Guía de Aprendizaje, DO Calidad - Aprendizaje Virtu@l

GUÍA DE APRENDIZAJE
PROCESO DE
DISCIPLINA
OPERATIVA
“Calidad”
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ÍNDICE
1. PROPÓSITO……………………………………………………………………………………3
2. OBJETIVO………………………………………………………………………………..…….3
3. CONSIDERACIONES PARA OBTENER UN PROCEDIMIENTO CON CALIDAD……4
4. GUÍA PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS……………………………………………6
5. SECCIÓN “A” FORMATO……………………………………………………………………6
5.1 PORTADA…………………………………………………………………………………….7
5.2 RECUADRO DE INFORMACIÓN………………………………………………………….9
5.3 HOJA DE AUTORIZACIÓN………………………………………………………………..10
5.4 HOJA DE RELACIÓN Y FIRMAS DEL PERSONAL QUE PARTICIPA EN LA
ELABORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO……………………………………………………11
6. SECCIÓN “B” CONTENIDO………………………………………………………………..12
7. SECCIÓN “C” ANEXOS…………………………………………………………………….20
8. MAPA CONCEPTUAL………………………………………………………………………23
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1. Propósito
El propósito en la etapa de Calidad del Proceso de Disciplina Operativa, es asegurar que el contenido
de los procedimientos cumpla con todos los criterios establecidos para su aplicación, así como su
vigencia.
2. Objetivos
A continuación, te presentamos los objetivos a cubrir en la etapa de Calidad.
• Ser claros y concretos, resaltando los puntos críticos y los límites de la actividad que
describen.
• Reflejar el estado actual de los procesos.
• Actualizar los procedimientos con la frecuencia requerida incorporando las modificaciones en
equipos, funciones y mejores formas de ejecución.
A continuación, te indicamos como lograr tales objetivos!...
Los objetivos se logran… ¡Aplicando la guía que mas adelante te presentamos!
Esta guía, te permitirá definir el contenido general de los procedimientos, cubriendo lo necesario para
elaborarlos y mantenerlos actualizados.
Lo establecido en esta guía, no es limitativo; sin embargo, deberá ser cubierto como información
mínima necesaria.
¡Es importante que siempre tomes en cuenta, que esta guía deberá ser aplicada tanto a los nuevos
procedimientos como a los que están en la fase de revisión!
La guía para Definir el Contenido General de los Procedimientos está dirigida a todo aquel personal
encargado de desarrollar, revisar y/o actualizar cualquier procedimiento.
Lo establecido aquí será de aplicación general, y será responsabilidad de cada Gerencia o Centro de
Trabajo implantarla gradualmente durante sus procesos de emisión, revisión y actualización de
procedimientos.
¡Es importante, tengas en cuenta las siguientes consideraciones para obtener un procedimiento con
calidad!...
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3. Consideraciones para obtener un procedimiento con calidad
CLARIDAD
Los procedimientos deben estar escritos de tal manera que puedan ser entendidos por todo el personal
involucrado y se deben evitar tecnicismos en su redacción.
CONGRUENCIA
Todo lo descrito en el procedimiento: equipos, accesorios e instalaciones, deben coincidir con lo que
existe en el área físicamente en cuanto a identificación y localización.
ESPECIFICACIÓN
Deben evitarse ambigüedades al hablar de variables involucradas; se deben señalar los valores de las
variables específicamente así como sus unidades, las cuales deberán coincidir con las existentes en los
instrumentos de medición y control.
ACTUALIZACIÓN
Los procedimientos deben ser revisados en forma periódica, para asegurar que cuando haya cambios
en la instalación o en la forma de llevar a cabo las actividades, éstos se actualicen y no sean obsoletos.
SEGURIDAD, SALUD y PROTECCIÓN AMBIENTAL
Un aspecto fundamental para tener procedimientos, obedece primordialmente a la necesidad de evitar
que sucedan eventos no deseados en el desempeño de una actividad que pudiera dar lugar a lesiones,
derrames, emisiones, o alto impacto en la línea de negocios de la empresa.
Todo procedimiento deberá contener medidas específicas de Seguridad, Salud y Protección Ambiental
tales como:
• Peligros y medidas de control.
• Como actuar en casos de fugas, incendios, derrames o emisiones.
• Requerimientos de equipo de protección personal y su empleo.
• Precauciones en manejo y alimentación de materiales.
• Manejo de residuos (neutralización y disposición).
• Orden y limpieza.
¿Por qué es importante la calidad del contenido de los procedimientos?...Porque:
• Permite colocar a Pemex Exploracion y Produccion en el plano de las empresas petroleras de
clase mundial.
• Es una excelente herramienta para el desarrollo del personal.
• Nos permite tener bases sólidas para realizar una actividad de manera uniforme por diferentes
personas.
• Agregar valor al personal que realiza las actividades.
• La uniformidad en la realización de las actividades, va a repercutir en una alta productividad,
con calidad consistente y costos efectivos.
• Nos permite alertar al personal sobre los posibles riesgos involucrados en las actividades en el
cómo prevenirlos y evitarlos.
