Manual de procedimientos del SPLAFT, aprobado por AD Nº 02

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA
PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
DEL TERRORISMO DEL FONDO MIVIVIENDA S.A.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL
SISTEMA PARA LA PREVENCION DEL
LAVADO DE ACTIVOS Y DEL
FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
FONDO MIVIVIENDA S.A.
LIMA, ENERO 2014
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
FECHA
Gerardo
Freiberg Puente
Oficial de Cumplimiento
Mauricio Gustin de Olarte
Rosa Flores de Higa
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA PREVENCIÓN
DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO
(Manual de Procedimientos del SPLAFT)
ÍNDICE
CAPÍTULO I ...................................................................................................................... 6
GENERALIDADES ........................................................................................................... 6
1. Objetivo ........................................................................................................................ 6
2. Alcance ......................................................................................................................... 6
3. Base Legal .................................................................................................................... 6
4. Vigencia y derogatoria .................................................................................................. 6
5. Glosario de términos ..................................................................................................... 6
6. Responsabilidades........................................................................................................ 7
7. Procedimientos ............................................................................................................. 7
CAPÍTULO II ..................................................................................................................... 7
PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE ...................................... 7
1. Objetivos específicos .................................................................................................... 7
2. Unidades órganicas que tienen contacto directo con el cliente ..................................... 7
2.1 Gerencia Comercial ................................................................................................. 8
2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales ..................................................... 8
2.3 Gerencia de Administración..................................................................................... 8
2.4 Gerencia de Operaciones ........................................................................................ 9
3. Obtención de información del cliente ............................................................................ 9
3.1 Solicitud de documentos ......................................................................................... 9
3.2 Requerimiento de información mínima ...................................................................11
3.3 Indagación sobre la condición de sujeto obligado...................................................12
3.4 Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de
Conocimiento Reforzado ..............................................................................................13
3.5 Determinación del perfil de riesgo de LA/FT ..........................................................14
4. Verificación de la información del cliente .....................................................................14
4.1 Responsabilidad y forma ........................................................................................15
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4.2 Actividades de verificación de la información ........................................................15
4.3 Omisiones, discrepancias o falsedad de la información..........................................16
Flujograma Nº 01: Obtención y verificación de la información (procedimiento general) 17
5. Actualización de la información ....................................................................................17
5.1 Actividades de actualización de información ..........................................................18
5.2 Actualización de información de clientes personas naturales .................................18
5.3 Actualización de información de clientes personas jurídicas ..................................18
Flujograma Nº 02: Actualización de información (procedimiento general) ....................19
6. Régimen General de Conocimiento del Cliente............................................................20
6.1 Debida diligencia reducida .....................................................................................20
Flujograma Nº 03: Debida diligencia reducida.- Obtención de información ...................21
6.2 Debida diligencia general .......................................................................................22
Flujograma Nº 04: Debida diligencia general.- Obtención de información ....................22
Flujograma Nº 05: Debida diligencia general.- Verificación de la información...............23
Flujograma Nº 06: Debida diligencia general.- Actualización de la información ............24
6.3 Debida diligencia ampliada .....................................................................................24
Flujograma Nº 07: Debida diligencia ampliada.- Obtención de información ..................25
Flujograma Nº 08: Debida diligencia ampliada.- Verificación de la información ............26
Flujograma Nº 09: Debida diligencia ampliada.- Actualización de la información..........27
7. Régimen Especial de Conocimiento Reforzado ...........................................................27
8. Procedimiento aplicable en caso de prohibiciones relativas a la aceptación o
mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.....................................................28
8.1 Durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA ...............................28
Flujograma Nº 10: Procedimiento aplicable en caso de clientes inmersos en
prohibiciones relativas a la aceptación .........................................................................28
8.2 Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA ....................................28
Flujograma Nº 11: Procedimiento aplicable en caso de clientes comprendidos en las
prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA .........30
CAPÍTULO III ...................................................................................................................31
PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO ...................................31
1. Objetivo específico.......................................................................................................31
2. Criterios para el conocimiento del mercado .................................................................31
3. Informe del conocimiento del mercado.........................................................................31
CAPÍTULO IV ..................................................................................................................32
PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES ...............32
1. Objetivos específicos ...................................................................................................32
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2. Documentos requeridos al candidato durante el proceso selección, contratación o
designación e incorporación ............................................................................................32
Flujograma Nº 12: Procedimiento para el conocimiento de los colaboradores..............33
3. Documentos archivados en el expediente de los colaboradores ..................................33
3.1 Declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral ........................34
3.2 Reporte del Historial crediticio ................................................................................34
3.3 Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA .34
3.4 Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del lavado
de activos y del financiamiento del terrorismo ..............................................................35
3.5 Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta ......................35
3.6 Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del LA/FT ...35
3.7 Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT .............35
4. Evaluación del alto nivel de integridad .........................................................................35
5. Aplicación especial ......................................................................................................36
CAPÍTULO V ...................................................................................................................36
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT ................36
1. Objetivos específicos ...................................................................................................36
2. Unidades Orgánicas y operaciones .............................................................................37
2.1 Gerencia de Administración....................................................................................37
2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales .....................................................37
2.3 Gerencia de Operaciones .......................................................................................38
3. Umbrales del Registro de Operaciones del SPLAFT....................................................39
4. Declaración jurada de origen de fondos .......................................................................40
5. Conservación del Registro de Operaciones del SPLAFT .............................................41
6. Relación de Operaciones en Efectivo (ROPE) .............................................................41
CAPÍTULO VI ..................................................................................................................41
PROCEDIMIENTO DE EXCLUSIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES del SPLAFT
........................................................................................................................................41
1. Objetivos específicos ...................................................................................................41
2. Formalidades ...............................................................................................................42
Flujograma Nº 13: Procedimiento de exclusión del Registro de Operaciones...............43
3. Registro de clientes excluidos ......................................................................................43
CAPÍTULO VII .................................................................................................................44
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PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE OPERACIONES
INUSUALES ....................................................................................................................44
1. Objetivos específicos ...................................................................................................44
2. Criterios para la identificación de operaciones inusuales .............................................44
3. Únidades orgánicas responsables ...............................................................................45
4. Evaluación, registro de información y comunicación de operaciones inusuales ...........45
Flujograma Nº 14: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones
inusuales de los clientes ..............................................................................................47
5. Comunicación de operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los
colaboradores del Fondo MIVIVIENDA ............................................................................47
Flujograma Nº 15: Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones
inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores .....................................49
capitulo viii .......................................................................................................................50
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
DEL SPLAFT ...................................................................................................................50
1. Objetivos Específicos...................................................................................................50
2. Automatización de la Información ................................................................................50
2.1 Módulo del Conocimiento del Cliente ....................................................................50
2.2 Módulo del Conocimiento del Colaborador ............................................................50
2.3 Módulo del Registro de Operaciones.....................................................................51
2.3 Módulo de Operaciones Inusuales ........................................................................51
3. Conservación y disponibilidad de la información ..........................................................51
DISPOSICIONES FINALES .............................................................................................51
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CAPÍTULO I
GENERALIDADES
1. OBJETIVO
El presente Manual busca implementar dentro de la institución los procedimientos
específicos para el correcto funcionamiento del Sistema para la Prevención de Lavado
de Activos y del Financiamiento del Terrorismo (SPLAFT) del Fondo MIVIVIENDA, a
efectos de precisar de manera detallada cada uno de los pasos para su aplicación,
definir los puntos donde deben localizarse los controles del sistema, establecer las
señales de alerta y las características de las operaciones inusuales propias de las
actividades de la institución, así como asignar las funciones y responsabilidades de las
distintas unidades orgánicas.
2. ALCANCE
El Manual de Procedimientos del SPLAFT es de observancia obligatoria por todas las
unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA que participen en la ejecución de los
procedimientos descritos en el Manual del SPLAFT. Los directores, el Gerente General
y el Oficial de Cumplimiento son responsables de vigilar el cumplimiento de la presente
norma.
3. BASE LEGAL
a)
b)
c)
d)
e)
Ley N° 27693, Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera del Perú y sus
modificatorias.
Decreto Supremo N° 018-2006-JUS, Reglamento de la Ley que crea la UIF-Perú.
Resolución SBS N° 838-2008, Normas Complementarias para la Prevención del
Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y sus modificatorias.
Manual del Sistema para la Prevención del Lavado de Activos y del
Financiamiento del Terrorismo del Fondo MIVIVIENDA.
Lineamientos Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado del
Fondo MIVIVIENDA.
4. VIGENCIA Y DEROGATORIA
El Manual de Procedimientos del SPLAFT entrará en vigencia a partir del día siguiente
a su publicación en la intranet de la institución.
5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Los términos y definiciones utilizados en el presente Manual son los que se hallan
descritos en el Manual del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA.
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6. RESPONSABILIDADES
Los gerentes y los jefes de las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA a cargo de
los procedimientos descritos en el Manual del SPLAFT, son responsables de asegurar
el adecuado cumplimiento de los procedimientos descritos en el presente Manual.
Los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA son responsables de asegurar el
cumplimiento de las disposiciones del presente Manual en tanto tengan control de los
procedimientos descritos en él.
7. PROCEDIMIENTOS
El Manual de Procedimientos desarrolla los siguientes procedimientos del SPLAFT del
Fondo MIVIVIENDA:
a)
b)
c)
d)
Procedimiento para el conocimiento del cliente.
Procedimiento para el conocimiento del mercado.
Procedimiento para el conocimiento del colaborador.
Procedimiento para el registro de operaciones en el Registro de Operaciones del
SPLAFT.
e) Procedimiento para la exclusión de clientes del Registro de Operaciones del
SPLAFT.
f) Procedimiento para la identificación y comunicación de operaciones inusuales.
g) Procedimiento para la conservación y seguridad de la información del SPLAFT
CAPÍTULO II
PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1 Establecer las unidades orgánicas que son responsables de la aplicación del
procedimiento de conocimiento del cliente.
1.2 Precisar las actividades que deben seguirse a fin de recabar y verificar la
información de los clientes del Fondo MIVIVIENDA.
2. UNIDADES ÓRGANICAS QUE TIENEN CONTACTO DIRECTO CON EL CLIENTE
Tendrán a su cargo la ejecución de las actividades del conocimiento del cliente
descritas en el Manual del SPLAFT y en el presente Manual, las unidades orgánicas
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que tienen contacto directo con el cliente, respecto de los clientes y en la oportunidad
que se detalla a continuación:
2.1 Gerencia Comercial
Clientes Instituciones Financieras (IFIS).
