ptp-02 conciliacion bancaria

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Conciliación Bancaria
1. Objetivo y Alcance
Verificar la información contenida en los extractos bancarios mensuales y en los libros de
bancos de las cuentas de la Universidad de Pamplona, para establecer y justificar las
diferencias presentadas en los saldos.
Comprende desde la Recepción de Extractos Bancarios hasta el archivo de Conciliación
Bancarias y Copias de Seguridad.
2. Responsable
El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento
es el Director de la Oficina de Pagaduría y Tesorería de la Universidad de Pamplona
3. Definiciones
3.1 Conciliaciones Bancarias
Es el análisis comparativo entre los libros auxiliares y los extractos expedidos por los
bancos para establecer sus diferencias.
3.2 Libros Auxiliares
Documentos que contienen el detalle de los registros contables necesarios para el control
de las operaciones, elaborados con base en los comprobantes de contabilidad o en los
documentos soporte. Los libros auxiliares contendrán una hoja control para resumir a nivel
de subcuentas los registros efectuados en cada uno de los conceptos que lo integran.
3.3 Extractos Bancarios
Es la relación expedida por los bancos de cada una de las cuentas de la universidad de
Pamplona en la que se reflejan el saldo del movimiento del mes anterior, los ingresos y
egresos que se dieron durante el mes y estableciendo el saldo final.
3.4 Cheques en Tránsito
Cheques emitidos por la empresa y no cobrados en le Banco por el beneficiario del
mismo. Por lo que están abonados en libros pero no cargados en el estado de cuenta del
Banco
3.5 Notas Debito
Cargos hechos por el banco por diferentes conceptos (intereses, comisiones, giros
descontados devueltos, cheques recibidos de clientes devueltos por el banco) que por no
haberse recibido del banco la nota respectiva no se ha abonado en los libros de la
entidad.
3.6 Notas Crédito
Abonos hechos por el banco (descuentos de giros, pignoraciones, pagares) que por no
haberse recibido en nota no se han cargado a libros.
Fecha
Elaboró
Aprobó
Valido
Firma
Edwin Darío Mantilla Gómez
Firma
Alexandra Vargas Staper
Firma
María Victoria Bautista Bochaga
01 de Octubre de 2010
Fecha
07 de Octubre de 2010
Fecha
27 de Octubre de 2010
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Conciliación Bancaria
3.7 Gravamen a los Movimientos Financieros (GMF)
Impuesto que grava las transacciones financieras mediante las cuales se disponga de
recursos depositados en cuentas corrientes bancarias o de ahorros, en cuentas de
deposito del banco de la republica y los giros de cheques de gerencia. La tarifa dispuesta
es del 4 x 1000 ley 788 de 2002
Las demás definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad.
Fundamentos y Vocabulario.
4. Contenido
4.1 Recepción de Extractos Bancarios
Responsable: Auxiliar de Pagaduría
Los extractos de las diferentes cuentas de la Universidad de Pamplona son recibidos en
la oficina de Pagaduría y Tesorería en los primeros 15 días de cada mes.
Responsable: Asistente Técnico de
Pagaduría Tesorería- Analista de
4.2 Revisión de Extractos Bancarios
Conciliaciones Bancarias y Auxiliar de
Tesorería
El Asistente Técnico de Pagaduría y Tesorería o Auxiliar de Tesorería toman los libros
auxiliares de bancos y los extractos bancarios y proceden a verificar que las
consignaciones, cheques y traslados estén registrados tanto en libros auxiliares como
en el extracto bancario según el IPT-04 “Elaboración de Traslados Bancarios”.
Responsable: Asistente Técnico de
4.3 Comparar Extractos Bancarios con
Pagaduría Tesorería- Analista de
Libros Auxiliares de Bancos
Conciliaciones Bancarias y Auxiliar de
Tesorería
Comparan la información de cheques cobrados relacionados en el extracto contra la
información sobre cheques girados en libros de bancos. De igual forma los ingresos
reportados en el extracto contra los ingresos registrados en libros de bancos, de
acuerdo al IPT-03 “Elaboración de Comprobante de Ingreso”.
