SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL SOLICITUD
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PROCESO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN SECRETARÍA DE FINANZAS DEL DISTRITO FEDERAL SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN ROLES: INI_EXP_23 CTRL_EXP_23 OPER_EXP_23 Fecha:26/09/2011 1/31 PROCESO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN CONTENIDO Roles:..................................................................................................................................................................................................................3 Flujo:...................................................................................................................................................................................................................4 Tarea: INICIO DEL PROCESO...............................................................................................................................................................................6 Tarea:SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE – MODO ARCHIVO DIGITAL..................................................................................................7 Descripción de elementos de pantalla Tarea :AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD-MODO ARCHIVO DIGITAL.......................................................................................................................9 Tarea:PREPARACIÓN DE EXPEDIENTE - MODO ARCHIVO DIGITAL ..................................................................................................................11 Descripción de elementos de pantalla Tarea:CARGA DE EXPEDIENTE DIGITAL PREPARADO........................................................................................................................................13 Descripción de elementos de pantalla Funcionamiento Tarea:DESCARGA DE ARCHIVO DIGITALIZADO ................................................................................................................................................16 Descripción de elementos de pantalla Tarea: SOLICITUD DE PRÉSTAMO - MODO ARCHIVO FISICO............................................................................................................................18 Descripción de elementos de pantalla Tarea :AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD-MODO ARCHIVO FISICO.......................................................................................................................21 Tarea:PREPARACIÓN DE EXPEDIENTE – MODO ARCHIVO FÍSICO ...................................................................................................................23 Descripción de elementos de pantalla Tarea:ENTREGA DE EXPEDIENTE .....................................................................................................................................................................25 Descripción de elementos de pantalla Funcionamiento Tarea:DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTE................................................................................................................................................................38 Descripción de elementos de pantalla Funcionamiento GLOSARIO:........................................................................................................................................................................................................31 2/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Roles: ROL Puesto Descripción Iniciador de la solicitud de expediente Responsable de iniciar la solicitud de préstamo de un expediente. CTRL_EXP_23 Controlador de la solicitud de expediente Responsable de autorizar o rechazar la solicitud de un expediente. OPER_EXP_23 Operador de expediente Responsable de preparar los expedientes y atender la solicitudes de préstamo. INI_EXP_23 3/31 PROCESO:SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN FLUJO Flujo: • El proceso de "Solicitud de expediente " está conformado por siete tareas, las cuales están asignadas a los usuarios que tengan los siguientes roles: 1. 2. 