Oportunidad: Al momento que el cliente formule su propuesta de aprobación de
línea de crédito.
2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales
2.2.1 Clientes Promotores que desarrollan proyectos bajo el marco del Programa
Techo Propio, para la modalidad de Adquisición de Vivienda Nueva.
Oportunidad: Al recibir copia de los expedientes y archivo digital del listado de
códigos de unidades habitacionales, remitidos por el órgano competente del
Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento para su carga en el Sistema
Techo Propio (STP).
2.2.2 Clientes Entidades Técnicas que desarrollan proyectos bajo el marco del
Programa Techo Propio, para la modalidad de Construcción en Sitio Propio y
Mejoramiento de Vivienda, tanto en el ámbito urbano como rural.
Oportunidad: Durante su inscripción en el Registro de Entidades Técnicas.
2.2.3 Clientes postores y adjudicatarios que participen en procesos de concursos
públicos para la adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos,
proyectos especiales o megaproyectos.
Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en el concurso
público.
2.2.4 Clientes fideicomitentes y/o fideicomisarios de los fideicomisos diferentes
al que administra COFIDE, en los que el Fondo MIVIVIENDA tenga la condición
de Fiduciario.
Oportunidad: Al momento de la suscripción del acto constitutivo del fideicomiso
2.3 Gerencia de Administración
2.3.1 Clientes postores y adjudicatarios que participen en subastas y/o venta
directa de bienes muebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros.
Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en la subasta y/o
venta directa.
2.3.2 Clientes proveedores de bienes y servicios.
Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en el proceso de
selección respectivo.
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2.4 Gerencia Legal
2.4.1 Clientes postores y adjudicatarios que participen en subastas y/o ventas
directas de bienes inmuebles de propiedad del Fondo MIVIVIENDA o de terceros.
Oportunidad: Al momento que el cliente solicita su participación en la subasta y/o
venta directa.
2.5 Gerencia de Operaciones
2.5.1 Clientes deudores de las carteras de crédito proveniente de CONEMINSA y
de empresas del sistema financiero en liquidación.
Oportunidad: En el primer momento que se tome contacto con el cliente.
2.5.2 Clientes compradores de las carteras de crédito proveniente de
CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación.
Oportunidad: Al momento que el cliente manifieste por escrito su intención de
compra.
3. OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN DEL CLIENTE
Las unidades orgánicas que tienen contacto directo con el cliente son responsables de
la obtención de información suficiente con la finalidad de determinar de manera
fehaciente la identidad del cliente. Es requisito para la vinculación con el Fondo
MIVIVIENDA la obtención de la información y los documentos que se detallan a
continuación:
3.1 Solicitud de documentos
En el caso de clientes personas naturales se solicitarán los siguientes
documentos:
a) Original y copia del documento oficial de identidad de cada una de las
personas naturales que interviene en la operación.
b) Los clientes peruanos se identificarán con el Documento Nacional de Identidad
vigente, sean residentes o no residentes.
c) Los clientes extranjeros se identificarán con el Carnet de Extranjería vigente
en caso sean residentes.
d) Los clientes extranjeros se identificarán con el Pasaporte vigente en caso sean
no residentes.
e) La determinación de la identidad del cliente se realiza a partir de los
documentos oficiales de identidad antes mencionados.
f) Vigencia de poder con una antigüedad no mayor de tres meses, de ser el
caso.
g) Ficha RUC, de ser el caso.
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h) Otros documentos de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo
MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente.
i) Declaración jurada sobre el origen de los fondos en caso que el importe de la
operación a celebrar sea igual o mayor al monto de los umbrales para el
Registro de Operaciones del SPLAFT vigentes.
En el caso de clientes personas jurídicas se solicitarán los siguientes documentos:
a) Copia literal de inscripción en los Registros Públicos.
b) Ficha RUC
c) Vigencia de poder con una antigüedad no mayor de tres meses de los
representantes legales.
d) Estados Financieros, cuando sea requisito de acuerdo a los procedimientos
internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el
cliente.
e) Original y copia del documento oficial de identidad de cada uno de los
representantes legales o apoderados de la persona jurídica que interviene en
la operación.
f) Copia del documento oficial de identidad de los directores, gerentes, y
accionistas, socios o asociados que tengan directa o indirectamente más del
5% del capital social, aporte o participación de la persona jurídica.
g) Otros documentos de acuerdo a los procedimientos internos del Fondo
MIVIVIENDA para el producto o servicio que solicita el cliente.
h) Declaración jurada sobre el origen de los fondos en caso que el importe de la
operación a celebrar sea igual o mayor al monto de los umbrales para el
Registro de Operaciones del SPLAFT vigentes.
El colaborador de la unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente a
quien se le haya encargado la recepción y revisión de los documentos deberá:
a) Verificar que el cliente haya entregado todos los documentos requeridos.
b) Verificar que los documentos entregados por el cliente contengan la
información mínima descrita en el numeral 3.2 siguiente. En caso contrario
solicitará documentos adicionales que contengan la información faltante, la
misma que deberá ser entregada en un plazo no mayor de cinco (05) días
hábiles
c) Cuando corresponda, verificará que los documentos entregados por el cliente
sean originales.
d) Estampará su sello y rúbrica en cada uno de los documentos originales y
copias y los archivará en el expediente del cliente.
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3.2 Requerimiento de información mínima
En el caso de clientes personas naturales se solicitará y registrará a través del
Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural, la información mínima
siguiente:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Nombres y apellidos completos.
Tipo y número de documento de identidad.
Lugar y fecha de nacimiento.
Nacionalidad y residencia.
Domicilio, número de teléfono y correo electrónico, de ser el caso.
Ocupación, oficio y/o profesión.
Nombre del centro de labores, cargo que ocupa y tiempo de servicios, de ser
el caso.
h) Cargo o función pública desempeñada en los últimos dos (2) años, así como el
nombre de la institución, de ser el caso.
i) Condición de sujeto obligado del SPLAFT.
j) Relación con el nombre del cónyuge o concubino, de los parientes hasta el
segundo grado de consanguinidad y afinidad, de las personas jurídicas donde
tenga el 5% o más de participación en el capital social, aporte o participación,
en el caso de clientes PEP.
k) Finalidad de la relación a establecerse con el Fondo MIVIVIENDA.
En el caso de clientes personas jurídicas se solicitará y registrará a través del
Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, la información mínima
siguiente:
a) Denominación o razón social.
b) Registro Único de Contribuyentes (RUC).
c) Objeto social y actividad económica principal (comercial, industrial,
construcción, transporte, etc.) de acuerdo al CIIU registrado ante SUNAT.
d) Ubicación y teléfonos de la oficina o local principal, donde desarrollan las
actividades propias al giro de su negocio, la de sus sucursales, agencias u
otros de naturaleza similar, de ser el caso.
e) Identificación de los administradores (directores y gerente general)
considerando la información requerida para las personas naturales, en lo que
resulte aplicable.
f) Identificación de los accionistas, socios o asociados que tengan directa o
indirectamente más del 5% del capital social, aporte o participación de la
persona jurídica, considerando la información requerida para las personas
naturales, en lo que resulte aplicable, identificando aquellos que sean PEP.
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g) Identificación de representantes, considerando la información requerida en el
caso de personas naturales; así como el otorgamiento de los poderes
correspondientes.
h) Personas jurídicas vinculadas al cliente, y/o a su grupo económico, en caso
corresponda.
i) Información financiera mínima cuando sea requisito de acuerdo a los
procedimientos internos del Fondo MIVIVIENDA para el producto o servicio
que solicita el cliente.
j) Finalidad de la relación a establecerse con el FMV SA.
k) Condición de sujeto obligado del SPLAFT.
La información por cada una de las personas descritas en los literales e), f) y g) se
registrará a través del Formulario N° 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes.
Las empresas vinculadas al cliente persona jurídica deberán llenar también el
Formulario N° 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica. Quedan exceptuadas de
esta obligación las empresas descritas en los artículos 16 y 17 de la Ley General.
Adicionalmente, en el caso de clientes con un perfil de riesgo de LA/FT alto o
sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se solicitará
información respecto de sus ingresos promedio mensuales y las características de
las operaciones que realizarán con dichos fondos, considerando información sobre
el tipo de operaciones, montos, monedas, lugares de realización, periodicidad y
otra información que se considere relevante, todo lo que se anotará en una hoja
adicional al Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o al Formulario
Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según sea el caso. La hoja adicional
se registrará en el SEPLAFT.
La información registrada en los Formularios mencionados será descargada al
SEPLAFT y estará a disposición de la Superintendencia. El Modelo del Sistema
de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás
características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación
del mencionado registro.
3.3 Indagación sobre la condición de sujeto obligado
Tienen la condición de sujeto obligado y en todos los casos se les requerirá la
firma de la Declaración Jurada contenida en el Formulario Nº 007-SPLAFMVSujeto obligado persona natural o el Formulario Nº 008-SPLAFMV-Sujeto obligado
persona jurídica, los clientes siguientes:
a) Las Instituciones Financieras (IFIS), es decir las empresas del Sistema
Financiero comprendidas en los artículos 16 y 17 de la Ley General y las
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Cooperativas de Ahorro y Crédito no autorizadas a operar con recursos del
público.
b) Los Promotores
c) Las Entidades Técnicas.
En los demás casos, las unidades orgánicas consultarán directamente al cliente si
tiene la condición de sujeto obligado del SPLAFT tomando en cuenta la
descripción contenida en el artículo 3° de la Ley N° 29038. En caso de respuesta
negativa, y sin perjuicio de la información que pueda brindar el cliente, se deberá
acudir a fuentes públicas o privadas de información que permitan establecer la
actividad que desarrolla el cliente. Entre otras podrá consultarse el Registro de
Personas Jurídicas de SUNARP, el portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro
del Mercado de Valores de la SMV.
La información registrada en los Formularios mencionados será descargada al
SEPLAFT y estará a disposición de la Superintendencia. El Modelo del Sistema de
Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT establecerán las demás
características, requisitos y condiciones para el adecuado llenado y conservación
del mencionado registro.
3.4 Indagación sobre la condición de cliente sometido al Régimen Especial de
Conocimiento Reforzado
Están sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado,
independientemente de la cuantía de la operación que realice o de su perfil de
riesgo de LA/FT, los clientes siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
Clientes nacionales o extranjeros, no residentes;
Fideicomisos;
Sociedades no domiciliadas;
Personas Expuestas Políticamente (PEP) o que administren recursos públicos.