Nota: Cuando aparecen los cheques registrados en extracto significa que ya están
cobrados por los beneficiarios.
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Responsable: Asistente Técnico de
Pagaduría Tesorería- Analista de
Conciliaciones Bancarias y Auxiliar de
Tesorería
Notas Débito: Se ubican los valores en el extracto correspondientes a GMF (4x1000),
IVA, retención, comisión y las notas por cargos de préstamos bancarios de cada una de
las cuentas, lo proyectan en un archivo de Excel y se remiten mediante memorando con
sus respectivos soportes, a la Oficina de Presupuesto y Contabilidad para su trámite
correspondiente (CDP, RP, Orden de Pago).
4.4 Revisión de Notas Debito y Crédito
Bancarias Según Extracto
Notas Crédito: Se ubican los valores correspondientes a rendimientos financieros
(intereses generados) de las cuentas bancarias para su posterior registro y legalización
en el aplicativo TNS.
Responsable: Asistente Técnico de
4.5 Registro y Legalización de Notas
Debito y Crédito Bancarias Según
Pagaduría Tesorería- Analista de
Extracto
Conciliaciones Bancarias
Notas Débito: Recibida la orden de pago por parte de la Oficina de Presupuesto y
Contabilidad procede a registrar en el aplicativo TNS en el módulo de TesoreríaMovimientos- Egresos.
Notas Crédito: Ubicados los valores en el extracto bancario se registran los mismos en
el aplicativo TNS en el módulo de Tesorería-Movimientos-Ingresos.
Responsable: Asistente Técnico de
Pagaduría Tesorería- Analista de
Conciliaciones Bancarias, Auxiliar De
Tesorería
Después de haber verificado los registros de ingresos, egresos y la legalización de notas
crédito y débito bancarias, verifican el libro auxiliar de bancos con el extracto y proceden
a su impresión.
4.6 Conciliar el Libro Auxiliar de Bancos
con el Extracto Bancario
Responsable: Asistente Técnico de
Pagaduría Tesorería- Analista de
Conciliaciones Bancarias, Auxiliar De
Tesorería
Se procede de acuerdo al IPT-05 “Elaboración de Conciliaciones Bancarias”.
4.7 Elaboración de Conciliación
Bancaria
Imprimen las conciliaciones bancarias del Aplicativo TNS, módulo Conciliaciones
Bancarias, las firma el Asistente Técnico de Pagaduría y Tesorería y las entrega a la
líder del proceso de Pagaduría y Tesorería para la firma correspondiente.
Si la líder del proceso identifica alguna novedad informa para su respectivo ajuste
posterior firma.
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4.8 Archivo de Conciliaciones Bancarias
Responsable: Auxiliar de Pagaduría
y Copias de Seguridad
Recepciona las conciliaciones bancarias del Asistente Técnico de Pagaduría y Tesorería
y procede al archivo correspondiente en el módulo destinado para tal fin, según lo
establecido por la Contraloría General del Departamento Norte de Santander
Resolución No. 0457 de Diciembre 11 de 2009, Contraloría General del
Departamento.
Las copias de seguridad las genera la líder del proceso de Gestión Presupuestal y
Contable diariamente.
5. Documentos de Referencia
-
NTC ISO 9000:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
NTC ISO 9001:2000 Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
NTC GP 1000:2004 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
NTC GP 1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.
MECI – Modelo Estándar de Control Interno.
Resolución No. 0457 de Diciembre 11 de 2009, Contraloría General del
Departamento.
IPT-03 “Elaboración de Comprobantes de Ingreso”
IPT-04 “Elaboración de Traslados Bancarios”
IPT-05 “Elaboración de Conciliaciones Bancarias”
6. Historia de Modificaciones
Naturaleza del
Cambio
Versión
Fecha de
Aprobación
Fecha de
Validación
7. Administración de Formatos
Código
8. Anexos
“No Aplica”.
Nombre
Responsable
Almacenamiento
Acceso
Tiempo de
Retención
Disposición
Final