3. INI_EXP_23 CTRL_EXP_23 OPER_EXP_23 • El usuario con rol INI_EXP_P23 es el responsable de iniciar el proceso de solicitud de préstamo de un expediente. La solicitud puede ser de un expediente físico o un expediente digital. • Una vez que el usuario con rol INI_EXP_23 ha iniciado la solicitud de un expediente, el usuario con rol CTRL_EXP_23 recibe los datos de la solicitud y requerimientos de la misma. Luego de la revisión de los datos, debe verificar la existencia del expediente fuera del sistema con sus operadores de archivo. Con toda la información debe decidir si APRUEBA o RECHAZA la solicitud del expediente. • El usuario con el rol OPER_EXP_23 es el encargado de preparar la respuesta a la solicitud de un expediente, es decir: ◦ Verificar la existencia del expediente. ◦ Preparar el expediente de acuerdo a los requerimientos definidos por el usuario con rol INI_EXP_23 y/o las instrucciones del rol CTRL_EXP_23. ◦ Si la solicitud es de un expediente digital y en caso de que no se cuente con el archivo digital, digitalizarlo por medio del proceso P23 DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVO. • El usuario con rol OPER_EXP_23 debe entregar el expediente ya sea físico o digital. En caso de ser una solicitud de expediente físico, debe dar seguimiento a los préstamos y registrar los datos, fechas y condiciones en que el expediente es regresado a la oficina de archivo Ver diagrama de flujo del proceso (Pág.5) 4/31 PROCESO:SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN FLUJO Ilustración 1: Diagrama de flujo de proceso P23 Solicitud de expediente 5/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea: INICIO DEL PROCESO ROL: INI_EXP_23 1. Al iniciar el proceso de “Solicitud de expediente” se muestra una ventana de confirmación. 2. Para confirmar el inicio del proceso el usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccionar el botón: "Perfecto, quiero iniciar este proceso". 3. Para cancelar el inicio del proceso el usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccionar el botón: "No deseo iniciar este proceso ahora". 4. Una vez que el usuario con rol INI_EXP_23 ha iniciado el proceso observa la tarea inicial correspondiente a :"Solicitud de préstamo de expediente". Ilustración 2: Detalle de la pantalla de inicio de proceso 6/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE EXPEDIENTE – MODO ARCHIVO DIGITAL. ROL: INI_EXP_23 Descripción de elementos de pantalla: La pantalla correspondiente a la tarea "Solicitud de préstamo de expediente" está compuesta por los siguientes elementos: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol INI_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Búsqueda de expediente: El usuario con rol INI_EXP_23 puede iniciar la búsqueda capturando el número de expediente o el RFC o el número de empleado y enseguida seleccionar el botón "Buscar". Nota: En caso de que la búsqueda no sea exitosa o no sea la requerida, el usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccionar el botón limpiar para iniciar una nueva búsqueda. 3. Datos del expediente: Esta sección muestra los resultados de la búsqueda. El usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccionar el renglón que corresponda mejor a los datos del empleado de quien requiere el expediente. Si la búsqueda arroja: a) Ilustración 3: Pantalla correspondiente a T01 Solicitud de expediente Ningún renglón: El usuario con rol INI_EXP_23 debe llenar la mayor cantidad de datos del empleado de que disponga (número de empleado, nombre completo, RFC, Fecha de ingreso, Fecha de egreso etc...) en el área Comentarios de la sección Datos de la solicitud (ver sección 4). b) Un renglón: Si los datos encontrados son los del empleado que se requiere, seleccionar el renglón. c) Más de un renglón: Seleccionar el renglón que contenga la mayor cantidad y los datos más precisos del empleado que se requiere. Siempre preferir el renglón que tenga como fuente5 FICHA. Ilustración 4: Detalle de la sección de Datos del expediente 7/31 PROCESO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 4. Datos de la solicitud: Seleccionar el tipo de solicitud requerida para el préstamo (ver reglas de negocio) a) b) c) d) • Original Copia fotostática Copia certificada Copia digitalizada Capturar en el apartado de comentarios las especificaciones de la solicitud. Por ejemplo: "Se requiere expediente completo" o "Se requiere acta de nacimiento y credencial de elector", etc... 5. Datos del solicitante: Seleccionar el tipo de solicitante que requiere el préstamo del expediente. Pueden ser: a) Autoridad judicial - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Dependencia, Referencia u oficio. b) Funcionario del GDF - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Unidad Administrativa, Referencia u oficio. c) Familiar - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Parentesco, Razón de la solicitud. d) Funcionario de otra dependencia - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Dependencia, Referencia u oficio. e) Otro - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Referencia u oficio. 6. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud:Corresponden a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 según estén registrados en su cuenta de usuario. Ilustración 5: Detalle de la sección de los Datos del solicitante 7. Cancelar este proceso: El botón de cancelar proceso permite terminar la ejecución del proceso prematuramente para cancelar el inicio de la solicitud de un expediente. El proceso se dará por terminado y no se podrá continuar con el resto de las tareas. 8. Continuar: Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada.1 La siguiente tarea corresponde a "Autorización de solicitud " y se asigna al usuario con rol CTRL_EXP_23. 1La pantalla de tarea terminada aparece en todas las ocasiones en que se finaliza exitosamente una tarea e indica el rol y tarea siguiente. 8/31 PROCESO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea :AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD-MODO ARCHIVO DIGITAL ROL: CTRL_EXP_23 Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol CTRL_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud: Muestra detalladamente los datos del expediente del trabajador que se requiere así como las especificaciones capturadas por el usuario con rol INI_EXP_23 en el apartado de "Comentarios". 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante, es decir: Nombre, cargo, dependencia, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Quien es el responsable por el manejo y uso de la información del empleado que se le entregue correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23. 5. Autorización de solicitud: Una vez que se haya comunicado con el operador de expediente y tenga conocimiento del estado y existencia del expediente del empleado , el usuario rol CTRL_EXP_23 deberá seleccionar una de las siguientes opciones: • AUTORIZADO: Para continuar la preparación y entrega del expediente del empleado. • RECHAZADO: El usuario con rol CTL_EXP_23 debe llenar las razones por las cuales NO SE ENTREGARÁ el expediente solicitado. Se le notificará al usuario con rol INI_EXP_23 la razón por la cual su solicitud fue rechazada. Ilustración 6: Pantalla correspondiente a T02 Autorización de solicitud 9/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN • NO EXISTE: El usuario con rol CTL_EXP_23 debe llenar las razones por las cuales NO EXISTE el expediente solicitado. Se le notificará al usuario con rol INI_EXP_23 que su solicitud no puede ser cubierta debido a que el expediente no existe. NOTA: Si la opción de la autorización corresponde a : RECHAZADO o NO EXISTE no podrá continuar con la tarea hasta que se capturen las razones en el apartado de comentarios. Como aviso, se muestra una alerta con la siguiente leyenda: "Proporcione sus comentarios de rechazo antes de continuar". 6. Continuar: En caso de ser autorizada la solicitud del expediente, la siguiente tarea corresponde a "Autorización de solicitud " y se asigna al usuario con rol CTRL_EXP_23. • En caso de ser rechazada la solicitud del expediente del empleado, se termina el proceso y se envía una notificación al usuario con rol INI_EXP_23 comunicándole las razones del rechazo. La siguiente tarea corresponde a "Preparación de expediente" en su modalidad física o digital de acuerdo al tipo de solicitud se asigna al usuario con rol OPER_EXP_23. 10/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:PREPARACIÓN DE EXPEDIENTE - MODO ARCHIVO DIGITAL ROL: OPER_EXP_23 Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud:Muestra detalladamente los datos del expediente del trabajador que se requiere así como las especificaciones capturadas por el usuario con rol INI_EXP_23 en el apartado de "Comentarios". 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante relación laboral, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 quien es el responsable de recibir los documentos solicitados. 5. Datos del funcionario que autorizo la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol CTRL_EXP_23 quien es el responsable de autorizar o rechazar la solicitud. 6. Datos del expediente: Datos del expediente y del empleado. Ilustración 7: Pantalla correspondiente a la T03 Preparación de expediente-Modo archivo digital 11/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN a) En caso de que no exista el expediente, el usuario con rol OPER_EXP_23 observa la siguiente nota: No existe expediente digitalizado, usted no podrá continuar esta tarea hasta que digitalice el expediente en el proceso de digitalización. b) Si el archivo está digitalizado, se muestran los datos del expediente digital que se tiene en archivo: la versión digital, el contenido y número de fojas así como las notas de digitalización. c) Si el número de expediente solicitado no existe deberá completar los datos y guardarlos para que se cree la ficha digital del expediente. NOTA AL PIE... QUE ES UNA FICHA?. 