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¡Recuerda…!
Todo procedimiento deberá ser elaborado con el formato establecido en el:
“Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX EXPLORACIÓN
Y PRODUCCIÓN”. Clave: PG-NO-OP-001-2007.”
¡A continuación, te presentamos una guía para elaborar procedimientos la cual se basa en el
procedimiento indicado anteriormente, mismo que deberás consultar para conocer el detalle de los
puntos que se presentarán!...
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4. Guía para elaborar procedimientos
La guía para elaborar procedimientos cuenta con el siguiente esquema general dividido en tres
secciones:
A. Formato.
B. Contenido.
C. Anexos.
5. Sección “A” Formato
Se describe la información, que deberá contener el procedimiento en esta sección.
• Portada.
• Recuadro de información (deberá estar incluido en todas las hojas, con excepción de la
portada).
• Hoja de autorización.
• Hoja de relación y firmas del personal que elabora el procedimiento.
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5.1 Portada
1. Logotipo de Pemex Exploracion y Produccion
2. Nombre de la Subdirección del área generadora del procedimiento.
3. Nombre del procedimiento.
Se refiere al nombre del procedimiento, con objeto de facilitar la identificación y
sistematización de estos documentos.
4. Clave del Procedimiento.
Es la identificación dentro del sistema de control de procedimientos, que será asignada por la
SSIPAC.
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5. Área Generadora.
Es la Subdirección, Gerencia, Activo, Coordinación, Departamento o cualquier Unidad
Administrativa que elabora y actualiza un procedimiento. Es la responsable de mantener la
custodia del documento autorizado.
6. Fecha de emisión.
Indica el mes y año en que se emitió el procedimiento.
7. Versión.
Indica las veces que se ha revisado y/o actualizado el procedimiento.
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5.2 Recuadro de Información
Este recuadro deberá estar ubicado en la parte superior de todas las hojas, incluyendo los anexos y
control de actualización del procedimiento, a excepción de la portada. En el recuadro se debe incluir
lo siguiente:
1. Logotipo de Pemex Exploracion y Produccion.
2. Nombre de la Subdirección a la que pertenece el área generadora.
3. Nombre del Área Generadora, misma que puede omitirse si coincide con la Subdirección
mencionada en el inciso anterior.
4. Clave del Procedimiento asignado por la SSIPAC.
5. Número de página actual / número de página total.
6. Fecha de emisión en formato mes y año con sus cuatro dígitos.
7. Versión del procedimiento.
8. Nombre y firma de los responsables de la elaboración y revisión del procedimiento.
9. Nombre del manual al que pertenece el procedimiento.
10. Titulo del procedimiento.
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5.3 Hoja de Autorización
Presenta los responsables involucrados en la formalización el procedimiento.
1. Propone.
Indica el nombre, firma, y puesto de la persona responsable de mantener la custodia del
documento autorizado.
2. Conforme.
Indica el nombre, firma, y puesto de la persona de la que depende el área generadora.
3. Autoriza.
Indica el nombre, firma, y puesto del funcionario de Pemex Exploracion y Produccion con la
máxima autoridad en el ámbito de aplicación del procedimiento.
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5.4 Hoja de relación y firmas del personal que participa en la
elaboración del procedimiento
1. Relación y firmas del personal que desarrolla el procedimiento. Indicar nombre, área de
adscripción y firma del personal que participó en la elaboración del procedimiento.
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6. Sección “B” Contenido
Se describe la información, que se debe incluir en el procedimiento:
Índice
Incluye la relación de capítulos y páginas que constituyen la estructura básica del procedimiento.
1. Objetivo
2. Ámbito de Aplicación o Alcance y Responsabilidades.
3. Revisión y Actualización.
4. Marco Normativo.
5. Definiciones.
6. Requisitos de Seguridad, Salud y Protección Ambiental.
7. Descripción Detallada de las Actividades.
8. Diagrama de Flujo.
9. Anexos.
10. Control de Actualización del Procedimiento
11. Verificación de que el procedimiento cumple con el procedimiento PG-NO-OP-001-2007.
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1. Objetivo.
Anotar explícitamente el objetivo de lo que se desea lograr al aplicar el procedimiento.
2. Ámbito de Aplicación o Alcance, y responsabilidades.
Especificar, las áreas o dependencias que obligatoriamente deben aplicar el procedimiento,
estableciendo los límites claramente indicando las obligaciones de las áreas de Pemex
Exploracion y Produccion que lo utilizarán.
Ámbito de Aplicación o Alcance.
Se deben establecer los límites de aplicación del procedimiento.
Responsabilidad.
Se deben especificar las obligaciones de cada una de las áreas o unidades administrativas
involucradas en la emisión, difusión, aplicación, control, administración, actualización y
verificación del cumplimiento del procedimiento.
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3. Revisión y Actualización
Se deben señalar los periodos para su revisión y/o actualización del procedimiento y quiénes la
deban realizar, además de indicar la dirección a donde se enviarán las sugerencias y
recomendaciones de cambio.