Personas Jurídicas en las que un PEP posea el 5% o más del capital social,
aporte o participación y que, según el buen criterio de la empresa, poseen un
alto riesgo de LA/FT;
f) Los socios, accionistas o asociados y administradores de personas jurídicas
donde un PEP posea el 5% o más del capital social, aporte o participación;
g) Clientes respecto de los cuales se tenga conocimiento que están siendo
investigados por lavado de activos, delitos precedentes y/o financiamiento del
terrorismo por las autoridades competentes;
h) Clientes vinculados con personas naturales o jurídicas sujetas a investigación
o procesos judiciales relacionados con el lavado de activos, delitos
precedentes y/o el financiamiento del terrorismo;
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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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Gerardo
Freiberg Puente
Oficial de Cumplimiento
Mauricio Gustin de Olarte
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
DEL TERRORISMO DEL FONDO MIVIVIENDA S.A.
i)
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Personas jurídicas cuyos accionistas, socios o asociados que tengan directa o
indirectamente más del 5% de su capital social, aporte o participación, de ser
el caso, sean personas naturales o jurídicas extranjeras.
La condición de cliente sometido al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado
se establecerá a partir del análisis de la información y los documentos
presentados por el cliente, en cuyo caso se aplicarán los plazos y condiciones
establecidos en los Lineamientos Generales del Régimen Especial de
Conocimiento Reforzado.
3.5 Determinación del perfil de riesgo de LA/FT
La información necesaria para determinar el perfil de riesgo de LA/FT será
obtenida del Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural o del
Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica, según corresponda.
Durante el proceso de vinculación el tipo de operación y el monto involucrado para
la definición del perfil de riesgo de LA/FT serán aquellos que el cliente pretenda
realizar. Tratándose de clientes que hayan mantenido vinculación con el Fondo
MIVIVIENDA S.A. anteriormente, se tomará en cuenta, de corresponder, el tipo de
operación y el monto involucrado que aparezca en el Registro de Operaciones del
SPLAFT.
La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente tomará en cuenta
el resultado de la determinación del perfil de riesgo de LA/FT del cliente y cuantía
de la operación que pretende realizar a fin de establecer el nivel de debida
diligencia que sea de aplicación del cliente.
La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, dentro de los
cinco (05) días hábiles de efectuada la determinación del perfil de riesgo de LA/FT
comunicará al Oficial de Cumplimiento, a través del correo electrónico institucional,
la información relativa a los clientes que se encuentren altamente expuestos al
riesgo de LA/FT.
4. VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL CLIENTE
La unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente es responsable de
corroborar la veracidad de la identidad y de la información proporcionada por el cliente
durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA, salvo que se trate de
clientes que realicen operaciones sometidas a procesos de selección, concursos
públicos o subastas, en cuyo caso la verificación se realizará a través de las
actividades descritas en los numerales 4.2.3., 4.2.4. y 4.2.5. del presente numeral,
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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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Página 15 de 51
reservándose las actividades señaladas en los numerales 4.2.1 y 4.2.2 para aquellos
clientes que hayan resultado favorecidos con el otorgamiento de la buena pro.
4.1 Responsabilidad y forma
La unidad orgánica que mantiene trato directo con el cliente deberá comisionar a
un colaborador de su área a fin de que efectúe la verificación de la información
declarada y proporcionada por el cliente.
4.2 Actividades de verificación de la información
La verificación de la información se ejecutará a través de las actividades
siguientes:
4.2.1 Corroboración a partir de registros públicos o privados
La corroboración a partir de registros públicos o privados tiene por finalidad
comparar la información proporcionada por el cliente con información de manejo
público. Para tal efecto se podrá recurrir al Registro de Personas Jurídicas de
SUNARP, al portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores
de la SMV, centrales de riesgo, entre otras en tanto se encuentren al alcance de la
unidad orgánica.
La corroboración de la información proporcionada por el cliente está a cargo de la
unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente y es condición para
el inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.
4.2.2 Solicitud de documentos públicos o privados adicionales
La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente solicitará al cliente
documentos públicos o privados adicionales que considere pertinente en caso que
de los documentos entregados inicialmente por el cliente no se logre certeza
respecto de la identidad del cliente, de la información proporcionada o del
propósito de la relación comercial a iniciar con el Fondo MIVIVIENDA, o de la
corroboración a partir de registros públicos o privados no se logre dicha certeza.
4.2.3 Visita al domicilio u oficina de los clientes domiciliados en el Perú
La visita al domicilio o a la oficina de los clientes domiciliados en el Perú tendrá
por finalidad corroborar la existencia física del inmueble, su ubicación y el destino
que se le está dando al mismo. En el caso de visitas al domicilio u oficinas de los
clientes domiciliados en el Perú se levantará un acta en la que se dejará
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ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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15
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA PARA LA
PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
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Página 16 de 51
constancia de la visita realizada, la misma que deberá ser suscrita por el
verificador y por la persona entrevistada en la visita.
4.2.4 Entrevistas personales
La entrevista tiene por finalidad comprobar la existencia física del cliente o de su
representante. Durante este acto se deberá confirmar de manera directa la
información registrada por el cliente en el Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente
persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica,
según corresponda.
4.2.5 Llamadas telefónicas
Las llamadas telefónicas tienen como propósito determinar si el cliente puede ser
ubicado en el número telefónico declarado en el Formulario Nº 001-SPLAFMVCliente persona natural o del Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona
jurídica, según corresponda.
La visita al domicilio u oficina, las entrevistas personales y las llamadas telefónicas
deben realizarse con ocasión del inicio del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA cuando
se trate de clientes cuyas operaciones no estén sometidas a procesos de selección,
concursos públicos o subastas; además deben realizarse cuando se trate de clientes
que realizan operaciones por importes iguales o superiores a los umbrales para el
Registro de Operaciones del SPLAFT.
El medio, el lugar, la fecha y la hora en la que se llevaron a cabo las actividades de
verificación deben constar en el SEPLAFT a través del Formulario Nº 003-SPLAFMVVerificación persona natural o del Formulario N° 004-SPLAFMV-Verificación persona
jurídica, los que serán suscritos por el gerente de la unidad orgánica responsable.
4.3 Omisiones, discrepancias o falsedad de la información
Cuando de la ejecución de las actividades de verificación la unidad orgánica que
tiene contacto directo con el cliente detecte omisiones, discrepancias o le sea
imposible comprobar la información proporcionada, solicitará al cliente las
aclaraciones correspondiente, las que deberán ser proporcionadas en un plazo de
cinco (05) días hábiles de recibida la comunicación física o electrónica.
En caso que de la aclaración proporcionada por el cliente, y de acuerdo al buen
criterio de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, no se
logre certeza respecto de la veracidad de la identidad o de la información
proporcionada por el cliente, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con
el cliente deberá evaluar si corresponde calificar la operación como inusual.
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
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El Fondo MIVIVIENDA no aceptará clientes cuya identidad o información no sea
plenamente verificada.
Cuando de la ejecución de las actividades de verificación se detecte que la
información o los documentos proporcionados por el cliente son falsos, la unidad
orgánica que tiene contacto directo con el cliente en un plazo de cinco (05) días
hábiles de efectuado el hallazgo, comunicará a la Gerencia Legal la información
falsa detectada a fin de que adopte las acciones legales correspondientes.
Flujograma Nº 01: Obtención y verificación de la información (procedimiento
general)
CLIENTE
UNIDAD ORGÁNICA
Inicio
1. Solicitud del
producto o servicio,
presentación de
documentos
2. Obtención de
información
Conforme
No
Si
3. Verificación de la
información
Conforme
Si
Fin
No
5 días hábiles
4. Solicitud de
aclaraciones y
documentos adicionales
5. Presentación de
aclaraciones y
documentos adicionales
Conforme
Si
No
6. No se admite la
relación
5. ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
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Página 18 de 51
Durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA, la unidad orgánica que
mantiene contacto directo con el cliente debe mantener actualizada la información
proporcionada por el cliente a fin de asegurar que las operaciones que realiza son
compatibles con su perfil de actividad y verificar la veracidad de la información
proporcionada durante el proceso de vinculación. Los plazos de actualización de la
información son los descritos en el numeral 6.2.2 del presente Capítulo para el caso de
clientes sometidos a la debida diligencia general y en el numeral 6.3.2 del presente
Capítulo para el caso de clientes sometidos a la debida diligencia ampliada.
5.1 Actividades de actualización de información
a) Solicitud de actualización de información del cliente a través de
correspondencia física o electrónica; en caso de registrarse variaciones, la
unidad orgánica deberá solicitar los documentos públicos o privados que
sustenten los cambios y corroborar la información a partir de registros públicos
o privados tales como el Registro de Personas Jurídicas de SUNARP, el
portal web SUNAT, INFOCORP, el Registro del Mercado de Valores de la
SMV, centrales de riesgo, entre otras, en tanto se encuentren al alcance de la
unidad orgánica.
b) Visita al domicilio u oficina de los clientes domiciliados en el Perú, entrevistas
personales y llamadas telefónicas.
c) Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente.
La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente prestará atención
a los eventos que puedan representar señales de alerta que surjan de cada
operación durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.
5.2 Actualización de información de clientes personas naturales
En el caso de clientes personas naturales la actualización de la información tiene
por finalidad principalmente obtener evidencia respecto de:
a)
b)
c)
d)
Modificación del nombre.
Modificación del domicilio o de los datos de contacto.
Modificación del estado civil.
Modificación de la ocupación, en particular si la modificación convierte al
cliente en una PEP o un funcionario público que administra recursos públicos.
e) Variación en el nivel de ingresos, en particular cuando es ascendente.
f) Otras modificaciones que a criterio de la unidad orgánica puedan ser
relevantes para la prevención del LA/FT.
5.3 Actualización de información de clientes personas jurídicas
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En el caso de personas jurídicas la actualización de la información tiene por
finalidad principalmente obtener evidencia respecto de:
a)
b)
c)
d)
Modificación de la denominación o razón social.
Modificación del domicilio o los datos de contacto.
Modificación del objeto social.
Cambio sustantivo en la composición accionaria, que implique que el control
pueda haber sido sustancialmente transferido.
e) Cambio en los principales representantes o apoderados.
f) Cambio en los niveles de facturación o de utilidades, en particular cuando es
ascendente.
g) Otros cambios que a criterio de la unidad orgánica puedan ser relevantes para
la prevención del LA/FT, los mismos que serán comunicados con anterioridad
y por escrito por el Oficial de Cumplimiento.
