante
telefónico
Actividad
Observaciones
Ingresa
al
sistema
las Se hace solo para las
sucursales al as que se les agencias pagadoras en las
enviara el aviso.
que se ha presentado una
situación de no pago.
2
Representante
telefónico
Genera cada media hora todos Se hace cada media hora
los avisos
porque este es el promedio
de tiempo del
comportamiento de pago
3
Representante
telefónico
Verifica
todos
generados.
los
avisos
Ninguna.
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3.1
Representante
telefónico
3.2
Representante
telefónico
4
Representante
telefónico
5
Representante
telefónico
6
Representante
telefónico
Fin del proceso
7
Si para una sucursal, el aviso Ninguna.
es igual al ultimo enviado, no
se imprime, solo se deshecha.
Si para una sucursal el aviso Ninguna.
es diferente al menos por una
operación,
el
archivo
se
imprime y se envía por fax.
Cada fax enviado
debe Ninguna.
contener los datos de quien
imprimió, quien transmitió,
quien confirmó de acuerdo
a lo que solicita el formato
de aviso
Confirmar la recepción del Ninguna.
aviso y recordarle al agente
que este solo es un aviso y
que puede destruir los avisos
enviados anteriormente
Repite secuencia del 1 al 5
Ninguna.
cada media hora.
Al terminar el proceso, se
Ninguna.
registra en la bitácora de
formato de aviso de
operaciones nuevas a los
agentes pagadores que ya ha
concluido y se archivan ambos
documentos de acuerdo a las
especificaciones citadas mas
adelante en cuanto a sistema
de archivo.
8. SOLUCIONES A LOS PROBLEMAS U OBJECIONES MÁS COMUNES
1)
Problema: Que el agente pagador solicite el monto de pago debido a que este no
viene en el aviso Solución: recordarle que es solo un aviso y que la autorización y
el monto se le dará telefónicamente, por lo cual deberá llamar hasta que se
presente a cobrar el beneficiario.
9. DESCRIPCIÓN DE LOS INDICADORES DE CALIDAD EN EL DESEMPEÑO
•
•
•
Cero retrasos en la generación y envío de avisos
Cero omisiones en la generación, envío y confirmación de avisos
Archivar correctamente los avisos
10. FORMATOS UTILIZADOS EN EL PROCESO
Aviso de instrucciones de pago
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Registro de avisos de instrucciones de pago
11. SISTEMA DE ARCHIVO
Archivar los avisos y los registros por separado, en la misma carpeta, los avisos se
archivaran conforme se envíen y los registros al final del día, en ambos casos se hará bajo el
criterio de primeras entradas primeras salidas.
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