7. Comentarios : El usuario con rol OPER_EXP_23 puede capturar comentarios correspondientes a la solicitud. 8. Continuar: Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. Ilustración 8: Detalle correspondiente a la sección Datos del expediente. Ilustración 9: Detalle correspondiente a la sección Datos del expediente. Ilustración 10: Detalle de la sección de Datos del expediente La siguiente tarea corresponde a "Carga de expediente digital preparado" y se asigna al usuario con rol OPER_EXP_23. 12/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:CARGA DE EXPEDIENTE DIGITAL PREPARADO ROL: OPER_EXP_P23 MODO: ARCHIVO DIGITAL Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud: Muestra detalladamente los datos del expediente que se requiere, el tipo y las especificaciones capturadas en el apartado de comentarios. 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante relación laboral, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 quien es el responsable de recibir los documentos solicitados 5. Datos del funcionario que autorizó la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol CTRL_EXP_23 quien es el responsable de autorizar o rechazar la solicitud. 6. Notas del operador: Comentarios correspondientes al operador de expediente. 7. Expediente digital: Muestra la liga para descargar el expediente original. 8. Cargar archivo de expediente: Una vez que se tenga listo el expediente preparado con los requerimientos solicitados el usuario con rol OPER_EXP_23 puede adjuntar el expediente digital preparado. NOTA: No se permite avanzar con la siguiente tarea si no adjunta el expediente digital preparado6. Ilustración 11: Pantalla correspondiente a T04 Carga de expediente digital preparado 13/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 9. Comentarios a la solicitud: Espacio para que el usuario con rol OPER_EXP_23 capture las observaciones y/o comentarios necesarios. 10. Continuar: Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. Funcionamiento El usuario con rol OPER_EXP_23 es el encargado de conformar el archivo PDF de respuesta a la solicitud de expediente digital. Para ello debe crear un archivo digital con las hojas solicitadas del expediente, a partir del archivo digital original. Es decir, debe crear un archivo de respuesta llamado expediente digital preparado. Para ello debe seguir los siguientes pasos: 1. Descargar el archivo del expediente digital 7 que se tiene en el servidor. Ilustración 12: Detalle correspondiente a la descarga del expediente actual paso 1. 2. Con ADOBE READER abrir el archivo del expediente digital. (Ver manual de escaneo.) Ilustración 13: Detalle correspondiente a la preparación de expediente paso 2 14/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 3. Quitarle las fojas que no fueron requeridas en la solicitud. Ver manual de escaneo2. Ilustración 14: Detalle correspondiente a la preparación de expediente paso 3 4. Salvar el archivo. Este archivo será el expediente digital preparado . Ilustración 15: Detalle correspondiente a la preparación de expediente paso 4 5. Adjuntar el expediente digital preparado en la casilla de Attachment. Ilustración 16: : Detalle correspondiente a la preparación de expediente paso 5 . La siguiente tarea corresponde a "Descarga de archivo digitalizado " y se asigna al usuario con rol CTRL_EXP_23 para continuar con el proceso. 2 Manual de escaneo: En el manual de escaneo se encuentra detallado el procedimiento mencionado y este esta ubicado en la sección correspondiente a Manuales: PROCDGA. 15/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:DESCARGA DE ARCHIVO DIGITALIZADO ROL: INI_EXP_P23 MODO: ARCHIVO DIGITAL Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol INI_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud: Muestra los datos de la solicitud: el expediente requerido, el tipo y las especificaciones. 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante relación laboral, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud:Correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 quien es el responsable de recibir los documentos solicitados 5. Datos del funcionario que autorizó la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol CTRL_EXP_23 quien es el la responsable de autorizar o rechazar solicitud. 6. Datos del funcionario que preparó el expediente de la solicitud: Corresponden a los datos del usuario con rol OPER_EXP_23 nombre, fecha de operación y comentarios. 