Flujograma Nº 02: Actualización de información (procedimiento general)
UNIDAD ORGÁNICA
CLIENTE
Inicio
1.Solicitud de
actualización de
información
Variación
Visita al domicilio u
oficina del cliente
domiciliado en el Perú.
Si
2. Solicitud de
documentos públicos o
privados
4. Corrobora la
información a partir de
registros públicos o
privados
Conforme
3. Presenta documentos
públicos o privados
Actualización del perfil
de riesgo de LA/FT del
cliente.
Si
Fin
GERENTE GENERAL
No
Conclusión del
vínculo con el
Fondo
MIVIVIENDA
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Página 20 de 51
6. RÉGIMEN GENERAL DE CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
6.1 Debida diligencia reducida
En el caso de clientes persona natural sometidos a la debida diligencia reducida la
información mínima requerida será documentada con la copia del documento oficial
de identidad del cliente y de su representante legal de ser el caso, debiendo
registrarse en el Formulario N° 001-SPLAFMV- Cliente persona natural únicamente la
siguiente información:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Nombre completo del cliente y su representante, de ser el caso.
Tipo y número de documento oficial de identidad.
Lugar y fecha de nacimiento
Fecha de inicio de la actividad, ocupación, profesión u oficio.
Nacionalidad.
Domicilio.
Poderes, de ser el caso.
Número de teléfono y dirección de correo electrónico, de ser el caso.
En el caso de clientes persona jurídica sometida a la debida diligencia reducida la
información mínima requerida será documentada con la Ficha RUC y la copia del
documento oficial de identidad de su representante legal, debiendo registrarse en el
Formulario N° 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica únicamente la siguiente
información:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
Denominación o razón social.
Registro Único de Contribuyentes (RUC), de ser el caso.
Objeto social.
Actividad económica.
Lugar y fecha de constitución
Domicilio de la oficina o local principal, y de ser el caso, los teléfonos.
Identificación de los representantes legales o apoderados que interviene en la
operación.
h) Identificación de los directores y gerentes del cliente.
Adicionalmente se aplicarán las actividades descritas en los numerales 3.3, 3.4 y 3.5.
No será necesaria la aplicación de las actividades descritas en los numerales 4 y 5 del
presente Capítulo referidos a la verificación y actualización de la información.
La unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente, deberá realizar, por lo
menos una vez al año, una revisión formal de la relación de clientes sometidos a la
debida diligencia reducida a fin de determinar si continúan satisfaciendo los requisitos,
debiendo dejar evidencia y comentarios de ello en una hoja resumen que se anexará
al expediente personal del cliente.
GERENTE GENERAL
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Flujograma Nº 03: Debida diligencia reducida.- Obtención de información
UNIDAD ORGÁNICA
INICIO
No
1. Solicitud de
documentos
Indagación sobre
condición de SO
Si
Conforme
Si
SO
2. Sello y rúbrica
Formulario Nº 001SPLAFMV- Cliente persona
natural
Registro de la
información
Formulario Nº 002SPLAFMV- Cliente persona
jurídica
Formulario Nº 007SPLAFMV-Sujeto Obligado
persona natural
Formulario Nº 008SPLAFMV-Sujeto Obligado
persona jurídica
Determinación del perfil
de riesgo del LA/FT
Indagación sobre
condición de PEP
3. Archivo
PEP
Si
Indagación sobre
condición de cliente
sometido al RECR
GERENTE GENERAL
Régimen
Especial de
Conocimiento
Reforzado
FIN
RECR
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Página 22 de 51
6.2 Debida diligencia general
6.2.1 Obtención y verificación de la información
En el caso de los clientes sometidos a la debida diligencia general se aplicarán los
criterios establecidos para la obtención y verificación de la información descritos
en los numerales 3 y 4 del presente capítulo.
Flujograma Nº 04: Debida diligencia general.- Obtención de información
UNIDAD ORGÁNICA
Formulario Nº 001SPLAFMV-Persona natural
1. INICIO
Si
No
1. Solicitud de
documentos
2. Sello y rúbrica
Formulario Nº 002SPLAFMV-Persona jurídica
Registro de la
información
Formulario Nº 005SPLAFMV-Origen de los
fondos persona natural
Formulario Nº 006SPLAFMV-Origen de los
fondos persona jurídica
Formulario Nº 007SPLAFMV-Sujeto Obligado
persona natural
Conforme
Requerimiento de
información mínima
Determinación del
importe de la operación
≥ al umbral para el RO
Indagación sobre
condición de SO
SO
Formulario Nº 008SPLAFMV-Sujeto Obligado
persona jurídica
Si
Determinación del perfil
de riesgo del LA/FT
Indagación sobre
condición de PEP
3. Archivo
PEP
Si
Indagación sobre
condición de cliente
sometido al RECR
GERENTE GENERAL
RECR
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Régimen
Especial de
Conocimiento
Reforzado
GERENTE LEGAL
FIN
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
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Página 23 de 51
Flujograma Nº 05: Debida diligencia general.- Verificación de la información
UNIDAD ORGÁNICA
INICIO
1. Visita al domicilio u
oficina del cliente
Acta de
verificación
Entrevista personal
Llamadas telefónicas
Si
Conforme
Corroboración a partir
de registros públicos o
privados.
Solicitud de documentos
públicos o privados
2. Registro y archivo
de la información
No
3. No se admite la
relación con el
Fondo MIVIVIENDA
Formulario Nº 003SPLAFMV- Verificación
persona natural
Formulario Nº 004SPLAFMV-Verificación
persona jurídica
FIN
6.2.2 Actualización de la información
Si la vinculación tiene una duración mayor a dos (02) años:
a) Se solicitará la actualización de la información y la presentación de
documentos que corroboren las variaciones en la información inicialmente
proporcionada, al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el
Fondo MIVIVIENDA.
b) De considerarlo conveniente y de acuerdo a su buen criterio, la unidad
orgánica realizará una visita al domicilio u oficina del cliente en tanto domicilie
en el Perú, realizará entrevistas personales y llamadas telefónicas al menos
una (01) vez durante la vigencia de la relación con el Fondo MIVIVIENDA. Se
dejará constancia de las actividades realizadas en el Formulario N° 003SPLAFMV-Verificación persona natural o el Formulario N° 004-SPLAFMVVerificación persona jurídica.
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
FECHA
Gerardo
Freiberg Puente
Oficial de Cumplimiento
Mauricio Gustin de Olarte
Rosa Flores de Higa
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
DEL TERRORISMO DEL FONDO MIVIVIENDA S.A.
Página 24 de 51
c) Se actualizará el perfil de riesgo de LA/FT del cliente al menos una (01) vez
durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA.
Flujograma Nº 06: Debida diligencia general.- Actualización de la información
UNIDAD ORGÁNICA
1. Solicitud de
actualización de
información y
documentos
INICIO
Al menos una vez
durante la
vigencia de la
relación con el
cliente
2. Visita al
domicilio u oficina del
cliente domiciliado en el
Perú
Acta de
verificación
3. Actualización del
perfil de riesgo de LA/FT
4. Registro y archivo
de la información y
los documentos
FIN
6.3 Debida diligencia ampliada
6.3.1 Obtención y verificación de la información
En el caso de los clientes sometidos a la debida diligencia ampliada, además de
los criterios establecidos para la obtención y verificación de la información
descritos en los numerales 3 y 4 del presente capítulo, la unidad orgánica que
mantiene contacto directo con el cliente ejecutará las siguientes actividades:
a) Solicitud de la declaración jurada contenida en el Formulario Nº 005SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural o Formulario N° 006SPLAFMV- Origen de los fondos persona jurídica, y de ser posible obtendrá la
justificación de la información declarada, salvo para el caso de clientes que
tengan de la condición de proveedores.
b) Solicitud de la relación de los principales proveedores y clientes del cliente.
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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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Página 25 de 51
c) Solicitud de los estados financieros o declaración jurada del impuesto a la
renta del último ejercicio económico.
Flujograma Nº 07: Debida diligencia ampliada.- Obtención de información
UNIDAD ORGÁNICA
Formulario Nº 001SPLAFMV-Persona natural
1. INICIO
Formulario Nº 002SPLAFMV-Persona jurídica
No
1. Solicitud de
documentos
Si
Conforme
Requerimiento de
información mínima
Indagación sobre
condición de SO
2. Sello y rúbrica
Registro de la
información
SO
Formulario Nº 006SPLAFMV-Origen de fondos
persona jurídica
Si
Formulario Nº 007SPLAFMV-Sujeto Obligado
persona natural
Formulario Nº 008SPLAFMV-Sujeto Obligado
persona jurídica
Determinación del perfil
de riesgo del LA/FT
Indagación sobre
condición de PEP
PEP
Si
Indagación sobre
condición de cliente
sometido al RECR
GERENTE GENERAL
Formulario Nº 001-ASPLAFMV-Anexo
representantes
Formulario Nº 005SPLAFMV- Origen de fondos
persona natural
Régimen
Especial de
Conocimiento
Reforzado
RECR
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
3. Archivo
FIN
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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Flujograma Nº 08: Debida diligencia ampliada.- Verificación de la información
UNIDAD ORGÁNICA
INICIO
1. Visita al domicilio u
oficina del cliente
Acta de
verificación
Entrevista personal
Llamadas telefónicas
Si
Conforme
Corroboración a partir
de registros públicos o
privados.
Solicitud de documentos
públicos o privados
2. Registro y archivo
de la información
No
3. No se admite la
relación con el
Fondo MIVIVIENDA
Formulario Nº 003SPLAFMV- Verificación
persona natural
Formulario Nº 004SPLAFMV-Verificación
persona jurídica
FIN
6.3.2 Actualización de la información
Si la vinculación tiene una duración mayor a un (01) año, la unidad orgánica que
mantiene contacto directo con el cliente ejecutará las siguientes actividades:
a) Solicitud de actualización de la información y la presentación de documentos
que corroboren las variaciones en la información inicialmente proporcionada,
al menos una (01) vez durante la vigencia del vínculo con el Fondo
MIVIVIENDA.
b) Visita al domicilio u oficina del cliente en tanto domicilie en el Perú, entrevistas
personales y llamadas telefónicas al menos una (01) vez durante la vigencia
del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA. Se dejará constancia de las actividades
realizadas en el Formulario N° 003-SPLAFMV-Verificación persona natural o el
Formulario N° 004-SPLAFMV-Verificación persona jurídica.
