Certificaciones y Constancias Salariales - Manual de Procedimientos

CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS DE SALARIOS
MS.NI.SLA.07.P.01
MINISTERIO DE SALUD DE COSTE RICA-NIVEL INTRAINSTITUCIONAL
ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO
REPARADO POR:
UNIDAD DE GESTIÓN DE TRÁMITES
VALIDADO POR :
UNIDAD DE ATENCIÓN AL CLIENTE, DIRECCIÓN
REGIONAL DE RECTORÍA DE LA SALUD CENTRAL
ESTE
REVISADO POR:
UNIDAD DE DESARROLLO ORGANIZACIONAL
APROBADO POR:
DIRECCIÓN GENERAL DE SALUD
VERSIÓN Nº:2
FECHA DE EMISIÓN:
FECHA DE ACTUALIZACIÓN:
LICDA. ROSI CARBALLO PICADO
BACH. AÑA LORENA LOBO MONTERO
TEC. MARÍA EMILIA GÓMEZ GÓMEZ
LIC. JOSÉ MARÍA VARELA FONSECA
LIC. CARLOS RODRÍGUEZ ARGUEDAS
SR. MAYNOR ARAYA GONZÁLEZ
DRA. ANGELINA ASENJO SALAZAR
BACH. GINA CHINCHILLA ALFARO
INGA. LUCÍA ZELEDÓN QUIRÓS
LIC. JOSÉ FRANCISCO ÁLVAREZ LEANDRO
DRA. ILEANA HERRERA GALLEGOS
2009
15 DE MAYO DE 2012
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NIVEL INTRA-INSTITUCIONAL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y
PROTOCOLOS INSTITUCIONAL
CERTIFICACIONES Y CONSTANCIAS
SALARIALES
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1. Introducción
Debido a la importancia de los trámites de constancias y certificaciones de salarios que realiza el
Ministerio de Salud, se requiere establecer la estandarización de la tramitación de las solicitudes,
considerando los recursos disponibles, de manera que se le pueda brindar al cliente el servicio de
forma eficiente.
2. Objetivos
Facilitar el trámite para la solicitud de certificaciones y constancias de salario de manera que
pueda resolverse de una forma expedita, beneficiando a todos los funcionarios y ex funcionarios
del Ministerio de Salud, que lo requieren.
3. Productos
Producto final: Certificación y constancias de salarios realizadas.
Producto Intermedio: Guía de llenado para la solicitud de certificación y constancia de salario; guía
para la identificación de la unidad responsable.
4. Alcance
Ministerio de Salud de Costa Rica en el nivel central y nivel regional.
5. Definiciones
Certificación
Constancia
Salario
6. Referencias
Reglamento del Estatuto del Servicio Civil
Resolución DG-015-1998. Sobre pagos y planillas
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7. Responsables
Código
Actividad
Nivel de gestión
8.1
Recibir solicitud del
cliente
Nivel Central
Unidad Organizativa
Responsable
Unidad de Plataforma de
Servicios
Nivel Regional
Unidad de Atención al Cliente
8.2
Revisar formulario de
solicitud
Nivel Central
Unidad de Plataforma de
Servicios
Nivel Regional
Unidad de Atención al Cliente
8.3
Confeccionar la solicitud
Nivel Central
Unidad de Recursos Humanos
8.4
Enviar solicitud a unidad
responsable todos los
días
Nivel Central
Unidad de Plataforma de
Servicios
Nivel Regional
Unidad de Atención al Cliente.
8.5
Recibir certificado o
constancia
Nivel Central
Unidad de Plataforma de
Servicios
Nivel Regional
Unidad de Atención al Cliente
8.6
Entregar certificado o
constancia al cliente final.
Nivel Central
Unidad Plataforma de Servicios
Nivel Regional
Unidad de Atención al Cliente.
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8. Protocolo
Código
8.1
8.2
8.3
8.4
Actividad
Qué
Cuándo
Cómo
Con qué
Recibir la solicitud
de certificación o
constancia de
salario
Cuando el
funcionario lo
requiera
Mediante
Formulario desolicitud
certificaciones y
constancia de
salario (Anexo 1)
Formulario desolicitud
certificaciones y
constancia de
salario
Recibir solicitud
del cliente
Revisar
formulario de
solicitud.
La solicitud
llenada
En el momento
que se presenta la
solicitud
Mediante la
verificación del
llenado del
formulario
Con la Guía
para el
formulario de
solicitud (Anexo
2)
Registrar
solicitud.
La solicitud de
certificación y
constancia de
salarios
Cuando llegue la
solicitud revisada
Utilizando la base
de datos de
información
INTEGRA
Sistema integral
de información
INTEGRA
Enviar solicitud a
unidad
responsable
Certificaciones y/o
constancia de
salario
Cuando estén
confeccionadas
Por medio de
correo
institucional
Por medio de los
mecanismos
establecidos
para el envío de
correspondencia
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Tiempo
Responsa-ble
Unidad de Plataforma
de Servicios
Unidad de Atención al
Cliente.