4. Marco Normativo.
Se deben mencionar las principales disposiciones legales y reglamentarias, así como la
normatividad en la que estrictamente se fundamenta el procedimiento.
5. Definiciones.
Indicar únicamente los términos más relevantes, técnicos, especializados o poco comunes, que
se utilicen en el procedimiento.
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6. Requisitos de Seguridad, Salud y Protección Ambiental.
- Indicar que antes de aplicar el procedimiento, todo usuario del procedimiento debe
conocer y comprender cada una de las actividades descritas en el mismo.
- Indicar el uso obligatorio del equipo de protección personal, equipo de seguridad y de
protección ambiental para el desarrollo de las actividades.
- Identificar y anexar, cuando apliquen las listas de verificación, análisis de trabajo
seguro, permiso de trabajo con riesgo la competencia requerida del personal
involucrado así como la instrumentación, equipos, herramientas, materiales, accesorios,
y dispositivos de seguridad.
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7. Descripción Detallada de las Actividades.
- Describir en forma secuencial cada una de las actividades.*
- Las actividades deben numerarse de forma consecutiva. Se debe tener especial cuidado
de que el número de cada actividad corresponda al número que se representa con un
símbolo en el diagrama de flujo.
- La redacción de cada actividad debe empezar con un verbo en infinitivo, emplear el
modo indicativo en tiempo presente.
* Ver “Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP-001-2007, Febrero 2007, Versión: Tercera)”
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8. Diagrama de Flujo. *
Es un apoyo visual para dar soporte y claridad al desarrollo de actividades del procedimiento,
presenta gráficamente el procedimiento y da una descripción breve de la secuencia y la
correlación de sus actividades.
Nota: La redacción de las actividades deberán iniciar con un verbo en infinitivo.
*Ver “Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP-001-2007, febrero 2007, Versión:
Tercera)*.
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9. Anexos.
Su objetivo es apoyar con información y documentos adicionales, a las actividades del
procedimiento para hacerlo de más fácil utilización. Se pueden incluir figuras, gráfica,
diagramas, tablas, formatos e instructivos de llenado, entre otros.*
*Ver “Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP-001-2007, febrero 2007, Versión:
Tercera)*.
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10. Control de Actualización de Procedimientos.
Es un formato con el historial de las actualizaciones y/o modificaciones del procedimiento. Así
mismo, establece la fecha de la próxima actualización.
11. Verificación de que el Procedimiento Cumple con el Procedimiento.
Una vez que se revise y verifique que el procedimiento cumple con el procedimiento PG-NOOP-001-2007 lo debe firmar el funcionario de máxima jerarquía del área de normatividad de
SIPAC en el ámbito de aplicación de procedimiento, o el representante de los sectores o
coordinaciones de SIPAC para el caso de procedimientos específicos de Gerencias, Activos,
Unidades Operativas, o de Instalaciones.
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7. Sección “C” Anexos*
En esta sección de la guía, el “PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PROCEDIMIENTOS E
INSTRUCTIVOS DE TRABAJO EN PEMEX EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN” lo considera
como uno de los artículos en el contenido del procedimiento.
*Ver “Procedimiento para elaborar procedimientos e instructivos de trabajo en PEMEX
EXPLORACIÓN Y PRODUCCIÓN (PG-NO-OP-001-2007, febrero 2007, Versión:
Tercera)*.
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A continuación se presenta la Tabla DO-CAL-01 la cual muestra los criterios para definir la
Frecuencia de Revisión que requieren los Procedimientos.
En la Tabla DO-CAL-01, en la columna “1” se
indica la clave en el que el tipo de riesgo, la
columna “2” muestra el tipo de riesgo en el que
los procedimientos son clasificados (Riesgo Alto,
Riesgo Moderado y Bajo Riesgo), la columna “3”
indica la frecuencia de revisión de acuerdo al tipo
de riesgo en el que se clasifican los
procedimientos y la columna “4” describe los
riesgos que implican la ejecución de las
actividades.
Nota: Si presenta un cambio importante en las
condiciones de operación, ejecución o diseño en
sus instalaciones, los procedimientos deberán ser
revisados y actualizados antes de la frecuencia
indicada
A continuación se presenta el Formato DO-CAL-01, el cual es una Guía para Verificar la Calidad de
los Procedimientos.
En el Formato DO-CAL-01, la columna “1” indica los
10 parámetros que deben de revisarse para verificar la
calidad de los procedimientos, la columna “2”
especifica los 3 valores con los que se califican a cada
uno parámetros al realizarse su revisión y en la columna
“3” se anota la calificación que obtuvo el parámetro al
ser revisado.
Nota: Este Formato debe ser llenado para cada uno de
los procedimientos a los que se les verificará la calidad.
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A continuación se presenta el Formato DO-CAL-02, en el cual se registran los Resultados de la
Evaluación de la Calidad de los Procedimientos.
En el Formato DO-CAL-02, se registran todos los
procedimientos por área o departamento, y los
resultados obtenidos para cada parámetro, al
efectuarse la revisión para verificar la calidad en los
mismos, (formato DO-CAL-01).
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8. MAPA CONCEPTUAL
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