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ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
FECHA
Gerardo
Freiberg Puente
Oficial de Cumplimiento
Mauricio Gustin de Olarte
Rosa Flores de Higa
26
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
DEL TERRORISMO DEL FONDO MIVIVIENDA S.A.
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c) Actualización del perfil de riesgo de LA/FT del cliente al menos una (01) vez
durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA o cada vez que
realice una operación que involucren importes iguales o superiores a los
umbrales requeridos para el Registro de Operaciones.
Flujograma Nº 09: Debida diligencia ampliada.- Actualización de la información
UNIDAD ORGÁNICA
1. Solicitud de
actualización de
información y
documentos
INICIO
Al menos una vez
durante la
vigencia de la
relación con el
cliente
2. Visita al
domicilio u oficina del
cliente domiciliado en el
Perú
Acta de
verificación
3. Actualización del
perfil de riesgo de LA/FT
4. Registro y archivo
de la información y
los documentos
FIN
7. RÉGIMEN ESPECIAL DE CONOCIMIENTO REFORZADO
Respecto de los clientes sometidos al Régimen Especial de Conocimiento Reforzado
se aplicarán las actividades para la obtención, verificación y actualización de la
información del cliente descritas en los numerales 3, 4 y 5 del Capítulo III del Manual
del SPLAFT y en los numerales 3, 4 y 5 del presente Capítulo en lo que resulten
aplicables. Las actividades específicas, plazos y nivel de responsabilidad, así como el
procedimiento de aceptación y mantenimiento del vínculo con los clientes sometidos al
Régimen Especial de Conocimiento Reforzado se hallan descritos en los Lineamientos
Generales del Régimen Especial de Conocimiento Reforzado.
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
FECHA
Gerardo
Freiberg Puente
Oficial de Cumplimiento
Mauricio Gustin de Olarte
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
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8. PROCEDIMIENTO APLICABLE EN CASO DE PROHIBICIONES RELATIVAS A LA
ACEPTACIÓN O MANTENIMIENTO DEL VÍNCULO CON EL FONDO MIVIVIENDA
8.1 Durante el proceso de vinculación con el Fondo MIVIVIENDA
En caso que durante el proceso de vinculación de la revisión de la información y
documento proporcionados por el cliente o de la corroboración a partir de
registros públicos o privados se revele que un cliente se halla inmerso en las
prohibiciones relativas a la aceptación del cliente descritas en el Manual del
SPLAFT, la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente le
comunicará directamente que no será posible establecer el vínculo con el Fondo
MIVIVIENDA.
Flujograma Nº 10: Procedimiento aplicable en caso de clientes inmersos en
prohibiciones relativas a la aceptación
UNIDAD ORGÁNICA
INICIO
1. Se revela que el
cliente se halla inmerso
en las prohibiciones
relativas a la aceptación
2. No se admite la
relación con el
Fondo MIVIVIENDA
3. Comunicación al
cliente
FIN
8.2 Durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA
En caso que durante la vigencia del vínculo con el Fondo MIVIVIENDA se revele
que un cliente se halla inmerso en las prohibiciones relativas al mantenimiento del
vínculo descritas en el Manual del SPLAFT, la unidad orgánica que mantiene
contacto directo con el cliente, dentro de los diez (10) días hábiles de identificada
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
FECHA
Gerardo
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Oficial de Cumplimiento
Mauricio Gustin de Olarte
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
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Página 29 de 51
la causal, elevará a la Gerencia Legal, con copia a la Gerencia General y la
Oficialía de Cumplimiento, un informe que contendrá:
a) La descripción de la causal que prohíbe el mantenimiento del vínculo con el
Fondo MIVIVIENDA en la que se halla inmerso el cliente.
b) La evaluación, verificación y actualización de la información del cliente de
acuerdo al procedimiento para el conocimiento del cliente.
c) Copia de los documentos que obran en el expediente del cliente.
Dentro de los cinco (05) días hábiles de recibido el informe de la unidad orgánica
que mantiene contacto directo con el cliente, la Gerencia Legal elevará a la
Gerencia General, con copia a la unidad orgánica que mantiene contacto directo
con el cliente y a la Oficialía de Cumplimiento, un informe que contendrá la
determinación y cuantificación del riesgo legal derivado de la conclusión del
vínculo con el cliente.
La Gerencia Legal comunicará la decisión al cliente mediante carta notarial y
coordinará con la unidad orgánica la firma posterior de los documentos que sean
pertinentes a fin de aminorar el riesgo legal derivado de la conclusión del vínculo
con el Fondo MIVIVIENDA.
El inicio del procedimiento de conclusión de la relación no tiene efecto suspensivo
respecto de los procedimientos internos para el otorgamiento de los productos y/o
servicios ofrecidos por el Fondo MIVIVIENDA.
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
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Flujograma Nº 11: Procedimiento aplicable en caso de clientes comprendidos en
las prohibiciones relativas al mantenimiento del vínculo con el Fondo
MIVIVIENDA
UNIDAD ORGÁNICA
GERENCIA LEGAL
CLIENTE
INICIO
5 días hábiles
1. Se revela que el
cliente se halla inmerso
en las prohibiciones
relativas al
mantenimiento del
vínculo con el Fondo
MIVIVIENDA
5. Determinación y
cuantificación del
riesgo legal
Informe
10 días hábiles
Informe
Copia de
documentos
2. Comunicación a la
Gerencial Legal
3. Comunicación a la
Gerencial General
6. Comunicación al
cliente de la
conclusión del
vínculo con el FMV
Carta notarial
7. Firma de documentos
que acrediten la
conclusión del vínculo
FIN
4. Comunicación a la
Oficialía de
Cumplimiento
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
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CAPÍTULO III
PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO
1. OBJETIVO ESPECÍFICO
1.1
Describir las actividades para la determinación de los rangos de operaciones
usuales y los criterios de comparación propios del conocimiento del mercado.
2. CRITERIOS PARA EL CONOCIMIENTO DEL MERCADO
Para efecto del Conocimiento del Mercado, las unidades orgánicas que mantienen
contacto directo con el cliente deberán desarrollar y aplicar los siguientes criterios:
a) Identificar las características del mercado en los que operan los productos o
servicios del Fondo MIVIVIENDA a su cargo.
b) Establecer categorías de clientes por cada uno de los servicios o productos del
Fondo MIVIVIENDA a su cargo.
c) Determinar las zonas geográficas donde se colocan o destinan los productos o
servicios del Fondo MIVIENDA a su cargo.
d) Determinar los rangos de operaciones usuales en cada una de las categorías de
clientes establecidas.
El desarrollo y análisis de los criterios antes mencionados deberá permitir a las
unidades orgánicas antes mencionadas estimar los rangos dentro de los cuales se
ubicarían las operaciones usuales que realicen los clientes, según las características
de su mercado (parámetros de normalidad vigentes en el mercado).
3. INFORME DEL CONOCIMIENTO DEL MERCADO
El gerente de cada unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente es el
responsable de dirigir la elaboración del Informe del Conocimiento del Mercado
conforme a los criterios y el plazo establecido en el Manual del SPLAFT. Es además
responsable de verificar que el Informe sea de conocimiento y manejo de cada uno de
los colaboradores a su cargo, en particular de aquellos que mantienen contacto directo
con el cliente, a efecto de que cumplan con aplicar la debida diligencia del
conocimiento del cliente.
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El Informe de Conocimiento del Mercado debe describir la metodología para la
definición de las categorías de clientes y contener información estadística del periodo
bajo análisis que sustente los resultados.
Las unidades orgánicas que mantienen contacto directo con el cliente podrán contratar
los servicios de terceros a fin de cumplir con los requerimientos propios del
conocimiento del mercado, siempre y cuando los servicios contratados cumplan como
mínimo con los requerimientos y plazos señalados.
CAPÍTULO IV
PROCEDIMIENTO PARA EL CONOCIMIENTO DE LOS COLABORADORES
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1 Asegurar que los colaboradores del Fondo MIVIVIENDA tengan un alto nivel de
integridad.
1.2 Precisar el tipo, las características y el contenido de la información que el Fondo
MIVIVIENDA debe obtener de sus colaboradores, a fin tener un conocimiento
cabal de cada uno de ellos.
1.3 Establecer la periodicidad con la que debe solicitarse dicha información.
2. DOCUMENTOS REQUERIDOS AL CANDIDATO DURANTE EL PROCESO
SELECCIÓN, CONTRATACIÓN O DESIGNACIÓN E INCORPORACIÓN
Durante el proceso de selección, contratación o designación, la Gerencia de
Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos solicitará a los
candidatos:
a) La declaración jurada de sus antecedentes personales, laborales, patrimoniales e
historial crediticio.
b) La declaración jurada de no tener antecedentes policiales, penales ni judiciales.
c) La declaración jurada de no encontrarse comprendido en el Registro de Deudores
Alimentarios Morosos (REDAM).
d) Otras declaraciones juradas relacionadas con el parentesco, vínculo laboral y de
tener la calidad de oficial de cumplimiento.
Las declaraciones antes enumeradas se harán a través del Formulario Nº 009SPLAFMV-Conocimiento del Colaborador.
Dentro de los treinta (30) días siguientes a la incorporación del colaborador, la
Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos,
verificará que haya suscrito los siguientes documentos:
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a) Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA.
Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del LA/FT.
b) Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta del SPLAFT.
c) Constancia de haber recibido capacitación inductiva en materia de prevención del
LA/FT.
Flujograma Nº 12: Procedimiento para el conocimiento de los colaboradores
COLABORADOR
RECURSOS HUMANOS
INICIO
1. Participa del proceso de
selección, contratación o
designación
2. Incorporación
Dentro de los 30 días siguientes
Formulario Nº 009SPLAFMV-Conocimiento del
Colaborador
3. Suscribe
4. Verificación de la
suscripción de
documentos
Cargo de recepción de
normas Internas del SPLAFT
5. Capacitación
inductiva
Constancia de
capacitación inductiva
Cargo de recepción de la
legislación PLAFT
Compromiso de
cumplimiento y recepción
del Código de Conducta
6. Archivo
FIN
3. DOCUMENTOS ARCHIVADOS EN EL EXPEDIENTE DE LOS COLABORADORES
La Gerencia de Administración, a través del Departamento de Recursos Humanos,
será responsable de que en el expediente personal de los colaboradores del Fondo
MIVIVIENDA se archiven de forma adecuada los documentos necesarios para la
verificación de su identidad y evaluación de su alto nivel de integridad, los mismos que
se detallan a continuación:
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a)
b)
c)
d)
e)
f)
Formulario Nº 009-SPLAFMV-Conocimiento del Colaborador.