7. Finalizar: Una vez que se haya descargado el archivo al seleccionar el botón de finalizar se termina el proceso. Ilustración 17: Pantalla correspondiente a T05 Descarga de archivo digitalizado. Funcionamiento El usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccione la liga para descargar el expediente digital solicitado y guardarlo en su computadora. 16/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Cuando el usuario con rol ADMIN_ALFA concluya el proceso, se mostrará el resumen del proceso y el gráfico correspondiente indicando los tiempos y el periodo de ejecución del mismo. Ilustración 18: Pantalla correspondiente al proceso terminado modo archivo digital. 17/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea: SOLICITUD DE PRÉSTAMO - MODO ARCHIVO FISICO ROL: INI_EXP_23 Descripción de elementos de pantalla: La pantalla correspondiente a la tarea "Solicitud de préstamo de expediente" está compuesta por los siguientes elementos: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol INI_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Búsqueda de expediente: El usuario con rol INI_EXP_23 puede iniciar la búsqueda capturando el número de expediente o el RFC o el número de empleado y enseguida seleccionar el botón "Buscar". Nota: En caso de que la búsqueda no sea exitosa o no sea la requerida, el usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccionar el botón limpiar para iniciar una nueva búsqueda. 3. Datos del expediente: Esta sección muestra los resultados de la búsqueda. El usuario con rol INI_EXP_23 debe seleccionar el renglón que corresponda mejor a los datos del empleado de quien requiere el expediente. Si la búsqueda arroja: Ilustración 19: Pantalla correspondiente a T01 Solicitud de expediente a) Ningún renglón: El usuario con rol INI_EXP_23 debe llenar la mayor cantidad de datos del empleado de que disponga (número de empleado, nombre completo, RFC, Fecha de ingreso, Fecha de egreso etc...) en el área Comentarios de la sección Datos de la solicitud (ver sección 4). 18/31 PROCESO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN b) Un renglón: Si los datos encontrados son los del empleado que se requiere, seleccionar el renglón. c) Más de un renglón: Seleccionar el renglón que contenga la mayor cantidad y los datos más precisos del empleado que se requiere. Siempre preferir el renglón que tenga como fuente. Ilustración 20: Detalle de la sección de Datos del expediente 4. Datos de la solicitud: Seleccionar el tipo de solicitud requerida para el préstamo (ver reglas de negocio): 1. Original 2. Copia fotostática 3. Copia certificada 4. Copia digitalizada • Capturar en el apartado de comentarios las especificaciones de la solicitud. Por ejemplo: "Se requiere expediente completo" o "Se requiere acta de nacimiento y credencial de elector", etc... 5. Datos del solicitante: Seleccionar el tipo de solicitante que requiere el préstamo del expediente. Pueden ser: a) Autoridad judicial - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Dependencia, Referencia u oficio. b) Funcionario del GDF - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Unidad Administrativa, Referencia u oficio. c) Funcionario de otra dependencia - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Dependencia, Referencia u oficio. d) Familiar - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Parentesco, Razón de la solicitud. e) Otro - En cuyo caso se deben llenar los siguientes datos del solicitante: Nombre, Cargo, Referencia u oficio. Ilustración 21: Detalle de la sección de los Datos del solicitante 19/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 6. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud - Corresponden a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 según estén registrados en su cuenta de usuario. 7. Cancelar este proceso: El botón de cancelar proceso permite terminar la ejecución del proceso prematuramente para cancelar el inicio de la solicitud de un expediente. El proceso se dará por terminado y no se podrá continuar con el resto de las tareas. 8. Continuar: Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada3. La siguiente tarea corresponde a "Autorización de solicitud " y se asigna al usuario con rol CTRL_EXP_23. 3 La pantalla de tarea terminada aparece en todas las ocasiones en que se finaliza exitosamente una tarea e indica el rol y tarea siguiente. 20/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea :AUTORIZACIÓN DE SOLICITUD-MODO ARCHIVO FISICO ROL: CTRL_EXP_23 Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol CTRL_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud: Muestra detalladamente los datos del expediente del trabajador que se requiere así como las especificaciones capturadas por el usuario con rol INI_EXP_23 en el apartado de "Comentarios". 