Unidad de Plataforma
de Servicios
Unidad de Atención al
Cliente
Unidad de Plataforma
de Servicios
Unidad de Atención al
Cliente
Unidad de Plataforma
de Servicios
Unidad de Atención al
Cliente.
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Código
8.5
8.6
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Actividad
Qué
Cuándo
Cómo
Recibir
certificado o
constancia
enviada por
Unidad
Recursos
Humanos
Documento de
certificación o
constancia de
salario al
interesado
En el momento
que llegue a la
unidad
organizativa
Mediante
mecanismo de
recepción
establecido
La certificación
y/o constancia de
salario
Cuando el
funcionario lo
tenga disponible y
el cliente se
presente.
Entregar
certificado o
constancia al
cliente final.
De forma
personal
Con qué
Tiempo
Responsa-ble
Protocolo
Recepción de
Documentos
Unidad de
Plataforma de
Servicios
MS-AC-RD-P01)
Unidad de Atención al
Cliente.
Protocolo de
Operación
Traslado de
Documentos
MS-AC-TD-P01.
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Unidad de Plataforma
de Servicios
Unidad de Atención al
Cliente.
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9. Indicadores de desempeño
Indicadores de gestión: % de constancias salariales otorgadas, (# de solicitudes realizadas / # de
solicitudes recibidas) x 100.
Porcentaje de solicitudes de certificaciones otorgadas, (# de solicitudes entregadas / # de
solicitudes entregadas) x 100.
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10. Diagrama de flujo
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11. Anexos
Anexo 1
Solicitud de certificación y constancia de salario
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Anexo 2
Guía para el Llenado del Formulario de Solicitud
Punto N°1. Fecha.
Indique la fecha del día en curso siguiendo el formato: ##/##/####, como por ejemplo
27/06/2008.
Punto N°2. Número de cédula.
Indique en el espacio el número de cédula del denunciante, utilizando guiones para realizar la
separación de los números, por ejemplo: 1-1234-0819
Punto N°3. Número de teléfono
Indique en el espacio un número de teléfono donde se pueda localizar al solicitante, utilizando
el siguiente formato: 2-2234578
Punto N°4. Primer apellido del solicitante.
Indique en el espacio correspondiente el primer apellido completo del funcionario o
exfuncionario solicitante
Punto N°5. Segundo apellido del solicitante.
Indique en el espacio correspondiente el primer apellido completo del funcionario o
exfuncionario solicitante
Punto N°6. Nombre del solicitante.
Indique en el espacio correspondiente el nombre completo del funcionario o exfuncionario
solicitante
Punto N°7. Presupuesto
Indique en el espacio el presupuesto al que corresponde el salario recibido, por ejemplo:
Gobierno o Consejo Técnico u OCIS.
Punto N°8. Puesto
Indique en el espacio correspondiente el puesto desempeñado por el funcionario o
exfuncionario que solicita
Punto N°9. Destacado
Indique en el espacio correspondiente el lugar o unidad de trabajo del funcionario o
exfuncionario solicitante.
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Punto N°10. Tipo de Nombramiento
Indique en el espacio correspondiente el tipo de nombramiento del funcionario o
exfuncionario solicitante, por ejemplo: Propieddad o Interino
Punto N°11. Fecha aproximada de Ingreso
Sólo para el caso de exfuncionarios, indique la fecha de ingreso a laborar en el Ministerio
siguiendo el formato: ##/##/####, como por ejemplo 27/06/2008. Esta información se utilizará
como referencia para facilitar la búsqueda de la información.
Punto N°12. Fecha aproximada de Cese de Funciones
Sólo para el caso de exfuncionarios, indiquela fecha de cese de funciones en el Ministerio
siguiendo el formato: ##/##/####, como por ejemplo 27/06/2008. Esta información se utilizará
como referencia para facilitar la búsqueda de la información.
Punto N°13. Detalle de Solicitud
Marque con una X la casilla correspondiente a la solicitud deseada, ya sea constancia o
certificación. Además anote la cantidad de constancias o certificaciones que desea.
Punto N°14. Información exclusiva para certificaciones
Marque con una X la(s) casilla(s) correspondiente(s) según la información que desea que se
incluya en la certificación.
Punto N°15. Firma del solicitante
Firma del funcionario o exfuncionario solicitante en el espacio correspondiente, asimismo la
firma en el espacio de recibo conforme de quién retira la solicitud de constancia de salario.
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Anexo N° 3
Guía para la identificación de la unidad
organizativa
Anexo 3. MS.NI.SLA.07.P.01
responsable
Version #1
Guía para la Identificación de la Unidad Responsable
A continuación se presenta un esquema para identificar dependiendo del Nivel en que
se realice la solicitud, la unidad responsable a la que se debe enviar el formulario de la
solicitud.
En la primera fila se ubica el Nivel del Ministerio, en la segunda fila los tipos de
certificaciones y constancias que se tramita en dicho nivel y en la tercera fila la Unidad
Responsable a la que se debe enviar la solicitud una vez recibida.
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