Reporte del historial crediticio.
Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo MIVIVIENDA.
Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del LA/FT.
Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta del SPLAFT.
Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del LA/FT de
acuerdo y con la periodicidad requerirá en función de su nivel.
g) Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT, en caso
hubiere.
3.1 Declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral
Todo colaborador deberá actualizar obligatoriamente, dentro del primer trimestre
de cada año, la declaración jurada de antecedentes, parentesco y vínculo laboral
contenidas en el Formulario N° 009-SPLAFMV- Conocimiento del Colaborador.
El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT
establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado
llenado y conservación del mencionado registro.
3.2 Reporte del Historial crediticio
El Departamento de Recursos Humanos deberá recabar el reporte del historial
crediticio de los colaboradores, de acuerdo a sus competencias, el mismo que se
obtendrá de una empresa especializada y de prestigio en el rubro de Centrales de
Riesgo Privadas o de la Central de Riesgos de la SBS. Esta información deberá
ser actualizada anualmente dentro del primer trimestre de cada año.
3.3 Cargo de recepción de las normas internas del SPLAFT del Fondo
MIVIVIENDA
Todo colaborador deberá llenar y suscribir obligatoriamente el cargo de recepción
de la normativa interna vigente del SPLAFT donde conste que el colaborador ha
recibido el Manual del SPLAT, el Manual de Procedimientos del SPLAFT y los
Lineamientos Generales del Régimen de Procedimientos Reforzados para el
Conocimiento del Cliente y Debida Diligencia del SPLAFT.
El Departamento de Recursos Humanos establecerá la conveniencia de entregar
los referidos documentos en versión impresa o en versión digital.
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3.4 Cargo de recepción de la legislación vigente en materia de prevención del
lavado de activos y del financiamiento del terrorismo
Todo colaborador deberá suscribir obligatoriamente el cargo de recepción de la
legislación vigente en materia de prevención del LA/FT, cada vez que las normas
sean modificadas. El Departamento de Recursos Humanos, establecerá la
conveniencia de entregar los referidos documentos en versión impresa o en
versión digital.
3.5 Compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta
El compromiso de cumplimiento y recepción del Código de Conducta será llenado
de acuerdo al Anexo Modelo del Código de Conducta. En caso de incumplimiento
del Código de Conducta se aplicarán las medidas correctivas previstas en dicho
documento normativo.
3.6 Constancia de haber recibido capacitación en materia de prevención del
LA/FT
El Departamento de Recursos Humanos verificará que en el expediente personal
de cada colaborar se archive la constancia o el certificado que acredite que el
colaborador ha asistido a las sesiones de capacitación programadas dentro del
marco del Programa de Capacitación Anual del SPLAFT.
3.7 Medidas correctivas por incumplimiento de las obligaciones del SPLAFT
El Departamento de Recursos Humanos verificará que en el expediente personal
de cada colaborador aparezca constancia de las medidas correctivas aplicadas
por incumplir las obligaciones asumidas en materia del SPLAFT.
4. EVALUACIÓN DEL ALTO NIVEL DE INTEGRIDAD
Dentro del mes calendario siguiente de concluido el primer trimestre del año, el
Departamento de Recursos Humanos reportará a la Gerencia General, con copia al
Oficial de Cumplimiento:
a) La relación de los colaboradores que registren cambios inesperados en su situación
patrimonial y que no guarden relación con su nivel de ingresos declarados
identificados como consecuencia de la comunicación de una operación inusual a
que se refiere el numeral 5 del Capítulo VII del presente Manual. Se entiende que la
situación patrimonial del colaborador no guarda relación con sus ingresos
declarados cuando no existe una justificación razonable y evidente, debidamente
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acreditada, del incremento patrimonial del colaborador durante la vigencia de la
relación contractual con el Fondo MIVIVIENDA
b) La relación de los colaboradores que registren cambios inesperados en su posición
crediticia y que no guarden relación con su nivel de ingresos declarados
identificados como consecuencia de la comunicación de una operación inusual a
que se refiere el numeral 5 del capítulo VII del presente Manual. Se entiende que la
situación crediticia del colaborador no guarda relación con sus ingresos declarados
cuando no existe una justificación razonable y evidente, debidamente acreditada,
de los pagos, pre-pagos o cancelaciones anticipadas realizadas por el colaborador
durante la vigencia de la relación contractual con el Fondo MIVIVIENDA.
c) La relación de colaboradores que en el transcurso de la relación contractual con el
Fondo MIVIVIENDA hayan incurrido en calificación crediticia de pérdida, presenten
créditos castigados o se hallen comprendidos en el Registro de Deudores
Alimentarios Morosos (REDAM) del Poder Judicial.
La Gerencia General adoptará las medidas correctivas pertinentes respecto de los
colaboradores inmersos en las condiciones antes descritas. Por su parte la Oficialía de
Cumplimiento verificará las operaciones en las que hayan participado los
colaboradores como parte de su labor en el Fondo MIVIVIENDA y determinar si alguna
de ellas resulta ser sospechosa. Para tal efecto la unidad orgánica de procedencia del
colaborador evaluado deberá proporcionar la información que le solicite la Oficialía de
Cumplimiento, bajo responsabilidad.
5. APLICACIÓN ESPECIAL
El Departamento de Logística será responsable de la aplicación de las actividades
descritas en el presente procedimiento a los colaboradores contratados bajo el
régimen de locación de servicios, en cuanto resulte aplicable, de acuerdo a la
naturaleza de dicha modalidad contractual.
CAPÍTULO V
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1 Enumerar las operaciones materia de registro en el Registro de Operaciones del
SPLAFT.
1.2 Establecer el nivel de responsabilidad para el adecuado registro y conservación
de la información.
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2. UNIDADES ORGÁNICAS Y OPERACIONES
Se encargarán del registro de las operaciones por importes iguales o superiores a los
umbrales establecidos para el Registro de Operaciones las unidades orgánicas que se
enumeran a continuación:
2.1 Gerencia de Administración
Respecto de:
2.1.1 La adquisición de bienes y/o la contratación de servicios a los diferentes
proveedores.
Oportunidad: Al momento de emitirse la orden de compra, servicio y/o
celebrarse el contrato, según corresponda.
2.1.2 Subasta pública o venta directa de bienes muebles.
Oportunidad: Al momento de suscribirse el respectivo contrato o
documento de transferencia.
2.1.3 El depósito que efectúen las personas naturales o jurídicas con carácter de
oblaje en las ventas de bienes muebles con el fin de participar en
subastas, ventas directas o cualquier otra modalidad de bienes muebles.
Oportunidad: Al momento de efectuarse el pago, debe ser requisito para
poder participar en los procesos de venta.
2.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales
Respecto de:
2.2.1 La constitución de fideicomisos con terceros y sin la participación de
COFIDE, en los que el Fondo MIVIVIENDA tenga la condición de
Fiduciario.
Oportunidad: Al momento de suscribirse el contrato.
2.2.2 Comisión de Gestión por la realización de concursos públicos para la
adjudicación de terrenos para el desarrollo de proyectos, proyectos
especiales o megaproyectos.
Oportunidad: Al momento de suscribirse el contrato respectivo.
2.2.3 Subasta pública y/o venta directa de bienes inmuebles
Oportunidad: Al momento de suscribirse el contrato.
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2.2.4 El depósito que efectúen las personas naturales o personas jurídicas con
carácter de oblaje en las ventas de bienes inmuebles, con el fin de
participar en los concursos públicos, adjudicaciones directas y cualquier
otra modalidad de venta que se establezca.
Oportunidad: Al momento de efectuarse el pago, debe ser requisito para
poder participar en los procesos de venta.
2.3 Gerencia de Operaciones
Respecto de:
2.3.1 La venta de créditos de la cartera proveniente de CONEMINSA o
empresas del Sistema Financiero en Liquidación que el Fondo
MIVIVIENDA efectúe con terceros.
Oportunidad: Al momento de firmarse el contrato de compra venta.
2.3.2 El servicio de amortización de préstamos de la cartera de créditos
proveniente de CONEMINSA o Empresas del Sistema Financiero en
Liquidación.
Oportunidad: Al momento de autorizar el pago de dos o más cuotas.
2.3.3 La cancelación anticipada de préstamos de la cartera de créditos
proveniente de CONEMINSA o empresas del Sistema Financiero en
Liquidación.
Oportunidad: Al momento de autorizar la cancelación.
2.3.4 El desembolso del BFH y transferencias de ahorros a favor de las
Entidades Técnicas y/o Promotores.
Oportunidad: Al momento de emitirse la correspondiente carta de
autorización de desembolso y/o transferencia, según corresponda.
Precisión: Los GFB tendrán la condición de beneficiarios finales de la
operación, por lo que deberá requerirse para su identificación: nombres y
apellidos, documento de identidad, domicilio y ocupación.
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3. UMBRALES DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT
Las unidades orgánicas deberán registrar las operaciones individuales o múltiples
descritas en el ítem anterior tomando en cuenta los umbrales siguientes:
Unidad Orgánica
Operación
Umbral Individual
Mensual
Umbral Múltiple Mensual
≥ US$ 5,000.00
≥ US$ 10,000.00
Adquisición de bienes y
servicios
Gerencia de Administración Subasta pública o venta de
bienes muebles y/o sus
respectivos oblajes.
Fideicomiso de terceros y
sin la participación de
COFIDE
Gerencia de Proyectos Comisión de gestión por
Inmobiliarios y Sociales concursos públicos
Subasta pública o venta
directa de bienes inmuebles
y/o sus respectivos oblajes
≥ US$ 4,500.00
≥ US$ 9,000.00
≥ US$ 10,000.00
≥ US$ 50,000.00
≥ US$ 10,000.00
≥ US$ 50,000.00
≥ US$ 10,000.00
≥ US$ 50,000.00
Venta de créditos de cartera
≥ US$ 10,000.00
≥ US$ 50,000.00
≥ 2 cuotas
≥ 2 cuotas
≥ S/. 3,100.00
≥ S/. 3,100.00
Servicio de amortización de
préstamos
Cancelación anticipada de
préstamos
Gerencia de Operaciones
Desembolso del BFH
Transferencia de ahorros a
Entidades Técnicas y
Promotores
≥ 1 BFH
≥ 2 BFH
para bienes terminados y/o bien futuro en todas sus
modalidades
≥ 1 ahorro mínimo
≥ 2 ahorros
requerido de acuerdo a regulaciones vigentes, para
bienes terminado y/o bien futuro en todas sus
modalidades.