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante, es decir: Nombre, cargo, dependencia, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Quien es el responsable por el manejo y uso de la información del empleado que se le entregue correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23. 5. Autorización de solicitud: Una vez que se haya comunicado con el operador de expediente y tenga conocimiento del estado y existencia del expediente del empleado , el usuario rol CTRL_EXP_23 deberá seleccionar una de las siguientes opciones: • AUTORIZADO: Para continuar la preparación y entrega del expediente del empleado. • RECHAZADO: El usuario con rol CTL_EXP_23 debe llenar las razones por las cuales NO SE ENTREGARÁ el expediente solicitado. Se le notificará al usuario con rol INI_EXP_23 la razón por la cual su solicitud fue rechazada. Ilustración 22: Pantalla correspondiente a T02 Autorización de solicitud 21/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN • NO EXISTE: El usuario con rol CTL_EXP_23 debe llenar las razones por las cuales NO EXISTE el expediente solicitado. Se le notificará al usuario con rol INI_EXP_23 que su solicitud no puede ser cubierta debido a que el expediente no existe. • NOTA: Si la opción de la autorización corresponde a : RECHAZADO o NO EXISTE no podrá continuar con la tarea hasta que se capturen las razones en el apartado de comentarios. Como aviso, se muestra una alerta con la siguiente leyenda: "Proporcione sus comentarios de rechazo antes de continuar". • • Continuar: En caso de ser autorizada la solicitud del expediente, la siguiente tarea corresponde a "Autorización de solicitud " y se asigna al usuario con rol CTRL_EXP_23. • En caso de ser rechazada la solicitud del expediente del empleado, se termina el proceso y se envía una notificación al usuario con rol INI_EXP_23 comunicándole las razones del rechazo. • La siguiente tarea corresponde a "Preparación de expediente" en su modalidad física o digital de acuerdo al tipo de solicitud se asigna al usuario con rol OPER_EXP_23. 22/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:PREPARACIÓN DE EXPEDIENTE – MODO ARCHIVO FÍSICO ROL: OPER_EXP_23 Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_EXP_23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante relación laboral, referencia y/o parentesco. 3. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 quien es el responsable de recibir los documentos solicitados. 4. Datos del expediente: Datos del expediente y del empleado. Ilustración 23: Pantalla correspondiente a T05 Descarga de archivo digitalizado. 23/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN a) Si el número de expediente solicitado no existe deberá completar los datos y guardarlos para que se cree la ficha digital del expediente. Ilustración 24: Detalle de la sección de Datos del expediente b) Deberán capturarse los datos de la cita de entrega: lugar, hora y número de hojas a entregar. Ilustración 25: Detalle de la sección de Datos del expediente El usuario con rol INI_EXP_23 recibe una notificación que le indica los datos correspondientes a la cita de entrega de expediente: • Fecha • Hora • Lugar • CLAVE DE ENTREGA IMPORTANTE: No se entregará el expediente al usuario con rol INI_EXP_23 si no muestra el FOLIO DE SOLICITUD NOTA AL PIE y la CLAVE DE ENTREGA o si alguna de éstas no coincide con la solicitud realizada. 5. Comentarios : El usuario con rol OPER_EXP_23 puede capturar comentarios correspondientes a la solicitud. 6. Continuar: Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. La siguiente tarea corresponde a "Entrega de expediente" y se asigna al usuario con rol OPER_EXP_23. 24/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:ENTREGA DE EXPEDIENTE ROL: OPER_EXP_P23 MODO: Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol OPER_EXP_P23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud: Muestra los datos del expediente solicitado: fuente, número de expediente, tipo de solicitud, condiciones físicas del expediente y el detalle de la solicitud. 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante relación laboral, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 quien es el responsable de recibir los documentos solicitados. . 5. Datos del funcionario que autorizó la solicitud: Muestra los datos del usuario con rol CTRL_EXP_23 quien es el encargado de autorizar o rechazar las solicitudes. Ilustración 26: Pantalla correspondiente a T06 Entrega de expediente. 