El registro de las operaciones se realizará en el Formulario Nº 010-SPLAFMV-Registro
de Operaciones del SPLAFT a través del SEPLAFT. El colaborador responsable
deberá adjuntar al SEPLAFT la impresión del Formulario suscrito por él y el gerente de
la unidad orgánica responsable. Alternativamente se podrá utilizar la firma digital del
funcionario responsable, en cuyo caso no será necesario adjuntar la impresión del
citado formulario.
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El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT
establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado
llenado y conservación del mencionado registro.
No se registrarán en el Registro de Operaciones las operaciones realizadas con las
empresas del sistema financiero señaladas en los artículos 16° y 17° de la Ley
General, el Banco Agropecuario, el Banco de la Nación, el Fondo de Garantía para la
Pequeña Industria – FOGAPI, las Administradoras de Fondos de Pensiones, la
Corporación Financiera de Desarrollo – COFIDE, y las Cooperativas de Ahorro y
Crédito no autorizadas a operar con recursos del público.
4. DECLARACIÓN JURADA DE ORIGEN DE FONDOS
Asimismo, la unidad orgánica responsable deberá solicitar al cliente una declaración
jurada de origen de fondos conforme al Formulario Nº 005-SPLAFMV-Origen de los
fondos persona natural o el Formulario Nº 006-SPLAFMV-Origen de los fondos
persona jurídica, según corresponda. El colaborador responsable deberá registrar la
información declarada y adjuntar al SEPLAFT el formulario debidamente suscrito por el
cliente. La declaración jurada de origen de fondos se solicitará en los siguientes casos:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
Venta de cartera
Amortización y/o cancelación anticipada de préstamos de la cartera de créditos
proveniente de CONEMINSA y Empresas del Sistema Financiero en Liquidación.
Constitución de fideicomisos con terceros y sin la participación de COFIDE.
Subasta y/o venta de bienes muebles.
Subasta y/o venta de bienes inmuebles.
Desembolso del BFH contra la presentación del certificado de finalización de obra,
en sus tres modalidades de aplicación (Construcción en Sitio Propio,
Mejoramiento de Vivienda y Adquisición de Vivienda Nueva). En este caso, se
deberá añadir a la declaración un anexo con el detalle de los GFB vinculados a la
operación.
Comisión de gestión por la realización de concursos públicos para la adjudicación
de terrenos para el desarrollo de proyectos, proyectos especiales o
megaproyectos.
Los depósitos que efectúen las personas naturales o jurídicas con carácter de
oblaje en las ventas de bienes muebles e inmuebles
Los Formularios se registrarán en el SEPLAFT a más tardar en la fecha de registro de
la operación.
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PROSPECTIVA Y DESARROLLO
ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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5. CONSERVACIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT
Las unidades orgánicas del Fondo MIVIVIENDA con contacto directo con el cliente
deberán mantener el Registro de Operaciones del SPLAFT en forma precisa y
completa a partir del día en que se realizó la operación y por un plazo de diez (10)
años, el cual debe estar a disposición de los órganos jurisdiccionales y autoridades
competentes conforme a ley.
6. RELACIÓN DE OPERACIONES EN EFECTIVO (ROPE)
La Gerencia de Finanzas, a través del Departamento de Tesorería, deberá remitir
trimestralmente al Oficial de Cumplimiento la relación de las operaciones en efectivo
que se hayan registrado en el Registro de Operaciones del SPLAFT de todas las
unidades orgánicas señaladas en el presente numeral. Para tal efecto, se considera
operación en efectivo, todas aquellas que en el desarrollo del giro ordinario de los
negocios de los clientes, involucren entrega o recibo de dinero en billetes o en
monedas, nacional o extranjera al o por parte del Fondo MIVIVIENDA.
El Fondo MIVIVIENDA a través de la Oficina de Tecnologías de la Información y con el
apoyo de la Oficialía de Cumplimiento, remitirá a la Superintendencia dentro de los
plazos establecidos, el Registro de Operaciones (RO) y la Relación de Operaciones en
Efectivo (ROPE) a través del aplicativo “Submódulo de Captura y Validación Externa
(SUCAVE), según las indicaciones contenidas en las normas dispuestas por la
Superintendencia.
CAPÍTULO VI
PROCEDIMIENTO DE EXCLUSIÓN DEL REGISTRO DE OPERACIONES DEL SPLAFT
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1 Establecer el procedimiento para excluir a determinados clientes del Registro de
Operaciones del SPLAFT.
1.2 Establecer la responsabilidad, plazos y condiciones para la exclusión de clientes
del Registro de Operaciones del SPLAFT.
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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
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2. FORMALIDADES
2.1 La Gerencia General dirigirá la solicitud de exclusión de un cliente del Registro de
Operaciones del SPLAFT al Oficial de Cumplimiento, con copia a Gerencia Legal y a
la Gerencia de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente.
2.2 La Gerencia de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el cliente en
la etapa en la que se solicite su exclusión, en un plazo de cinco (05) días de recibida la
solicitud de la Gerencia General, evaluará el buen criterio para excluir al cliente del
Registro de Operaciones, teniendo en cuenta su perfil de riesgo de LA/FT y siempre
que además de las causales descritas en el Manual del SPLAFT cumpla con las
condiciones siguientes:
a) Tener por lo menos dos (02) años como cliente en el Sistema Financiero y un año
en el Fondo MIVIVIENDA.
b) Realizar operaciones con cierta frecuencia que superen los mínimos requeridos
para el Registro de Operaciones del SPLAFT.
c) Ser residentes en el país.
Realizada la evaluación, la Gerencia de la unidad orgánica remitirá su informe
favorable a la Gerencia Legal acompañando los documentos que acrediten el
cumplimiento del procedimiento de conocimiento del cliente.
No se proseguirá con el procedimiento en caso que de la evaluación de la Gerencia de
la unidad orgánica se establezca que no se cumplen con las causales o condiciones
para la exclusión del cliente del Registro de Operaciones.
2.3 La Gerencia Legal, en un plazo de cinco (05) días de recibida la opinión favorable
de la Gerencia de la unidad orgánica, verificará que el conocimiento suficiente,
actualizado y debidamente justificado del cliente permite considerar que sus
actividades son lícitas.
2.4 En un plazo de cinco (05) días de recibidos los informes favorables de la Gerencia
de la unidad orgánica y de la Gerencia Legal, el Oficial de Cumplimiento aprobará o no
la exclusión del cliente del Registro de Operaciones, para lo cual contará con la
asistencia del Comité de Cumplimiento. La decisión será comunicada a la Gerencia
General y a la Gerencia de la unidad orgánica que mantiene contacto directo con el
cliente dentro del plazo para la aprobación.
El Oficial de Cumplimiento comunicará al Presidente del Directorio la relación de
clientes excluidos en los Informes Trimestrales y al Directorio en los Informes
Semestrales.
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2.5 La aprobación de la exclusión del cliente se registrará en el SEPLAFT a través del
Formulario Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del SPLAFT. El
Formulario deberá contener un resumen de las opiniones favorables emitidas por la
Gerencia Legal y la Gerencia de la unidad orgánica y encontrarse debidamente
suscrito por las áreas intervinientes, conforme al formato aprobado por el presente
Manual.
2.6 El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT
establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado
llenado y conservación del mencionado registro.
2.7 A partir de la aprobación de la exclusión del cliente no se generará el registro de
las operaciones del cliente en el Registro de Operaciones.
Flujograma Nº 13: Procedimiento de exclusión del Registro de Operaciones
GERENCIA GENERAL
UNIDAD ORGÁNICA
GERENCIA LEGAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
5 días
5 días
5 días
1. Solicita la exclusión
de un cliente del ROP
2. Evaluación de los
criterios para la
exclusión
3. Verificación de la
licitud de las actividades
del cliente
4. Aprobación o no de la
exclusión
Solicitud
Informe
Informe
INICIO
FIN
3. REGISTRO DE CLIENTES EXCLUIDOS
El Registro de Clientes Excluidos del Registro de Operaciones está conformado por
los Formularios Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del SPLAFT
originados para cada cliente excluido del Registro y por la relación de clientes
excluidos que conservará el Oficial de Cumplimiento.
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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
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Cada seis (06) meses, el Oficial de Cumplimiento revisará los criterios y la información
que llevaron a tomar la decisión de exclusión del cliente del Registro de Operaciones.
La revisión será registrada en un nuevo Formularios Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del
Registro de Operaciones del SPLAFT.
El Registro de Clientes Excluidos del Registro de Operaciones y los documentos que
justificaron su exclusión deben estar a disposición de la Superintendencia, cuando así
lo requiera.
CAPÍTULO VII
PROCEDIMIENTO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y COMUNICACIÓN DE
OPERACIONES INUSUALES
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1 Establecer los criterios generales para la identificación de operaciones inusuales.
1.2 Establecer las unidades orgánicas responsables de la identificación, evaluación,
registro y comunicación de operaciones inusuales
1.3 Establecer los canales de comunicación y registro de las operaciones inusuales.
2. CRITERIOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES
En términos generales, son operaciones inusuales aquellas operaciones realizadas o
que se pretenda realizar:
a) Cuya cuantía, características particulares y periodicidad no guardan relación con la
actividad económica del cliente.
b) Salen de los parámetros de normalidad vigentes en el mercado
c) No tienen un fundamento legal evidente.
Para la identificación de operaciones inusuales, los colaboradores del Fondo
MIVIVIENDA tomarán en cuenta las señales de alerta descritas en el Anexo Nº 01 del
presente Manual. Las señales de alerta permiten identificar comportamientos
particulares de los clientes o situaciones atípicas relacionadas con las operaciones del
Fondo MIVIVIENDA que podrían encubrir operaciones de lavado de activos, de
financiamiento del terrorismo o situaciones ilegales. No obstante, se debe tomar en
cuenta que no todas las operaciones inusuales son operaciones vinculadas al lavado
de activos, al financiamiento del terrorismo o a situaciones ilegales.
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OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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3. ÚNIDADES ORGÁNICAS RESPONSABLES
Las siguientes unidades orgánicas son responsables de la identificación, evaluación,
registro y comunicación de operaciones inusuales respecto de los clientes que se
enumeran:
3.1 Gerencia de Operaciones:
a) Clientes compradores en la venta de carteras provenientes de CONEMINSA y
de empresas del sistema financiero en liquidación.
b) Clientes en la amortización de créditos provenientes de CONEMINSA y de
empresas del sistema financiero en liquidación.
c) Clientes en las cancelaciones anticipadas de créditos provenientes de
CONEMINSA y de empresas del sistema financiero en liquidación.
d) Promotores y Entidades Técnicas en los desembolsos del BFH y las
transferencias de los ahorros a su favor.
e) IFIs en los pre-pagos o cancelaciones anticipadas de los recursos transferidos
para el otorgamiento del Nuevo Crédito Mí Vivienda, crédito Mis Materiales,
crédito Mi Construcción, Crédito Complementario Techo Propio y cualquier otro
de naturaleza similar.
3.2 Gerencia de Proyectos Inmobiliarios y Sociales
a) Clientes en la subasta pública y/o venta directa de inmuebles.
b) Clientes en el pago de las comisiones de gestión derivadas de concursos
públicos para la adjudicación de terrenos.
c) Personas que presenten oblajes en concursos públicos y adjudicaciones para
la adquisición de bienes inmuebles.
d) Clientes en la constitución de fideicomisos.
3.3 Gerencia de Administración
a) Clientes en la subasta pública y/o venta de bienes muebles.
b) Proveedores en la compra de bienes y/o contratación de servicios.
c) Las personas que presenten oblajes en concursos y adjudicaciones para la
adquisición de bienes muebles.
4.
EVALUACIÓN, REGISTRO
OPERACIONES INUSUALES
DE
INFORMACIÓN
Y
COMUNICACIÓN
DE
Dentro de los quince (15) días de establecido el criterio para calificar una operación
como inusual, la unidad orgánica responsable procederá a:
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a) Evaluar las características, fechas y condiciones en las que se llevó o se pretendió
llevar a cabo la operación.
b) Evaluar la información del cliente, su perfil de riesgo de LA/FT y patrón
transaccional en tanto sea posible.
c) Aplicar, de acuerdo a su buen criterio, medidas de debida diligencia adicionales a
fin de lograr una mayor certeza respecto de la calificación de la operación como
inusual.
d) Acopiar todos los documentos que sean necesarios para justificar la calificación de
la operación como inusual.
Dentro de los cinco (05) días siguientes de ejecutadas las actividades antes
enumeradas, el colaborador que haya identificado la operación inusual completará el
Formulario Nº 012-SPLAFMV-Registro de Operaciones Inusuales en el SEPLAFT
adjuntando copia de todos los documentos que sustentan la comunicación. Por
excepción, el colaborador podrá comunicar su hallazgo al Oficial de Cumplimiento a
través de medios físicos o el correo electrónico institucional, adjuntando la
documentación sustentatoria correspondiente.
El Modelo del Sistema de Información y el Manual de Usuario del SEPLAFT
establecerán las demás características, requisitos y condiciones para el adecuado
llenado y conservación del mencionado registro.
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
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Flujograma Nº 14: Procedimiento para la identificación y comunicación de
operaciones inusuales de los clientes
UNIDAD ORGÁNICA
OFICIALÍA DE CUMPLIMIENTO
INICIO
1. Identificación de criterios para
evaluar operaciones inusuales o
identificación de señales de alerta
6. Comunicación al Oficial de
Cumplimiento
7. Evaluación de la
operación
Calificación
positiva
Sospechosa
Si
No
No
Si
Archivo
8. Archivo
15 días
5 días
30 días
2. Evaluación de las
características, fechas y
condiciones de la operación.
3. Evaluación de la información,
el perfil de riesgo de LA/FT y
patrón transaccional del cliente
4. Aplicación de medidas de
debida diligencia reforzada
Formulario Nº 012-SPLAFMVRegistro de operaciones inusuales,
medios físicos o correo electrónico
9. ROS
Documentos sustentatorios
FIN
5. Acopio de documentos
5. COMUNICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES RELACIONADAS CON LA
CONDUCTA DE LOS COLABORADORES DEL FONDO MIVIVIENDA
La comunicación de una conducta inusual relacionada con un colaborador del Fondo
MIVIVIENDA, se hará directamente al Gerente o Jefe del Departamento de Recursos
Humanos o Departamento de Logística, a través de medios físicos o a través del
correo electrónico institucional dentro de los cinco (05) días de identificada la conducta
inusual.
La comunicación debe contener como mínimo:
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a) Nombres y apellidos del colaborador respecto del cual se comunica la operación
inusual.
b) La enumeración ordenada de los hechos y/o circunstancia que llevan a efectuar la
comunicación.
Dentro de los quince (15) días de recibida la comunicación, el Departamento de
Recursos Humanos o el Departamento de Logística, según corresponda verificará la
identidad y el alto nivel de integridad de los colaboradores tomando en cuenta los
criterios establecidos para el conocimiento del colaborador.
El resultado de la verificación será puesto en conocimiento del Oficial de Cumplimiento
para que proceda a verificar las operaciones en las que haya participado el
colaborador como parte de su labor en el Fondo MIVIVIENDA y determinar si alguna
de ellas resulta ser sospechosa susceptible de ser reportada a la UIF-Perú. Para tal
efecto la unidad orgánica de procedencia del colaborador evaluado deberá
proporcionar la información que le solicite la Oficialía de Cumplimiento, bajo
responsabilidad.
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
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PROSPECTIVA Y DESARROLLO
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
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Flujograma Nº 15: Procedimiento para la identificación y comunicación de
operaciones inusuales relacionadas con la conducta de los colaboradores
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS / LOGÍSTICA
UNIDAD ORGÁNICA
OFICIALÍA DE CUMPLIMIENTO
INICIO
4. Verificación de la
identidad y alto nivel de
integridad de los
colaboradores
1. Identificación de
comportamiento inusual
6. Evaluación de la
información
Sospechosa
Calificación
positiva
Si
No
15 días
No
5. Comunicación al Oficial
de Cumplimiento
2. Archivo
Si
7. Archivo
30 días
5 días
3. Comunicación de operación
inusual
8. ROS
FIN
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
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PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO
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CAPITULO VIII
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
DEL SPLAFT
1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1.1. Asegurar que la información vinculada con el SPLAFT pueda ser conservada sin
riesgo de pérdida o de uso indebido por el tiempo que la Ley establece.
1.2. Establecer en términos generales la información del SPLAFT que la Oficina de
Tecnologías de la Información deba centralizar y asegurar.
1.3. Establecer los procedimientos que relacionarán las actividades sujetas a control
por el SPLAFT y la base de datos controlada por la Oficina de Tecnologías de la
Información.
2. AUTOMATIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN
El SEPLAFT estará integrado por módulos que recogen la información definida en los
formularios del SPLAFT, la Oficina de Tecnologías de la Información creará pantallas
para el registro de la información de cada formulario.
Sólo el Oficial de Cumplimiento podrá tener acceso completo a todos los módulos que
integran el SEPLAFT. Las demás Gerencias y Oficinas del Fondo MIVIVIENDA
tendrán acceso a los módulos respecto de los cuales deben generar información.
2.1 Módulo del Conocimiento del Cliente
Permitirá el registro de la información definida en:
a) Formulario Nº 001-SPLAFMV-Cliente persona natural.
b) Formulario Nº 001-A-SPLAFMV-Anexo representantes.
c) Formulario Nº 002-SPLAFMV-Cliente persona jurídica.
d) Formulario Nº 003-SPLAFMV-Verificación persona natural.
e) Formulario Nº 004-SPLAFMV- Verificación persona jurídica.
f) Formulario Nº 005-SPLAFMV-Origen de los fondos persona natural.
g) Formulario Nº 006-SPLAFMV- Origen de los fondos persona jurídica.
h) Formulario Nº 007-SPLAFMV-Sujeto obligado persona natural.
i) Formulario Nº 008-SPLAFMV- Sujeto obligado persona jurídica.
2.2 Módulo del Conocimiento del Colaborador
Permitirá el registro de la información definida en el Formulario Nº 009-SPLAFMVConocimiento del colaborador.
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
GERENTE LEGAL
JEFE DE PLANEAMIENTO,
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ORGANIZATIVO
EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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2.3 Módulo del Registro de Operaciones
Permitirá el registro de la información definida en:
a) Formulario Nº 010-SPLAFMV-Registro de Operaciones del SPLAFT.
b) Formulario Nº 011-SPLAFMV-Exclusión del Registro de Operaciones del
SPLAFT.
2.3 Módulo de Operaciones Inusuales
Permitirá el registro de la información definida en el Formulario Nº 012-SPLAFMVRegistro de operaciones inusuales.
3. CONSERVACIÓN Y DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN
El registro de las operaciones y toda la información que genere el SPLAFT será
conservada por diez (10) años; al efecto se utilizarán los medios físicos e informáticos
que se encuentren al alcance del Fondo MIVIVIENDA.
La Oficina de Tecnologías de la Información mantendrá una copia de seguridad del
Registro de Operaciones del SPLAFT al final de cada trimestre, que se compendiará
en periodos de cinco (5) años, procedimiento que deberá estar acorde con el Plan de
Seguridad de Información exigido por la Superintendencia. La copia de seguridad del
último quinquenio deberá estar a disposición de la Superintendencia y del Ministerio
Público, dentro de las cuarenta y ocho (48) horas hábiles de ser requerida.
DISPOSICIONES FINALES
Primera.- El Oficial de Cumplimiento podrá adecuar y/o actualizar el contenido de los
formularios de registro previstos en el presente Manual y en el Manual del SPLAFT, de
acuerdo a las necesidades y requerimientos que demande la operatividad del SPLAFT
del Fondo MIVIVIENDA o lo disponga la Superintendencia, sin perjuicio de dar cuenta de
ello al Directorio.
Segunda.- Con la entrada en vigencia del presente Manual quedarán sin efecto el
Manual de Procedimientos del SPLAFT aprobado por Acuerdo de Directorio N° 01-21D2011 del 14 de setiembre de 2011.
GERENTE GENERAL
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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EN EL DOCUMENTO ORIGINAL SE CONSIGNAN LAS FIRMAS DE LOS
REPRESENTANTES DE LAS UNIDADES ORGANICAS AQUÍ SEÑALADAS.
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