25/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 6. Entrega de expediente: Sección para captura de: a) Nombre de la persona que recibe el expediente b) Fecha de devolución c) Validación de la Clave de entrega d) Impresión del Código de préstamo del expediente. Funcionamiento El usuario con rol OPER_EXP_23 debe preparar el expediente físico para entregarlo al solicitante, validar las claves de entrega y registrar el nombre de quien recoge el expediente y la fecha de devolución. Para ello debe seguir los siguientes pasos: 1. Imprimir el expediente . Código de préstamo del Ilustración 27: Detalle de la Entrega de expediente paso 1 2. Pegar el código de préstamo del expediente sobre el broche del folder del expediente. Ilustración 28: Detalle de la Entrega de expediente paso 2 26/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 3. Solicitarle a la persona que recibe el expediente la Clave de entrega. Introducirla en el apartado designado para validarla. 4. Si esta Clave de entrega no coincide al hacer la validación, la entrega no procederá ya que el usuario con rol OPER_EXP_23 no podrá continuar con el resto de las tareas hasta que Clave de entrega sea correcta. Ilustración 29: Detalle de la Entrega de expediente paso 4 5. Si la Clave de entrega es la correcta, el usuario con ROL OPER_EXP_23 podrá continuar. Ilustración 30: Detalle de la Entrega de expediente paso 5 7. Continuar : Al continuar la tarea se muestra la pantalla de tarea terminada. La siguiente tarea corresponde a "Devolución de expediente " y se asigna al usuario con rol OPER_EXP_23. 27/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Tarea:DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTE ROL: OPER_EXP_P23 MODO-ARCHIVO FÍSICO Descripción de elementos de pantalla: 1. Instrucciones: Indican los pasos que el usuario con rol CTRL_EXP_P23 debe seguir para ejecutar correctamente la tarea. 2. Datos de la solicitud: Muestra a detalle los datos del expediente: fuente ,número de expediente, tipo de solicitud, condiciones del expediente físico y el detalle de la solicitud. 3. Datos del solicitante: Muestra los datos del solicitante relación laboral, referencia y/o parentesco. 4. Datos del funcionario a través del cual se hace la solicitud: Correspondiente a los datos del usuario con rol INI_EXP_23 quien es el responsable de recibir los documentos solicitados. 5. Datos del funcionario que autorizó la solicitud: Muestra los datos del usuario con rol CTRL_EXP_23 quien es el encargado de autorizar o rechazar las solicitudes. 6. Datos de entrega: Corresponde a los datos de quien recibió el expediente, los datos del usuario control OPER_EXP_23 y las fechas de entrega y devolución del expediente. 7. Datos de la devolución: Se deberán capturar el estado del expediente y en consecuencia las condiciones físicas de devolución. Ilustración 31: Pantalla correspondiente a T07 Devolución de expediente. 28/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN 8. Finalizar: Después de capturar el estado del expediente y las condiciones físicas del mismo se deberá seleccionar el botón de finalizar. Funcionamiento El usuario con rol OPER_EXP_23 debe capturar el estado físico en que se devuelve el expediente solicitado. Para ello debe llenar detalladamente los datos de la sección Datos de la devolución. a) Estado de devolución del expediente: • Si el estado corresponde a PRESTADO, NO podrá finalizar la tarea. • Si el estado corresponde a PERDIDA TOTAL debe indicar la causa en el área de Comentarios. • Si el estado corresponde a DEVUELTO debe seleccionar las condiciones físicas de la devolución. Ilustración 32: Detalle de la Devolución de expediente a) b) Condiciones físicas de devolución: • Si las condiciones físicas son INCOMPLETO debe ser preciso indicando los faltantes en el área de Comentarios. o Si las condiciones físicas son SUSTITUIDO debe precisar los documentos modificados o sustituidos en el área de Comentarios. Ilustración 33: Detalle de la Devolución de expediente a) Ilustración 34: Detalle de la Devolución de expediente b) 29/31 PROCESO :SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN Al terminar la última tarea, y con ello el proceso; se muestran en pantalla los datos del proceso con la gráfica de tareas y tiempos de ejecución. Ilustración 35: Pantalla correspondiente al proceso terminado modo archivo físico. 30/31 PROCESO: SOLICITUD DE EXPEDIENTE MANUAL DE CAPACITACIÓN GLOSARIO 5 FUENTE: Se refiere al tipo de procedencia de la información, es decir la referencia de la cual se obtuvo la información puede ser de dos tipos: FICHA o ALFABETICO. 6 EXPEDIENTE DIGITAL PREPARADO: Corresponde al archivo digital que se opera de acuerdo a los requerimientos especificados en la solicitud de préstamo de expediente. 7 EXPEDIENTE DIGITAL: Corresponde al archivo digital capturado por medio del proceso de Digitalización de archivo, el cual se almacena en el servidor por medio de la ficha digital. 31/31
